Переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН) в 2026 году: кто обязан применять и когда

В мае 2025 года Госдума приняла закон № 140-ФЗ, который делает обязательными электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года. Теперь, в рамках комплексного подхода по цифровизации документооборота, участники перевозок должны оформлять в электронном виде и многие другие документы.

Для автомобильных грузоперевозок главное нововведение – это непосредственно электронная транспортная накладная (ЭТрН). Она заменяет бумажную ТН в тех случаях, когда перевозка подпадает под новые правила. Одновременно в электронный формат переходят заказ и заявка на перевозку. Для других видов транспорта действуют свои электронные документы и формы.

Наиболее очевидная проблема для перевозчиков сводится к тому, что нужно не просто создать файл вместо бумажной накладной, а обеспечить комплексный обмен данными. Электронный документ формируется в установленном формате, проходит через сервисы операторов информационных систем (ИС), а затем передается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Поэтому бизнесу приходится перестраивать не только сам документооборот, но и связанные с ним процессы: учет грузов, работу логистов, взаимодействие с перевозчиками, подписание документов и контроль их статусов.

Разберу, как устроен новый порядок, кто должен применять ЭТрН, какие документы становятся обязательными, как подключиться к системе и в каких случаях бумажная форма для участников грузоперевозок все-таки остается допустимой.

Что такое ЭТрН и зачем она нужна в логистике

ЭТрН – это аббревиатура, которая расшифровывается как «Электронная Транспортная Накладная», технически полным аналогом будет сокращение ЭТН.

По смыслу ЭТрН выполняет ту же основную функцию, что и обычная накладная в бумажном виде: подтверждает заключение договора перевозки груза и содержит сведения, необходимые каждому участнику перевозки.

Но тут важно уточнить, что ЭТрН не существует сама по себе, например, в виде файла, который перевозчик создает в Excel или сохраняет в виде скана/изображения, а затем отправляет по электронной почте или хранит на своих серверах до востребования.

Документ оформляется в виде набора структурированных данных – строго по утвержденному стандарту. При этом данные передают оператору ИС, а затем в государственные системы ЭПД. То есть в системе документооборота появляются обязательные дополнительные участники.

В цепочке коммерческой перевозки с ЭТрН участвуют такие стороны, как:

• Грузоотправитель – формирует или инициирует оформление транспортной накладной.
• Перевозчик – получает документ, участвует в его оформлении и подписании.
• Грузополучатель – проверяет сведения и подтверждает приемку груза.
• Оператор информационной системы – обеспечивает электронный обмен документами и хранит данные до передачи в систему ГИС.
• ГИС ЭПД – получает и хранит сведения о перевозочных документах.

Конкретные роли и последовательность действий зависят от формы организации перевозки и от типа договора. Например, по общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. Однако, вместо этого транспортная компания или оператор ИС может организовать специальные электронные формы или интерфейсы, в том числе мобильные приложения, через которые накладные будут формироваться автоматически – на основе информации, предоставленной отправителем.

Главный практический смысл ЭТрН – убрать бумажную накладную из цепочки и сделать сведения о перевозке доступными всем участникам процесса в цифровом виде. От этого выигрывают все стороны: логисту не приходится искать оригинал документа у водителя (водитель ее не может потерять или подменить), а контрагентам проще отслеживать, на каком этапе находится перевозка и кто уже подтвердил соответствующую операцию. Государственные органы получают максимальный контроль и детальную статистику.

Важно не путать ЭТрН с УПД (это Универсальный Передаточный Документ), товарной накладной (ТН), товарно-транспортной накладной (ТТН) или путевым листом. Это разные документы с разным назначением. Например, УПД подтверждает хозяйственную операцию между продавцом и покупателем, а ЭТрН относится непосредственно к перевозке.

Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной

Как минимум, накладные отличаются форматом. Один существует только на физическом носителе и требует создания нескольких экземпляров, а второй – это единый электронный документ или информационная сущность, с которой работают все стороны.

По содержанию ЭТрН во многом повторяет обычную транспортную накладную. В ней указывают грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, сведения о товаре, маршруте, машине, водителе, местах погрузки и выгрузки. Но юридически и технически это уже другой вид документа.

Бумажную ТН выписывает грузоотправитель, распечатывает в необходимом количестве экземпляров и передает перевозчику. При работе с ЭТрН документ формируется в электронной системе, подписывается электронными подписями участников и передается через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД. В настоящее время именно электронная транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки, если конкретная ситуация не попадает под установленное исключение.

