Организационные структуры могут быть разными: иерархическими, гибкими, плоскими, гибридными, матричными. Нельзя сказать, что какая-то из них лучшая. На самом деле каждая из них по-своему хороша: решает свои задачи и эффективна в определённых условиях применения.
В этом материале мы не будем разбирать, какую оргструктуру вам лучше выбрать. Мы расскажем об инструментах, с помощью которых вы сможете проектировать систему управления и поддерживать ее в актуальном состоянии. В списке инструментов указаны только отечественные сервисы, а также решения, доступные в РФ.
Системы управления проектами со встроенными конструкторами оргструктуры
В этом разделе собраны облачные сервисы, предназначенные для управления проектами и для решения смежных задач.
Projecto: простая и удобная BPM-система
Projecto — это комплексная, но при этом сбалансированная и достаточно гибкая система управления проектами. Продукт делали «для себя». Имеет встроенное безлимитное хранилище файлов, всё для документооборота, календарные графики. А также большое количество списков задач, разные способы рассылки уведомлений, мобильные приложения и полезные опции для HR-служб.
Возможности для визуализации оргструктуры:
- Простой визуальный конструктор с созданием своих служб и отделов.
- Карточки и поля для описания подразделений —контактных данных, связанных мест и другого.
- Настройки для рассылки уведомлений при добавлении в задачи (на роли наблюдателей или исполнителей.
- Создание своих типов должностей.
- Учёт подчинённых подразделений и быстрый переход в карточки отделов и сотрудников.
- Один сотрудник может числиться в разных подразделениях или проектах — подходит для гибких и матричных структур.
- Экспорт в PDF — векторная графика.
Дополнительные возможности:
- Постановка и учёт задач, рассылка уведомлений — push в браузерах и нативных мобильных приложениях, email, Telegram.
- Все самые востребованные форматы отображения — календарные графики, диаграммы Ганта, списки, канбан, таблицы.
- Информативные и функциональные карточки сотрудников идеальны для HR-задач. Есть учёт плановых и внеплановых отпусков, командировок, контактных данных, реквизитов, должностей, сканов документов, графиков, дней рождения.
- Личные чаты и обсуждения по задачам. Можно прикрепить файлы, документы и ссылки, закреплять важные сообщения и отслеживать цепочки.
- Удобная система заметок и тегов.
- Система для хранения и учета рабочих документов с настраиваемыми полями в карточках учёта.
- Подробная статистика по сотрудникам, задачам и нагрузке.
- Сравнение календарей.
- Распределение прав доступа.
- Система виджетов для компоновки удобного рабочего пространства.
Стоимость:
Projecto — облачный сервис, поэтому работает по подписке.
Стоимость — одного рабочего места от 288 до 400 рублей в месяц. Итоговая цена зависит от количества лицензий и периода предоплаты. Разделения по функциям и тарифам нет.
Пробный период — до 30 дней. Бесплатных тарифов нет, вместо этого можно использовать demo-стенд.
Аспро.Cloud: CRM-система с модульной структурой
Аспро.Cloud — это локализованный в России SaaS-сервис Flowlu. Владелец — компания Cloud Solutions Global из Объединённых Арабских Эмиратов.
Ключевой функционал — учёт сделок с клиентами (CRM-система). Но и за счёт модульной структуры вы можете дополнить базовые возможности: добавить корпоративную базу знаний, проекты BPM-системы, тайм-трекер, учёт складских остатков и финансов, конструктор бизнес-процессов. Есть, в том числе, и интерфейс для проектирования оргструктуры.
Возможности для визуализации оргструктуры:
- Модуль можно активировать или выключать по потребности. Предполагается, что он будет интересен компаниям, у которых 30+ сотрудников. Без визуального конструктора оргструктуры есть встроенная система распределения ролей на основе групп пользователей — она предполагает плоскую структуру.
- Оргструктуру можно отобразить в виде графической схемы или в виде списка,тоже с иерархией.
- Карточки в структуре могут иметь большое количество атрибутов: название, должность, внутренние коды и номера, описание, назначенные сотрудники. Для более сложных задач есть система произвольных полей.
- Есть возможность настройки параметров оформления отдельных элементов: цвет, скрытие, группировка дочерних элементов.
- Система сама выявляет сотрудников, которые по каким-то причинам ещё не назначены на должности в оргструктуре.
- Графическую схему можно выгрузить в PNG — с прозрачностью, но без масштабирования, как в векторной графике.
Дополнительные возможности:
- Аспро.Cloud имеет массу встроенных модулей для разных целей: CRM, управление проектами и задачами, финансами, бизнес-процессами, товарными каталогами, базами знаний, документами.
- Если нужного модуля нет, можно воспользоваться готовыми интеграциями: электронной почтой, IP-телефонией, мессенджерами, онлайн-чатами для сайтов.
- Для быстрой настройки типовых конфигураций можно использовать шаблоны.
- Есть система автоматизации рутины — роботы и триггеры, и система отчётов.
