Порядок, который царит на производстве, и его эффективность тесно связаны между собой. Наличие ненужных материалов, неорганизованность процессов, хаос на рабочем месте приводят к снижению производительности и падению показателей бизнеса. Решить проблему помогает метод 5S, который зародился в Японии и распространился по всему миру.
5S – это метод оптимизации рабочей среды. Впервые он был внедрён на автомобильном производстве Toyota. Состоящая всего из пяти шагов, 5С-система продемонстрировала такие заметные результаты, что была взята на вооружение западными производителями и стала внедряться в разных секторах рынка – не только на заводах, но и в различных отраслях, от разработки программного обеспечения до архитектуры.
История 5С
Для понимания и успешного внедрения системы 5С нужно знать её истоки. Зародилась она в японской компании Toyota, где в середине прошлого века работал инженер-технолог по имени Тайити Оно. Он разработал и внедрил системный подход к организации рабочего места, целью которого было повысить эффективность производственной системы Toyota (TPS).
Семь видов потерь, которые несёт производство, японский инженер предложил минимизировать с помощью системы 5S. Концепция Тайити Оно рассматривала потери, которые производство несёт на следующих этапах:
- Транспортировка продукции.
- Запасы, инвентарь, складское оборудование.
- Перемещение людей и оборудования.
- Ожидание между активными периодами.
- Перепроизводство и накопление излишков.
- Дополнительная обработка.
- Устранение дефектов.
Система 5S на производстве была призвана сократить эти потери, внедряя принципы бережливого производства.
Но есть ещё одно имя, которое можно назвать применительно к системе 5С – Сигэо Синго. Как и Оно, Синго был инженером-технологом. В 1955 году он выступил в Toyota с лекцией по вопросам производительности труда. В дальнейшем Синго вместе с Тайити Оно в течение двух десятилетий работал над совершенствованием TPS и консультировал команду Toyota.
А если копнуть ещё глубже, то можно вспомнить американского инженера Фрэнка Гилберта, который ещё в 19 веке доказал, что путём повышения эргономичности своего рабочего места каменщики успевают укладывать 350 кирпичей в час вместо 120. Возможно, его идеи оказали влияние на Тайити Оно. Но это не точно.
Материал по теме оптимизации рабочего пространства: диаграмма спагетти.
Что подразумевают под собой принципы 5S?
Название системе дали термины на японском, каждый из которых начинается на букву S и указывает на конкретный шаг, который необходимо предпринять, чтобы добиться порядка на рабочем месте и в производстве в целом: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu и Shitsuke.
Расшифровка:
- 整理 Seiri – сортировка: наведение порядка путём избавления от ненужных инструментов и материалов, чтобы создать удобную рабочую среду. Пример: если убрать старые поломанные станки из цеха, работать станет удобнее и безопаснее.
- 整頓 Seiton – упорядочивание: всё, что не было удалено с рабочего места в процессе сортировки, раскладывается по своим местам. Пример: инструменты и материалы маркируются и раскладываются в определённых зонах, чтобы даже сменные сотрудники могли всё легко найти.
- 清掃 Seiso – чистота: поддержание наведённого порядка, регулярная уборка и оптимизация пространства с целью не вернуться к первоначальному хаосу. Пример: ежедневная очистка/обслуживание оборудования и регулярная уборка помещения предотвращают сбои в рабочих процессах и продлевают срок службы дорогостоящих приборов.
- 清潔 Seiketsu – стандартизация: закрепление первых трёх принципов 5С в инструкциях, внедрение стандартных процессов для ежедневного проведения сортировки, упорядочивания и поддержания чистоты. Пример: внесение принципов 5С с должностные инструкции всех сотрудников под роспись.
- 躾 Shitsuke – совершенствование: поддержание установленных стандартов с целью сделать их частью повседневной рутины. Пример: регулярное обучение сотрудников принципам 5S.
Система организации рабочего места 5S также применяется для организации рабочего процесса. К примеру, принцип сортировки можно применить к распределению обязанностей в команде, организовав выполнение задач таким образом, чтобы исключить избыточные и ненужные действия. А этап упорядочивания использовать для уточнения задач.
И на производстве, и в бизнес-процессах последовательное применение принципов 5С приведёт к повышению эффективности работы команды.
Преимущества метода 5С
Теперь давайте рассмотрим основные преимущества использования системы 5S.
- Повышение качества. Благодаря внедрению и поддержанию системы 5C, качество продукции и услуг повышается, как и эффективность работы организации в целом (правда, не стоит ждать, что это произойдёт немедленно).
- Сокращение потерь. Принципы 5S помогают сократить потери времени, усилий и ресурсов. Продуманная организация избавляет команды от ненужной работы, а сокращение потерь в целом приводит к повышению устойчивости бизнес-операций.
- Повышение безопасности. Аккуратное рабочее место и понятные, отлаженные процессы снижают риски в сфере безопасности сотрудников – это одна из ключевых причин, по которой Toyota внедрила эту систему. Многие производственные компании используют принципы 5S именно в целях поддержания безопасности на местах.
- Повышение эффективности работы сотрудников. Когда команды используют систему порядка 5С, сотрудники лучше понимают свои задачи и роль в процессе, что помогает им более эффективно достигать своих целей. Бонусом они получают больше удовлетворения от своей работы, а отдел кадров радуется сокращению текучести персонала.
