Дизайнеру нужно подготовить три баннера для запуска. На внутренней доске команды рядом с этой работой находятся задачи по рассылке, лендингу, аналитике, согласованию бюджета и работе других исполнителей. Чтобы дизайнер получил исходники, увидел сроки и передал результат, открывать ему весь проект не нужно.
В Канбано доступ можно выстроить по объёму реальной работы: поделиться одной карточкой, создать отдельную доску для регулярного взаимодействия или подключить человека с подходящим уровнем доступа. Главное — сначала определить, что именно подрядчик должен видеть и делать, а уже потом выбирать способ подключения.
Сначала определите границы работы подрядчика
Сам факт совместной работы ещё не означает, что внешнему специалисту нужна вся доска. В одном проекте подрядчик получает одну задачу на несколько дней, в другом — постоянно работает с командой и ведёт сразу несколько карточек.
Допустим, дизайнеру нужно подготовить три баннера. Для работы ему понадобятся размеры, тексты, исходники, срок и комментарии после проверки. Информация о том, как команда согласовывает бюджет, готовит рассылку или распределяет задачи между другими специалистами, на результат дизайнера не влияет.
Поэтому перед выдачей доступа полезно ответить на три вопроса: какие задачи человек должен видеть, должен ли он что-то менять и будет ли его участие разовым или регулярным. После этого становится понятнее, нужна ли ему одна карточка, отдельная доска или полноценное участие в общем процессе.
Если нужна одна задача, поделитесь карточкой
Для разовой работы нет необходимости открывать подрядчику весь проект. В Канбано можно собрать необходимый контекст в одной карточке и поделиться именно ею.
Например, карточка «Подготовить три баннера к запуску» может содержать исполнителя, дату, исходники, требования к размерам и чек-лист с нужными форматами. В результате подрядчик получает одну точку входа вместо нескольких сообщений в мессенджере и ссылки на большую доску, в которой ещё нужно найти свою работу.
При такой схеме важно проверить не только доступ, но и качество самой постановки. Если после открытия карточки человеку всё равно приходится уточнять, что нужно сделать, где лежат материалы и какой результат считается готовым, проблема уже не в настройках доступа.
Для разовой задачи достаточно проверить четыре вещи: понятен ли ожидаемый результат, приложены ли необходимые материалы, указан ли срок и можно ли по карточке определить, когда работа завершена.
Для регулярной работы создайте отдельную доску
Одна карточка перестаёт быть удобной, если подрядчик работает с командой постоянно. Например, дизайнер каждую неделю получает несколько новых макетов, отправляет их на проверку, вносит правки и переходит к следующим задачам.
В таком случае в Канбано можно создать отдельную доску именно для внешнего взаимодействия. Простая структура может выглядеть так:
К постановке → В работе → На проверке → Готово
В «К постановке» команда размещает подготовленные задачи с материалами. Когда подрядчик приступает к работе, карточка переходит дальше. Готовый результат отправляется на проверку, а после согласования задача закрывается.
Так у команды остаётся внутренняя доска со всем проектом, а подрядчик работает только с той частью процесса, в которой действительно участвует. Для маркетолога запуск может состоять из текстов, рассылки, аналитики, дизайна и лендинга, а для внешнего дизайнера тот же проект — из пяти конкретных макетов. Обеим сторонам не обязательно видеть одинаковую структуру работы.
Не переносите на внешнюю доску внутренний процесс
После создания отдельной доски легко уйти в другую крайность и начать копировать туда почти весь проект. Тогда рядом с задачами дизайнера появляются внутренние согласования, работа других подрядчиков, подготовка текстов и пункты, по которым внешний исполнитель вообще ничего не должен делать.
Полезный фильтр здесь простой: должен ли подрядчик что-то сделать или узнать из этой карточки? Если нет, задача может остаться на внутренней доске команды.
Например, дизайнеру не обязательно видеть весь процесс подготовки текста для баннера. Команда может согласовать формулировки внутри своего рабочего пространства, а в карточку подрядчика передать уже готовый текст вместе с исходниками и требованиями к макету.
Так внешняя доска не превращается в копию основной. Подрядчик получает информацию, которая нужна для следующего действия, а команде не приходится поддерживать две одинаковые версии одного проекта.
Выбирайте уровень доступа по действиям человека
В Канбано есть роли владельца, редактора и читателя, а также доступ по ссылке и гостевой просмотр. Уровень доступа удобнее выбирать не по принципу «сотрудник или подрядчик», а по тому, что конкретный человек должен делать с проектом.
Если подрядчик участвует в работе с карточками вместе с командой, ему нужен доступ, который позволяет это делать. Если заказчику или руководителю достаточно посмотреть состояние проекта, давать возможность редактирования нет необходимости.
То же относится к разовым участникам. Если человеку нужно только открыть конкретную задачу и получить из неё контекст, нет смысла подключать его ко всей рабочей структуре.
Такой подход позволяет не вводить одно правило для всех внешних участников. Один подрядчик может постоянно работать на отдельной доске, второму достаточно одной карточки, а третьему нужен только просмотр результата.
Проверьте внешний контур на одном подрядчике
Не обязательно сразу перестраивать всю работу с внешними исполнителями. Для проверки достаточно взять одного текущего подрядчика и один проект.
Сначала оставьте только те задачи, где он действительно участвует. Если задача одна — соберите необходимую информацию в карточке и поделитесь ею. Если задач несколько и они проходят повторяющийся путь, создайте отдельную доску и вынесите туда только точки взаимодействия с подрядчиком.
После этого выберите уровень доступа по реальным действиям человека. Не нужно заранее открывать больше возможностей «на всякий случай»: если текущего объёма не хватит, это проявится в работе.
Через несколько дней станет понятно, правильно ли проведена граница. Если подрядчик постоянно просит прислать материалы, объяснить соседние задачи или уточнить, что происходит дальше, ему не хватает контекста. Если он самостоятельно получает постановку, работает с материалами и понимает следующий шаг, расширять доступ не требуется.
Если хотите проверить подход на реальном проекте, настройте доступ для одного текущего подрядчика: поделитесь нужной карточкой или создайте отдельную доску и оставьте на ней только точки взаимодействия. Канбано сейчас полностью бесплатен, без ограничений по количеству пользователей, досок и карточек, поэтому для такого теста не нужно покупать дополнительные лицензии.
Хороший внешний контур не показывает подрядчику максимум информации. Он показывает ровно столько, чтобы человек мог получить задачу, найти нужные материалы, выполнить свою часть работы и передать результат обратно команде без постоянных уточнений.
Комментарии
Войти, чтобы комментировать