Как составить информационное письмо + примеры оформления

Информационные письма могут применяться для разных задач бизнеса. Наиболее частые ситуации применения: официальные бумажные уведомления контрагентам и партнерам (для информирования о чем-либо), а также маркетинговые электронные письма клиентам и подписчикам в рамках массовых или триггерных email-рассылок. Расскажем о каждом виде информационных писем максимально подробно, а также поможем с написанием, оформлением и покажем примеры наиболее удачных.

Что такое информационное письмо

Каким бы ни был канал доставки письма, в бумажном конверте через Почту, с помощью курьерской службы, в электронном виде и т.п., одному адресату, выделенному сегменту или неограниченному кругу лиц, отличительным признаком информационного письма будет оставаться его цель.

Информационное письмо – это письмо, которое содержит некую официальную информацию, которую отправитель хочет донести до адресата. Например, это могут быть какие-то публичные заявления, данные о важных событиях и изменениях в условиях работы / сотрудничества, новости, технические инструкции, рекомендации, предупреждения, приглашения, извинения и т.п.

В информационном письме не должно быть рекламы. Лучше всего, если письмо написано в деловом стиле.

Некоторые информационные письма могут требовать обязательного ответа или фиксации в журнале входящих документов.

Например, в Projecto есть специальный функционал для учета и работы с деловыми письмами.

Задачи информационного письма

В зависимости от цели отправки информационного письма, оно может решать одну или сразу несколько задач:

1. Оповещение о чем-либо или анонсирование предстоящих событий. Такие письма применяют, когда нужно донести какую-либо важную информацию – о различных фактах и событиях. Например, письмо информирует адресата о смене реквизитов или об изменении условий сотрудничества (обслуживания, цен и т.п.).
2. Автоматизация коммерческих рассылок. Информационные письма могут быть частью системы рекламных рассылок. Они нужны, чтобы отправлять не только рекламу, но и полезную информацию, которая обеспечивает постоянный интерес к каналу коммуникации со стороны подписчиков – так они не забудут о вас и о ваших товарах / услугах.
3. Формирование правильного образа компании или бренда. Письма могут сопровождать деятельность компании и использоваться для выражения благодарности, для пересылки договоров, для сопровождения гарантийных писем и т.п. В итоге аккуратность, педантичность и пунктуальность будут ассоциироваться к вашей компанией. Это как часть всего комплекса коммуникаций.
4. Подтверждение какого-либо факта или события. Информационные письма в большинстве случаев используют для квитирования информации, например, для подтверждения заключения сделки, получения оплаты, пакета сопроводительных документов и пр. Если речь о полноценном документообороте, то факт получения письма могут фиксировать не только журналы входящих или исходящих документов, но и извещения о получении от Почты России или документы курьерских служб.

Когда его пишут

Информационное письмо составляют, когда нужно заблаговременно сообщить адресату важные сведения. В деловом общении такие письма используют для:

• информирования об изменениях условий договора, цен, порядка работы или сроков;
• сообщения о новых продуктах, услугах, предложениях и других важных новостях компании;
• уведомления клиентов и контрагентов о предстоящем мероприятии;
• доведения актуальных сведений о деятельности организации до нужного круга лиц;
• передачи дополнительных данных, документов или материалов;
• напоминания о ранее достигнутых договоренностях или сроке действия условий.

В отличие от запросов, просьб и других деловых писем, информационное письмо обычно не требует ответа. Его задача – своевременно предоставить получателю необходимую информацию.

Какие виды информационных писем бывают

Информационные письма можно разделить по видам на основе целей и задач, которые мы обозначили выше. Основной критерий группировки – характер сообщаемых сведений: уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и ненавязчивая реклама.

Письмо-уведомление

Такое письмо информирует адресата о факте, изменении или о событии, которое может повлиять на дальнейшие деловые отношения. Чаще всего в нем сообщают об изменениях условий договора, стоимости, сроков, порядка работы, реквизитов или других важных данных компании.

