Все говорят о том, что менеджер проекта (PM, он же Project Manager) – это лидер, у него должны быть соответствующие черты характера и желание быть первым во всём. А ещё он должен уметь коммуницировать, решать спорные ситуации и конфликты, уметь управлять людьми, координировать их действия в составе команды, правильно ставить цели и мотивировать персонал к их достижению, и т.д. Но всё это число человеческие качества, так называемые софт-скиллы.
Какими бы врождёнными или приобретёнными качествами ни обладал PM, без хард-скиллов ему никак не обойтись. Ниже как раз поговорим о технических навыках ПМов.
Обратите внимание: не стоит путать проектного менеджера и администратора проекта.
Что такое Hard Skills
Hard skill переводится с английского как «жёсткие/тяжёлые навыки» (наиболее подходящий перевод на русский «аппаратный или технический навык») – это те профессиональные навыки и умения, которые можно изучить, а при желании их можно протестировать, измерить.
Простые примеры таких навыков – умение водить автомобиль (для проверки качества даже есть соответствующие государственные экзамены на теоретическую и на практическую часть), знание прикладной математики, знание иностранного языка, одного или нескольких и т.п.
Все эти компетенции легко оценить в качественном и в количественном выражении.
Хард скиллы обычно противопоставляются софт-скиллам («мягким навыкам»), которые измерить или протестировать нельзя, либо их оценка может оказаться слишком субъективной. Обычно это личные качества сотрудника, которые тоже очень важны в работе: умение общаться, решать спорные моменты и конфликты, стрессоустойчивость, усидчивость и т.п.
Если обобщённо, то софт-скиллы – это навыки работы с людьми.
С одной стороны, практически все навыки руководителя проекта – это софт-скиллы. Но с другой, если есть конкретные технологии управления и рабочие стандарты, то в них существует и вполне понятная система оценок/требований.
Здесь можно подробнее почитать про задачи руководителя команды.
Какие могут быть хард скиллы у менеджера проекта?
Знаете, что страшнее всего в работе любого руководителя? Рутина. Это самая сложная, неотвратимая и при этом практически неотъемлемая часть работы управленца.
И как раз умение правильно организовать все рутинные процессы вокруг себя – это хард-скиллы.
Типовая ситуация
Если проектная команда работает давно и работает успешно, она обязательно использует какой-нибудь фреймворк или одну из популярных методологий управления проектами. Даже если это не чистая методология, а какая-то своя (например, симбиоз/солянка из нескольких методик), то это уже стандартизация.
Это значит, что большинство отношений внутри коллектива, а также многие бизнес-процессы формализованы. Есть отработанные алгоритмы проведения совещаний, опроса требований клиентов, контроля поставщиков и т.п. Для всех этих процедур есть готовые формы документов, а для контроля и отчётности используется профильный софт (планировщик дел и целей).
На определённом этапе проектной зрелости все эти бизнес-процессы, которыми во многом занимается руководитель, превращаются в рутину.
Когда вас нанимают в уже состоявшийся коллектив проектным менеджером, предполагается, что вы умеете вести всю необходимую документацию, обращаться с профильным софтом, правильно ставить/формулировать задачи и KPI, знаете, какие типы отчётов и планов требуются при той или иной методике управления.
Вы должны не просто быть лидером и вести за собой людей, но и уметь механизировать свой труд, чтобы гарантированно и быстро добиваться поставленных целей.
Обязательный скилл – знание популярных методик управления проектами
Это выражается не в том, что вы где-то о них слышали или видела, как они работают у конкурентов. Нет.
Нужно знать основные принципы и всю ключевую механику:
- Как и с какой периодичностью проводятся совещания.
- На какие циклы/итерации разбивается рабочий процесс.
- Как осуществляется контроль (на выходном этапе, параллельно, тесная работа с представителями заказчика и т.п.).
- Как формулируются цели и по каким критериям оценивается результат.
- Как осуществляется планирование. Какие документы должны быть на выходе, с кем согласуются планы, как и когда могут быть изменены и т.п.
Понятно, что все техники управления вы не запомните и что-то придётся обновить в памяти, немного актуализировать в соответствии с имеющейся внутренней системой в конкретной компании/команде. Но у вас должны быть базовые знания, чтобы можно было легко адаптироваться и начать какой-то базы.
А если базы нет, то будет тяжело. Скорее всего на собеседовании вас просто завернут, так как время, потраченное на ваше обучение и включение в полноценную работу, будет слишком дорогим.
Как вариант, можно изучить/освоить в деталях одну-две самые популярные методики и искать работу в тех компаниях и командах, которые работают по ним.
