Как построить график точки безубыточности в Excel и онлайн: инструкция

Руководству любой компании и проекта требуются качественные инструменты для анализа: с их помощью проще принимать управленческие решения и быстрее ориентироваться на рынке. В этом материале речь пойдет о графике точки безубыточности. Покажу как решают эту задачу: как делают расчет, какие издержки и расходы учитывают, какие используют данные и формулы, как управляют маржинальностью после вычисления точки убыточности, что является основной целью расчетов, можно ли оценить риски и какие, как часто пересчитывать точку безубыточности, какие периоды обновления данных будут оптимальными и т.д.

Что такое точка безубыточности – термины и определения

Точка безубыточности (она же ТБУ, в английском языке BEP, сокращение от Break-Even Point) – это точка, в которой чистая прибыль от продажи или производства продукции, товара, услуги, подписки и т.п., равна нулю. Это значит, что расходы, связанные с производством, переменные и постоянные издержки равны получаемой прибыли (наценке или марже). В этом моменте бизнес не получает ни прибыли, ни убытков – он работает в ноль. Точнее одни идут на погашение других.

Альтернативные названия: критический объем продаж или порог рентабельности. Если упростить еще больше, то в точке безубыточности наступает баланс доходов и расходов.

Точку безубыточности могут рассчитывать в виде:

• натурального денежного выражения – на какую сумму нужно продать товара, чтобы выйти на окупаемость;
• критического объема продаж продукта в штуках – сколько единиц товара нужно продать, чтобы выйти из зоны убытка.

Наиболее частая периодичность расчета – в привязке к месяцу. Но бизнес может выбрать и другую периодичность – все зависит от особенностей рынка и производимого продукта. Главное – все показатели и данные приводить к выбранному периоду. Например, если вы берете отчет по продажам за месяц или планируете объем производства на тот же период, то все остальные метрики и данные нужно будет пересчитать в привязке к месяцу.

График точки безубыточности – это наглядное представление зависимости между расходами и доходами. На таком графике может быть отражено только две линии: доходы, зависящие от объема продаж (количества единиц продукции), и совокупные расходы (они тоже зачастую зависят от объема производства в своей переменной части).

Реже на графике отображают прямую постоянных расходов. Кривую переменных расходов показывать нет смысла, так как она будет идти параллельно с графиком совокупных – это связано с формулой вычисления.

Точку безубыточности лучше всего рассчитать вручную и показать на графике в виде вертикальной линии. Дело в том, что визуальное пересечение линий расходов и доходов не всегда легко конвертировать в конкретный числовой показатель. Да и считывается он не самым образом.

Более продвинутый подход – показ на графике нескольких вариантов развития событий: негативный сценарий (с минимальным объемом продаж и максимальными расходами), позитивный и реалистичный.

Зачем график точки безубыточности бизнесу и проектам?

Первое и самое важное – руководство компании, предприниматели и производители наглядно видят, когда предприятие перестает работать в минус. Все, что слева от точки безубыточности (ниже точки безубыточности) – зона убытков. А все, что справа от точки безубыточности (выше точки безубыточности) – зона прибыли. Доходы покрывают расходы.

Что дает такая визуализация:

• Понимание минимального объема продаж или производства, к которому нужно стремиться предприятию, чтобы начать зарабатывать. График безубыточности используется в дашбордах, системах бизнес-аналитики, при проведении анализа финансовой устойчивости предприятий и т.п.
• Оценка запаса прочности. Чем больше продавать или производить, тем больше будет прибыль. На основе графиков и данных легко можно вычленить такой объем, при котором предприятие сможет накапливать ресурсы или продукт на будущее – для покрытия рисков и сезонных провалов.
• Оценка рисков. График помогает стратегическому планированию, а также помогает выявить наиболее очевидные проблемы и подводные камни. Цена товара, расходы на маркетинг, на масштабирование производства или на многие другие статьи часто бывают связаны между собой. Плюс стоимость продукции неизбежно влияет на спрос. Поэтому руководство может и должно считать разные варианты и сценарии развития событий – с изменяющимися вводными: ценами, расходами, оптимизациями и т.п. На выходе можно проработать сложную архитектуру решений в формате «если … то …», в том числе для реагирования на действия конкурентов.
• Привлечение инвесторов. С помощью графика точки окупаемости можно провести наглядную демонстрацию перспектив продукта, проекта, новых линий производства, инновационных направлений и т.п. Он позволяет оценить реальные доходы и расходы при разных сценариях.
• Согласование планов и KPI. Планирование на основе точки безубыточности может быть востребовано там, где есть производство любого продукта, в том числе в IT-сфере. Деятельность предприятия становится более согласованной – отдел продаж понимает возможности и планы производственной линии, знает основные сценарии и пр.

