Ранее мы уже рассказывали о техниках управления временем, например, Pomodoro или GTD. Сегодня расскажем о роли таск-менеджеров в этом процессе и разберем лайфхаки, советы и трюки по оптимизации своего рабочего дня, а также личного времени (как же без него).
Помогает ли управление временем, и можно ли вообще им управлять?
Машин времени, если не считать часов, пока не изобрели. Поэтому временем управлять ещё никто не научился, можно только смириться с тем, что оно утекает и делает это вне зависимости от нашего отношения к этому процессу.
Тем не менее в нашей власти оптимизировать свои задачи и дела так, чтобы мы могли выполнять их в обозначенный срок и не выходить за определённые временные рамки.
Все технологии по оптимизации своего рабочего и личного времени, а также по повышению эффективности своих действий называют обобщенно тайм-менеджментом.
Тайм-менеджмент позволяет:
- Повысить процент дел, которые завершаются в отведённое для этого время.
- Лучше расставлять приоритеты и отдавать предпочтение наиболее важным и срочным делам (как в матрице Эйзенхауэра).
- Освободить больше времени для личных задач, чтобы обеспечить оптимальный баланс между работой и личной жизнью.
- Повысить личную продуктивность и продуктивность всей команды.
- Научиться точнее планировать свои дела (цели и задачи), а также время, которое необходимо для их реализации.
- Получить понимание ценности своего времени и времени окружающих вас людей, в том числе подчинённых или вышестоящего руководства.
Например, во многих проектах участие и труд отдельных специалистов как раз оценивается по рабочим часам.
Так что, да, при правильном подходе тайм-менеджмент работает и помогает не только в рабочих делах, но и в личной жизни.
Лайфхаки и советы по управлению временем
Как растянуть время и начать выполнять больше задач за один и тот же промежуток:
- Совет 1. Поменяйте местами приоритеты сложных и больших задач с маленькими и простыми. Успех в мелких делах окрыляет, и ваша продуктивность взлетит до невероятных высот. Этот прием отлично помогает, когда вам не хватает мотивации и веры в свои силы. Так же его необходимо применять, когда накапливается много хвостов по мелким задачам. Но для начала важно определить приоритетность больших задач, позволяет ли время сделать их позже.
- Совет 2. Сократите время на потребление новостного и медиаконтента. Это основной источник прокрастинации, и он сильно затягивает. Взять и отказаться от чтения любимого канала в Telegram, от просмотра телевизора или стримингового сервиса очень сложно. Но нужно. Они крадут ваше время. На всякий случай вот список самых популярных хронофагов.
- Совет 3. Записывайте все ваши задачи. Самый оптимальный формат записи, который легко синхронизируется со всеми вашими областями внимания (смартфоны, рабочий ПК) – это использование профильного софта, то есть таск-менеджеров или систем управления проектами (как Projecto). Когда дела записаны, их проще контролировать, распределять по приоритетам, делегировать и прочее. А так как рабочие задачи у всех выглядят по-разному, нужно использовать наиболее подходящий шаблон.
- Совет 4. Ведите статистику. Во-первых, это мотивирует стараться превышать старые достижения. Во-вторых, так вы можете отслеживать свою производительность и нагрузку. В-третьих, вам легче будет понять, достаточно вы прикладываете усилий или нет. Соответственно, нужно ли ускориться по задачам или можно расслабиться и заняться личными делами. Те же таск-менеджеры умеют частично (а иногда и полностью) автоматизировать статистику по вашим задачам. Это своего рода «дневник времени».
- Совет 5. Выделите день или определённый промежуток дня для личных задач. Крайне нехорошо, когда личные задачи перемешиваются с рабочими. Так бывает, но нельзя допускать такие ситуации на систематической основе. Дело в том, что личные задачи всегда имеют наивысший приоритет. В результате начинают страдать рабочие дела. Как итог – вы можете просесть по доходу или получить санкции со стороны руководства. Тогда проблемы на работе быстро перейдут в статус новых личных проблем. Разнесение рабочих и личных задач позволяет концентрировать внимание на чём-то одном. Если вы вдруг понимаете, что на работе отвлеклись на личное дело, например, стали выбирать подарок на приближающийся праздник или переписываться с друзьями, то усилием воли переносите эти дела на внерабочее время: поставьте напоминание о подарке на вечер или отложите переписку до окончания рабочего дня.
- Совет 6. Ограничьте своё стремление к идеальному результату. Помните поговорку: «Лучшее – враг хорошего». В 99% задач нужно выдать определённое качество, но не «идеал». То время, которые вы будете тратить на доведение результата до совершенства, вы крадёте у самого себя. Иногда можно пренебречь мелкими недостатками и шероховатостями. Так вы сможете выиграть больше свободного времени.
- Совет 7. Следите за рабочей нагрузкой. Продолжительность рабочего дня не зря фиксируется в руководящих документах. Да, иногда хочется остаться и что-то доделать, иногда горят сроки и появляются новые вводные, но переработка должна быть исключением из правил. Никогда работа на износ не идёт на пользу. У всего есть предел. И если вы «сломаетесь» от чрезмерной нагрузки, то оправиться будет очень сложно. В перспективе вы больше потеряете, чем приобретёте. Так что следите за балансом рабочего и личного времени.
- Совет 8. Организуйте своё рабочее пространство. Все рабочие инструменты должны быть под рукой и строго на своих местах. Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени может уходить на поиск нужного инструмента? Нет? Почитайте про диаграмму спагетти. Такие мелочи, как ожидание загрузки ПК или поиск рабочих писем, могут воровать много рабочего времени.