Топ-10 методологий управления проектами
Не менее важный скилл – формирование списка требований
ПМ должен знать, кто и как формирует требования к проекту, кто является стейкхолдерами, в каком формате удобнее всего хранить и собирать данные, и т.п.
Конечно, многое будет зависеть от используемой методологии. Где-то предпочтительны User Story, где-то — план управления ожиданиями стейкхолдеров, где-то — план требований и т.д.
Но вне зависимости от типа проекта, фактически используются во многом похожие способы описания и сбора требований:
- интервью,
- анкеты,
- опросные листы,
- мозговой штурм,
- Use-кейсы,
- User Story.
ПМ должен знать как минимум эти форматы и уметь с ними работать.
Скилл оценки проекта
Что можно оценить в проекте? В первую очередь, клиента (заказчика) интересуют сроки реализации и необходимый бюджет. Чтобы получить конкретные значения, максимально близкие к реальным, вам нужно уметь работать с входными данными, знать адекватные сроки реализации конкретных типовых задач и уметь оценивать основные и сопутствующие расходы на разработку.
Естественно, нужно уметь связывать время и затраты с выходным качеством продукта.
Если задача (проект) новый для вас, вы должны уметь разложить его на такие составляющие, которые можно оценить с определённой степенью уверенности.
Чтобы оценка была максимально точной, логично использовать популярные и давно обкатанные методики, например, оценка по аналогам, покер-планирование, параметрическая модель, от частного к общему и т.п.
Скиллы планирования
Чем точнее и правильнее план, тем реальнее и точнее будет результат. Невозможно работать над проектом без плана.
Проект-менеджер должен знать какие виды планирования могут быть, как они связаны с реализацией проекта, какие данные нужно собрать/получить перед составлением плана, как и что может повлиять на результат, какие могут быть риски, как их избежать, до какой степени нужно детализировать задачи, как декомпозировать сложные задачи, как связать планы с циклами работы (с итерациями) и т.п.
Не менее важно умение использовать профильный софт для планирования. Это тоже очень даже «механическая» часть работы ПМа. Одно дело, когда вас придётся обучать работе в новой среде, а другое – когда вы сразу возьмете и начнёте работать.
А ещё у нового проектного менеджера не мешало бы проверить навык расстановки приоритетов (как расставлять приоритеты).
Что конкретно можно отнести к скиллам планирования:
- Знание основных методик планирования и постановки задач.
- Умение определять ключевые показатели и способы их оценки.
- Навыки работы с разными видами отображения планов (сетевые графики, канбан, расписания, календари, иерархия задач и т.п.).
- Знание того, какие техники и способы существуют для оптимизации сроков работ (сжатия расписания).
- Понимание, как можно отслеживать динамику (с привязкой к разным метрикам).
Скиллы работы с рисками
Про систему управления рисками в компании/проекте мы рассказывали в отдельном материале – здесь.
PM должен уметь составлять матрицу рисков, знать все основные риски проекта (они будут типовыми для многих проектов в какой-то конкретной сфере бизнеса), уметь реагировать на эти риски, отслеживать/мониторить их и т.п.
А ещё лидер команды должен знать, какие ошибки управления он может совершить и как их можно избежать (Градация ошибок проектного менеджмента).
Скилл сдачи проекта
Очень интересный и важный навык. Вне зависимости от того, каким образом представители заказчика будут участвовать в работе над проектом, вам всё равно придётся завершить проект и передать результат клиенту.
Любой проект имеет начало и конец.
Грамотный ПМ должен знать, как автоматизировать процесс передачи: какие документы составить, кем они должны быть подписаны, что нужно предоставить со своей стороны, где и как хранятся необходимые доступы, как будет осуществляться дальнейшая поддержка, есть ли и в каком виде ведётся документация по проекту и т.д.
В этап сдачи проекта могут входить:
- Составление плана коммуникации.
- Обучение представителей заказчика.
- Передача документации по проекту.
- Подписание акта приёма-передачи.
- И т.п.
Краткие итоги
Казалось бы, у менеджера проектов все скиллы должны быть «мягкими» (софт-скиллами). Но реальность бизнеса такова, что многие процессы уже давно переросли в рутину. Поэтому ПМ должен уметь разрабатывать и вести все необходимые документы, правильно оформлять и стандартизировать процессы управления.
В таком ключе софт-скиллы легко переходят в категорию «хард». Поэтому при найме ПМа в новый проект от него потребуют, чтобы он подтвердил свою квалификацию и показал предметные знания/навыки при планировании, сборе требований, работе с рисками и при передаче проекта клиенту.