Соответственно, построение графика и расчет ключевых показателей, включая точку убыточности, логично проводить в таких ситуациях, как  запуск новых проектов и направлений производства, при выходе на новый рынок или в новый сегмент, при пересмотре ценовой политики (для разработки адекватной ценовой стратегии), при оценке крупных трат, способных повлиять на рентабельность бизнеса, например, при покупке нового оборудования, открытии новой точки продаж, офиса фирмы и т.п., а также в рамках мониторинга и контроля имеющегося бизнеса – чтобы принимать обоснованные решения.

Читайте также: процесс принятия управленческих решений

Какие данные нужны для построения графика безубыточности

Для построения графика безубыточности в первую очередь нужны три вещи:

1. постоянные затраты,
2. переменные затраты на единицу продукции
3. и цена, по которой вы эту единицу продаете.

Постоянные затраты — это все, что не зависит от объема продаж. Например: аренда помещений и офисов, зарплата штатным специалистам (фонд оплаты труда), амортизация оборудования, различные фиксированные взносы и платежи, лицензии на софт, страховки и прочие регулярные платежи. Их берут за определенный период: месяц, квартал или год. Если вам нужно посчитать расходы в привязке к месяцу, то можно взять все расходы за год и разделить на количество месяцев в году. Могут быть и более сложные алгоритмы расчета, если нужно провести детальный финансовый анализ – при проектировании изменяющихся условий рынка.

Переменные затраты считают уже в привязке к одной единице продукции: штука, килограмм, час работы, одна конкретная услуга и т.п. Сюда может входить: упаковка, себестоимость сырья, сдельная оплата труда, логистика до клиента, расходы на аренду складов (если увеличивается количество хранимых изделий)— все, что растет пропорционально объему / зависит от объема производства. Если таких статей несколько, их тоже суммируют. Но главный нюанс – финансовые показатели нужно разделить на количество производимых изделий. Только так вы сможете привязь их к доле в себестоимости продукта.

И третье — отпускная цена одной единицы. Именно она определяет, как быстро выручка будет догонять общие затраты и бизнес сможет начать получать прибыль: покрывать все расходы / перестанет работать в убыток.

Иногда полезно добавить плановый или фактический объем продаж, чтобы сразу увидеть, где вы сейчас находитесь относительно точки безубыточности.

Формулы для расчета точки безубыточности

Как и говорилось выше, существует два подхода расчета:

• в единицах – сколько нужно продать или произвести единиц товаров, чтобы выйти из зоны убыточности (покрыть все затраты);
• в деньгах – показывает минимальный объем продаж, при котором бизнес начинает приносить прибыль.

В натуральном выражении (сколько товаров нужно продать) точку безубыточности считают так:

• Постоянные затраты / (Цена за единицу – Переменные затраты на единицу)

В денежном выражении точку безубыточности считают с помощью формулы:

• Постоянные затраты / ( (Цена за единицу – Переменные затраты на единицу) / Цена за единицу)

Или

• Постоянные затраты (1 – Переменные затраты на единицу / Цена за единицу)

Предметный пример расчета точки безубыточности в натуральном выражении

Предположим, что у нас есть частная мастерская, которая производит керамические кружки. Постоянные затраты включают в себя аренду помещения для мастерской, амортизацию оборудования, зарплату сотрудникам, коммунальные платежи и фиксированный бюджет на рекламу. Например, итоговая сумма постоянных расходов в пересчете на месяц – 187 500 руб.

Переменные издержки, которые напрямую зависят от количества изделий, вышли: 100 руб. на одну кружку. Сюда вошли: глина (сырье), краски, глазурь, топливо для печи, крафтовая упаковка и комиссии маркетплейса за адресную доставку до покупателей.

Сумма постоянных и переменных затрат будет меняться вместе с изменением объема производства – это нормально. Поэтому ее и изображают графически, чтобы видеть зависимость на диаграмме. Предположим, что предприниматель хочет поставить цену продажи кружки в 250 рублей, чтобы обеспечить достаточный спрос.

Сначала находим маржинальную прибыль с каждой единицы товара (с одной кружки):

250 – 100 = 150 руб.

