Как работать с электронной транспортной накладной (ЭТрН) в логистике в 2026 году: личный опыт

Меня зовут Ильмир Исмагилов, я индивидуальный предприниматель и занимаюсь транспортной логистикой. С лета 2025 года нахожу машины под грузы, договариваюсь с водителями, слежу за перевозкой и закрываю документы.

С 1 сентября 2026 года в России начался обязательный переход на электронные перевозочные документы. Для автомобильных грузоперевозок это означает, что транспортная накладная по общему правилу должна оформляться как ЭТрН — электронная транспортная накладная.

Я, честно говоря, какого-то переворота у себя не заметил. Мы и раньше работали электронно, а основные клиенты — X5 Group и Ozon — уже построили под себя нормальный документооборот. Расскажу, как все устроено у нас и что нужно учитывать тому бизнесу, кто только совершает переход на электронные транспортные накладные.

Что такое ЭТрН и зачем она нужна в логистике

ЭТрН — это электронная форма транспортной накладной. Она подтверждает перевозку груза и отношения между грузоотправителем и перевозчиком.

В моем случае это выглядит примерно так: есть клиент, есть груз, я нахожу машину, оформляю перевозку, а документы проходят через электронную систему.

С 1 сентября 2026 года обмен электронными перевозочными документами стал обязательным для большинства автомобильных перевозок, которые подпадают под требования закона. Данные электронных перевозочных документов передаются в ГИС ЭПД.

Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной

Раньше транспортная накладная могла быть обычной бумажкой, которая заполняется при отгрузке и которую водитель забирал в дорогу. Потом эту бумагу нужно было довезти до бухгалтерии, подписать, вернуть и так далее.

С ЭТрН все происходит внутри электронного документооборота. Я не ищу где-то отдельный шаблон, не печатаю несколько экземпляров, не заполняю их подробно от руки и не отправляю документы почтой.

При этом ЭТрН — не просто скан бумажной ТТН. Это электронный документ с определенной структурой и титулами, который передается через информационную систему.

Когда ЭТрН обязательна и кто должен с ней работать

Если мы оказываем услугу по перевозке груза автомобильным транспортом по договору перевозки, транспортная накладная с 1 сентября оформляется в электронном виде, кроме установленных законом исключений.

На практике это касается грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Если в перевозке участвует экспедитор, у него могут быть еще свои электронные документы.

Когда ЭТрН не обязательна

Есть ситуации, когда транспортная накладная может оставаться бумажной. Например, Минтранс отдельно установил исключения для перевозок, при которых нет доступа к интернету, для некоторых специальных грузов, драгоценных металлов и камней, отдельных перевозок для физических лиц и некоторых других случаев.

Есть и другая история: если компания везет ,собственный товар своей машиной для собственных нужд и договора перевозки со сторонним перевозчиком нет, транспортная накладная вообще может не требоваться. Минтранс отдельно разъясняет этот сценарий.

Поэтому я бы не исходил из правила «теперь абсолютно всем нужна ЭТрН до скончания веков». Сначала нужно понять, какая именно у вас перевозка и потом уже решать, будет ли отсутствие этрн нарушением в вашем случае.

Что и как изменится в процессах для бизнеса

Как было

У нас и раньше документы уходили в электронном виде. Поэтому отдельного перехода с бумажной транспортной накладной на ЭТрН мы практически не почувствовали, пользоваться ей начали до сентября.

Как будет

Теперь электронный формат стал обязательным для тех перевозок, на которые распространяется закон. Система сама становится частью обычной работы. Алгоритм примерно такой: создал документ, передал его участнику, подписал, получил следующий титул — перевозка движется дальше.

Кто заполняет и подписывает ЭТрН

Если договором не предусмотрено другое, транспортную накладную составляет грузоотправитель. Дальше к документу подключаются остальные участники: перевозчик принимает груз, грузополучатель подтверждает приемку, ЭТрН сохраняется для всех в едином виде. Для подписания используются электронные подписи, а в зависимости от ситуации может понадобиться машиночитаемая доверенность. В моем случае большую часть рутины берет на себя площадка клиента или оператор ЭДО.

Как выглядит ЭТрН

Если открыть электронную транспортную накладную, там не будет привычного листа А4 с десятками строчек. Документ разбит на отдельные части — титулы. Вот что ЭТрН содержит:

Титул грузоотправителя

Здесь появляются сведения о грузе, отправителе, получателе, адресах погрузки и доставки и самой перевозке.

Титул перевозчика (прием груза)

Перевозчик подтверждает, что груз принял. Если при приемке есть расхождения, их уже нельзя просто «забыть» — они отражаются в электронном документе.

Титул грузополучателя

После доставки получатель подтверждает приемку груза и фиксирует необходимые сведения.