- Совет 9. Улучшайте свои инструменты и повышайте свою квалификацию. В данном случае вложение времени и ресурсов в усовершенствование – это отличная инвестиция в будущее. Не верите? Мы уже рассуждали на эту тему в статье «Быть или не быть высшему образованию». В будущем все ваши вложения окупятся и принесут выгодные дивиденды. По этой причине производители постоянно совершенствуют свои линии и автоматизируют отдельные процессы. Чем качественнее у вас инструмент и чем больше ваши профильные знания, тем быстрее вы решаете поставленные задачи, соответственно, ваше время расходуется эффективнее и стоит дороже.
- Совет 10. При общении старайтесь изъясняться как можно короче. Чем точнее и яснее ваша мысль, тем лучше вас поймёт собеседник. В итоге вы оба будете тратить меньше времени на процесс коммуникации. Можно буквально поставить себе лимит – не больше 5-6 предложений.
Как тратить время продуктивно, то есть на более полезные вещи и задачи:
- Совет 1. Расставляйте приоритеты. Легко сказать, но крайне сложно реализовать на практике. Правильные приоритеты – это целое искусство. Что-то придёт только с опытом. Но всегда можно начать с азов, в этом поможет наш подробный материал «Как расставлять приоритеты в работе». Самый простой путь, например, выбрать не более 3 задач на день. Другие могут быть реализованы по остаточному принципу (если останется время и силы).
- Совет 2. Если у вас проблемы с определением приоритетности и важности, на помощь приходит руководитель. Собственно, это он должен расставлять приоритетность задачам при их создании и делегировании в таск-менеджерах. Вам даже думать не придётся. Единственный совет – обязательно брать в работу одну или две приоритетные задачи на день.
- Совет 3. Начинайте с малого. Особенно это касается сложных или новых для вас задач. Часто из-за осознания масштаба просто опускаются руки и пропадает всякое желание начинать. За дела, которые вы реализуете на регулярной основе, гораздо легче взяться. Вы уже представляете, что с ними и как. А новым задачам активное сознание обычно сопротивляется. Тут может помочь приём снижения лимитов. С мозгом можно «поторговаться». Формат примерно такой: «Я не готов выделять на эту задачу целый час своего времени. Ок. А как насчёт 30 минут?». Вроде уже не так долго и не так сложно. Когда наработается опыт, новый тип задач войдёт в привычку и особая мотивация не потребуется.
- Совет 4. Если «поторговаться» не помогает, используйте методику концентрации внимания по таймеру. Подробнее об этом в описании подхода Pomodoro (заметьте, это совсем не про помидоры).
- Совет 5. Добавьте в пул задач на день простые задачи, чтобы иметь возможность передохнуть, условно это запланированная прокрастинация. Человеческую натуру не победить, да и отдых нам крайне важен, чтобы не сойти с ума от нагрузки.
- Совет 6. Планируйте свой отдых. В какой-то момент можно вообще разучиться отдыхать, и это не шутки. Вот чем вы занимаетесь когда отдыхаете? А не мучает ли вас потом совесть, что вы ничего полезного не сделали за это время? Чтобы убрать этот дефект, отдых нужно целенаправленно планировать. Да, планы не всегда воплощаются в жизнь, но ваше отношение к отдыху заметно изменится: вам будет проще отпускать тот факт, что вы ничего не делаете или делаете что-то откровенно бесполезное. Отдых нужен и важен.
- Совет 7. Отслеживайте динамику по наиболее глобальным делам и задачам. Это что-то вроде ретроспективы. Вам нужно остановиться и осмотреться, оценить свои достижения и прогресс. Если этого не делать, то глобальные дела могут легко откладываться «на потом» из-за своей сложности и длительности. Если такие задачи все же сложно «охватить», применяйте следующий совет.
- Совет 8. Раскладывайте сложные задачи на маленькие и простые, то есть на те, которые вы можете выполнить в течение одного рабочего дня. У нас есть подробный материал про декомпозицию задач.
- Совет 9. Не торопитесь с ответом. Лучше потратить чуть больше времени на ответ, чем дать его сгоряча. Этот совет будет особенно интересен ̶д̶л̶я̶ в ситуациях, когда от вас требуется обратная связь по какому-то очень важному вопросу, или в коммуникации с конфликтными клиентами. Необдуманный ответ может привести к ещё большим потерям времени.
- Совет 10. Знайте цену своего времени. Очень интересный приём, который касается в первую очередь жизненных ситуаций. Прежде, чем начать что-то делать, нужно оценить это с точки зрения стоимости своего времени. Условно: нужно отремонтировать автомобиль. Вы можете потратить на это N часов своего времени. Если перевести это в деньги, то готовы ли вы столько сэкономить? Возможно, проще отдать эти деньги специалисту, а своё время потратить на что-то другое, что вас сейчас интересует больше. Примерно такой же алгоритм должен быть у управляющего персонала: стоит ли ему расходовать своё время или следует делегировать задачу подчинённым, а самому заняться чем-то более важным и насущным.
Ну и последний совет – используйте качественный софт. Таск-менеджеров на рынке много, у каждого из них свои особенности и сфера применения. Мы рекомендуем сервис Projecto. С ним можно кратно повысить эффективность управления проектами и продуктивно планировать как личное время, так и деятельность компании.