Оно может являться официальным документом и оформляться на бланке организации с присвоением исходящего номера по журналу учета.

Письмо-напоминание

Оно напоминает о ранее согласованных условиях, сроках, обязательствах или о предстоящих событиях. Задача напоминания – обратить внимание получателя на важный момент и снизить вероятность пропуска срока / срыва договоренностей.

Например, письмо может напоминать о приближающемся сроке оплаты, об окончании действия договора, о запланированном мероприятии или о необходимости предоставить документы для заключения сделки.

Письмо-подтверждение

Фиксирует факт получения информации, документов, заказа, заявки или согласия с определенными условиями. Его также используют, чтобы подтвердить договоренности между организациями.

В зависимости от ситуации письмо может являться ответом на обращение контрагента. В тексте указывают, что именно подтверждается, приводят конкретные данные, даты и при необходимости ссылаются на номер входящего документа.

Письмо-заявление

Содержит официальное заявление организации или конкретного лица по определенному вопросу. Оно может информировать о намерении, позиции, решении или просьбе, связанной с деловыми отношениями.

В отличие от обычного информационного сообщения, письмо-заявление нередко предполагает дальнейшие действия адресата. Поэтому важно четко сформулировать суть обращения и указать необходимые обстоятельства.

Рекламно-информационное письмо

Такое письмо совмещает информирование с ненавязчивым продвижением товаров / услуг или бренда (торговой марки). Его направляют клиентам и подписчикам (целевой аудитории).

Прямой рекламы или призывов к действию в письме может не быть. Но само сообщение о выходе новых продуктов, снижении стоимости, появлении специальных предложений, проведении маркетинговых мероприятий и т.п., может простимулировать интерес к продукту.

Даже если целевое действие не требуется, в письме логично вставить ссылки или иную информацию, чтобы клиент мог открыть страницу сайта, оставить заявку, сделать заказ или уточнить интересующую его информацию.

Структура – какие элементы и реквизиты должны быть в информационном письме

Любое информационное письмо должно содержать следующие элементы:

• Шапка. Сюда стоит вынести самую важную информацию: реквизиты отправителя, например, название компании, должность и ФИО ответственного лица (ООО «Общество предпринимателей», директор департамента по обслуживанию клиентов Иванов Иван Иванович), данные адресата (кто получатель, если это именное письмо), регистрационные данные документа (исходящий номер, дата и т.п.).
• Тема письма. Тот информационный повод, по которому вы беспокоите получателя. В теме кратко и емко должен быть сформулирован основной посыл. Если речь о email-рассылках, то в тему можно добавить немного интриги, чтобы повысить открываемость. Но без фанатизма, так как алгоритмы почтовых сервисов могут не оценить ваше творчество и пометить письмо как спам.
• Основной текст. Первый абзац лучше всего начать с обращения к адресату. Далее нужно уточнить причину обращения, а затем раскрыть остальные детали. Если текст получается большим, то его лучше разделить на короткие абзацы и формулировать мысли максимально конкретно. При необходимости можно добавить приложения, документы, проставить ссылки и предоставить иные информационные материалы.
• Подпись отправителя. Она будет актуальна в том числе и в электронных письмах. Обычно указывают должность, имя и подпись руководителя / другого ответственного сотрудника. При необходимости добавляют контактную информацию, по которой получатель сможет получить дополнительные сведения.

Электронные письма имеют упрощенную структуру, так как часть атрибутов заполняется согласно техническим протоколам: данные отправителя (имя и адрес), данные получателя (кому письмо адресовано), тема (это отдельное поле), прехедер и т.п.

При желании вы можете разносить или выделять визуально нужные элементы, реквизиты и данные – так, чтобы получателю было проще сориентироваться и считать полезную информацию.

Не стоит забывать о стиле оформления и об особенностях выбранного формата письма: бумажное оно или электронное, в виде DOCX или PDF файла, и пр. В каждом случае могут быть свои технические особенности и возможности.