Титул перевозчика (погрузка)

В зависимости от конкретного сценария перевозки здесь появляются данные о выполнении соответствующих операций перевозчиком.

Дополнительные титулы ЭТрН

В электронном формате могут использоваться и дополнительные титулы — например, для отдельных операций, изменений и расчетов. Поэтому ЭТрН состоит не из одной страницы, которую все по очереди подписывают, а из набора связанных электронных частей.

Схема обмена ЭТрН между участниками грузоперевозок

У нас все намного проще, чем может показаться по описанию закона, который вводит ЭТрН с 1 сентября 2026 года.

Мы работаем в основном с двумя крупными площадками — X5 Group и Ozon. Для работы с X5 у нас подключен Контур, плюс докупили подписку «Сети». Это стоит около 3000 рублей в месяц, если покупать помесячно, или около 16 000 рублей в год. Документы в основном уходят через Контур.

У X5 часть накладных можно выгрузить непосредственно на самой площадке. Там же сохраняется информация по перевозке, поэтому отдельного архива из бумажек у нас нет.

С Ozon составление и обмен документами еще проще: дополнительный сервис специально для ЭТрН мы не подключали. Все необходимые функции уже есть на площадке Ozon — документы подписываются там, а при необходимости информация дополнительно проходит через Контур.

Определение своих сценариев перевозки

Я бы на месте компании сначала не покупал все подряд. Нужно посмотреть, как именно вы возите груз:

• сами или через перевозчиков;
• кто дает машину;
• кто составляет транспортную накладную;
• с какими клиентскими площадками приходится работать;
• нужен ли отдельный оператор ЭДО.

У меня, например, под X5 и Ozon получились два немного разных процесса. Для X5 нам нужен Контур и дополнительная подписка, а у Ozon большая часть инструментов уже встроена в регламент работы и обязательный переход на ЭТрН не добавил нагрузки.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН

Я бы начал с клиентов, а не с выбора сервиса. Если у вас 80% перевозок приходится на одного крупного заказчика, сначала надо выяснить его требования. Возможно, он уже предоставляет собственную площадку, поддерживает обмен ЭТрН и искать отдельный шаблон ЭТрН вообще не придется. У нас именно так и получилось.

Еще важно заранее проверить электронные подписи сотрудников, полномочия, МЧД, возможность обмена с оператором и работу водителей с электронными документами.

Как оформить ЭТрН: пошаговый порядок работы

В самом простом виде у меня получается так:

1. Получаем заказ на перевозку.
2. Находим машину и водителя.
3. Создаем или получаем обязательные электронные перевозочные документы на площадке клиента.
4. Проверяем данные о грузе, маршруте и участниках.
5. Подписываем документ квалифицированной электронной подписью.
6. Перевозчик принимает груз и выполняет свою часть документооборота.
7. После доставки грузополучатель подтверждает приемку.
8. Готовые документы сохраняются в электронном виде, выписывать бумаги не нужно.

Где именно нажимать кнопки, зависит уже не столько от закона, сколько от конкретной системы.

Для грузоотправителя: создание и заполнение накладной

Если транспортную накладную оформляет грузоотправитель, ему нужно внести правильные сведения о перевозке: кто отправляет груз, куда его везут, что именно перевозят, кто будет перевозчиком, где погрузка и куда доставлять.

Тут снова нужно сделать пояснение, что я чаще получаю уже готовый процесс от клиента, поэтому вручную переписывать все данные из одного шаблона в другой не приходится.

Для перевозчика: приемка, доставка и сдача груза

Моя задача — чтобы перевозчик приехал, получил груз и корректно прошел электронную часть перевозки. С водителями мы и раньше работали электронно, поэтому тут вообще почти ничего не поменялось.

Для X5 я оформляю с водителем договор аренды машины разово либо использую схему, при которой берем груз во владение в рамках конкретной перевозки. Для Ozon на площадке можно указать, что транспорт предоставляет сторонняя компания.

Для грузополучателя: приемка груза

После доставки получатель проверяет груз и оформляет свою часть документа. Если все совпало, перевозка закрывается без особых приключений: куда-то приходить и кому-то что-то отправлять в бумажном виде не нужно. Если есть расхождения по количеству, состоянию или другим параметрам, их нужно фиксировать в электронном документе и соответствующем акте.

Как оформить ЭТрН в отдельных случаях

Если компания везет товар своим транспортом

Если компания перевозит собственный товар собственным транспортом и это не перевозка по договору со сторонним перевозчиком, ситуация отличается от обычной грузоперевозки. Транспортная накладная может не требоваться.

Если перевозку организует экспедитор

Здесь надо разделять документы экспедитора и транспортную накладную. Это разные документы и они не заменяют друг друга. Минтранс отдельно подчеркивает, что экспедиторская расписка не заменяет ЭТрН.

