Практическое применение анализа SWOT в управлении компанией

Любой руководитель мечтает о всегда актуальных данные под рукой об объекте или процессе, в отношении которого принимаются те или иные управленческие решения. Но этим мечтам, как правило, не суждено сбыться. Всегда находятся внешние или внутренние факторы, которые влияют на итог. Помимо этого, часто приходиться сомневаться в достоверности или точности исходной информации.

Но как тогда принять идеально сбалансированное решение, чтобы оно учитывало максимум из возможных обстоятельств? Именно в этом может помочь SWOT-анализ. О нём и поговорим ниже.

Что такое SWOT-анализ?

SWOT – это аббревиатура от слов:

• Strengths — преимущества или сильные стороны,
• Weaknesses — недостатки или слабые стороны,
• Opportunities  — возможности,
• Threats  — угрозы.

Первые два пункта относятся к внутренним фактором, в то время как последние два — к внешним.

Во многих источниках данная методология упоминается как способ стратегического планирования. Этот подход используется для планирования личных целей, для управления бизнесом и проектами, в научной деятельности и не только. В реальности никаких ограничений у методологии нет и быть не может.

Однако следует отметить, что это не совсем метод планирования — точнее, совсем не является им. В результате SWOT-анализа не формируются никакие планы.

SWOT-анализ – это инструмент или подход, предназначенный для качественной подготовки данных, на основе которых будут приниматься те или иные руководящие решения. Он позволяет учитывать все возможные факторы: внутренние и внешние, влияющие как положительно, так и отрицательно. В итоге на выходе получается наглядная матрица, которая позволяет лучше увидеть картину происходящего и сформировать наиболее правильное (оптимальное, сбалансированное) решение, учитывающее весь бэкграунд и последствия.

Именно по этим причинам SWOT-анализ так часто применяют при стратегическом планировании, поскольку далеко идущие планы могут иметь массу важных нюансов и влиять на различные сферы деятельности компании. И если не учесть какой-то нюанс, всё может разрушиться или пойти не так.

Визуально SWOT-анализ представляет собой таблицу, поделенную на 4 сектора. В ячейки вносятся все внутренние факторы, влияющие на решение (отдельно положительные и отрицательные — преимущества и недостатки), а также внешние (угрозы и возможности, тоже каждый блок в своей секции).

Вот так это может выглядеть:

Столбцы и строки можно менять местами, это не принципиально. Главное, чтобы вам было удобно и понятно, что и где.

Какие виды SWOT-анализа бывают

Обычно выделяют:

• Экспресс-анализ. Выписываются сильные и слабые стороны бизнеса без внешних факторов в формате таблицы. Такой подход позволяет максимально быстро получить наглядную картину плюсов и минусов, чтобы понять, на какие из них сделать ставку, что подтянуть и прочее.
• Сводный анализ. Это когда матрица разрастается не на одну компанию, а сразу на несколько. Таким образом можно сравнить свои плюсы и минусы с ситуацией у конкурентов. Это позволяет понять, что именно не даёт вам выиграть или, наоборот, в чём ваши сильные стороны, в каком направлении стоит дальше работать.
• Комплексный анализ. Наиболее полный SWOT-анализ, который учитывает и отображает максимум факторов, как внешних, так и внутренних. Для наибольшей точности внутри могут применяться числовые показатели и различные характеристики деятельности компании (бизнеса, отдела, или службы).

В зависимости от принципа построения могут выделяться следующие виды анализа: качественный, количественный и корреляционный.

Если говорить об исследуемых факторах, то анализ может быть направлен:

• Только на оценку внутренних факторов.
• Только на оценку внешних факторов.
• На оба вида факторов.

Где может применяться SWOT-анализ и для чего

Если кратко, то практически везде: маркетинг, планирование (стратегическое и оперативное), коммерческие и государственные учреждения, наука, медицина, работа с проектами, анализ макро- и микросреды, обзор потенциала, политика и даже личная жизнь.

На практике у любого процесса или явления могут быть как внешние, так и внутренние факторы, положительные и отрицательные стороны.