Теперь считаем точку безубыточности в штуках:

187 500 / 150 = 1250

Это значит, что мастерской нужно производить и продавать не менее 1250 штук кружек, чтобы преодолеть порог суммарных затрат и хотя бы выйти в ноль.

***

Можно пойти дальше: посчитаем, какое количество кружек нужно продать, чтобы чистая прибыль составляла 100 000 рублей в месяц:

• (187500 + 100000) / 150 = 1916 (примерно)

***

Можно пойти от обратного: если мастерская может в рабочем темпе делать 2500 единиц товара в месяц, то ее чистая прибыль может составлять:

• 2500 * 150 – 187500 = 187500 руб.

Напомним: 150 – это маржинальность одной кружки за вычетом переменных расходов. А 187500 – постоянные расходы.

***

Еще вариант связанной подзадачи. Предположим, что мастерская физически может производить не более 1 000 кружек в месяц. Какой должна быть минимальная цена, при которой бизнес достигает точки безубыточности (доходы полностью покрывают расходы)?

Пробуем вычислить. Сначала считаем минимальный уровень расходов – затраты на производство, включая переменные и постоянные:

• 187500 + (100 * 1000) = 287500 руб. в месяц

Тогда цена одной кружки должна быть не менее:

• 287500 / 1000 = 287,5 руб.

Если поставить стоимость ниже, то сумма от продажи всей партии даже не покроет расходы на производство.

Предметный пример расчета точки безубыточности в денежном выражении

Для той же мастерской с теми же кружками. Для удобства понимания разобьем исходную формулу на составляющие.

Маржинальность одной кружки (Цена за единицу – Переменные затраты на единицу):

250 – 100 = 150 руб.

Доля маржинальной прибыли в цене кружки равна:

150/250 = 0,6 (или 60%)

Тогда считаем критическую точку минимальной выручки в денежном выражении:

187500 / 0,6 = 312500 руб.

Это значит, что мастерской необходимо продавать кружек минимум на 312 500 рублей в месяц, чтобы покрыть все постоянные и временные расходы (чтобы компания работала в ноль).

Допустим, мы хотим получить чистую прибыль в 100 000 рублей в месяц, тогда считаем так:

(187500 + 100 000) / 0,6 = 479167 рублей

То есть при выручке около 479 тысяч рублей после всех затрат будут оставаться желаемые 100 тысяч прибыли.

Если мастерская работает на полную мощность и продает 2500 кружек в месяц, тогда ее выручка составит:

2500 * 250 = 625000 рублей

Однако, при таком обороте чистая прибыль, составит всего:

2500 * 150 – 187500 = 187500 руб. каждый месяц.

Как подготовить таблицу для графика точки безубыточности

Существуют разные способы расчета и подходы к оформлению таблиц. В общем случае для построения таблицы Excel или любой онлайн-таблицы с показателями продаж и расходов нам потребуются:

• Данные для отображения объема продаж / производства – в штуках. Для наглядности следует выбрать такой шаг горизонтальной оси, который легко читается на графике и соотносится с реальными возможностями производства / продажи. Например, 0, 250, 500, 750, 1000, 1250 единиц – для кружек из нашего примера выше. Мы взяли больше чем двойной запас, до 4000 единиц, чтобы понять рост прибыли при дальнейшем наращивания объема относительно точки безубыточности.
• Постоянные расходы. Линию постоянных затрат часто отображают на графике – она позволяет понять минимальный уровень «базы», от которой отталкиваются остальные расчеты.
• Данные суммы переменных затрат. Так как они напрямую зависят от объема производства / продажи, то числа могут заполняться по формуле: объем * переменные затраты на единицу продукции. Для нашего примера это объем *100.
• Общие расходы. Сумма расходов считается просто: постоянные расходы + сумма переменных затрат.
• Сумма выручки. Так как объем выручки растет вместе с количеством проданных изделий, она тоже рассчитывается по формуле. Здесь: объем продаж в единицах, умноженный на цену реализации.

Теперь о подходах:

• Первый вариант – вынести статические данные в шапку таблицы. Это постоянные расходы, цена товара и переменные расходы на единицу. Так ими удобнее управлять.
• Второй вариант – включить в таблицу столбцами, протянув ячейки с копированием данных. Информация будет везде повторяться, но зато графики и диаграмму будет построить проще.

Мы выбрали второй вариант.

В итоге у нас получилась следующая таблица:

Дальше строятся диаграммы. Нужно только определиться с видом графики и с областями данных.

