С 1 сентября бумажные накладные больше не работают: что меняется для бизнеса с ЭПД (ЭТрН)

Ранее я рассказывал, как в 2025 году стал индивидуальным предпринимателем и открыл компанию по грузоперевозкам. За последние полгода наша сфера переживает много сложностей, которыми я уже делился: проблемы с топливом, атаки на склады Wildberries, отказ водителей ездить в южные регионы. А с 1 сентября 2026 года коммерческие грузоперевозки в России переходят на обязательный электронный документооборот. Бумажные бланки уступают место цифровым, а весь путь товара будет фиксироваться в единой государственной базе.

В этой статье разбираю, почему это касается не только транспортных компаний, как водителю подписать документ и кому можно продолжать использовать бумагу.

Кого это касается (и кого — нет)

Если вы обычный человек и заказываете газель, чтобы перевезти диван из квартиры на дачу, вас изменения не коснутся. Но если вы представляете бизнес — неважно, ООО вы или ИП, — правила игры меняются. 

Цифровизация грузовой логистики – это обеспечение прозрачности, создание цифрового следа, сокращение серых схем и формирование добросовестной конкурентной среды – для бизнеса это снижение издержек, для государства это управляемость и достоверность данных», – заявил директор Департамента цифрового развития Минтранса России Артём Юренков. 

Что именно станет цифровым

Под изменения и цифровизацию попали все основные бумаги, сопровождающие груз в пути. В профессиональной среде используют термин ЭПД (электронный перевозочный документ).

Вот что попадает под это понятие:

• Товарно-транспортные накладные для автоперевозок (самый частый сценарий, его обычно называют ЭТрН).
• Заявки и заказы на предоставление транспорта.
• Железнодорожные и авиационные грузовые бланки.
• Экспедиторская документация (расписки, поручения).

По содержанию это те же самые формы, что и раньше: в них указывают, кто отправляет, кто везет, какой груз, сколько мест и на каком транспорте. Разница только в механике. Раньше бухгалтерия печатала стопку бумаг, водитель вез их заказчику, тот подписывал, отдавал водителю, и бумаги ехали обратно. Теперь логист создает запись в программе и подписывает ее своей электронной подписью. Перевозчик видит заявку, назначает машину. Водитель в кабине открывает приложение на смартфоне и отмечает, что груз принят. По факту разгрузки получатель подтверждает приемку. Весь маршрут и все статусы видны в госсистеме ГИС ЭПД в реальном времени. Потерять такой документ физически невозможно. 

Право подписи и доверенности

Руководителю компании понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП), если ее еще нет. Но для водителей предусмотрен упрощенный механизм, они будут авторизовываться и подтверждать факт погрузки-разгрузки через мобильные приложения операторов ЭПД. Конкретная реализация зависит от выбранного сервиса, но суть одна: смартфон заменяет ручку.

А вот офисным сотрудникам — логистам, менеджерам по снабжению, кладовщикам — понадобится не только подпись, но и машиночитаемая доверенность (МЧД). Если накладные подписывает не гендиректор, а наемный сотрудник, система и контрагенты должны видеть в специальном реестре, что у этого человека есть на это полномочия.

Когда бумага еще легальна

Просто решить продолжать пользоваться бумажными бланками вместо ЭПД уже не получится. Минтранс установил закрытый перечень ситуаций, когда допускается оформление документов в бумажном варианте. Среди них:

• перевозки воинских грузов;
• отдельные перевозки с участием иностранных контрагентов;
• перевозки для личных, семейных и домашних нужд физических лиц;
• чрезвычайные ситуации и другие особые правовые режимы в отдельных субъектах страны;
• отсутствие технической возможности оформить документ в электронном виде в связи с обстоятельствами непреодолимой силы.

Полный список исключений в Приложении к Приказу Минтранса России от 3 апреля 2026 года №115 здесь.

Амнистия на штрафы

Президент поручил надзорным ведомствам объявить переходный период до 1 марта 2027 года. Это значит, что если инспектор на трассе остановит фуру, а у водителя на руках будет только старая бумажная накладная, штраф выписывать не станут. Максимум , что ждет водителя в такой ситуации, — это устное предупреждение.

Но расслабляться не стоит. Во-первых, бумажный бланк транспортной накладной все равно должен быть (ездить вообще без документов нельзя). Во-вторых, контрагенты могут просто отказаться отгружать вам товар или принимать его, если вы технически не готовы работать в электронном виде.

Что вы думаете об изменениях?