Внедрение 5С в бизнесе
Если с заводами или цехами всё понятно – наводи, поддерживай порядок и радуйся повышению эффективности труда, то внедрить 5S в бизнесе может быть сложнее – просто потому, что принципы нужно как-то перенести на рабочие процессы.
И всё же метод может работать в бизнесе. Вот что можно сделать:
- Заручившись поддержкой руководства, для начала проанализируйте задачи и обязанности команды, чтобы выявить области, в которых энергия или ресурсы расходуются впустую. Ответьте на вопрос: «Какие процессы, документы или условия работы слишком сложны или запутанны?» Привлеките к анализу всех членов команды и узнайте их мнение.
- Устраните все лишние или ненужные этапы, задачи или элементы. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свои задачи и не делает лишних, – это также поможет повысить эффективность работы.
- Обучите всех сотрудников принципам 5S, чтобы они могли искать способы оптимизации задач и процессов и выдвигать рациональные предложения.
- Стандартизируйте первые три шага. Создайте краткие справочные списки для команд и соберите отзывы тех, кто участвует в процессе внедрения 5С.
- Примите меры для поддержания системы в активном состоянии (эксперты предупреждают, что этот этап обычно вызывает больше всего трудностей). Чтобы принципы 5С вошли в привычку у команды, используйте таблички, плакаты, краткие справочные руководства для закрепления ключевых идей. Поднимайте эту тему на планёрках и во время личных бесед с менеджерами, добавьте соблюдение принципов в оценку эффективности труда команды и разные системы мотивации. Если в вашей команде используется программа для управления проектами/задачами, то создайте повторяющееся события контроля.
Конкретных инструментов система 5C не имеет. Но вы можете использовать те программы и сервисы командной работы, которые вам удобны. Например, профильный софт поможет систематизировать документы и навести порядок в распределении задач, отследить связи и нагрузку на сотрудников. В зависимости от специфики работы команды, инструменты могут меняться. Но их цель одна – упростить и стандартизировать процессы, снизив уровень хаоса.
С какими сложностями можно столкнуться
Внедрение принципов 5S в разнообразную и динамичную современную рабочую среду может быть сопряжено с трудностями. Давайте рассмотрим, как преодолеть некоторые из них.
- Сопротивление переменам. Проблема, которая обычно возникает на этапе внедрения. Людям кажется, что им и так хорошо, и не нужно ничего менять. Если новую систему предлагает новый руководитель, то они могут даже саботировать идею. Решение –объяснить, чем именно метод 5S может помочь даже самым продуктивным сотрудникам.
- Культурные различия. Сотрудники и руководители могут воспринять принципы 5S как противоречащие существующей корпоративной культуре. Хотя методология 5S хорошо сочетается с японской деловой культурой, в компаниях других стран она может вступать в противоречие с нормами, принятыми на рабочем месте. Подчеркните, что эти принципы универсальны и помогут внести позитивные изменения в корпоративную культуру, сохранив её уникальные черты.
- Простая лень. Зачем наводить порядок на рабочем месте, если к вечеру там снова будет царить бардак? Этот вопрос обычно задают работники фабрик и заводов. Они утверждают, что уборка – это пустая трата времени. На самом деле, в таком хаосе процент брака остаётся стабильно высоким, а производительность низкой. Необходимо искоренить терпимое отношение к беспорядку на рабочем месте и ввести строгий контроль с системой депремирования тех, кто не хочет следовать общим правилам. Проблема актуальна и для офисных работников, которые любят обложиться папками и бумагами и уверены, что отлично ориентируются в созданной ими системе. Стандарты должны быть общими – даже если кому-то хорошо работается в хаосе, ему придётся смириться с идеей поддержания порядка.
- Непонимание конечной цели. Офисные работники и менеджеры по продажам утверждают, что что система 5С не имеет никакого отношения к их работе. Они не понимают, что захламлять рабочие столы документами и записками – это то же самое, что захламлять производственные цеха мусором и обрезками. Необходимо на примерах показать, что метод хорошо работает не только для заводских нужд, и сделать 5S общекорпоративной программой.
Внедрение системы 5С: примеры
Компания Kaiser Permanente Colorado использовала принципы 5S для улучшения шаблона и процесса регистрации в программе Medicaid. Они убрали из шаблона ненужные поля, реорганизовали их с учетом мнения заинтересованных сторон и разработали базу данных Microsoft Access, которая предотвращала дублирование записей. Затем они стандартизировали эту таблицу для дальнейшего использования и разработали чёткую систему применения шаблонов Access и Excel.
Через три месяца число участников программы Medicaid увеличилось на 45 %, а доходы от программы выросли более чем на 1 миллион долларов в год. Кроме того, время регистрации участников сократилось с 62 до 11 дней, как отчиталась сама компания.
Компания Harley Davidson использовала принципы 5С, чтобы избежать банкротства, в 1985 году, но по факту также добилась невероятного роста. Ей удалось повысить производительность на 50 %, одновременно сократив занимаемую площадь на 25 %. Как и Toyota, компания отдаёт приоритет производству точно в срок, чтобы избежать скопления ненужных запасов, и прислушивается к мнению членов команды о том, как можно совершенствовать рутинные операции.
Выводы
5S – это общий подход, который позволяет оптимизировать рабочее пространство и рабочие процессы, а также философия компании и стиль работы её сотрудников. 5С состоит из 5 этапов, результатом которых должна стать безопасная и эффективная рабочая среда с минимальным количеством брака и потерь. Внедрить систему можно в любых бизнес-процессах.