Как правильно сформулировать цель и задачи

Казалось бы, нет ничего проще — вот цель, вот задачи, которые нужно реализовать для достижения необходимого результата. Заносим всё в план и поехали к стадии исполнения… Но всё может пойти не так буквально с самого начала. Кто будет реализовывать задачу? Какие инструменты и материалы для этого могут потребоваться, не сдвинутся ли сроки по другим проектам, в которых участвуют исполнители, кто и как будет принимать результат, что в конечном итоге можно и нужно получить, какие могут быть форс-мажоры? И еще огромное количество возникающих вопросов. 

Ниже постараемся рассказать, как формулировать цели и задачи так, чтобы потом не было мучительно больно и не нужно было всё переделывать с нуля.

О методиках постановки целей

Для начала стоит отметить, что существует невероятное множество устоявшихся и не очень методик планирования и ведения проектов: матрица Эйзенхауэра, метод Парето, OKR (по ключевым показателям/результатам), декомпозиция (разложение сложных задач на простые), графоаналитический метод (сюда можно отнести сетевые графики) и прочие. Но всё это относится больше к планированию. А что общего между планом и целями/задачами?

Если коротко, то всё. Одно не может существовать без другого.

Но главное — не методика планирования, а выбор правильной стратегии действий. Дело в том, что каждая из моделей эффективна в своей нише.

Соответственно, сначала нужно определиться с масштабом работ, степенью детализации плана и временного промежутка, который он охватывает.

В зависимости от времени охвата планы (как и задачи) могут быть:

• Краткосрочными или оперативными (тактическими). Обычно это планы работ на день, неделю, смену, месяц или декаду.
• Среднесрочными. Сюда относятся текущие планы или ежегодное планирование работы всего предприятия, реже – работа на тот же период, но для конкретных подразделений (отделов, цехов, служб).
• Долгосрочными. Долгосрочное планирование – это уже стратегия и перспективы развития. Тут речь о сроках 3-5-10 лет и более.

В соответствии с этими планами и должны коррелироваться цели и задачи.

Например, как нужно ставить задачи по развитию предприятия на ближайшие 5-10 лет?

Раз это стратегическое планирование, то задачи и цели здесь могут быть общими, без сильной детализации. Не факт, что эти цели будут реализованы на все 100%. И это будет нормально, ведь стратегия отражает общие тенденции, общее направление развития предприятия. А значит, и задачи должны быть соответствующими плану. Не нужно планировать наращивание вывоза бытового мусора для отдела, если вы даже не можете предположить хотя бы примерный объём отходов на ближайшие 3-5 лет.

Если вам нужно сформулировать список задач на день, то здесь уже речь о другом. Тут важна высокая детализация и конкретика. Точно не стоит писать невыполнимые пункты. То есть те задачи, которые вы даже физически не успеете выполнить за этот день. Это должны быть только те цели, которые возможно достигнуты в заданном временном промежутке. Примеры задач на день: закончить составление отчёта, провести переоценку конкретной группы товаров и прочее.

Важно понимать, что отдельные задачи могут быть частью чего-то большего. Тогда вам нужно формулировать выполнение глобальных проектов в рамках оперативного планирования с привязкой к небольшому промежутку времени.

Например, в стратегическом плане задача звучит как «Наращивание оборотов сбыта на 10% по итогам 3-х лет». Тогда в ежемесячном планировании это будет преобразовываться в перечень конкретных мероприятий: увеличение персонала отдела сбыта на 1 специалиста, затем его обучение и адаптация, потом наращивание клиентской базы. Параллельно будут наращиваться объёмы производства, если они не покрывают спрос отдела сбыта для выполнения плана. А в ежедневном списке задач у менеджеров будет стоять пункт обзвона по спящим клиентам или запуск рекламной кампании в конкретной рекламной сети.

SMART-планирование

Большое количество небольших проектов и команд придерживаются принципов SMART (в реальности это типовые задачи любого руководителя, переформатированные в бизнес-процесс, об этом ниже).

Методология SMART гласит, что задачи должны быть:

• Конкретными, то есть без расплывчатых формулировок.
• Измеримыми, сами критерии оценки измеримости будут зависеть от разных условий.
• Достижимыми, тут всё понятно без пояснений.
• Актуальными, логичнее интерпретировать как «нужными», то есть полезными.
• Ограниченными по времени, то есть с конкретными сроками или периодичностью.

