Когда речь заходит о постановке приоритетов в работе, то, наверное, у каждого из опытных руководителей найдется, что сказать на эту тему. Но, к сожалению, в большом количестве советов можно потеряться до такой степени, что среди них тоже придётся выделять наиболее важные.
Первое, что нужно понять – планирование и приоритеты задач тесно связаны. Простой пример: вам нужно построить дом. Из задач – закладка фундамента, возведение стен, монтаж кровли. Если нарушить последовательность, то дом вы не построите. Любая произвольная комбинация и неправильное разнесение во времени приведёт к печальным последствиям.
Наиболее популярные подходы к расстановке приоритетов
Больше всего детализировать и разбирать по винтикам любую свою деятельность любят программисты и управленцы.
В теории менеджмента используются следующие методологии:
- Цель-задача-функция. Вечная классика. Перечисляете все стоящие цели, формируете на их основе задачи и функции. Самый важный объект здесь – функции. Именно их нужно разносить по временной шкале и по важности.
- Матрица Эйзенхауэра. Распределение задач по важности и срочности. Этот метод рассмотрим подробно ниже.
- Тайм-менеджмент по АВС-системе. Дела, цели, задачи делятся на три группы по важности: A, B и C (от большего к меньшему).
- Планирование по правилу Парето. Знаменитый принцип 20/80. Соответственно, приоритет нужно отдавать тем задачам, которые будут давать наибольшую отдачу. Например, зачем тратить время на 80% клиентов, которые дают всего 20% прибыли? Лучше уделить внимание тем 20% заказчиков, которых принесут 80% дохода.
У программистов методологий больше. Но и применяются они в рамках принятых на вооружение систем управления проектами. Вот только некоторые из них:
- RICE (охват, влияние, достоверность, усилия).
- ICE (своеобразная модификация RICE: влияние, уверенность, простота реализации).
- Матрица Кано. Приоритеты выбираются из соотношений удовлетворённости и функциональности (применяется к планированию новых продуктов).
- 2 списка (в одном все дела и задачи, во втором только те, что нужно решить лично, остальные нужно делегировать).
- Ценность против усилия (легко соотносится с правилом Парето).
- Стоимость задержки (невыполнение какой из задач или функций нанесёт наибольший вред).
- Купи функцию (в приоритете те задачи, которые нужны клиенту, заказчику или владельцу в первую очередь).
- WSJF (на первом месте — короткие и простые задачи).
- Оценка возможностей (приоритеты расставляются в зависимости от важности и удовлетворённости).
И, конечно, не стоит забывать о красной культуре, которая по-прежнему преобладает в РФ и странах СНГ. Здесь принцип приоритетности формулируется максимально просто:
«Что скажет вышестоящий руководитель делать в первую очередь, то и будет в наивысшем приоритете».
Матрица Эйзенхауэра
Наиболее наглядная, простая и действительно эффективная методика расстановки приоритетов на все времена.
Идея сводится к тому, что все ваши дела, задачи, планы и события нужно распределить на четыре группы в зависимости от срочности и важности:
- Важно и срочно. Такие дела нужно сделать в первую очередь. Желательно лично. Если лично сделать невозможно, то действия доверенных лиц должны быть под максимальным контролем.
- Важно и не срочно. Внести в план или расписание. Можно делегировать. Но вопрос контроля с вас не снимается. В назначенное время результат будет всё равно спрашиваться с вас. Главное, чтобы задачи из этой категории не переходили в разряд первых (важных и СРОЧНЫХ).
- Срочно и не важно. Лучшее решение для руководителя – делегировать такие задачи ответственным исполнителям, чтобы освободить своё время и не тратить на них свои силы. Если делегировать задачи из этой категории некому, то к их выполнению стоит приступать только после первых двух категорий.
- Не срочно и не важно. Можете смело отложить такие задачи в долгий ящик и вернуться к ним тогда, когда решите все остальные. Практика показывает, что к таким делам не возвращаются никогда и их можно безболезненно вычеркнуть из списка или вообще забыть.
Советы для повышения эффективности
Трезво оценивайте свои силы и категории задач. Не забывайте, что они могут быть разовыми (единичными) или повторяющимися (цикличными). Очень важно помнить о взаимном влиянии одних на других, как в примере с домом.
Самая серьезная проблема – это создать список всех ваших дел, событий и задач, провести их категоризацию и систематизацию. Даже если вам понравился подход Эйзенхауэра, то на листе бумаги все пункты могут просто не поместиться, иногда не хватает даже офисной доски со стикерами.
Как быть? Нужен качественный софт для работы с планированием.
Projecto идеально подходит на статус корпоративного инструмента. Это облачная платформа, которая хорошо адаптируется под любые методологии и просто внедряется на любых проектах.
Не верите? Попробуйте в деле и убедитесь лично. Никакой регистрации и запроса тестирования не требуется.