Соответственно, с помощью SWOT-таблицы можно:

• Получить реальную картину происходящего и оценить свой потенциал.
• Оценить последствия принятия того или иного решения.
• Разработать краткосрочные планы реагирования или составить эффективную стратегию на длительный период работы.
• Выявить сильные и слабые стороны – свои или конкурентов. Чтобы понять, на что делать ставку, что усиливать, а что уменьшать.
• Получить картину имеющихся ресурсов.
• Провести презентацию продукта или услуги потенциальным инвесторам и покупателям.
• Всесторонне оценить проблему, чтобы принять более объективное решение, минимизировать последствия или оценить успех, закрепить его и перевести в ранг стандарта.
• Повысить эффективность любых управленческих решений и планов.

Преимущества SWOT-анализа

Методология максимально простая, понятная и наглядная для любого человека, поскольку собирает все факторы, влияющие на принятие решения, в одном месте.

Подход универсален для любых сфер применения. Он будет эффективен не только в стратегическом планировании, как многие это видят.

Вы можете самостоятельно определить уровень детализации – в соответствии с требованиями задачи или проблемы.

Для составления SWOT-таблицы не нужны профильные знания, навыки или специальные технические решения. Подойдёт даже обычный лист или доска.

При желании внутри можно использовать качественные и количественные показатели, задействовать весовые коэффициенты и сложные расчёты (если этого требует анализ и ситуация).

Недостатки (минусы) SWOT-анализа

Методология не имеет прямого отношения к планированию, на выходе вы не получаете никаких задач или списков действий. Это инструмент показывает только конкретное состояние – в прошлом, в настоящем или в будущем. Никакой динамики он отобразить не может.

Изложенные в таблице свойства относятся к одному конкретному объекту (процессу или явлению), описывают его. Соответственно, если объектов много, то SWOT-анализ потребуется для каждого из них. При этом связь объектов в общей картине будет теряться, её будет крайне сложно отследить.

Чем больше факторов учитывает анализ, чем выше его детализация, тем он сложнее для восприятия. Поэтому и процесс принятия решения тоже становится сложнее, а некоторые важные моменты всё равно могут быть упущены.

Плюсы и минусы чаще всего предполагают качественное состояние объекта, а не количественную информацию. Поскольку у цифр нет плюсов или минусов как таковых. Соответственно, цифры должны использоваться только в сравнении, чтобы показать рост или падение.

Чтобы учесть действительно все факторы, влияющие на принятие решения, нужно иметь серьёзный опыт или правильную аналитическую базу. Отсутствие объективности и опыта так или иначе приведёт к ошибкам, так как сам SWOT-анализ не решает проблем, он только показывает состояния.

Многие руководители составляют SWOT-таблицу на скорую руку и забывают о её применении на более поздних этапах реализации проектов и задач. Поэтому эффективность подхода снижается из-за банального человеческого фактора и из-за ошибок в исходных данных.

Как произвести правильный SWOT-анализ в задачах управления компанией

1. Для получения адекватных исходных данных привлекайте профильных специалистов. Не нужно анализировать и категоризировать то, что вы не понимаете. Если речь идёт о финансовых показателях, привлеките финансиста, если о производственных процессах, потребуется инженер…
2. Перед тем как записать пункт в таблицу, проверяйте его на актуальность и адекватность. Желательно подкреплять всё фактами и числовыми данными (если это применимо).
3. Выбирайте правильные цели для анализа. Сами по себе цели должны быть конкретными (а не просто общими) и достижимыми (то есть их желательно предварительно проверять на возможность выполнения).
4. Нужно уметь выделять главное и фокусироваться на нём. Не нужно выписывать в SWOT-таблицу всё подряд. Вы просто перегрузите её ненужной информацией, которая будет отвлекать и мешать.
5. Само решение о дальнейших действиях не должно присутствовать в анализе. Анализ нужен для того, чтобы выработать, подтвердить или опровергнуть такое решение. А не наоборот.

Ещё раз подчеркнём: SWOT-анализ не вырабатывает никаких решений или планов, он лишь помогает их принимать.

Следовательно, практическая ценность SWOT-анализа для управленца будет сводиться к тому, что при столкновении с новой проблемой или задачей (если она крайне сложная и ответственная) руководитель будет составлять список плюсов и минусов, а также потенциальных рисков и возможностей, который могут возникнуть после принятия такого решения. Таким образом, производится детальное моделирование последствий. И если всё устраивает, то решение принимается в работу. Если нет, то ищется новое решение и по нему делается новый SWOT-анализ.

Если вам нужен адекватный инструмент контроля исполнения задач, отслеживания динамики работы бизнеса и прочего, то это точно не про SWOT. Для этого нужен специальный софт или сервисы, такие как Projecto.