Как подключить сервис ЭПД (электронные перевозочные документы) и настроить обмен с 1С

Многие компании в России используют 1С в своей работе. На базе этого фреймворка поставляются как готовые прикладные конфигурации, нишевые / отраслевые решения, так и нетиповые (кастомные) сборки, которые адаптируются под конкретное предприятие или бизнес-процессы. Бизнес может создать свою конфигурацию и заниматься ее поддержкой самостоятельно. Это очень гибкий инструмент, ориентированный на обслуживание хозяйственных операций.

С сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников рынка. Никаких отсрочек или переходных периодов нет, список исключений минимальный. Может показаться, что изменения коснутся только транспортных компаний или служб доставки. Но даже если вы не являетесь перевозчиком или экспедитором, ваш бизнес обязательно взаимодействует с такими компаниями: заказывает перевозку товаров до клиентов, принимает поставки от производителей и партнеров, и т.п.

Получается, что вам в любом случае нужно будет организовать обмен электронными документами с контрагентами и обеспечить строгое выполнение требований стандарта по обмену данными.

Этот материал о том, как выстроить систему обмена электронными перевозочными документами в 1С – с контрагентами и ГИС ЭПД через оператора ИС.

Что такое сервис ЭПД (электронные перевозочные документы)

ЭПД – это электронные документы, используемые для оформления грузовых перевозок на разных типах транспорта: автомобильном, воздушном, морском, железнодорожном.

Под сервисом ЭПД понимают комплексную инфраструктуру, которая позволяет обмениваться электронными документами, хранить их, подписывать и предоставлять к ним доступ для проверяющих / надзорных органов.

Если сильно упростить, то это сервисы ЭПД – это IT-системы, которые выступают в роли посредников, облегчающих обмен с операторами данных и позволяющих передавать информацию о документах в государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Примеры сервисов, через которые можно подключить ЭПД:

• Сервис 1С-ЭПД – реализован непосредственно в продуктах 1С, как часть сервиса 1С-ЭДО. Технически взаимодействие организовано через операторов Калуга Астрал или Такском.
• Контур.Диадок / Контур.Логистика – решения компании СКБ Контур.
• Saby (СБИС) – сервис Тензора, здесь есть модули интеграции с 1С и открытый API.
• СФЕРА Курьер – решение СберКорус с поддержкой ЭПД.
• Платформа ЭДО Эвотор – сервис ЭДО оператора Эвотор ОФД.

ЭПД вытесняет бумажный документооборот и полностью заменяет отдельные версии бумажных документов, которые нужны для оформления перевозок.

Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон № 140-ФЗ был принят в 2025 году. Дата подписания – 07.06.2025. Но в реальности Минтрансом предусматривалось несколько периодов перехода на систему с электронным документооборотом: добровольное тестирование (в 2022 году), система ГосЛог (с марта 26 г.), полное внедрение с 1 сентября 26-го + период устных предупреждений при проверке инспекторами ГИБДД на дорогах (до 1 марта 2027 года).

Что не нужно обязательно оформлять в электронном виде

Список исключений перечислен в Приказе Минтранса №262. Сюда вошли разные основания, но если говорить только о бизнесе, то это следующие ситуации грузоперевозок:

• Перевозка собственного товара на своих или арендованных машинах (когда отправитель и получатель – это одно и то же лицо).
• Доставка товаров покупателям-физлицам, если для перевозки используется собственный автопарк.
• Доставка включена в стоимость товара и не выделяется отдельным пунктом в договоре – когда она не является самостоятельной услугой.
• Перевозка драгметаллов и драгоценных камней, периодической печатной продукции, спецгрузов и товаров двойного назначения (приказ №391 Минтранса).
• Покупатель самостоятельно забирает приобретенный им товар – на собственном или арендованном транспорте (когда право собственности уже перешло к покупателю).
• Организация или ИП заказывают перевозку у курьерской службы, имеющей лицензию, при этом груз оформляется как почтовое отправление (посылки, конверты, бандероли, письма).

Все остальные исключения уже соотносятся с чрезвычайными и особыми ситуациями, например: отсутствие интернета, неработоспособность электронного сервиса и реестров, перевозка для Минобороны и пр.

Что входит в электронные перевозочные документы

В настоящее время многие документы создаются в электронном виде:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог обычных бумажных транспортных накладных.
• Электронный заказ или электронная заявка (ЭЗЗ).
• Электронный путевой лист (ЭПЛ). Пока может быть и в бумажном виде. На его счет строгих предписаний нет.
• А также документы экспедиторов – электронное поручение экспедитору (ЭПЭ), электронная экспедиторская расписка (ЭЭР), электронная складская расписка (ЭСР).

Для работы с контейнерами применяются электронные сопроводительные ведомости (ЭСВ).

А электронный заказ-наряд (ЭЗН) заменяет договор фрахтования для морских перевозок.

Что такое ГИС ЭПД и операторы ИС

Правила обмена, требования к стандартам кодирования, к схемам разметки данных и другие технические детали устанавливаются федеральными законами и требованиями профильных ведомств. В частности, если речь об ЭПД, то здесь обязателен обмен с ГИС ЭПД (государственной информационной системой электронных перевозочных документов).

