Как составить протокол совещания, собрания, встречи, заседания – скачать шаблоны

Протоколы — это официальные документы, которыми оформляются результаты различных групповых мероприятий: от собрания жильцов многоквартирных домов до заседаний совета директоров ООО. Рассказываю о видах протоколов, правилах их оформления, подписания, хранения и пр. Шаблоны для скачиваний тоже есть, скролльте!

Что такое протокол

Протокол — это документ, в котором фиксируют ход обсуждения, принятые решения, поручения и результаты разных деловых мероприятий: собраний, встреч, заседаний, совещаний и т.п.

Протокол служит письменным подтверждением того, о чем договорились участники, кто присутствовал на встрече, какие вопросы рассматривались и какие действия необходимо выполнить по результатам.

Чтобы протокол получил силу официального документа, в нем могут проставляться подписи участников (о согласии с утверждениями или об ознакомлении с изложенным), а также ответственных лиц (тех, кто составлял протокол). Если протокол составлен с нарушениями или просто для сохранения хронологии / хода обсуждений, а также для фиксации некой информации, то документ нельзя назвать юридически значимым. Но он вполне может использоваться для вспомогательных рабочих задач.

Если говорить о современных рабочих процессах, то протоколы все чаще составляются и ведутся в электронном виде. А для их наполнения активно привлекают ИИ (искусственный интеллект) и нейросетевые модели – для транскрибации аудиозаписей (преобразования звука в текст), а также для создания саммари встреч (кратких итогов, выводов и принятых решений).

Под протоколом также может пониматься набор правил и технических требований, на основе которых стороны общаются друг стругом. Например, это могут быть протоколы маршрутизации, протоколы передачи данных (HTML, FTP, SMTP и т.п.) или протоколы безопасности. Но большинство из них имеют отношение к IT-отрасли. Например, WebRTC – это протокол для прямого общения в браузерах.

Для чего нужен протокол

Главная задача протокола – зафиксировать все, что происходило в процессе собрания, встречи или иного события. Такой документ не решает споры, он не ущемляет чьи-то права, не является приказом или распорядительным документом. Это как лог или сохраненная запись событий / хода обсуждения, встречи: что и когда происходило, кто и что говорил, какие были результаты голосований и т.п.

Даже если в результате встречи были приняты те или иные управленческие решения, то они должны будут позже оформляться отдельными приказами или распоряжениями. Протокол при этом будет служить лишь источником информации о таком решении – основанием.

Протокол заседания, встречи, собрания или заседания решает одновременно несколько дополнительных задач:

1. Фиксация повестки и последовательности рассмотрения вопросов (выступает в роли программы мероприятия).
2. Подтверждение факта проведения мероприятия и состава участников. Если есть протокол, значит событие состоялось.
3. Описание и закрепление на бумаге принятых решений, результатов голосования или иных действий в рамках события.
4. Формирование итогов встречи или события.
5. Обеспечение доказательной базы в случае споров и иных проблем уже после встречи или собрания.
6. Формирование истории заседаний, событий и принятия коллективных управленческих решений –если протоколы составляются регулярно.

Уже внутри протокола могут быть прописаны отдельные задачи, сроки и ответственные лица. Но это не делает из протокола аналог приказа или иного распорядительного документа.

Вместе с тем, если по итогам собрания протокол фиксирует решения, принятые коллегиальными органами управления, например, собранием акционеров, советом директоров, участниками ООО и т.п., то протокол может выступить основанием для последующих приказов и распоряжений. Здесь выполнение пунктов и требований уже является обязательным.

Какие бывают протоколы для оформления событий внутри компании

Несмотря на общие принципы оформления и назначение, содержание, атрибуты и ключевые блоки протокола могут кардинально отличаться в зависимости от формата мероприятия. Одни протоколы имеют юридическое значение и оформляются только определенным образом, например, на специальном бланке организации, а другие нужны максимум для внутренней организационной работы, поэтому требования к их оформлению минимальные.

Ниже о видах протоколов в привязке к типам событий внутри компании.

