Система 5S на производстве и в бизнесе: бережливый подход для успешной работы 

Порядок, который царит на производстве, и его эффективность тесно связаны между собой.

Наличие ненужных материалов, неорганизованность процессов, хаос на рабочем месте приводят к снижению производительности и падению показателей бизнеса. Решить проблему помогает метод 5S, который зародился в Японии и распространился по всему миру.

История возникновения 5S

Для понимания и успешного внедрения системы 5С нужно знать её истоки. Зародилась она в японской компании Toyota, где в середине прошлого века работал инженер-технолог по имени Тайити Оно. Он разработал и внедрил системный подход к организации рабочего места, целью которого было повысить эффективность производственной системы Toyota (TPS).

Семь видов потерь, которые несёт производство, японский инженер предложил минимизировать с помощью системы 5S. Концепция Тайити Оно рассматривала потери, которые производство несёт на следующих этапах:

• Транспортировка продукции.
• Запасы, инвентарь, складское оборудование.
• Перемещение людей и оборудования.
• Ожидание между активными периодами.
• Перепроизводство и накопление излишков.
• Дополнительная обработка.
• Устранение дефектов.

Система 5S на производстве была призвана сократить эти потери, внедряя принципы бережливого производства.

Но есть ещё одно имя, которое можно назвать применительно к системе 5С – Сигэо Синго. Как и Оно, Синго был инженером-технологом. В 1955 году он выступил в Toyota с лекцией по вопросам производительности труда. В дальнейшем Синго вместе с Тайити Оно в течение двух десятилетий работал над совершенствованием TPS и консультировал команду Toyota.

А если копнуть ещё глубже, то можно вспомнить американского инженера Фрэнка Гилберта, который ещё в 19 веке доказал, что путём повышения эргономичности своего рабочего места каменщики успевают укладывать 350 кирпичей в час вместо 120. Возможно, его идеи оказали влияние на Тайити Оно. Но это не точно.

Материал по теме оптимизации рабочего пространства: диаграмма спагетти.

Что такое система 5С простыми словами

5S – это метод оптимизации рабочей среды. Впервые он был внедрён на автомобильном производстве Toyota. Состоящая всего из пяти шагов, 5С-система продемонстрировала такие заметные результаты, что была взята на вооружение западными производителями и стала внедряться в разных секторах рынка – не только на заводах, но и в различных отраслях, от разработки программного обеспечения до архитектуры.

Название системе дали термины на японском, каждый из которых начинается на букву S и указывает на конкретный шаг, который необходимо предпринять, чтобы добиться порядка на рабочем месте и в производстве в целом: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu и Shitsuke.

Принципы системы 5 S

1S – Сортировка (Сэири — Sort)

整理 Seiri – сортировка: наведение порядка путём избавления от ненужных инструментов и материалов, чтобы создать удобную рабочую среду. Пример: если убрать старые поломанные станки из цеха, работать станет удобнее и безопаснее.

2S – Соблюдение порядка (Сэитон — Set in order)

整頓 Seiton – упорядочивание: всё, что не было удалено с рабочего места в процессе сортировки, раскладывается по своим местам. Пример: инструменты и материалы маркируются и раскладываются в определённых зонах, чтобы даже сменные сотрудники могли всё легко найти.

3S – Содержание в чистоте (Сэисо — Shine)

清掃 Seiso – чистота: поддержание наведённого порядка, регулярная уборка и оптимизация пространства с целью не вернуться к первоначальному хаосу. Пример: ежедневная очистка/обслуживание оборудования и регулярная уборка помещения предотвращают сбои в рабочих процессах и продлевают срок службы дорогостоящих приборов.

4S – Стандартизация (Сэикэцу — Standardize)

清潔 Seiketsu – стандартизация: закрепление первых трёх принципов 5С в инструкциях, внедрение стандартных процессов для ежедневного проведения сортировки, упорядочивания и поддержания чистоты. Пример: внесение принципов 5С с должностные инструкции всех сотрудников под роспись.

5S – Совершенствование (Сицукэ — Sustain)

躾 Shitsuke – совершенствование: поддержание установленных стандартов с целью сделать их частью повседневной рутины. Пример: регулярное обучение сотрудников принципам 5S.

Система организации рабочего места 5S также применяется для организации рабочего процесса. К примеру, принцип сортировки можно применить к распределению обязанностей в команде, организовав выполнение задач таким образом, чтобы исключить избыточные и ненужные действия. А этап упорядочивания использовать для уточнения задач.

И на производстве, и в бизнес-процессах последовательное применение принципов 5С приведёт к повышению эффективности работы команды.