Для снижения нагрузки на свою инфраструктуру ГИС использует механизм партнерства со специальными операторами информационных систем (ИС). Именно они выступают наиболее важным звеном, которое отвечает за обработку и нормализацию данных, полученных от перевозчиков и бизнеса.

Оператором / владельцем ГИС ЭПД является Минтранс России. Но у операторов ИС другие владельцы. Это самостоятельные компании, получившие специальную аккредитацию.

Данные о них хранятся в специальном реестре аккредитованных операторов ИС ЭПД.

Бизнес не подключается напрямую к ГИС, он всегда работает через аккредитованных посредников. Их услуги не бесплатные.

Особенности интеграции связки 1С-ЭПД

Главное преимущество 1С-ЭПД для пользователей в том, что сервис встроен непосредственно в прикладные решения фирмы 1C. Не нужно выгружать перевозочные документы из учетной системы в отдельную программу, а затем загружать обратно статусы и подписанные файлы. Создание, подписание, отправка и получение ЭПД выполняются через интерфейс 1С.

При этом 1С-ЭПД работает как часть инфраструктуры 1С-ЭДО. Для обмена используются операторы информационных систем «Калуга Астрал» и «Такском», а данные перевозочных документов передаются в ГИС ЭПД. То есть пользователь работает с документами в своей учетной базе, а техническая передача данных между участниками и государственными системами выполняется через сервис. Это классическая архитектура Клиент – Сервер.

В зависимости от конфигурации набор возможностей может отличаться. Например, в 1С:Бухгалтерии ЭЗЗ можно сформировать на основании документов «Реализация товаров и услуг» и «Счет покупателю», а затем на основании ЭЗЗ создать ЭТрН. В ERP, УТ и КА ЭТрН можно формировать непосредственно на основании документа «Реализация товаров и услуг».

Еще одна особенность – работа с титулами. ЭПД состоит из нескольких частей, которые последовательно заполняют и подписывают разные участники перевозки. Поэтому после отправки документа грузоотправителем работа с ним не заканчивается: перевозчик, грузополучатель и другие участники добавляют свои сведения и подписывают соответствующие титулы.

Какие конфигурации 1С уже работают с ЭПД и в каком разделе их искать

Сервис 1С-ЭПД поддерживается в большинстве распространенных типовых конфигураций. Полный перечень смотрите на официальной сайте сервиса – здесь (раздел «Условия использования»). В списке точно есть:

• Бухгалтерия,
• УНФ (Управление нашей фирмой),
• Розница 3.0,
• ERP,
• Управление торговлей (УТ),
• Клиент ЭДО.

Есть поддержка и в ряде отраслевых решений, связанных с автотранспортом и экспедированием, а также в профильных модулях для CRM.

Минимальная версия платформы – 8.3.21.

Для мобильных устройств предоставляется специальное приложение. Оно может устанавливаться на телефоны / смартфоны и планшеты под управлением iOS или Android.

Искать работу с ЭПД обычно следует в разделе, связанном с ЭДО или перевозочными документами. Расположение пунктов меню зависит от программы и версии.

Что делать, если у вас кастомная (нетиповая) конфигурация 1С

В этой ситуации многое будет зависеть от того, как сильно изменен код вашей системы 1С. Если ваша конфигурация построена на базе типовых решений с минимальными доработками, то с большой вероятностью стандартный сервис 1С-ЭПД можно будет интегрировать без особых усилий.

Однако, если конфигурация писалась с нуля или имеет структуру справочников / реестров, несовместимую с типовыми решениями, то для интеграции нужно будет писать свой код в модулях, формах и обработках. Вашим основным инструментом будет документация по API от 1C-EPD (а точнее от платформы Астрал). Что примечательно – запросы по REST API и с помощью веб-хуков бесплатные.

Если у вас мало опыта в самостоятельной разработке, то мы рекомендуем приобрести стандартный модуль для типовой конфигурации, а затем изучить его код, вызовы и обработки форм. При желании формы расширения легко будет переделать под выборку данных из ваших справочников. Вам потребуются: контрагенты (грузополучатели, грузоотправители и перевозчики), адреса мест доставки, список пользователей (для назначения водителей), а также справочник товаров (для формирования описи груза).

Наибольшая сложность будет при интеграции сервиса ЭДО, так как водителю и диспетчеру нужно будет подписывать титулы с помощью цифровых подписей, а в некоторых случаях потребуется еще и МЧД.

Если у вас нет возможности заниматься интеграциями по API, то вместо этого можно:

• Воспользоваться облачными установками 1С:Фреш со всеми необходимыми модулями и готовыми интеграциями (то есть облачный экземпляр будет работать только для обработки ЭПД).
• Использовать личный кабинет на сайте Астрал (вариант покупки «Веб+ Доки»), а затем выгружать нужные данные в свою базу.

Как подключить 1С-ЭПД – общая инструкция

Ниже пошаговый алгоритм внедрения для типовых решений на базе платформы 1С.