Протокол совещания

Такой документ используют для фиксации совместных совещаний (рабочих, оперативных, аппаратных) и планерок.

Обычно в него включают дату и место проведения, список участников, повестку совещания, краткое содержание обсуждений, принятые решения, перечень итоговых поручений, ответственных исполнителей и сроки выполнения задач.

Это один из самых распространенных видов протоколов для рабочих задач.

Протокол собрания

В отличие от протоколов совещаний имеет более высокую юридическую значимость, так как является официальным документом, подтверждающим принятие тех или иных управленческих решений. Собрания проводятся среди акционеров (АО, ЗАО), участников общества (ООО), товарищества, совета директоров и т.п.

Чтобы по итогам принятых решений не было споров, протоколы собраний дополняются разделом с результатами голосования по каждому вопросу повестки.

Такой протокол становится основанием для последующих приказов и распоряжений. Но основная его задача – подтверждение законности принятых решений коллегиальными органами управления.

Протокол встречи или переговоров

Документ фиксирует ход и вопросы, поднятые в результате встреч или переговоров, проводимых с партнерами, подрядчиками, заказчиками или внутренними командами, которые работают над одним или над разными проектами (в составе портфеля проектов).

Основной фокус здесь смещается на достигнутые договоренности, согласование будущих действий, целей, KPI, распределение ответственности и т.п. В общем, на то, что нужно будет сделать по итогам сотрудничества / работы.

Протокол заседания

Заседания могут проводиться для совета директоров. В этом случае требования к документу будут такими же, как и к протоколу собрания акционеров / участников общества. Но бывают также заседания различных комиссий, экспертных групп, комитетов, ученых советов и т.п. Тогда задача протокола – зафиксировать принятые решения, например, выставленные оценки, или результаты работы экспертов – выводы или итоги, к которым пришла комиссия.

Заседания оформляются типовыми бланками протоколов, содержат тему, план заседания, дату, время, полный список участников, а также блок итогов – оценки, выводы, заключения и т.п.

Отдельно от протоколов совещаний существуют акты – они подтверждают различные факты и события. Например, бывают акты приемки, акты о недостаче, акты расследований. В актах нет данных о ходе обсуждения между участниками, но подписантов тоже может быть несколько.

В бизнес-задачах могут также участвовать другие специализированные виды протоколов:

• Протоколы испытаний или тестирования.
• Протоколы внутренних расследований (например, в случае производственных травм).
• Протоколы интервью (для проведения собеседований при приеме на работу или для маркетинговых исследований).
• Протоколы осмотра.
• И пр.

Чем отличаются протоколы для совещания, собрания, встречи, заседания

Основное отличие касается целей проведения мероприятия. А уже из этого вытекают особенности оформления и степень юридической значимости документа.

• Протоколы совещаний – это внутренние документы, которые фиксируют результаты обсуждений по конкретным рабочим вопросам.
• Протоколы собраний – это документы, которые фиксируют управленческие решения на самом высоком уровне: акционеры, директорат и т.п. Соответственно, на основании таких протоколов могут изменяться руководящие документы компании, назначаться новые директора, меняться общий курс развития всей компании, выстраиваться стратегии и т.п. Юридическая значимость здесь максимальная.
• Протоколы встречи – это тоже локальные документы, но они используются в основном для фиксации договоренностей с партнерами (поставщиками, клиентами, контрагентами).
• Протоколы заседаний – это документы, которые фиксируют решения различных коллегиальных органов: советов, комитетов, экспертных групп и т.п. Это тоже юридически важные документы, но они используются для определенных узких целей. Например, для выставления итоговых оценок по экзамену, испытанию и т.п. Здесь наибольшее значение имеют сами итоги – то, что решил коллегиальный орган.

При этом суть у всех обозначенных документов остается схожей – они фиксируют процесс обсуждения и выделяют принятые решения.