- Можно скачать приложения для мобильных.
Стоимость: есть бесплатный тариф, но он ограничен по функционалу и размеру диска — подойдёт для личного использования или небольших команд.
Платные подписки оформляются пакетами от 5 пользователей, от 2 090 рублей в месяц. Это цена без пакетов расширения: для диска, процессов и пользователей. Тарифы дополнительно делятся по функциям. Максимальная конфигурация для корпоративных клиентов со складским учётом — от 15 500 рублей в месяц.
Пробный период — 14 дней.
Platrum: сервис автоматизации управления бизнесом
Platrum — российский сервис автоматизации менеджмента. Его разрабатывает и поддерживает команда из Москвы, совладелец — создатель сервиса Roistat.
По аналогии с Аспро работает по принципу «всё в одном». Внутри — учёт складских остатков, корпоративная база знаний, LMS-система для проведения внутреннего обучения сотрудников и онбординга. А также всё для финансового планирования и учёта, встроенный парольный менеджер и система контроля качества. Есть и конструктор оргструктуры.
Возможности для визуализации оргструктуры:
- Модуль для проектирования структуры компании активен по умолчанию и доступен даже на бесплатном тарифе.
- Основные сведения о сотрудниках и должностях можно посмотреть прямо в схеме — во всплывающем окне по клику.
- К каждой должности можно прикрепить должностные инструкции — это реализовано через wiki-раздел.
- Есть система отслеживания истории назначений, тоже в разрезе должностей — кто и когда работал на этом месте.
- Для должностей можно прописать цели, задачи и результат — KPI или ценный конечный продукт. А также прикрепить связанные бизнес-процессы, в которых будет участвовать та или иная должность).
- Реализованы карточки сотрудников. Есть контакты, примечания, даты найма и увольнения, дни рождения, ответственные рекрутёры. График, история карьерных перемещений, пройденные курсы, расчёт и статистика заработной платы, выданные товарно-материальные ценности. Для быстрого поиска годовщин и сотрудников есть настраиваемые фильтры.
- Внутри схемы отображены актуальные метрики для каждого отдела, подразделения или должности.
- Есть настройки внешнего вида блоков и опция выделения цветом сотрудников на испытательном сроке.
- Для удобства сложные иерархические структуры можно выводить в виде вертикальной ленты дочерними элементами.
Дополнительные возможности:
- Финплан, хранилище паролей, встроенная база знаний, LMS, учёт бронирований, конструктор бизнес-процессов, контроль качества, корпоративный мессенджер и другие функции.
- Автоматический расчёт KPI и метрик для сотрудников и отделов, подразделений.
- Мобильные приложения.
- Модуль задач реализован как сквозной, с канбан-досками и другими вариантами отображения. Есть система тегов, связанные задачи и подзадачи, чек-листы, комментарии и дополнительные поля — категории, колонки в досках, должности и прочее.
Стоимость: стартовый тариф бесплатный, но рассчитан на одного пользователя.
Платные подписки — пакетами от 1 425 рублей в месяц за 5 пользователей, дополнительные рабочие места можно докупать. Тарифы без технических ограничений на количество операций — от 3 675 рублей в месяц. С доступом к бэкапам — от 14 925 рублей в месяц, примерно по 742 рублей за каждого пользователя.
Тестирование любого платного тарифа — до 14 дней.
Профильные HR-сервисы с инструментами для визуализации оргструктуры компании
Ниже собраны сервисы и инструменты для HR-отделов и служб.
VK People Hub: комплексное on-premise решение от VK
VK People Hub — корпоративный портал управления опытом сотрудников и социализации. Есть только в виде оn-premise-версии для установки на корпоративном сервере, но с обслуживанием и обновлением от команды официальных разработчиков. Мы сравнивали сервер, on-premise и облако — решите, подходит ли такой вариант для вас.
Обратите внимание: для установки, настройки и обновления нужен системный администратор.
Возможности для визуализации оргструктуры:
- Быстрый поиск и фильтрация сотрудников по должности, подразделению, местоположению и ФИО.
- Раздельный учёт подразделений и команд.
- Переход из оргструктуры к конкретным профилям сотрудников и краткая справка по отделу: руководитель, контакты, описание.
- Группировка карточек сотрудников по подразделениям.
- Просмотр сводной статистики — количество сотрудников в отделах и командах.
- Из возможностей стилизации — добавление своих логотипов, в том числе для подразделений.
Дополнительные возможности:
- Микросервисная архитектура на базе Kubernetes — подойдёт для крупных компаний, легко масштабируется и справляется с существенными нагрузками.
- Глобальный сквозной поиск информации, в том числе по корпоративным документам и инструкциям.
- Персонализированный контент и новостные ленты.
- Элементы геймификации на основе внутренней валюты — коинов.
- Опросы и анкетирование, управление мероприятиями.
- Встроенный конструктор сайтов.
- Корпоративное хранилище файлов и база знаний.
- Бронирование переговорных, сбор идей и обратной связи.
