Как Arctic Trucks перевел операционку из Excel в систему управления проектами и задачами

В кейсе рассказываем, как производитель внедорожников перешел от Excel и ежедневников к единой системе управления задачами и уже 3+ года ведет операционку в Projecto.

Arctic Trucks — международный бренд по тюнингу и подготовке автомобилей для эксплуатации в экстремальных условиях. Компания разрабатывает модификации для Toyota, Tank, Mitsubishi и других моделей для экспедиций, бездорожья и сурового климата.

В России компания работает уже 16 лет. В штате — 42 сотрудника на двух площадках: в Москве и Красноярске. Сейчас команда готовится к масштабированию и открытию новой точки в Казахстане. Помимо производства компания занимается сервисным обслуживанием, продажей шин и запчастей, разработкой новых решений и поддержкой собственного автоклуба. 

За год через компанию проходит больше 200 автомобилей. Одновременно ведутся инженерные разработки, производство, продажи, сервис и постпродажное обслуживание. При таком объеме работ самой сложной задачей становится не создание внедорожников, а координация работы десятков сотрудников из нескольких подразделений.

Все процессы внутри команды можно разделить на два больших блока:

• Операционное управление: все текущие задачи по производству, сервису, продажам и обслуживанию клиентов.
• Проектная работа: разработка новых моделей и модификаций.

Как работали раньше

Три года назад работа в Arctic Trucks выглядела так: 

• кто-то вел таблицы с задачами Excel
• кто-то записывал все в бумажный ежедневник
• кто-то писал в чаты в телеграм

Каждый менеджер контролировал работу своего подразделения в ручном режиме, поэтому с ростом проектов процессы становились малоуправляемыми. «Я помню, что мы это где-то обсуждали», «А кто это делает», «Опять забыли ответить клиенту» — такая классика ведения бизнеса стоила компании денег и клиентов.

Нам нужна была площадка, на которой мы бы фиксировали все создаваемые задачи. Такой органайзер ведения всех задач.

 Илья, директор по развитию Arctic Trucks

Поэтому три года назад в Arctic Trucks приняли решение вести всю операционку в одной системе. Главная цель была — систематизировать работу с задачами:

• зафиксировать всю текучку в одном месте
• назначать ответственных
• контролировать сроки

А еще в компании хотели вести документооборот, хранить документы, выстраивать работу по проектам и видеть просроченные задачи. Оценили варианты на рынке, протестировали разные продукты, включая Miro и Gandiva, но в итоге остановились на Projecto. Решение подошло по логике работы, интерфейсу, уровню поддержки и стоимости лицензий.

Как работают в Projecto

Систему внедрили без сложных доработок и кастомизации, начали с базы:

1. Поставили задачи с назначением ответственных и сроков
2. Создали проекты для разработки новых продуктов
3. Загрузили документы: приказы, договоры и рабочие файлы
4. Завели календарь для планирования встреч

Сейчас процесс работы в Projecto выстроен так: создаются задачи в проекте, назначаются ответственные, добавляются наблюдатели, описываются задачи и сроки, выставляются чек-листы, подгружаются документы. Ведется коммуникация, и, если необходимо, проводятся встречи.

Плюс ведем проекты при создании новых моделей. Когда мы создаем новый продукт, например, разрабатываем модификацию для Tank 400, мы создаем проект, реестр задач и проектный комитет. 

Теперь, когда компания начинает работу над новой моделью, создаются два проекта: один по модификации автомобиля, второй — по дополнительному оборудованию. 

Например, сейчас так ведется работа над тюнингом Hilux девятого поколения. В проекте собраны все этапы: от сканирования автомобиля и расчета кинематики подвески до подготовки чертежей, создания каталога запчастей и обучения сотрудников новому продукту.

Если посмотреть на отдельную задачу, процесс выглядит примерно так. Допустим, необходимо разработать новую калитку для запасного колеса. На этапе проектирования рассматриваются разные варианты конструкции и материалов: пластиковые, металлические, композитные или комбинированные решения.