Кто ведет протокол (должен его оформлять)

Ведение протокола в норме поручают секретарям, помощникам руководителя, офис-менеджерам или иным сотрудникам. Назначение обычно фиксируется приказом или распоряжением, но может быть и закреплено в должностных обязанностях.

Если в организации нет секретаря или специального сотрудника, ответственного за оформление протоколов заседаний, собраний или встреч, то составление протокола может взять на себя сам руководитель – в зависимости от типа и уровня мероприятия: руководитель компании или подразделения, менеджер проекта или один из участников встречи.

При проведении юридически значимых заседаний или общих собраний с участием руководителей высшего звена ответственное лицо назначается заранее. Это позволяет избежать ошибок, так как назначенный сотрудник в процессе мероприятия занимается только фиксированием хода обсуждения и не отвлекается на что-то еще.

Если совещание проходит с клиентом, партнером или заказчиком, стороны могут заранее договориться, кто будет вести протокол и подготавливать итоговую бумажную/цифровую версию. В некоторых случаях документ составляется сразу в ходе встречи в режиме онлайн, чтобы все присутствующие могли проверить корректность формулировок.

Многие компании используют готовые шаблоны протоколов. Такой подход ускоряет заполнение документа, помогает соблюдать единую структуру встречи/собрания и снижает вероятность пропуска важной информации. Шаблон устанавливается отдельным внутренним документом или согласовывается перед встречей со всеми участвующими сторонами. Протокол можно создавать в редакторе Word (Ворд), табличном процессоре Excel (Эксель), других офисных программах или в специализированных системах электронного документооборота (в том числе с задействованием цифровых подписей).

Как составить протокол совещания – основные правила

При грамотном подходе составление протокола начинается еще до начала встречи. Ответственный сотрудник может заранее подготовить шаблон, повестку дня, список участников и другую информацию, которую можно сразу занести в документ. Так можно значительно упростить ведение протокола и сосредоточиться на самом обсуждении, а не на оформлении документа.

Во время совещания необязательно записывать буквально каждую реплику участников, особенно если последние не относятся к предмету обсуждения. Основная задача документа – зафиксировать то, что обсуждается в привязке к теме, какие приняты решения по итогу, даются ли конкретные поручения, назначаются ли ответственные лица и сроки исполнения. Записи могут вести одновременно несколько человек. Тогда после завершения встречи все разрозненные записи сводят в единый документ.

При оформлении протокола рекомендуется соблюдать несколько правил:

• Использовать деловой и нейтральный стиль.
• Излагать информацию последовательно, в соответствии с повесткой.
• Писать кратко и без личных эмоциональных оценок.
• Указывать только проверенные сведения.
• Фокусироваться на конкретных решениях, а не на общих обсуждениях. Они тоже важны, но скорее для понимания общего процесса.
• В случае принятых решений особое внимание стоит уделить конкретике: даты, сроки, кто ответственный, как должна выглядеть отчетность и т.п. Чем больше деталей будет отражено, тем проще будет создать последующие приказы и иные распорядительные документы. И тем меньше будет проблем в случае споров из-за разночтений.

Если обсуждение было длительным и объемным, составляется полный протокол с описанием выступлений участников. Но когда достаточно зафиксировать только результаты, обычно оформляется краткий протокол, содержащий лишь принятые решения и поручения.

Для новичков наиболее удобным вариантом будет использование готовых шаблонов и изучение примеров уже оформленных протоколов. Они помогают быстрее освоить процесс оформления нового протокола и уменьшают количество ошибок.

Обязательные разделы протокола – структура и содержание

Какой-то одной единой формы для оформления протоколов не существует. Даже если речь идет о протоколе собрания участников ООО, совета директоров и т.п. Однако, чтобы документ получил юридическую силу, он должен иметь обязательные реквизиты:

• Дата, время и место проведения заседания / встречи (если мероприятие очное).
• Сведения о лицах, принявших участие в заседании (для ООО – с указанием размера их доли и количества голосов).
• Повестка.
• Основные положения выступлений (для очного заседания).
• Результаты голосования по каждому вопросу («ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ»). При заочном голосовании результаты должны подтверждаться бюллетенями.
• Принятые решения по каждому вопросу.
• Сведения о лицах, проводивших подсчет голосов.
• Сведения о лицах, подписавших протокол.