Как написать и составить информационное письмо: инструкция и примеры

Чтобы правильно составить информационное письмо, нужно пройтись по типовым шагам. Это несложно. В итоге вы получите четкую структуру документа и достигнете поставленных целей отправки.

1. Определите цель письма и его задачи. Что конкретно должен узнать адресат и зачем вы отправляете ему сообщение? От ответа на этот вопрос будет зависеть внешний вид письма (как письмо выглядит и в каком стиле должен быть оформлен дизайн), его тон, размер и используемые разделы. Например, письмо контрагенту о подорожании продукции и сообщение клиентам о новом продукте будут похожи по структуре, но могут сильно отличаться по содержанию.
2. Уточните особенности целевой аудитории / получателя и формат. Это тоже делается на основе целей и задач. От того, кому будет адресовано письмо, заказчику, контрагенту, сотруднику, руководителю или широкой аудитории, будет зависеть формат и тип письма. Для официальной переписки понадобится один, для отправки на электронную почту – другой. Заранее определите, будет ли это бумажное письмо, электронное сообщение, письмо в корпоративной системе или массовая рассылка.
3. Сформулируйте основную мысль и тему. Хорошее письмо должно быть информативным, но лаконичным: получатель должен понять суть уже после первого абзаца. Не начинайте с длинной предыстории. Сразу сообщите, что произошло, что изменилось или какую информацию необходимо довести до адресата.
4. Уточните факты и детали. Если вы сообщаете какую-то информацию, то необходимо подкрепить ее фактами, документами, ссылками на источники и т.п. Даже если дополнительные материалы не требуются, все равно будьте предельно конкретны, сообщайте: даты, номера документов, сроки, стоимость, условия и прочие сведения. Если информации много, разделите текст на небольшие абзацы или списки. Не стоит включать в письмо все, что известно автору. Нужны только данные, необходимые для понимания вопроса.
5. Напишите основной текст. Начните с обращения, если оно уместно, затем сообщите главную информацию и раскройте подробности (при необходимости).
6. Проверьте письмо перед отправкой. Не только тему и содержимое, но и остальные реквизиты: получатель, контакты, ссылки, примечания, дополнительные документы и пр. Убедитесь, что письмо соответствует цели и тону общения, а его содержание понятно без дополнительных пояснений. Особо тщательно проверьте тему письма: она должна точно отражать содержание, а не выглядеть как что-то формальное и отвлеченное, например: «Официальное письмо».
7. Подпишите и отправьте письмо. В любом официальном документе обязательно указываются ключевые реквизиты, например, юридическое наименование компании, должность ответственного лица, плюс проставляется подпись. Электронное письмо может содержать только имя, должность и контакты отправителя. Подпись для большей достоверности можно вставить картинкой, но она будет уместна не всегда. Способ отправки зависит от ситуации: электронная почта подходит для обычной переписки, а в случаях, когда важен факт вручения документа, может использоваться заказное письмо.

Обратите внимание на следующие моменты:

• Если письмо должно иметь полноценную юридическую силу и значимость для каких-то хозяйственных действий, то лучше всего отдать его на проверку опытному юристу. Он проверит правильность формулировок и применимость тех или иных условий в письме.
• Если одно и то же письмо отправляется сразу нескольким лицам, убедитесь, что данные в нем будут адекватно восприниматься всеми адресатами. Для разных групп аудитории лучше подготовить отдельные версии.
• Если вам важны определенные ответные действия, то четко сформулируйте – что именно требуется от получателя и в какой срок.
• Будьте осторожны при создании писем на основе шаблонов! Очень часто при копировании шаблона могут переноситься важные персональные данные, указывающие на других клиентов и получателей. Просто усвойте правило: содержание шаблона всегда нужно адаптировать под конкретную ситуацию. Один и тот же образец информационного письма нельзя механически использовать для разных типов сообщений. Это может привести к нехорошим последствиям и проблемам.