Инженер готовит первые варианты и отправляет их на согласование руководству. После этого появляется опытный образец, к работе подключается производство и оценивает возможность серийного изготовления. Все замечания, обсуждения и документы сохраняются внутри задачи, поэтому участникам проекта не приходится искать информацию в переписках или почте. Такая разработка новой модификации обычно занимает от трех до шести месяцев. 

Сейчас инженерные проекты планируются через Projecto, что позволяет планировать загрузку специалистов, оценивать трудоемкость задач и понимать, хватит ли ресурсов для запуска нового проекта.

Как в Arctic Trucks экономят на лицензиях 

Полный доступ к системе нужен не всем сотрудникам. Например, тем, кто работает с деталями в цеху, не нужно постоянно пользоваться инструментами управления проектами. При этом оплачивать полноценную лицензию для человека, который получает несколько задач в год, не всегда имеет смысл.

Поэтому в компании используют бесплатные ограниченные аккаунты. Это отдельный тип пользователей в Projecto: они не создают задачи самостоятельно, не видят оргструктуру компании и общие календари, а получают доступ только к тем проектам и задачам, куда их пригласили напрямую.

Такие аккаунты используют:

• продавцы и сотрудники склада — для обучения, тестов и внутренних задач;
• внешние специалисты, например юристы и программисты, подключающиеся к отдельным проектам;
• новые сотрудники на время испытательного срока.

В результате сотрудники получают доступ к нужной информации, компания не оплачивает лишние лицензии, задачи не теряются и контроль остается.

Какие результаты получили

Arctic Trucks — это компания, где одновременно существуют инженерная разработка, производство, сервис, продажи и послепродажное обслуживание.

Раньше каждое направление жило немного своей жизнью: в экселе, в телеграме и в бумажных заметках. Сейчас у каждой задачи есть карточка, ответственный, дедлайн и история обсуждений. Даже если сроки меняются, всегда можно открыть задачу и понять ее текущий статус.

У меня Projecto используется 24/7: на телефоне и с компьютера. Разбираю задачи, формирую встречи, планирую день. Это постоянный открытый инструмент на рабочем столе.

Илья, директор по развитию Arctic Trucks

Параллельно удалось выстроить более системное планирование инженерных работ. Не в формате «сделаем на следующей неделе», а с пониманием того, сколько времени займет задача, кто за нее отвечает и когда должен быть готов результат.

Мы долго к этому шли, но теперь инженеры планируют все разработки через Projecto. Видим, сколько часов они закладывают, как распределяют время. Единственный нюанс: пока планируем в календаре, а задачи создаем отдельно. Экспериментируем, как объединить эти процессы

Что можно вынести из этого опыта

1. Инженерные проекты и операционная работа могут жить в одной системе

Не обязательно сразу перестраивать всю компанию: в Arctic Trucks не начинали внедрение с описания бизнес-процессов на сотни страниц, масштабной кастомизации системы или полной перестройки работы.

Сначала просто перенесли существующие процессы в единое пространство: у задач появились сроки и ответственные, документы собрали в одном месте, а проекты начали вести по общим правилам.

Во многих случаях этого уже достаточно, чтобы увидеть первые результаты и понять, какие изменения действительно нужны дальше.

2. Самая большая проблема — не сорванные сроки, а отсутствие прозрачности

По словам команды, сроки переносились раньше и иногда переносятся сейчас.

Но раньше было сложно ответить даже на базовые вопросы: кто выполняет задачу и на каком этапе находится работа.

Когда у задачи появляются ответственный, история обсуждений и понятный статус, управлять процессами становится заметно проще даже в тех случаях, когда сроки приходится корректировать.

3. Чем сложнее бизнес, тем важнее единое рабочее пространство

В Arctic Trucks взаимодействуют разные команды: инженеры, производство, сервис и продажи.

У каждого подразделения свои задачи и свои процессы. Когда такие команды работают через отдельные чаты, звонки и переписки, информация начинает теряться.

Единая система сама по себе не делает процессы идеальными, но помогает всем участникам проекта видеть одну и ту же картину происходящего и быстрее принимать решения.

А вы пользуетесь инструментом для планирования и организации бизнес-процессов?