Техника Timeblocking и Timeboxing в управлении проектами

Управление временем (тайм-менеджмент) – это святой грааль, который многие ищут, но вряд ли когда-то найдут. Поскольку управлять временем невозможно, можно лишь научиться снижать потери и оптимизировать объём работы.

Ниже расскажем о преимуществах и недостатках таких подходов, как тайм-блокинг и тайм-боксинг. Первый используется для управления личным временем, а второй – для управления временем в проектах.

Что такое Timeblocking

Timeblocking (русск. «Блокировка времени») – это простой и понятный метод повышения личной производительности, основыванный на принципе выделения фиксированных блоков времени под реализацию задач и планов.

Слово «блок» в данном случае употребляется в значении «коробка», «модуль» или «элемент». Другими словами, это контейнер, некая единица или кирпичик. Из нескольких таких элементов можно сложить нужную конструкцию.

Как можно догадаться, из «блоков» времени складывается рабочий день или время личной активности.

Основная задача методики тайм-блокинга (в некоторых источниках она называется «фрагментация времени») – это повышение продуктивности за счёт лучшей фокусировки внимания на текущей задаче.

Если сильно упростить, то методика работает так:

  • Вы планируете дела на день. Если это рабочие задачи, то они поступают от руководителя.
  • Каждая задача должна занимать определённый слот/блок или сразу несколько.
  • Слот вы определяете самостоятельно. Это может быть час, 45 минут, 2 часа и т.п. Всё зависит от вашей личной производительности, характера задач и способности фокусироваться на чём-то одном.
  • Между слотами планируются короткие перерывы (в основном для более плавного переключения внимания и погружения в детали новой задачи).
  • Во время работы в рамках определенного блока вы не можете заниматься другими задачами.
  • Если время блока заканчивается, то и работа над задачей тоже завершается.
  • Если задачу не удалось реализовать, можно подвинуть другие блоки или перенести работу над задачей в другие слоты.
  • В графике на день желательно предусмотреть резервные блоки и блоки отдыха. Резервные блоки можно использовать для непредвиденных срочных задач, а также для завершения незаконченных дел из предыдущих слотов.

Когда вы работаете над конкретной задачей (находитесь в активном блоке времени), вы полностью фокусируетесь на ней и не отвлекаетесь на другие задачи. Именно в этом и заключается главная особенность метода тайм-блокинга.

Но следует помнить, что рабочие процессы могут внести свои коррективы – вам придётся гибко подстраиваться под сложившиеся требования в проекте или на предприятии. Руководство вряд ли будет подстраиваться под ваши блоки времени.

В результате получается некий симбиоз простого списка входящих задач (как в GTD) и блоков, которые занимают фиксированные места в рабочем графике. Блоки имеют наивысший приоритет, а все остальные задачи могут размещаться в любых свободных местах, в зависимости от их срочности и важности.

Преимущества таймблокинга

  • Методика позволяет фокусироваться на наиболее важных задачах.
  • Благодаря заранее выделенному слоту времени, вы не отвлекаетесь на другие задачи. Это как прививка от непродуктивной многозадачности (внимание и время не расходуется на что-то постороннее или ненужное).
  • Методика идеально подходит для краткосрочного (оперативного) планирования. С помощью слотов или блоков можно наглядно распланировать свой рабочий день, неделю или даже месяц.
  • Блоки могут иметь определённую периодичность, что делает планирование еще удобнее.
  • При планировании сразу оценивается примерное время реализации задачи (на всякий случай о способах оценки задач).
  • Повышается контроль над ситуацией, как следствие, растёт уверенность и продуктивность, повышается общая дисциплина труда.
  • Если все рабочие задачи распределены по слотам, то с большой вероятностью вы справитесь с ними до наступления дедлайна, а не после. Соответственно, никаких ситуаций с «пожаром» и переработками, минимум стресса.

Недостатки таймблокинга

  • Методика не подходит для долгосрочного планирования, поскольку при неправильной оценке времени на реализацию могут накапливаться ошибки. В итоге хвосты и переработки (технический долг) приводят к смещению всех планов и задач. Исходный план теряет свою актуальность.
  • Чем больше задач переносится на новые слоты или в планы на новый рабочий день, тем сильнее возникает ощущение «завала». Как итог растёт тревога, повышается стресс (как давление внешних обстоятельств).
  • Чем детальнее план, тем ниже свобода творчества. Многим это не понравится, поскольку такой подход легко может привести к негативным последствиям микроменеджмента.
  • Если вам трудно фокусироваться на задаче, методика вам никак не поможет.
  • Чтобы все обозначенные проблемы не накапливались как снежный ком, требуется много практики для правильной оценки времени задач.
  • Любые новые вводные, например, срочные задачи, которые спускает ваше руководство или которые возникают вне зависимости от ваших планов, будут приводить к смещению блоков времени. Идеальный план будет сыпаться как карточный домик.
  • Если вы завершаете задачи раньше, чем планировали, то возникает обратный эффект – появляется ощущение снижения производительности (так как вы отдыхаете вместо работы). Может развиться синдром вахтёра (про когнитивные искажения).

Что такое Timeboxing

Слово Timeboxing образовано от слов time («время») и box («коробка»). Дословно можно было бы перевести как «коробация времени», но слова «коробация» в русском языке не существует. Наиболее близкий вариант – «разбивка/распределение времени по коробкам».

Timeboxing – это один из принципов гибких методологий управления проектами (подробнее об Agile-принципах), предполагающий разбивку времени на оптимальные временные промежутки или этапы, в течение которых происходят основные действия по разработке.

Такие этапы – это итерации или спринты. Обычно они длятся от 1 до 6 недель в зависимости от цикла разработки команды и сложности задач.

У каждого таймбокса («коробки времени») есть свой бюджет, планы на реализацию и дедлайны. В конце итерации заказчику или клиенту демонстрируются результаты работы команды.

Принципы таймбоксинга полностью повторяют принципы таймблокинга:

  • На работу по текущим задачам выделяется достаточное, но фиксированное время.
  • В течение активного блока времени команда ни на что не отвлекается.
  • Благодаря фокусировке внимания повышается производительность и результативность работы.

Но есть и отличия:

  • Внутри одного тайм-бокса может быть несколько задач.
  • Таймбоксинг выступает скорее в роли ограничителя времени как ресурса. Напомним, что в процессе разработки есть сразу несколько переменных: время, качество, объём (имеется ввиду количество операций/работы) и бюджет. Введение ограничения времени даёт уже хотя бы одну константу, что облегчает управление другими.

Вместо итогов

Нельзя сказать, что использование таймблокинга – это универсальное решение всех проблем, так называемая «серебряная пуля». Наоборот, если подойти к процессу планирования личного или рабочего времени без должного внимания, то на выходе можно получить ещё больше неприятностей: недоделки могут накопиться снежным комом.

Но принцип, заложенный в основе подхода, очень интересен: когда вы фокусируете своё внимание на конкретной задаче, ваша общая производительность растёт.

Не зря во многих гибких и итеративных методах разработки чаще всего ограничиваются сроки. Без этого бюджет и объём операций могут стремиться с бесконечности (особенно, если речь идёт о максимальном качестве продукта).

Мы не умеем паковать время по коробкам, но можем предложить удобный сервис для управления проектами – онлайн-систему Projecto.

Если вас интересуют другие методики управления временем и приоритетами, почитайте про матрицу Эйзенхауэра и Pomodoro-таймер.