Шаг 1 – Подключение 1С-ЭДО

1С-ЭПД работает только в связке с 1С-ЭДО, поэтому первым делом необходимо настроить электронный документооборот в вашей организации. Если 1С-ЭДО уже используется для УПД, счетов, актов и других документов, отдельную систему ЭДО создавать не потребуется.

Шаг 2 – Получение квалифицированной электронной подписи

Для подписания титулов потребуются электронные подписи сотрудников, участвующих в перевозке. Это могут быть логисты, диспетчеры, кладовщики, водители и другие пользователи – в зависимости от роли конкретного сотрудника в документообороте.

КЭП необходимо добавить в учетную запись пользователя и проверить ее действительность. Если сотрудник действует от имени организации, отдельно проверяется необходимость МЧД.

Шаг 3 – Обновление конфигурации 1С

Перед подключением нужно убедиться, что ваша конфигурация поддерживает необходимый функционал 1С-ЭПД. Если база давно не обновлялась, сначала выполняется обновление конфигурации и, при необходимости, платформы 1С – нужна не ниже версии 8.3.21.

Только потом ставится расширение 1С-ЭПД.

Шаг 4 – Подключение сервиса 1С-ЭПД

После настройки ЭДО в конфигурацию устанавливается официальное расширение 1С-ЭПД и выбирается тариф сервиса. Оплата услуг ЭПД предполагает покупку пакетов документов для проведения. Само расширение и услуги по интеграции (если нужны) приобретаются отдельно.

Затем необходимо подключить организацию, проверить сведения о ней и убедиться, что учетная запись связана с нужной информационной базой.

Так как сервис Астрал, стоящий за обработкой ЭПД, является аккредитованным оператором ИС, никаких дополнительных регистраций бизнесу не потребуется. Данные о документах просто будут отправляться оператором напрямую в ГИС ЭПД.

Шаг 5 – Настройка маршрутов обмена в 1С

Далее настраивается обмен данными с контрагентами. Нужно определить, какие организации участвуют в перевозках, какие виды документов используются и кто из сотрудников отвечает за их формирование и подписание.

Контрагенту можно отправить приглашение к обмену непосредственно из программ 1С.

Шаг 6 – Тестирование

До начала полноценной работы стоит провести в системе несколько тестовых рейсов: сформировать ЭЗЗ или ЭТрН, проверить заполнение реквизитов, подписать документ, отправить его контрагенту и убедиться, что ответные титулы корректно возвращаются в 1С.

Для предварительной проверки процессов у 1С-ЭПД предусмотрен демонстрационный режим. Он позволяет проверить настройки и отладить работу пользователей до перехода к полноценному обмену данными.

Настройка обмена с контрагентом

После подключения сервиса работа с каждым новым контрагентом начинается с проверки его реквизитов и возможностей обмена электронными документами. Из 1С можно отправить приглашение и определить, какие виды ЭПД будут использоваться конкретно в этом случае.

Особое внимание стоит уделить справочникам контрагентов, перевозчиков, транспортных средств и водителей. Если исходные сведения в учетной системе заполнены некорректно, ошибки возникнут уже при формировании титула.

Как работать с ЭДО и ЭПД в 1С

Схемы и алгоритмы формирования документов, проставления подписей, задействование мобильных приложений водителей и пр. – могут быть очень сложными. Но самое главное: конкретные действия операторов программы зависят от используемой версии конфигурации, а также от прав доступа и роли пользователя: бухгалтер, диспетчер, водитель, курьер, руководитель и пр.

Максимум деталей по каждой схеме можно найти в официальной документации 1С – здесь.

Например, создание ЭТрН может осуществляться по 9 разным сценариям. Среди них: ЭТрН является первичным документом учета, электронная накладная создается на основе документов о реализации товаров и услуг, на основе электронного заказа-заявки и пр.

А еще процесс подписания ЭТрН предполагает особые последовательности действий и разные типы подписей:

• Полный состав – 8 (восемь) титулов.
• Минимально необходимый, если нет замен водителей, изменения стоимости и других действий – 4 (четыре) титула.

Полная структура титулов для ЭТрН (с этапами подписания и типами подписей).

Отдельно наглядная схема и пояснения: как происходит обмен данными по ЭТрН между разными участниками перевозки.

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Приложение предназначено для удобной работы с ЭПД со смартфонов и планшетов. В первую очередь речь идет о таких ролях пользователей, как: водители, медработники, механики автопарка и ответственные за снятие показаний одометра. У каждой роли может быть свой интерфейс, права доступа и набор отображаемых данных.

Приложение может устанавливаться на устройства под управлением ОС Android (не ниже версии 14.0) и iOS (версии 11.0+).

Поддерживается не только простая электронная подпись (ПЭП), но и усиленные квалифицированные (УКЭП) – через Рутокен ЭЦП и через ГосКлюч.

QR-код (цифровой паспорт перевозки) не меняется после создания. Он доступен в оффлайн-режиме и может быть показан водителем инспектору ГИБДД даже при отсутствии мобильной связи.