Есть даже конструктор задач по SMART: глагол (действие), существительное (объект, на который это действие направлено), число (ключевой показатель, который нужно получить или достичь), временные рамки (период, в течение которого действие должно быть завершено). Опционально можно прямо в задаче коротко описать цель — рассказать, для чего это действие делается.

Чтобы не повторяться, максимум подробностей вы можете найти в нашем отдельном материале «Как работать по SMART?».

Цели по SMARTER

SMARTER – это методика, которая предусматривает расширение принципов SMART ещё двумя критериями:

• Оцениваемость (Evaluate).
• Изменяемость (Readjust).

То есть при постановке задач и целей нужно учитывать, что результат надо будет оценивать с определённой периодичностью, ведь не все задачи строго однонаправленные и могут иметь чёткие критерии выполнимости.

На практике методика мало чем отличается от простого SMART-подхода.

Другие методики постановки целей

Как и упоминалось выше, методов постановки задач, применяемых в разных проектах, множество. Например:

• PACT – для постановки задач с привязкой к цели, действиям, их продолжительности и с акцентом на то, что задачи могут быть отслеживаемыми (меняющимися, чтобы вовремя провести переоценку действий и критериев).
• CLEAR – методика эффективна при работе с крупными коллективами и для определённых типов проектов. В качестве критериев заявляет вовлеченность, эмоциональные отзывы, ограничения времени и бюджета, возможность оценивания и корректировки.
• DUMB – постановка задач на основе движения к мечте, так чтобы она вдохновляла, управлялась привычкой и была дружелюбной.
• HARD – нестандартная методика для постановки и достижения сложных целей на пределе ваших возможностей, подходит скорее для стратегического планирования.
• WISE – основная идея в том, что задачи и цели нужно записывать, интегрировать с другими и расширять.
• FAST – задачи должны быть прозрачными, амбициозными и проходить обсуждение коллективом, в конечном счёте их нужно конкретизировать.
• OKRs – объективные цели с определением ключевых показателей и результатов.
• KPI – в задачах и целях обязательно используются конкретные числовые метрики, соотносимые с процессом.

Своя методика

Никто не запрещает формулировать задачи и цели по какой-либо своей уникальной методике. Как бы вы её ни назвали, какие бы принципы не поставили во главу угла, главное, чтобы методика не противоречила здравому смыслу и актуальной теории менеджмента.

И вот тут кроется главный секрет.

Что в итоге, так как правильно формулировать задачи?

Если бегло пройтись по принципам всех обозначенных методик, можно выяснить, что они во многих аспектах совпадают. Просто подводные камни, которых не видно сразу, начинают появляться по мере углубления в теорию, стоящий за той или иной методикой.

А в реальности все они описывают одно и то же, но разными словами.

В теории менеджмента на управленцев возлагаются следующие задачи:

• Планирование работы.
• Формулирование и постановка задач.
• Доведение их до подчинённых (с выбором исполнителя или исполнителей).
• Обеспечение их необходимыми материалами и ресурсами (в том числе знаниями, если это необходимо).
• Мотивация.
• Контроль.
• Анализ для улучшения показателей.

Заметьте, как они перекликаются с тем, что упоминается во всех обозначенных методиках. Многие из этих функций просто включаются в состав задач при постановке. Исключаются только: планирование (ведь это функция непосредственно того, кто придумывает задачу) и выбор подчинённого с доведением задачи до него.

В том же SMART-подходе при постановке задачи менеджер сразу обозначает, что он хочет от подчинённого, когда и с какими показателями (для простоты контроля и анализа).

От себя вы можете добавлять всё что угодно:

• Амбициозность задачи или цели.
• Креатив (степень свободы исполнителя).
• Вовлеченность.
• И прочее.

Дополнительные критерии будут зависеть только от особенностей вашей деятельности (от предметной её части) и сложившегося менталитета в коллективе (тут смешиваются используемые модели поведения управленцев, их  профессионализм и эмоциональные модели подчинённых).

Итак, чтобы задача была выполнена так, как вы этого хотите, нужно её максимально конкретизировать. Из мечты её нужно превратить в реальную практическую модель: сроки, ключевые показатели, цели и т.п. Вы можете даже визуализировать её и сказать подчинённому: «Хочу вот так».

А чтобы ничего не потерялось в процессе исполнения и не сломалось, если над работой задействовано много людей, нужно правильно расставить точки контроля и проверять результат в динамике – по мере его появления. И вот в этом вам может помочь Projecto.