Как построить график точки безубыточности в Excel и отметить точку пересечения

В Экселе работать удобнее всего, ведь это самая популярная программа для редактирования таблиц. Открывайте Эксель, наполняйте таблицу, протягивайте формулы.

Если данные готовы, остается выбрать нужные столбцы и тип диаграммы. Для наших задач лучше всего подходят:

• Линейный график
• Гистограмма с группировкой
• Точечная диаграмма

Точку пересечения линии выручки и линии общих затрат лучше всего будет видно на линейном графике.

Выделяем всю таблицу, включая заголовки, переходим в раздел панели «Вставка», находим подраздел «Диаграммы» и выбираем из предложенных линейный график.

Останется выделить и удалить ненужные линии: цена изделия, переменные расходы на единицу, совокупные переменные расходы.

На графике должны остаться:

• Линия совокупных расходов
• Линия выручки (линия доходов)
• Линия постоянных расходов (по желанию)

Для подписей данных горизонтальной оси нужно выбрать ряд с данными из столбца с объемом производства.

График готов! У нас получилось вот так.

При желании можно настроить оформление. Например, линию расходов сделать красной, подписать название, вывести подписи осей и т.п.

Чтобы отметить точку пересечения линии выручки с линией совокупных затрат, достаточно нарисовать вертикальную линию:

1. Сначала выделяем мышью область построения графика.
2. Затем выбираем линию: Вставка – Иллюстрации – Фигуры – Линия.
3. Далее прямо на графике рисуем вертикальную линию. В нашем случае в районе 1250 единиц.

Если вы не забыли выделить область графика, то линия станет его частью и будет оставаться на нем даже при изменении масштаба и перемещении диаграммы в пределах листа.

Как построить график безубыточности онлайн – инструменты и сервисы

Построение графика онлайн практически не отличается от работы в настольном Excel. Один из наиболее удобных вариантов — Google Таблицы или облачная версия MS Excel (работает бесплатно). В Российском сегменте стоит обратить внимание на следующие сервисы:

• Яндекс Таблицы
• Р7-Офис в облаке
• Таблицы Mail.ru (тот же Р7-Офис, но в облаке Mail)
• ONLYOFFICE DocSpace (облачная версия редакторов ONLYOFFICE с открытым исходным кодом)

В них можно создать ту же расчетную таблицу, использовать формулы и построить диаграмму непосредственно в браузере.

Сначала внесите исходные данные и создайте столбцы с объемом продаж, выручкой и общими затратами. Затем выделите эти данные и выберите создание диаграммы. В настройках укажите подходящий тип — линейный или точечный.

Преимущество онлайн-варианта заключается в том, что редактор таблиц не нужно устанавливать на компьютер: расчеты можно открыть с любого устройства и предоставить доступ к ним другим сотрудникам, партнёрам, инвесторам и т.п.

Немного иной принцип у профильных финансовых инструментов и платформ аналитики. Чаще всего расчет точки безубыточности здесь предоставляется в комплекте с подпиской на специальные системы аналитики для руководства компаний и бизнеса.

Если важен бесплатный доступ, то, рассчитать и построить график как в Excel, можно только в табличных редакторах. Сам метод расчета в зависимости от выбора программы меняется не сильно. Таблицы устроены везде плюс-минус одинаково.

Как читать график точки безубыточности

Готовый график позволяет быстро оценить финансовый результат при разных объемах продаж. На горизонтальной оси отражается объем продаж или производства, а на вертикальной — денежные показатели.

Слева от точки безубыточности находится зона убытков. Область между прямыми визуально соответствует чистому убытку, ведь при таком объеме реализации доходы еще не покрывают расходы. Чем меньше объем продаж, тем больше разница между затратами и выручкой. В самой точке безубыточности доходы равны общим затратам. Выше точки безубыточности и после ее прохождения начинается зона прибыли. Выручка становится больше общих затрат, поэтому компания начинает получать положительный доход – чистую прибыль. Визуально – это тоже область между двумя прямыми. Чем дальше от точки, тем прибыль больше.

График показывает минимальный объем продаж, необходимый для достижения безубыточности. Поэтому с его помощью руководство может быстро определить, какой объем реализации должен быть заложен в финансовый план.

Еще один полезный показатель — запас финансовой прочности. Он показывает, насколько могут снизиться фактические продажи до достижения критической точки.

Например, если компания продает 400 единиц, а BEP составляет 250 единиц, запас равен:

• 400 − 250 = 150 единиц

В процентном выражении:

• (400 − 250) / 400 × 100% = 37,5%

Это означает, что при сохранении остальных условий продажи могут снизиться на 37,5%, прежде чем бизнес перейдет к нулевой прибыли.

