Контроль поручений
Что такое поручение? Поручение руководителя – это обычно устное задание подчинённым сотрудникам или руководителям нижестоящих служб и отделов, которое носит больше рекомендательный характер, так как не имеет официально закреплённого в документах статуса.
Должен ли сотрудник выполнять поручения?
Например, в системе государственного делопроизводства (ЕГСД) фигурируют только понятия «приказ» и «распоряжение». Это полноценные документы, которые печатаются и подписываются руководителями или руководящими органами и доводятся до подчинённых.
Вместе с тем многие работодатели включают в трудовые договоры формулировки о необходимости выполнения работниками «иных поручений руководителей». Без письменных распоряжений, обозначения конкретных сроков и других важных действий со стороны управленцев никакой юридической силы такие поручения не имеют.
Любой трудовой спор в этом случае будет на стороне сотрудника – если персоналу придётся выполнять обязанности, которых нет в трудовом договоре или в должностной инструкции. Но сейчас не об этом.
Так или иначе под поручениями внутри разных компаний могут пониматься различные распорядительные документы, главное, чтобы их статус был закреплён официально.
Суть у всех распоряжений руководителя, в том числе поручений – возложение обязанности выполнить те или иные действия.
Поэтому у них должны быть:
- конкретные сроки или периодичность;
- точное указание необходимых действий и получаемого результата;
- соответствующее обеспечение;
- контроль.
При желании руководитель может добавить мотивацию или демотивацию (тут уже по предпочтениям).
Как и с помощью чего контролировать поручения
Поручения – это обычно мелкие распоряжения, которые многие руководители даже не документируют. Но чем больше объём поручений, тем сложнее отслеживать статус работы над ними и контролировать их результат.
Максимально простой контроль поручения – привязка к статусу «выполнено» или «не выполнено».
Так как многие задачи не бесконечны по времени, логично установить фиксированные даты контроля.
Простой пример.
Поручение:
Подготовить квартальный отчёт в соответствии с установленным форматом. Предоставить результат не позднее 15 января 2022 года.
Статусами такого распоряжения условно могут быть:
- составлено — ожидает доведения до ответственного сотрудника,
- принято в работу — когда сотрудник согласился с поставленной задачей,
- отклонено — если сотрудник мотивировал свой отказ,
- на контроле — после сдачи результата, но до момента оценки качества,
- просрочено — если все сроки вышли, а результата нет,
- сдано — в случае положительного результата контроля.
Контроль может быть итоговым или промежуточным. Результат работы может принимать один человек, а может целая коллегия — комиссия, состоящая из профильных или ответственных специалистов.
Сами поручения, как и задачи, могут быть разовыми или периодическими.
Projecto – эффективный инструмент контроля поручений
Перечисленные выше аспекты существенно усложняют процедуру контроля. При большом объёме задач и поручений легко запутаться и что-то забыть или упустить.
Чтобы этого не произошло, лучше всего применять системы автоматизации, такие как Projecto.
Наше решение работает «как сервис» – в облачной инфраструктуре. Не нужно ничего устанавливать на рабочие места сотрудников – достаточно одного браузера.
Projecto гибко подстраивается под любую методологию управления и позволяет легко контролировать любое количество задач и поручений. Задания, в свою очередь, могут перепоручаться нижестоящим сотрудникам и службам, дробиться на производные задачи и не только.
В любой момент вы можете запросить промежуточный отчёт и проконтролировать статус работы над поручением. Есть система настраиваемых фильтров по статусам и срокам.
Чтобы подчинённые не забывали о своих задачах, есть эффективная система уведомлений и готовые мобильные приложения. Все коммуникации, обмен файлами и документами, переписка и другие действия происходят внутри системы и сохраняются там даже в случае ухода сотрудника.
Интересно? Попробуйте Projecto в деле (это бесплатно)!