Если протокол соотносится с менее значимыми мероприятиями, то степень свободы при оформлении больше. Как правило, в документе указываются:

• Название организации.
• Название документа.
• Дата, время и место проведения.
• Формат мероприятия (очный или дистанционный).
• Председатель и секретарь.
• Список присутствующих и приглашенных.
• Повестка дня.
• Ход обсуждения каждого вопроса.
• Принятые решения.
• Поручения, ответственные сотрудники и сроки исполнения.
• Подписи ответственных лиц.

Отдельные данные могут быть отражены в виде таблицы – для удобства чтения и составления. Например, результаты голосований.

Обратите внимание! На составление протокола собраний акционеров или участников ООО отводится не более 3-х дней. Отсчет ведется от момента очного собрания или от момента окончания сбора бюллетеней при заочном голосовании. Ст. 63 208-ФЗ («Об АО») и ст. 38.2 14-ФЗ («Об ООО»).

А в течение 10 дней после составления копию протокола нужно отправить каждому из участников.

При необходимости к протоколу могут прикладываться дополнительные документы: презентации, отчеты, проекты договоров, ответ эксперта, финансовые таблицы, аналитические материалы и т.п.

Кто подписывает протокол совещания

В большинстве компаний документ подписывают два человека: председатель совещания (обычно это руководитель компании) и тот, кто отвечал за ведение протокола (обычно это секретарь или помощник руководителя).

Если мероприятие проводилось с участием нескольких организаций, то документ могут подписывать представители от каждой стороны. Например, при переговорах с клиентом, партнером или заказчиком каждая компания вправе оформить собственный экземпляр либо согласовать единый вариант.

Подписи в протоколе подтверждают, что сведения, указанные в нем, соответствуют фактическому ходу обсуждения и принятым решениям.

Если протокол подписывается в электронном виде, то для этого нужно использовать усиленные квалифицированные подписи – только они юридически приравниваются к собственноручным.

Как правильно составить выписку из протокола

Выписка из протокола – это документ, содержащий не весь протокол, а только отдельную его часть. Обычно в нее включают какой-то вопрос из повестки дня или конкретные решения / одно решение, которое необходимо переадресовать сотруднику, контрагенту или государственному органу.

При составлении выписки важно сохранить ключевые реквизиты исходного протокола, которые помогут однозначно идентифицировать документ (это как ссылка в программах учета): номер, дата и название. Затем приводится только те фрагменты, которые относятся к нужному вопросу.

Выписка должна дословно воспроизводить текст оригинала. Изменять формулировки, сокращать смысл решения или добавлять новые сведения нельзя. В конце документа указываются сведения о заверении выписки, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

Правила хранения протокола

Подписанный протокол учитывается в системе документооборота компании. В зависимости от используемой системы, документ может храниться в письменном (бумажном) или в электронном виде.

Срок хранения зависит от вида протокола, требований законодательства и правил внутреннего делопроизводства компании.

• Протоколы общих собраний участников (ООО), акционеров (АО), а также заседаний коллегиальных органов (совета директоров, правления) и документы / приложения к ним — хранятся постоянно. Это значит, что документы не уничтожаются даже после ликвидации компании. Такие протоколы передаются в государственный или муниципальный архив. Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то документы со сроком «постоянно» хранятся не менее 10 лет.
• Протоколы совещаний у руководителя организации — тоже хранятся постоянно.
• Протоколы заседаний рабочих групп — минимум 5 лет, а затем экспертно-проверочная комиссия решает, нужно ли продлить срок.
• Протоколы по оперативным вопросам, например, по совещаниям в структурных подразделениях — 5 лет.
• Бюллетени для голосования на общих собраниях участников или владельцев ценных бумаг — 5 лет, а для пайщиков — 15 лет.