А теперь несколько нюансов относительно определенных типов информационных писем.

Официальное информационное письмо

Такие письма используют в деловой переписке между организациями, при взаимодействии с государственными органами, заказчиками и контрагентами.

Оно оформляется с учетом правил оформления официальных документов: указываются типовые реквизиты, дата и номер документа, проставляется подпись. Текст должен быть нейтральным и точным. Разговорных выражений и неоднозначных формулировок лучше избегать.

Пример:

Уведомление о повышении стоимости услуг

Уважаемый Иван Петрович!

Информируем вас об изменении стоимости услуг по договору № 18 от 15.03.2026. С 1 октября 2026 года стоимость ежемесячного обслуживания составит 20 000 рублей. Остальные условия договора остаются без изменений.

Просим учесть данную информацию при планировании дальнейшего сотрудничества.

С уважением,

Иванов И. И.

Генеральный директор ООО «Компания»

Электронное информационное письмо

При отправке на электронную почту структура обычно проще. Основное внимание уделяют теме, первому абзацу и удобству прочтения с экрана – особенно на мобильных устройствах.

Письмо должно быть лаконичным: длинные блоки текста лучше разбивать на абзацы, списки и короткие разделы. Приложения и ссылки должны быть понятны получателю.

Пример:

Тема: Изменение графика работы 1 октября

Уважаемые покупатели!

Сообщаем, что 1 октября офис по адресу г. Город, ул. Улица, д. 1 будет работать до 15:00 в связи с инвентаризацией.

С 2 октября возвращаемся к обычному графику.

Если у вас запланирована отгрузка товара на 1 октября после 15:00, пожалуйста, свяжитесь с менеджером для переноса.

Письмо в корпоративной среде

Внутри компании информационные сообщения обычно адресуются сотрудникам или отдельным подразделениям. Здесь не всегда нужны реквизиты официального документа, зато особенно важны ясность и конкретика.

Такое письмо может информировать об изменениях процессов, о новых правилах, решениях руководителя, запуске важного проекта или об организационных событиях.

Пример:

Тема: Новый порядок согласования заявок

Коллеги, с 1 октября заявки на закупку проходят согласование через корпоративную систему. Бумажные формы больше не используются. Инструкция и новый шаблон заявки доступны во внутренней базе знаний.

Письмо в email-маркетинге

В маркетинге информационные письма очень часто адресуются клиентам и подписчикам. Они могут сообщать о новых продуктах, обновлениях, мероприятиях, полезных материалах или изменениях условий использования.

Здесь допустим более живой тон, но письмо все равно должно отражать конкретную пользу для аудитории. Если сообщение имеет продающий характер, добавляют понятный призыв к действию.

Обратите внимание! Даже если письмо имеет информационный характер, вам все равно нужно получить согласие с получателя на рассылку рекламных сообщений. Исключение – транзакционные рассылки. Это письма, которые информируют клиента о движениях товара, о доступности сервиса и т.п. Они должны рассылаться с отдельного сервисного адреса.

Пример:

Тема: Новый инструмент для планирования проектов

Мы добавили в сервис CRM-функционал. Теперь ваши менеджеры смогут выстраивать удобные воронки продаж и настраивать автоматизацию.

Посмотрите, как работает новый инструмент (ссылка)

Подробная инструкция доступна в нашем блоге.

Для массовых рассылок особенно важно учитывать особенности целевой аудитории (конкретного сегмента и его триггеров), а также правила почтового сервиса. Если процент отказов или жалоб на спам превысит заданные пороги, вам могут понизить рейтинг и полностью отказать в рассылках.

Удачные примеры информационных писем и шаблоны для типовых задач

Любой из шаблонов ниже можно скачать и использовать в своих целях. Если все устраивает, то оставляйте наши формулировки и просто добавляйте свои реквизиты.