Как можно понять из названия, бережливое управление проектами должно приводить к сбережению ресурсов и к их эффективному использованию внутри проекта. Но проблема в том, что в этом случае любую концепцию или методику управления можно назвать бережливой, ведь в конечном счёте все они нужны для таких же целей. Или нет? Ниже разберёмся, какие именно концепции управления проектами связывают с бережливым управлением и в чём их особенности.
Определение
Бережливое управление проектами – это концепция управления проектами любого типа, которая предполагает непрерывное стремление к уменьшению основных видов потерь (перепроизводства, ожидания, запасов, времени работы над задачами, расходов на найм сторонних специалистов и т.п.), а также к повышению ценности конечного продукта или услуги, производимых командой проекта.
Иными словами, бережливое управление – это когда вы сдаёте проекты максимально быстро и без потери качества.
Но какие именно методологии можно напрямую связать с бережливым управлением?
Традиционно к этой категории относят большинство «гибких» систем управления, которые ещё часто называют аджайл (agile). Правда, тут стоит оговориться: «большинство» не значит «все».
Наиболее яркие и известные всем методологии:
- Канбан-система,
- Lean Рroject Мanagement (LPM).
Хотя, сюда же можно отнести концепции:
- Andon,
- Six Sigma,
- Кайдзен,
- 5S
- и др.
Несмотря на то, что канбан-подход был основополагающим, ведь именно с него началась эпоха «бережливого производства», в работе с проектами под бережливым управлением понимают подход Lean Рroject Мanagement.
«Lean» переводится на русский, как «худой», «бедный» или «скудный». Здесь везде предполагается отсутствие чего-либо лишнего.
Соответственно, в бережливом управлении следует концентрироваться только на самом необходимом.
Для концепции Lean Project Management даже разработан отдельный фреймворк – LeanPM. За его разработкой стоит болгарская компания Lean Project Management Foundation.
Принципы бережливого управления проектами
Поскольку в основе LPM так и остались принципы канбан-системы, не лишним будет их описать для понимания:
- Производство должно концентрировать свои усилия только на ценности своего конечного продукта и ни на чём другом. Для этого нужно снижать потери, сокращать объём остатков продукции/запасов и выдавать качественный продукт с первого раза (опять же, чтобы снизить возможные потери из-за его переделки).
- Нужно отдавать предпочтение сотрудникам, повышающим ценность продукта – поощрять их, обучать и способствовать их непрерывному совершенствованию.
- Ценность нужно повышать (вытягивать). Для этого продукт должен соответствовать требованиям потребителей, его производство должно оптимизироваться, а спрос, как лучший маркер соответствия – повышаться.
- Бережливому производству должна способствовать оптимизация и внешних факторов, в частности, налаживание договорённостей с поставщиками, поиск лучших логистических цепочек и т.п.
Всё это более чем актуально для применения внутри проектов любого типа.
Так будут звучать принципы бережливого управления проектами (Lean Project Management):
Исключение/минимизация потерь
Чтобы снизить потери, нужно сначала понять, чем конкретно ценен ваш продукт – в чём его ценность для конечного потребителя. И уже на основе исходных данных о ценности можно сформулировать список задач, функций и действий, необходимы для получения такой ценности. Все действия и задачи, которые не приводят к обозначенной ценности, можно смело считать потерями.
Примеры потерь на производстве:
- Слишком большие запасы продукции на складах (перепроизводство).
- Лишние операции и время на обработку продукции (например, ненужные перемещения на складах или по конвейерной линии).
- Дефектные изделия (брак).
- Время ожидания завершения каких-либо бизнес-процессов (из-за высокой бюрократизации – согласования, подписание ненужных бумаг, ведение лишней отчётности и т.п.).
Примеры потерь при разработке программного обеспечения:
- Лишние функции приложений.
- Излишние требования к функциям – с «запасом» или «на всякий случай».
- Ненужные шаги разработки.
- Лишние действия специалистов (поиск информации, изучение возможности применения различных фреймворков и т.п.).
- Устранение багов и проблем в ПО, появившихся вследствие неправильного организованного процесса разработки и тестирования.
- Длительные согласования и ожидания действий от вышестоящего руководства.
- Время на длительную передачу проекта заказчику – с обучением его специалистов, с разработкой документации, созданием интерактивных справочных разделов и т.п.
Все эти и другие потери в проекте нужно исключать – для этого их нужно регулярно выявлять, а бизнес-процессы адаптировать/переделывать.
Делать хорошо с самого начала
Принцип выглядит просто и обманчиво понятно. На самом деле, чтобы проект получился качественным, логично провести достаточный объём подготовительной работы: изучить рынок, согласовать детали с клиентом, отстоять более логичные и удобные схемы реализации и т.п.
Здесь всегда могут получиться «крайние» состояния. Когда до момента разработки проекта команда так и не доходит, так как сильно углубляется в теоретическую подготовку, например, в разработку спецификации, в изучение рынка и т.п.
Или наоборот – проводит подготовительный этап слишком быстро и просто, не успев оценить важные моменты, которые окажут существенное влияние на развитие проекта в дальнейшем.
Нужна золотая середина, при этом во главе угла должны стоять интересы клиента/заказчика.
Идеальный выход для проектов с бережливым управлением – реализация прозрачной системы контроля на всех этапах работы, так, чтобы контроль осуществлялся непрерывно, без ожидания между разными стадиями.
Итог – система проверки качества должна быть встроена в производственные процессы.
Для этого логично использовать специальное программное обеспечение для управления проектами, такое как Projecto.
Поддержка тех, кто повышает ценность
Если команда проекта небольшая, вопрос полномочий и разграничения прав стоит не так остро. Но если команда многочисленная, из-за проблем в согласованиях, из-за нехватки каких-либо навыков, материалов и других проблем может сильно пострадать общий прогресс работы.
Идеальный бережливый проект – это когда полномочия на принятие решений распространяются вплоть до рядовых сотрудников. Но чем выше ответственность, тем выше должна быть квалификация и вовлечённость.
Именно поэтому нужно вкладываться в профессиональное развитие участников команды, повышать их кругозор и квалификацию, проводить обучение, ротацию и т.д.
Если этого не делать, неизбежно придётся повышать уровень контроля. А это порождает лишние бизнес-процессы: согласования, проверки, разработка документов, протоколов коммуникации и т.п.
Непрерывное совершенствование
Оптимизация бизнес-процессов в бережливом проекте должна быть возведена в ранг внутренней культуры. Если ваши подходы не будут меняться и адаптироваться к условиям рынка, вы очень быстро проиграете.
Проведение анализа результатов и корректировка будущих действий должны быть включены в состав цикла производства продукта/услуги.
Насколько эффективно бережливое управление проектами
Любая система управления эффективна, если она соответствует требованиям рынка и приводит к выработке конечного продукта.
Но нужно понимать, что внедрение любой системы управления – это сложный процесс, который зависит от множества факторов. В том числе на «приживаемость» бережливого управления могут повлиять:
- Текущая система ценностей внутри предприятия.
- Производимый продукт (он может требовать более жёсткого контроля).
- Методы управления (авторитарный подход плохо совместим с бережливым управлением).
- Уровень профессионализма рядовых сотрудников/специалистов.
- Используемые программные системы управления проектами (они могут быть слишком сложными и требовать длительного обучения)
- И т.д.
Но если факторы складываются в пользу LPM, то лучше внедрить именно эту методику.