Если перевозчик — самозанятый

Самозанятый перевозчик не превращает электронный документооборот в какой-то отдельный вид перевозки. Если есть договор перевозки и нет исключения из обязательного электронного формата, ЭТрН оформляется в общем порядке.

Если груз перевозят за границу

Здесь я бы обязательно смотрел конкретный маршрут и участников перевозки. Для международных перевозок действуют дополнительные правила, поэтому переносить на них схему обычной российской доставки один в один не стоит.

Примеры работы с ЭТрН при разных сценариях грузоперевозок

Сценарий «Отправка груза клиенту с участием наемного перевозчика»

Допустим, X5 присылает нам заявку. Я нахожу машину, договариваюсь с водителем и оформляю необходимые документы через рабочий контур X5 и Контур. Водитель забирает груз, едет на склад получателя, после доставки электронная часть перевозки закрывается. Для меня это выглядит не как отдельный «переход на ЭТрН», а как еще одна обязательная часть рейса.

Что делать, если в ЭТрН ошибка или изменились условия перевозки

Не надо создавать вторую ЭТрН перевозчику просто потому, что в первой ошиблись. Сначала нужно понять, что именно изменилось и на каком этапе находится документ. В зависимости от ситуации сведения исправляются в предусмотренном порядке либо оформляются новые электронные документы.

Например, смена автомобиля и смена перевозчика — это не одно и то же. Поэтому я бы не менял документ вслепую, а сначала смотрел правила конкретного оператора и текущий статус ЭТрН.

Что делать, если нет интернета

На этот случай предусмотрены отдельные правила. Отсутствие доступа к интернету относится к установленным случаям, когда транспортные документы могут оформляться на бумаге.

То есть водитель без интернета не должен оказаться в ситуации «груз стоит, потому что кнопка не нажалась». Но конкретный порядок действий лучше заранее прописать внутри компании.

Что будет, если не перейти на ЭТрН: штрафы для бизнеса

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными в предусмотренных законом случаях. Поэтому рассчитывать на старую схему «сейчас привезем бумажную ТТН, а потом разберемся» уже нельзя.

При этом есть исключения для бумажного оформления, поэтому перед рейсом важно определить, попадает ли конкретная перевозка под обязательный электронный формат.

Ответы на частые вопросы

Обязательна ли ЭТрН в 2026 году?

Да, с 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для предусмотренных законом автомобильных перевозок, кроме установленных исключений, когда вместо ЭТрН оформляют бумажную накладную.

Кто должен работать с ЭТрН?

Грузоотправители, перевозчики и грузополучатели, участвующие в соответствующей перевозке. Если есть экспедитор, у него могут быть дополнительные электронные документы.

Нужно ли оформлять и бумажный, и электронный документ одновременно?

Нет, само по себе требование перейти на ЭТрН не означает, что к каждой электронной накладной нужно печатать бумажную копию. Бумажный вариант нужен в предусмотренных законом исключениях либо если его использование необходимо для другой цели.

Как оформлять ЭТрН при перевозке алкоголя?

Здесь есть дополнительные требования отраслевого законодательства. Например, до 1 марта 2027 года для некоторых операций с алкогольной продукцией допускается бумажная ТТН, но это не означает, что она заменяет ЭТрН во всех перевозках. Если алкоголь едет с участием стороннего перевозчика по договору перевозки, электронная транспортная накладная также может быть обязательна.

Чем ЭТрН отличается от ЭПЛ (электронного путевого листа)?

Это разные документы: ЭТрН относится непосредственно к перевозке груза, а ЭПЛ связан с выпуском автомобиля и водителя на линию. Поэтому заменить ЭТрН электронным путевым листом нельзя.

Кто оформляет электронную транспортную накладную?

По общему правилу — грузоотправитель, если стороны не договорились иначе.

Кто подписывает ЭТрН?

Участники перевозки подписывают те части документа, которые относятся к их роли: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и другие участники, если они предусмотрены конкретной схемой.

Можно ли исправить ошибку в ЭТрН?

Да, но способ зависит от того, какую именно ошибку нашли и на каком этапе находится документ. Поэтому я бы не удалял накладную и не создавал новую без необходимости.

Что в итоге

У меня переход на ЭТрН прошел довольно спокойно просто потому, что основные клиенты уже давно перевели документы в электронный вид.

Поэтому мой главный вывод такой: не надо воспринимать ЭТрН как отдельный огромный проект, который придется внедрять с нуля. Сначала смотрим, как устроена работа конкретного клиента, потом подключаем то, чего действительно не хватает.

У других логистических компаний, конечно, все может быть совсем иначе, но у нас каких-то серьезных проблем с этим пока не возникло.