При бумажном документообороте после доставки оригинал ТН может еще несколько дней идти от водителя или перевозчика обратно к заказчику. По пути документы нередко теряются или портятся. В электронном документообороте участники работают с одним документом: сведения становятся доступными по мере прохождения соответствующих этапов и подписания титулов.

При этом ЭТрН не заменяет все остальные документы. Например, путевой лист остается отдельным документом и с сентября 2026 года он пока еще не стал обязательным для оформления в электронном виде.

Как выглядит электронная транспортная накладная

При отображении на экране ЭТрН может выглядеть почти как обычная транспортная накладная: в ней есть реквизиты грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, сведения о грузе, автомобиле, водителе, маршруте, местах погрузки и выгрузки. Но с технической точки зрения это не скан бумажного документа и не какой-нибудь PDF / DOCX файл.

В реальности ЭТрН формируется как структурированный XML-файл по утвержденному ФНС формату. Для электронной транспортной накладной используется форма с кодом КНД 1110339. ФНС публикует не только описание формата, но и XSD-схемы, по которым можно автоматически проверять структуру и состав данных в накладной.

Пользователь обычно не видит сам XML. Чаще всего сервис оператора ИС ЭПД преобразует содержимое в удобную форму: карточку документа, таблицу или изображение, напоминающее привычную накладную. Именно такую визуальную версию ЭТрН обычно видят логист, бухгалтер, водитель или грузополучатель.

Вместе с файлом XML могут идти файлы сертификатов ЭЦП (для проверки подлинности подписей), МЧД и пр.

Схема работы с титулами ЭТрН

В стандартной коммерческой перевозке участвуют три стороны: перевозчик (предприятие или ИП), грузоотправитель и грузополучатель. Но в случае ЭТрН добавляется четвертая сторона – оператор ИС. А сам обмен строится на четырех разных титулах:

• Титул 1. Его формирует и заполняет грузоотправитель. Он указывает сведения о грузе, условиях перевозки, о сторонах договора, отдельно о водителе и используемом транспортном средстве. Отправитель подписывает первый титул квалифицированной цифровой подписью (УКЭП) и передает данные через оператора ИС.
• Титул 2. Перевозчик (или водитель через мобильное приложение операторов) проверяет данные в момент погрузки, а затем заполняет титул 2. Водитель подтверждает прием груза к перевозке. Для этого могут использоваться простые подписи физлиц. Позже перевозчик подписывает титул квалифицированной подписью и подтверждает готовность к отправке.
• Титул 3. На этапе приемки грузополучатель проверяет товар, заполняет титул 3 и подтверждает получение груза. Подпись ставится в момент приемки.
• Титул 4. Перевозчик завершает оформление документов титулом 4 после сдачи груза. В этот момент перевозка считается завершенной.

При необходимости могут оформляться дополнительные титулы: на замену водителя или транспортного средства, переадресовку, изменение стоимости перевозки и пр.

Сроки подписания привязаны к реальным этапам:

титул 1 – до передачи груза, титул 2 – при погрузке, титул 3 – на этапе приемки, титул 4 – после завершения перевозки. Водитель может использовать простую электронную подпись (ПЭП) через приложение операторов. При отсутствии интернета для связи с оператором ИС допускается отложенная передача данных.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

ФЗ №140 лишь внес изменения в основной руководящий документ. А в его роли выступает Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». То есть теперь актуальная версия ФЗ-87 содержит правила электронного оформления экспедиторских документов.

Для автомобильных перевозок не менее важным остается Федеральный закон № 259-ФЗ – Устав автомобильного транспорта. Как раз в нем прописаны нормы об электронной транспортной накладной и ГИС ЭПД.

Несмотря на то, что сам 140-ФЗ был принят еще в мае 2025 года, он требовал перехода на ЭТрН лишь с сентября 27-го. Но и этого оказалось мало, так как техническая реализация предполагает массу сложностей. Плюс нужен период «обкатки» новых правил и механизмов в боевых условиях.

Поэтому Минтранс по поручению президента России (см. пункт 6) ввел период отсрочки от штрафов за нарушения – до 1 марта 2027 года. Инспектор при проверке документов у водителя может ограничиться только устным предупреждением. Но это не значит, что штрафы не будут выписываться при проверке со стороны других надзорных органов. Поручение распространяется только на проверки на дорогах.

