Диаграмма спагетти в управлении

Вы когда-нибудь задумывались о том, насколько эффективно организовано ваше рабочее место и как связаны между собой выполняемые вами операции? И можно ли оптимизировать последние?

В большинстве случаев можно. Но как это определить? Как проанализировать все процессы и выявить «узкое горлышко»?

Сейчас всё расскажем и покажем.

Что такое диаграмма спагетти (Spaghetti Diagram)

Диаграмма спагетти – это визуальная карта физических перемещений сотрудника на своём рабочем месте, изображённая в миниатюре. С помощью таких диаграмм легко отследить повторяющиеся действия и участки, которые значительно увеличивают время на проведение тех или иных операций.

Диаграммы спагетти – это один из инструментов, применяемых в бережливом производстве (lean production). Ранее мы рассказывали о бережливом управлении проектами. Оно основывается на тех же принципах, что и бережливое производство.

Так как многие рабочие операции повторяются, то дублируются и перемещения сотрудника на карте. При длительном наблюдении за работой полученная схема (диаграмма) будет визуально чем-то напоминать тарелку со спагетти: частично переплетённые, частично повторяющиеся, частично пересекающиеся полосы (линии, треки).

Собственно говоря, отсюда и берется название диаграммы — спагетти.

Что самое интересное, диаграмму можно использовать не только для визуализации перемещений персонала, но и для визуализации других треков: товаров (на складе, в торговом зале, между обособленными подразделениями), заготовок (между разными участками конвейерной линии), партий поставок (актуально для логистики), документов и даже бизнес-процессов.

По этой причине диаграммы спагетти активно используются в управлении персоналом, предприятиями и производственными процессами.

Что позволяет сделать диаграмма спагетти

Она наглядно визуализирует практически любые схемы перемещений. Причём перемещения не всегда должны быть полной миниатюрой физического мира. Это легко могут быть логические и виртуальные схемы связей отдельных принципиальных элементов.

Но да, лучше всего спагетти-формат работает с реальными перемещениями физических объектов: людей, товаров, грузопотоков, заготовок и прочего.

С помощью диаграмм спагетти можно:

• Посчитать количество операций, выполняемых сотрудником за одну единицу времени (это может быть рабочий день, час, неделя, в зависимости от сложности и повторяемости отдельных действий – рабочих циклов).
• Вычленить наиболее повторяющиеся и важные действия.
• Составить карту узких мест (так называемых бутылочных горлышек), которые могут ограничивать или замедлять остальные операции.
• Оценить нагрузку и производительность отдельно взятого сотрудника.
• Оптимизировать рабочие циклы и перемещения за счёт моделирования ситуаций с сокращением расстояний и более правильным расположением рабочих зон.
• Уменьшить занимаемую площадь, необходимую для проведения всех рабочих операций.
• Повысить производительность труда и освободить дополнительное рабочее время.

Как построить диаграмму спагетти

1. Для составления диаграммы необходимо взять обычный лист бумаги и нанести на него расположение всех основных рабочих зон. Их можно обозначить образно (схематично), а можно отобразить в правильном масштабе (для большей достоверности).
2. Далее следует наблюдение за операциями и перемещениями сотрудника и их последовательное нанесение на схему.
3. Время наблюдения – не менее одного часа. Но всё будет зависеть от характера и сложности рабочего процесса. Наибольшей достоверности схемы можно добиться при отображении операций в течение примерно 20 рабочих циклов.
4. На траекториях движения можно указывать направление (например, с помощью стрелок).
5. Если на каждой из зон сотрудник тратит дополнительное время, например, на совершение операции или на поиск необходимого инструмента, можно делать соответствующие пометки на самих рабочих зонах (внутри или рядом с ними).
6. Перерывы или время, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте, не связанное с непосредственными рабочими обязанностями, логично исключить из общего временного отрезка, в течение которого вы наблюдаете за действиями сотрудника.

Как только вышло отведённое время наблюдения (или повторились минимум 20 рабочих циклов), диаграмма готова к анализу.

Естественно, чем больше длительность наблюдения и чем больше циклов повторения, тем выше достоверность результата. Но в случае с диаграммой спагетти можно получить обратный эффект – карта в какой-то момент может стать нечитаемой.

Либо для её составления и отображения нужно будет использовать специальное программное обеспечение.

Не забывайте, что важно непосредственное наблюдение за всеми процессами. Именно так вы сможете вживую увидеть все основные проблемы и подводные камни рабочих процессов.

Где применяют диаграммы спагетти

Наибольшую эффективность диаграммы спагетти могут показать при анализе рабочих процессов на производственных линиях.

Но это не значит, что подобные карты нельзя использовать для других задач менеджмента и управления. Диаграммы спагетти могут применяться в следующих случаях:

• Логистика. Оценка эффективности логистических цепочек и оптимизация маршрутных карт.
• Производство. Перемещение и хранение расходных материалов, запчастей, товарных запасов. Оптимизация рабочих процессов и рабочих мест операторов.
• Классический менеджмент. Оценка производительности труда для получения идеального эталона рабочего часа. Оценка эффективности труда сотрудника (по количеству производимых операций или изделий в час), планирование нагрузки, оценка времени окончания работ и прочее.
• Управление проектами. По аналогии с классическим менеджментом, но основной упор будет делаться на оценку нагрузки и планирование времени.

Информационные потоки и бизнес-процессы. Выстраивание схем обмена информацией и выявление основных узлов, оптимизация или дублирование узких мест, распараллеливание процессов.

Какой вид потерь позволяет выявить диаграмма спагетти?

Диаграмма спагетти позволяет оценить следующие ключевые параметры:

• время,
• расстояние (путь), преодолеваемое объектом оценки.

И время, и расстояние тесно связаны между собой. Сокращая расстояния, которые преодолевает сотрудник (товар, изделие на производственной линии, сообщение в электронной линии и прочее), вы уменьшаете общее время работы.

Освободившееся время можно расходовать либо на дополнительную нагрузку, либо на сокращение рабочего дня, либо на другие цели. В любом случае – это оптимизация издержек.

А сокращение потерь и издержек – это цель любого бизнеса. Ведь в этом случае увеличивается размер прибыли.

Важные нюансы

При составлении диаграмм спагетти нужно помнить, что сама по себе схема – это не готовый анализ. Это лишь база для его проведения.

Иными словами, нарисовав карту перемещений, вы не оптимизируете процесс. Для этого ещё потребуется провести большой пласт работ по моделированию ситуаций, в которых это улучшение станет возможно. Помимо этого, нужно трезво оценивать необходимые финансовые затраты и окупаемость изменений. Например, если для сокращения пути сотрудника нужно перенести конвейерную линию из одного здания в другое, то, скорее всего, это будет неоправданно дорого. Гораздо эффективнее будет сокращать время операции иными способами: дополнительной транспортной линией, погрузочным транспортом и др.

А чтобы такие ситуации не возникали в ходе работы, логично моделировать действия и перемещения сотрудников изначально, ещё до момента строительства и ввода в эксплуатацию своих производственных мощностей.

Ключ к успеху любого проекта – правильное планирование. И чтобы ничего не забыть и не упустить, рекомендуем использовать специальные BPM-системы вместо того, чтобы писать планы на листочках или в блокнотах. Будьте профессионалами с самого начала, а не «потом в процессе».