- Система управления проектами и задачами.
- API и SDK для создания виджетов. Тесная интеграция с другими продуктами VK для бизнеса — корпоративной почтой, документооборотом, наймом персонала, мессенджером.
- Управление вовлечённостью, эффективностью и талантами — VK People Hub Talent.
Стоимость: вместо on-premise можно выбрать размещение ПО в VK Public Cloud — нужно будет платить за облако.
Стоимость лицензий индивидуальная, зависит от интеграций. Доступ к обновлениям — 22% от стоимости лицензии каждый год.
Jinn: платформа автоматизации HR-задач
Jinn (бывший AppRaise) — это HR-сервис для сбора обратной связи, проведения опросов и оценки сотрудников. А также автоматического расчёта OKR — Objectives and Key Results, переводится как «цели и ключевые показатели/результаты».
Для визуализации данных есть интерактивная схема организационной структуры компании.
Возможности для визуализации оргструктуры:
- Простой визуальный конструктор.
- Карточки для схемы можно кастомизировать: добавить заголовок, описание, картинки.
- Персональные данные сотрудников при выводе в оргструктуре можно скрывать.
- Сотрудников можно группировать без обязательного назначения руководителей, например, для Agile-команд и по разным условиям: местоположению, возрасту, должности, проекту, стажу.
Дополнительные возможности:
- Интеграции с внешними сервисами. Список сотрудников можно загрузить из них или в табличном формате.
- Опросы eNPS — лояльность сотрудников, EVP — ценностное предложение, оценка 360 градусов, матрица 9-boxes, Performance Review, окно Джохари. Сами опросы можно автоматизировать и проводить по расписанию.
- Результаты и статистика отображаются в дашборде в разных форматах.
Стоимость: подписка на Jinn — минимум 200 000 рублей в год без сопровождения экспертами. Примерный расчёт — по 125 рублей в месяц за каждый профиль, по которому ведёте статистику. В стартовом пакете можно обслуживать до 133 профилей. Свыше 1 000 сотрудников — по 100 рублей в месяц.
Чем ещё можно воспользоваться для визуализации и оптимизации оргструктуры: программы и сервисы
Оргструктуру можно нарисовать от руки — в блокноте или на листе бумаги. Но в этом случае актуализация информации будет невозможна — каждый раз схему нужно будет перерисовывать заново.
Удобнее использовать программные решения:
- Табличные или текстовые процессоры. Ведение иерархических списков наиболее удобно в текстовых редакторах, но могут быть полезны и таблицы:
- ONLYOFFICE — бесплатная реализация российского платного пакета P7.
- LibreOffice с открытым исходным кодом).
- Яндекс.Документы — облачная реализация P7 в комплекте с Диском.
- P7-Офис — платный.
- МойОфис — платный.
- Конструкторы интеллект-карт и диаграмм:
- Freeplane — бесплатный софт, требует навыков Java-программирования.
- Diagrams.net (бывший Draw.io) — бесплатное web-приложение и набор десктопных программ. Работает в любом браузере, данные можно хранить на облачном диске или ПК.
- Obsidian — бесплатный кроссплатформенный софт для ведения заметок. Строит структурные схемы на основе иерархии внутренних страниц и связей между ними, можно синхронизировать с облаком.
- Excalidraw — бесплатный web-сервис, работает без регистрации.
- WiseMapping — бесплатный web-сервис с регистрацией аккаунта и групповым редактированием, есть скрипты для установки на свой сервер.
- IOctopus — платный облачный сервис. Принимает российские карты, цены в рублях, есть бесплатный стартовый тариф с экспортом PDF.
- BoardMix — тоже платный, от китайской команды. Поддерживается оплата из России, возможна покупка навечно, есть бесплатный стартовый план.
- Графические редакторы. Рекомендуем использовать редакторы векторной графики — SVG или PDF могут масштабироваться на любой размер холста. Актуально для объёмных схем и при печати на больших полотнах:
- НейроХолст — web-сервис с онлайн-редактором и нейросетью для генерации изображений.
- Inkscape — бесплатный кроссплатформенный векторный редактор с открытым исходным кодом.
- Method — векторный онлайн-редактор без регистрации.
- Photopea — продвинутый растровый редактор. Как PhotoShop, но бесплатный и работает в браузере. Данные хранит и обрабатывает локально, без загрузки на сервер).
Другие 30+ инструментов для проджект-менеджеров — в нашей статье.
Выводы и рекомендации
Вы можете нарисовать схему своей оргструктуры в блокноте, но тогда карта не будут интерактивной — она не сможет меняться вместе с вашим проектом или компанией.
Удобнее использовать профильный софт, например, конструкторы схем или диаграмм, графические редакторы. Но ещё лучше, когда конструктор оргструктуры встроен в ваш инструмент управления. Тогда схема организационной структуры будет не просто интерактивной, она будет тесно связана с реальными бизнес-процессами, подразделениями, сотрудниками и их задачами.