В настоящее время обязательными являются следующие виды сопроводительных документов в дополнение к ЭТрН:

• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) – для согласования параметров перевозки (объем, вес, маршрут, стоимость). Обязателен наравне с ЭТрН при автомобильных перевозках.
• Экспедиторские документы (при участии экспедитора в цепочке): поручение экспедитору (ЭПЭ), экспедиторская расписка (ЭЭР), если экспедитор принимает груз во владение, складская расписка (ЭСР) – при приеме груза на складское хранение.
• Электронная железнодорожная накладная (ЭЖД) – для перевозок грузов по железной дороге.
• Электронная грузовая накладная (авианакладная) – для коммерческих грузовых авиаперевозок.

Когда ЭТрН обязательна и кто должен с ней работать

Обязательное применение ЭТрН касается всех участников коммерческих грузоперевозок автомобильным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Требования распространяются на юридических лиц и ИП, которые перевозят грузы по договору.

Если ваша компания привлекает сторонних перевозчиков или сама выступает перевозчиком для других, то накладные уже стали обязательными для оформления в электронном виде.

Кого это затрагивает в первую очередь:

• транспортные компании и логисты, которые используют сторонний или собственный транспорт для коммерческих рейсов;
• отправители грузов и получатели, которые обмениваются электронными документами с перевозчиками;
• экспедиторы – все они обязаны применять электронные экспедиторские документы по новым требованиям.

Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции

При перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции действуют особые правила. Для пива, пивных напитков, сидра, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих маркировке, необходимо использовать электронный перевозочный документ вместе с электронным УПД. Если доставку товара осуществляет сторонняя транспортная компания, оформляют ЭТрН. Если компания перевозит собственный товар на своем транспорте, то достаточно электронного путевого листа (ЭПЛ).

ИП не вправе перевозить крепкий алкоголь – транспортировка доступна только организациям (ООО, ЗАО и пр.). При отсутствии ЭТрН или ЭПЛ перевозка алкоголя может быть признана незаконной. Поэтому стоит заранее проверить готовность ваших операторов и контрагентов к обмену данными в цифровом формате.

Когда ЭТрН не обязательна – случаи исключения, когда перевозочные документы можно оформлять на бумаге

При перевозке грузов автомобильным транспортом бумажные документы допускаются только в строго определенных случаях – согласно приказу Минтранса № 262. Он в свою очередь действует до 2032 года (до 1 сентября).

Использовать бумажный вариант транспортной накладной, заказа и заявки можно в следующих сценариях:

• груз отправляется или получается от иностранных юрлиц, которые отсутствуют в реестре аккредитованных в рамках закона об иностранных инвестициях, а также если груз везет иностранный перевозчик, зарегистрированный в одной из стран ЕАЭС;
• перевозка грузов Минобороны – здесь допускаются любые ситуации, где силовое ведомство является как отправителем, так и получателем;
• груз принадлежит физлицу и везется в личных или семейных целях (не для предпринимательской деятельности);
• участник информационного обмена не смог зарегистрировать электронные документы из-за неработоспособности сервиса (этот случай обязательно должен быть зарегистрирован государственной системой обнаружения компьютерных атак);
• отсутствие интернета в населенном пункте – в основном речь о местах, которые включены в специальный перечень;
• перевозка драгоценных металлов и камней;
• если отправитель и получатель –это одно лицо (перевозка выполняется собственным транспортом без заключения договора перевозки).

Если компания возит товары покупателям своим транспортом и не выделяет перевозку как отдельную услугу, то есть договор перевозки не заключается, то ЭТрН не требуется. То же самое касается и самовывоза покупателем.

Схема обмена ЭТрН между участниками грузоперевозок

Обмен ЭТрН происходит через оператора информационной системы. Каждый участник формирует и подписывает свой файл обмена (титул), после чего оператор направляет его остальным сторонам и в ГИС ЭПД.

Последовательность действий в типовой перевозке выглядит так:

1. Грузоотправитель создает и подписывает титул 1, после чего документ становится доступен перевозчику.
2. При погрузке перевозчик (через водителя или диспетчера) подтверждает прием груза и направляет подписанный им титул 2.
3. После доставки грузополучатель проверяет груз и подписывает титул 3.
4. Перевозчик закрывает перевозку титулом 4.

Все подписанные титулы автоматически фиксируются в ГИС ЭПД. Участники видят актуальный статус документа в режиме реального времени. Если у одного из участников временно отсутствует связь, данные могут быть переданы с задержкой – оператор принимает отложенную отправку.

Платформа ЭПД (ЭДО) и как выбрать оператора ИС

Чтобы правильно оформлять ЭТрН, нужно подключить сервис оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Операторы ИС обеспечивают обмен, хранение и передачу данных в ГИС ЭПД. Список аккредитованных операторов опубликован в реестре Минтранса. Его можно скачать в формате таблицы XLSX. На всякий случай – вот список их контакт-центров.

