Обязанности администратора проекта: координация команды и документация

Чтобы команда работала быстро, слажено и достигала поставленных целей, у каждого из участников должна быть определена зона ответственности, а также круг должностных обязанностей, строго соответствующих роли.

Одна из ключевых ролей – это администратор проекта.

Ниже подробно рассмотрим, что конкретно делает и за что отвечает администратор проекта в процессе его реализации.

Кто такой администратор в различных типах проектов

По факту это отдельная штатная единица, которая координирует работу всего проекта. С одной стороны, такой функционал должен входить в круг обязанностей руководителя. И во многих сферах это действительно так.

Но бывают такие типы проектов, где координация – это сплошная рутина. Ведь даже в работе управленца много рутинных задач. Например, составление графиков и планов, дорожных карт проекта, проверка качества работ, ведение отчётности, составление и актуализация документации, смет, организация встреч и не только. Всё это отнимает очень много времени.

Получается, что администратор – это своего рода помощник руководителя, который сможет взять на себя большинство рутинных задач. Но в то же время это не офис-менеджер, так как работа по координации предполагает солидный предметный опыт и квалификацию в определённых сферах.

Основные обязанности администратора проекта

Набор обязанностей может существенно разниться в зависимости от типа проекта и состава команды, а также от используемой методологии управления (топ-10 методологий).

Если сильно упростить, то основными функциями администратора являются:

планирование,
отчётность,
контроль задач,
организация их исполнения.

Можно обозначить обязанности и более официально, например, для составления должностных обязанностей или размещения на сайтах по поиску соискателей:

Обеспечение надлежащей коммуникации между участниками команды — сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду.
Координация деятельности членов команды по рабочим вопросам.
Коммуникация с представителями заказчика для своевременной реализации поставленных по проекту задач.
Организация совещаний и командных встреч для обсуждения рабочих моментов в рамках выбранной методологии (например, Scrum).
Контроль и помощь в подготовке документации проекта.
Организация проведения тендеров, подготовка работы с конкретным поставщиком или заказчиком. Контроль качества документов.
Учёт и ведение протоколов встреч – рабочих внутри группы и/или с участием представителей заказчика.
Подготовка и оформление аналитической отчётности по проекту в разрезе выбранного периода (год, квартал, месяц, неделя).
Загрузка документов и договоров в электронные системы учёта.
Выполнение текущих поручений руководителя проекта.
Помощь в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности.
Подготовка финансовых обоснований и разработка графиков финансирования, формирование списков на закупку необходимых средств и материалов.
Сбор отчётов линейных исполнителей.
Выявление проблем и рисков в работе проектной команды.
Своевременная коррекция планов, сроков и базы ресурсов.

В некоторых случаях работодатели также включают в круг обязанностей проектного менеджера ответственность за материально-техническое оснащение (оборудование рабочих мест членов команды), организацию обучения и повышения квалификации (при наличии систем поощрения профессионального роста), а также подготовку планов назначений (актуально только для очень крупных проектов и задач).

Таким образом, получается, что администратор – это правая рука руководителя проекта. Именно он отвечает за организационные вопросы и вопросы технического обеспечения работы проекта, держит руку на пульсе и берёт на себя работу по документальному сопровождению проекта.

Ключевые навыки администратора

Как упоминалось выше, администратор – это не просто статист или помощник руководителя. Это полноценный участник команды, от которого зависит многое.

Поэтому он не может быть «просто секретарём».

Неслучайно на роль координатора выбирают людей, у которых есть:

Предметное высшее образование. Администратор должен очень хорошо разбираться в теме. Если это строительный проект, он должен не понаслышке знать всё об этапах строительных работ крупных объектов. Если речь о программных проектах, администратор должен разбираться в используемых фреймворках, языках программирования, IDE и др.
Уверенное владение выбранной методологией. Если кандидат знает разные методологии управления проектами и их нюансы, он легко сможет адаптироваться к уже применяемой в команде.
Опыт и уверенное владение программными продуктами, которые используются в работе – программа для визуализации бизнес-процессов, таск-менеджеры, пакет офисных программ, групповые календари, BPM-системы и прочее.
Отличные коммуникативные навыки. Это тоже немаловажный фактор при ведении переговоров с представителями заказчиков, с членами команды, с поставщиками и другими лицами.
Опыт в создании и ведении документации проекта – техническая документация, стандарты, формы, правки, согласования и т.п.

Что не должен делать администратор

Он точно не должен выполнять чужую работу и переделывать что-то за другими членами команды.

Очень часто происходит так, что к администратору относятся как к самому бесправному участнику команды, так как он вынужден выполнять любые поручения руководителя и обслуживать его работу (в формате «принеси-подай»).

Но проблема кроется не в должностных обязанностях, а в отсутствии опыта непосредственного руководителя или в неправильном стиле его управления. Например, когда выбирается авторитарный стиль — для РФ и стран СНГ привычна «красная» корпоративная культура («Я начальник, ты дурак»).

В реальности администратор проекта должен быть первым замом руководителя, готовым занять его место в случае отсутствия. Администратор и руководитель должны работать слаженным тандемом. Только так у них и у всей команды получится достичь высоких результатов.