Преимущества метода 5С

Теперь давайте рассмотрим основные преимущества использования системы 5S.

• Повышение качества. Благодаря внедрению и поддержанию системы 5C, качество продукции и услуг повышается, как и эффективность работы организации в целом (правда, не стоит ждать, что это произойдёт немедленно).
• Сокращение потерь. Принципы 5S помогают сократить потери времени, усилий и ресурсов. Продуманная организация избавляет команды от ненужной работы, а сокращение потерь в целом приводит к повышению устойчивости бизнес-операций.
• Повышение безопасности. Аккуратное рабочее место и понятные, отлаженные процессы снижают риски в сфере безопасности сотрудников – это одна из ключевых причин, по которой Toyota внедрила эту систему. Многие производственные компании используют принципы 5S именно в целях поддержания безопасности на местах.
• Повышение эффективности работы сотрудников. Когда команды используют систему порядка 5С, сотрудники лучше понимают свои задачи и роль в процессе, что помогает им более эффективно достигать своих целей. Бонусом они получают больше удовлетворения от своей работы, а отдел кадров радуется сокращению текучести персонала.

Когда нужно внедрять 5С

Если с заводами или цехами всё понятно – наводи, поддерживай порядок и радуйся повышению эффективности труда, то внедрить 5S в бизнесе может быть сложнее – просто потому, что принципы нужно как-то перенести на рабочие процессы. Методику стоит внедрять в нескольких ситуациях:

• Когда в процессах много лишних действий.
  Если сотрудники тратят время на поиск документов, инструментов или информации, значит требуется организация хранения и рационализация рабочих процессов.
• Когда сложно поддерживать порядок.
  Отсутствие стандартов чистоты и организованных рабочих мест приводит к снижению эффективности и производительности.
• Когда необходимо улучшить управление производственными участками.
  5S предполагает визуальный контроль, разметку, хранение инструментов и четкую последовательность действий.
• Когда компания внедряет основы бережливого производства.
  Методика 5S часто становится первым шагом к системе кайдзен и непрерывному совершенствованию.
• Когда требуется повышение эффективности работы команды.
  Стандартизация процессов и организация рабочих мест помогают персоналу быстрее выполнять задачи и избегать ошибок.

Таким образом, внедрения методики 5S требуют не только производственные участки. Она может применяться в бизнесе, на складе или в сервисных компаниях, где важна прозрачность процессов и контроль качества.

И всё же метод может работать в бизнесе. Вот что можно сделать.

Система 5S подразумевает 5 шагов, которые формируют основу организации рабочего пространства и процессов. Эти шаги помогают создать стандарты, обеспечить порядок и сформировать культуру постоянных улучшений.

Этап 1. Определите цель

Перед запуске системы важно понять цели внедрения методики. Руководству и менеджменту необходимо определить, какие проблемы должны быть решены.

На этом этапе:

• анализируют производственные процессы;
• собирают информацию от сотрудников;
• выявляют лишние предметы, действия и операции;
• определяют участок или объект для внедрения.

Такой анализ помогает понять, где система 5S принесет наибольшие преимущества бережливого производства.

Этап 2. Подготовьтесь

Подготовка включает обучение персонала и создание необходимых условий для внедрения методики 5S. Сотрудникам важно объяснить понятие системы, ее расшифровку и принципы.

На этом этапе обычно:

• проводят обучение персонала;
• разрабатывают стандарты чистоты;
• создают визуальных инструкции;
• готовят листы аудита и проверки;
• определяют правила хранения инструментов и документов.

Также формируют систему визуальный контроля: разметка, обозначение зон хранения, «тень» инструментов на стендах и другие элементы визуального управления.

Этап 3. Проведите пилотный проект

Для успешного применения 5S часто выбирают один производственный участок, склад или офисную зону. Это позволяет протестировать методику без масштабных изменений.

В рамках пилотного проекта:

• сортируют предметы и убирают лишние;
• организуют систему хранения;
• создают визуальный порядок;
• внедряют стандарты работы.

Такая технология помогает понять, как система работает в реальных условиях бизнеса.

Этап 4. Оцените результаты

Четвертый этап связан с проверками и аудитами. Они позволяют определить, насколько успешно реализована методика и какие изменения произошли.

Оценка включает:

• проведение регулярных аудитов;
• анализ повышения производительности;
• проверку стандартов чистоты;
• оценку эффективности процессов.

Если показатели улучшаются, значит система помогает повышению эффективности и улучшения производственного процесса.

Этап 5. Внедрите совершенствование процессов

Последний шаг — это переход к постоянному развитию системы. Методика 5S предполагает непрерывных улучшений и постоянных изменений.