При выборе оператора обратите внимание на:

• наличие в реестре операторов ИС ЭПД (это обязательно);
• интеграцию с вашей учетной системой (1С и другими);
• наличие мобильного приложения для водителей;
• поддержку МЧД и разных типов подписей;
• готовность работать с другими операторами – если у вас много клиентов и контрагентов.

Крупные операторы обычно предлагают готовую интеграцию и тестовые рейсы. Настройте обмен заранее, чтобы проверить наличие доступов у всех участников процесса. Можно пользоваться услугами разных операторов – системы поддерживают роуминг.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН и что нужно сделать для обмена перевозочными документами

Подготовка к обязательному применению ЭТрН достаточно простая, если начать заранее и уделить достаточно внимания деталям:

Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц

Квалифицированной электронной подписью подписывают титулы. Для сотрудников, выступающих представителями компании, можно оформить МЧД.

КЭП физлица подходит только для ИП. Сертификаты должны быть действующими на момент подписания.

Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД

Выберите оператора из реестра, заключите договор, настройте интеграцию с учетными системами. Проведите тестовые перевозки, чтобы убедиться, что файлы обмена проходят корректно.

Шаг 3. Обеспечить сотрудников оборудованием

Логистам и водителям понадобятся смартфоны или планшеты с мобильным приложением операторов. Водитель должен уметь подтверждать получение и сдачу груза. При отсутствии интернета предусмотрите возможность отложенной передачи.

Дополнительно стоит проверить контрагентов: готовы ли они обмениваться электронными документами с вами и с выбранными операторами ИС.

Оформление ЭТрН: какие есть плюсы

Переход на электронный формат документов дает ряд преимуществ вашему бизнесу:

• Сокращение сроков подписания и возврата документов – данные доступны сразу после каждого этапа.
• Снижение рисков потери или порчи бумажных документов.
• Упрощение подтверждения расходов и налогового учета – ЭТрН подтверждает факт перевозки и является юридически значимым документом.
• Контроль статусов перевозки в реальном времени – это удобно не только для логистов, но и для клиентов.
• Снижение налоговых рисков при правильном оформлении. Чем меньше ошибок, тем лучше бухгалтеру и владельцу бизнеса.
• Возможность быстро проверить наличие документа сотрудником ГИБДД по QR-коду или запросу в ГИС ЭПД.

Частые вопросы и ответы

Нужна ли параллельно бумажная версия электронной накладной?

Нет. Но возможны обе ситуации. Например, водитель машины на этапе перевозки может предъявить инспекторам ГИБДД или Ространснадзора транспортную накладную в виде бумажного экземпляра.

А может просто показать QR-код инспектору ГИБДД, который отсканирует его с помощью служебного планшета. Вместо QR инспектор может сделать запрос в ГИС ЭПД по госномеру транспортного средства или по номеру водительского удостоверения.

Какой подписью подписывают титулы ЭТрН?

Основные титулы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Водитель может использовать простую электронную подпись (ПЭП) или усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) через мобильное приложение операторов для подтверждения отдельных операций – титулы 2 и 4. После этого тот же титул обязательно подписывает уполномоченный сотрудник перевозчика (логист или диспетчер) своей УКЭП или УНЭП + МЧД. Подпись сотрудника с МЧД приравнивается к подписи организации. На сайте ФНС и у операторов есть инструкции по правильному применению подписей.

Что делать, если в ЭТрН ошибка или изменились условия перевозки?

Ошибки в уже подписанных титулах исправляют путем оформления корректирующих сведений или дополнительных титулов. Пример – замена водителя.

Если изменились условия конкретной перевозки (стоимость, маршрут, грузополучатель), то стороны заполняют соответствующие дополнительные титулы. Порядок обмена предусмотрен форматом и правилами операторов ИС. Если нужного пункта нет в документации, то обратитесь с запросом в техподдержку.

Что будет, если ЭПД нужен, но его оформили на бумаге?

Это приравнивается к нарушению. Если факт был выявлен инспектором ГИБДД, то он может ограничиться устным предупреждением – мера действует до начала марта 2027 года. Плюс отдельной статьи в КоАП за отсутствие электронной транспортной накладной пока нет.

Но если нарушение регистрирует другое ведомство, то выписывается штраф по другим основаниям. Например, за отказ в признании расходов на перевозку и в вычете НДС. У экспедиторов своя ответственность.