Projecto

Метод Pomodoro, техника повышения продуктивности

Как могут быть связаны помидоры и продуктивность команды? Нет, это не имеет никакого отношения к важности Синьора Помидора из сказки Джанни Родари и вообще это не про помидоры как таковые.

Сейчас всё расскажем и покажем. А главное – объясним как эта методика может пригодиться в управлении проектами.

Метод Pomodoro – что это

Как можно увидеть из картинки, под помидором (именно так переводится с итальянского слово «pomodoro») в данной методологии управления понимается аналог кухонного таймера, который можно завести на заданный промежуток времени (обычно не более 30 минут).

Просто в Италии (а именно выходец из этой страны разработал методику Pomodoro) часто используется таймеры, изготовленные в виде аппетитного томата/помидора. В нашей стране таймеры часто делаются в виде яиц, яблок, просто часов и т.п. С таким же успехом техника управления временем могла называться Egg или Apple.

Но даже если вы наберёте в поиске Tomato Timer, вместе с изображением таймеров вам обязательно покажут статьи о методе Pomodoro.

Вот так нехитрый прибор стал символом целой методологии управления временем.

Итак, метод Pomodoro – это простая и понятная техника тайм-менеджмента, предложенная итальянцем Франческо Чирилло в далёком 1980 году. Она предполагает чередование периодов активности (работы над задачами) с отдыхом по заданному таймеру: 20-30 минут работы против примерно 5-минутного перерыва.

Основные принципы метода Pomodoro

Основная проблема продуктивности – прокрастинация. В современном мире прокрастинация приобретает все признаки пандемии. Огромный объём информации в разных источниках отвлекает и рассеивает внимание.

Человеческому мозгу очень сложно сфокусироваться на чём-то одном, ему нужны ориентиры.

И вот как раз такой простой и понятный по принципу действия кухонный таймер (хотя никто не мешает использовать и более совершенные технологии, например, мобильные приложения, web-сервисы и т.п.) выступает в роли своеобразного разделителя между работой и другими занятиями. 

Получается своего рода контролируемая прокрастинация: вы точно будете знать, когда можно отвлечься и заняться не связанными с основной работой задачами.

Ключевые принципы подхода Помидор выглядят так:

  1. Вы создаёте полный список рабочих задач и распределяете их по важности и срочности (тут можно использовать подход с матрицей Эйзенхауэра, мы рассматривали его в статье про то, как расставлять приоритеты в работе).
  2. Запускаете таймер обратного отсчёта на 25 минут (этот промежуток может быть изменён под ваши потребности и особенности концентрации внимания, но не рекомендуется использовать таймер более чем на 30 минут).
  3. В течение этого времени вы концентрируете своё внимание исключительно на работе над текущими задачами из списка (в порядке приоритетности).
  4. Когда таймер сработает, можно сделать 5-8 минутный перерыв и отвлечься на что угодно. Например, почитать новости, ответить на личные сообщения в чатах, полистать ленту. Лишь бы это не была основная работа.
  5. Затем заводится новый таймер и цикл повторяется.
  6. После 4 «помидоров» можно сделать большой перерыв на 15-30 минут.

Лучше всего придерживаться цикла 25+5 минут – итого выходит 30 минут на весь «помидор». Такими циклами проще управлять: 4 цикла —2 часа, большой перерыв 20 минут, ещё 4 цикла на 2 часа, большой перерыв на 20 минут, 4 цикла на 2 часа, 20 минут отдыха, 2 часа работы. Итого: 8 рабочих часов + 1 час перерыва (выходит полноценный рабочий день). 5-минутными паузами можно пренебречь, так как человек все равно не может постоянно концентрировать внимание в течение всех 8 рабочих часов.

Тут скорее вопрос в том, насколько эффективно вы можете использовать эти 8 часов для работы над задачами.

Какой-либо привязки времени эффективной работы непосредственно к задачам из списка нет, то есть вам не нужно стремиться сделать в течение одного «помидора» одну или фиксированное количество задач.

Естественно, задачи должны предполагать, что вы можете приостановить работу над ними. Если это не получается, измените период таймера на более оптимальное значение.

Деление на «помидоры» по 30 минут – условное.

Что делать в случае помех?

Представьте себе ситуацию, когда в процессе работы над задачей вас начинают отвлекать внешние помехи: клиенты со своими запросами, коллеги для коммуникации по тем же задачам, и т.п.

Как поступать с ними, ведь концентрация внимания неизбежно снижается при отвлечении?

Алгоритм реагирования прост:

  1. Если это не дополнительная задача от руководителя, то оповестите оппонента, что в текущий момент вы заняты.
  2. Обозначьте конкретное время, когда вы сможете обработать входящий запрос (обсудить проблему коллеги, полноценно вникнут в суть вопроса и т.п.).
  3. Внесите эту встречу/обсуждение в общий план задач с привязкой ко времени (к слотам, если вы придерживаетесь строгого планирования по «помидорам» на 30 минут).
  4. Вернитесь к этой задаче в запланированное время.

Таким образом, общий поток задач не пострадает, и вы сможете сохранить свою концентрацию и продуктивность.

Преимущества метода Помидора

Если сравнивать с другими методологиями управления временем (топ-10 методологий для ведения проектов, современные практики управления проектами, планирование задач для команды), то к плюсам Pomodoro можно отнести:

Недостатки подхода Pomodoro

Конечно, у любой методологии есть минусы, и Pomodoro не исключение.

Вместо выводов

Метод Pomodoro стоит рассматривать преимущественно в разрезе личной мотивации и организации своего рабочего времени. Он может не вписаться в имеющиеся корпоративные стандарты и в имеющиеся бизнес-процессы. Но его можно доработать и переделать так, как вам нужно.  Основная идея – выделение промежутков времени, в течение которых вы будете концентрировать своё внимание на рабочих задачах и не станете отвлекаться на внешние раздражители.

В таком ключе метод работает превосходно и действительно даёт внятные результаты – повышает эффективность и снижает уровень прокрастинации.

Exit mobile version