На этом этапе:

• стандарты регулярно обновляют;
• сотрудники участвуют в улучшениях;
• процессы оптимизируют;
• внедряют принципы кайдзен.

Таким образом формируется культура непрерывного совершенствования, которая помогает компании поддерживать порядок, улучшать производственные процессы и повышать эффективность работы. 

Чтобы принципы 5С вошли в привычку у команды, используйте таблички, плакаты, краткие справочные руководства для закрепления ключевых идей. Поднимайте эту тему на планёрках и во время личных бесед с менеджерами, добавьте соблюдение принципов в оценку эффективности труда команды и разные системы мотивации. Если в вашей команде используется программа для управления проектами/задачами, то создайте повторяющееся события контроля.

Конкретных инструментов система 5C не имеет. Но вы можете использовать те программы и сервисы командной работы, которые вам удобны. Например, профильный софт поможет систематизировать документы и навести порядок в распределении задач, отследить связи и нагрузку на сотрудников. В зависимости от специфики работы команды, инструменты могут меняться. Но их цель одна – упростить и стандартизировать процессы, снизив уровень хаоса.

С какими сложностями можно столкнуться. Ошибки при внедрении 5S

Недооценка роли руководителя

Руководители должны объяснять цели внедрения методики, поддерживать обучение персонала и контролировать соблюдение стандартов на производственных участках или в бизнес-процессах. Если руководство не участвует в проверках и аудитах, сотрудники воспринимают систему формально. В таких условиях методика 5S перестает работать как инструмент повышения эффективности и улучшения производственных процессов.

Недостаточная мотивация сотрудников

Проблема, которая обычно возникает на этапе внедрения. Людям кажется, что им и так хорошо, и не нужно ничего менять. Если новую систему предлагает новый руководитель, то они могут даже саботировать идею. Решение –объяснить, чем именно метод 5S может помочь даже самым продуктивным сотрудникам.

Культурные различия

Сотрудники и руководители могут воспринять принципы 5S как противоречащие существующей корпоративной культуре. Хотя методология 5S хорошо сочетается с японской деловой культурой, в компаниях других стран она может вступать в противоречие с нормами, принятыми на рабочем месте. Подчеркните, что эти принципы универсальны и помогут внести позитивные изменения в корпоративную культуру, сохранив её уникальные черты.

Простая лень

Зачем наводить порядок на рабочем месте, если к вечеру там снова будет царить бардак? Этот вопрос обычно задают работники фабрик и заводов. Они утверждают, что уборка – это пустая трата времени. На самом деле, в таком хаосе процент брака остаётся стабильно высоким, а производительность низкой. Необходимо искоренить терпимое отношение к беспорядку на рабочем месте и ввести строгий контроль с системой депремирования тех, кто не хочет следовать общим правилам. 

Непонимание конечной цели 

Офисные работники и менеджеры по продажам утверждают, что что система 5С не имеет никакого отношения к их работе. Они не понимают, что захламлять рабочие столы документами и записками – это то же самое, что захламлять производственные цеха мусором и обрезками. Необходимо на примерах показать, что метод хорошо работает не только для заводских нужд, и сделать 5S общекорпоративной программой.

Внедрение системы 5С: примеры

Компания Kaiser Permanente Colorado использовала принципы 5S для улучшения шаблона и процесса регистрации в программе Medicaid. Они убрали из шаблона ненужные поля, реорганизовали их с учетом мнения заинтересованных сторон и разработали базу данных Microsoft Access, которая предотвращала дублирование записей. Затем они стандартизировали эту таблицу для дальнейшего использования и разработали чёткую систему применения шаблонов Access и Excel.

Через три месяца число участников программы Medicaid увеличилось на 45 %, а доходы от программы выросли более чем на 1 миллион долларов в год. Кроме того, время регистрации участников сократилось с 62 до 11 дней, как отчиталась сама компания.

Компания Harley Davidson использовала принципы 5С, чтобы избежать банкротства, в 1985 году, но по факту также добилась невероятного роста. Ей удалось повысить производительность на 50 %, одновременно сократив занимаемую площадь на 25 %. Как и Toyota, компания отдаёт приоритет производству точно в срок, чтобы избежать скопления ненужных запасов, и прислушивается к мнению членов команды о том, как можно совершенствовать рутинные операции.

Выводы

5S – это общий подход, который позволяет оптимизировать рабочее пространство и рабочие процессы, а также философия компании и стиль работы её сотрудников. 5С состоит из 5 этапов, результатом которых должна стать безопасная и эффективная рабочая среда с минимальным количеством брака и потерь. Внедрить систему можно в любых бизнес-процессах.