Использование графика с точкой безубыточности для анализа бизнеса, проектов и производства

График точки безубыточности можно включить в финансовое планирование и регулярно пересчитывать по фактическим показателям. А еще лучше – включить его в дашборд вашей системы бизнес-аналитики.

Разберем, как использовать график на практике. Опять же, применительно к нашему примеру выше. Представьте, что стоимость сырья выросла и переменные затраты на кружку стали 120 рублей вместо 100. Маржинальная прибыль падает до 130 рублей. Новая точка безубыточности считается уже так: 187 500 / 130 ≈ 1442 штуки. Линия общих затрат сдвигается вверх, и мастерской нужно продавать почти на 200 кружек больше, чтобы выйти в ноль. Такой сдвиг сразу будет видно на графике.

Для сравнения нескольких версий на одной диаграмме можно совмещать графики для разных типов расчета: пессимистичный, оптимистичный, реалистичный, фактический и т.п. Тогда логично убрать все лишние элементы и оставить только линии совокупных расходов и доходов.

Аналогично можно проверить влияние цены. Если поднять цену до 280 рублей, маржинальная прибыль вырастет до 180 рублей, а точка безубыточности снизится до 1042 штук. График покажет, насколько безопаснее становится положение при росте цены. Важно учитывать, что повышение цены может снизить спрос, поэтому тут тоже лучше сразу просчитать несколько вариантов.

График также помогает понять запас финансовой прочности. При фактических продажах 1800 кружек запас составляет 1800 − 1250 = 550 штук, или примерно 30 %. Это значит, что продажи могут снизиться почти на треть, прежде чем компания снова окажется в зоне убытков.

Для новых продуктов или проектов анализ безубыточности позволяет заранее увидеть, при каком объеме производства или продаж вложения начнут окупаться. Если постоянные затраты вырастут из-за аренды или зарплаты сотрудников, то точка безубыточности сразу сдвинется. Поэтому важно регулярно пересчитывать показатель при изменениях в структуре затрат или в планах продаж.

В управленческом учете график используют вместе с другими показателями: маржинальным доходом, операционной прибылью и рентабельностью. Он помогает оптимизировать затраты, выбирать стратегию ценообразования и оценивать риски при запуске новых направлений.

Вопросы и ответы

Как часто нужно рассчитывать точку безубыточности?

Оптимально — раз в месяц или при любом заметном изменении цены, переменных затрат или постоянных расходов. Если ассортимент широкий, точку считают по каждому товару отдельно, а затем смотрят общую картину.

Что делать, если фактические продажи ниже точки безубыточности?

Сначала проверить, можно ли снизить переменные затраты. Например, найти более дешевое сырье или упаковку. Параллельно можно оценить возможность увеличения объемов производства или корректировки цены. Главное — не игнорировать ситуацию: чем дольше бизнес работает в минус, тем быстрее заканчивается запас прочности.

Если бизнес новый, то работа в минус – нормальное явление. Тут лучше уделить внимание расчету окупаемости и расширению рынков сбыта.

Можно ли снизить точку безубыточности без роста цены?

Да. Самый прямой путь — снижение переменных затрат или оптимизация постоянных расходов: аренда, зарплаты, реклама. Любое уменьшение фиксированных затрат сдвигает точку безубыточности влево.

Как влияет рост постоянных затрат на точку безубыточности?

Пропорционально. Если аренда или фонд оплаты труда вырастут на 30 000 рублей, то новая точка безубыточности для наших кружек станет 217 500 / 150 = 1450 штук. Линия общих затрат поднимется, и потребуется больший объем продаж.

Нужно ли учитывать налоги при расчете?

В базовом варианте точку безубыточности считают до налогов. Если важно видеть чистую прибыль после налогов, то целевую сумму прибыли увеличивают с учетом налоговой нагрузки и уже от нее считают необходимый объем продаж. Так тоже можно.

Почему на графике иногда показывают несколько линий?

Чтобы сравнить сценарии: базовый, оптимистичный и пессимистичный. Это помогает заранее понять, как изменения спроса или цен повлияют на точку безубыточности и когда предприятие начнет получать стабильную прибыль.

А еще на одном графике можно сравнивать показатели точки безубыточности для разных товаров. Например, если они продаются в связке – сопутствующие товары, товары для схожих сегментов и т.п.