Форма протокола совещания

Образец протокола – шаблоны для скачивания

Пример протокола собрания акционеров

Другие виды протоколов

Ниже расскажем об особенностях разных протоколов, которые составляются в привязке к определенным событиям.

Родительского собрания в школе

Это официальный документ, который подтверждает факт информирования родителей о вопросах, вынесенных на повестку. В реальности – это один из главных форматов взаимодействия школы с родителями учеников. Единой федеральной формы для протокола родительского собрания нет, поэтому каждая школа использует свой шаблон, который может быть утвержден локальным актом. Отсутствие протокола с четкими решениями может создавать риски при спорных ситуациях.

Родительского собрания в детском саду

Документ во многом аналогичен протоколу родительских собраний в школах. Тоже не имеет четкой формы. Нужен для фиксации хода встречи с родителями воспитанников.

Судебного заседания

Обязательный процессуальный документ, который составляется в ходе каждого заседания суда первой и апелляционной инстанций. Ведется с использованием средств аудиозаписи, а письменный протокол дополняет эту запись. Документ должен быть подписан председательствующим судьей и секретарем не позднее чем через три дня после заседания.

Встречи жильцов МКД (многоквартирного дома)

Этот протокол оформляется по требованиям Жилищного кодекса РФ и приказам Минстроя. Протоколу присваивается уникальный идентификационный номер, а формат его подписания зависит от решаемых вопросов. Например, протокол о создании ТСЖ подписывают все собственники, проголосовавшие «за».

Собрания СНТ

Подписывается председательствующим на собрании (обычно это председатель СНТ), а к нему обязательно прилагается список всех членов товарищества или их представителей, принявших участие в голосовании. Решения собраний членов СНТ могут являться основанием для распоряжения общим имуществом, кадровых назначений и решений, изменения финансовых обязательств (например, пересмотра размера членских взносов) и других хозяйственных действий.

Собрания ТСЖ (товарищества собственников жилья)

ТСЖ – это высший руководящий орган товарищества, компетенция которого строго определена ст. 145 ЖК РФ. Все его решения оформляются протоколами, которые подписывают председатель и секретарь собрания. Для принятия решений по ключевым вопросам (изменение устава, выборы правления) требуется квалифицированное большинство голосов – не менее 2/3 всех собственников жилья.

Собрания собственников ООО

Регулируется Гражданским кодексом и законом № 14-ФЗ. Каждый протокол обязателен к нотариальному заверению, если уставом не предусмотрен иной способ подтверждения принятых решений.

Собрания акционеров

Регулируется законом № 208-ФЗ. Должен содержать обязательные реквизиты: дату, место, общее количество голосов акционеров, результаты голосования по каждому вопросу и основные положения выступлений. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Отчетное собрание

Протокол здесь фиксирует отчетность руководящего органа (правления или комитета) перед участниками. Может включать в себя выборы председателя собрания и счетной комиссии, утверждение повестки, заслушивание и обсуждение отчетов, а также голосование по их утверждению.

Заседание жюри

Документ, отражающий ход конкурсного или соревновательного мероприятия. Включает в себя: наименование, состав жюри, повестку (критерии оценки, участники, регламент), фамилии выступающих, итоги голосования по каждому вопросу, принятые решения и объявление победителей.

Заседание комиссии

Официальный документ, с помощью которого оформляется работа коллегиального совещательного или надзорного органа. Протокол фиксирует наличие кворума, повестку, ход обсуждения и принятые решения.

Заседание фонда

Этот протокол оформляется по общим правилам делопроизводства. Он фиксирует решения высшего коллегиального органа фонда, касающиеся распределения средств, утверждения форм и сроков отчетности, изменения устава и других ключевых вопросов деятельности фонда.

Как сделать протокол в Projecto

В Projecto есть встроенные инструменты для подготовки к общим собраниям и событиям. События планируются в Календаре.

Чтобы добавить повестку, можно воспользоваться специальной формой. Повестка может наполняться только владельцем события или всеми его участниками.

В повестку можно добавлять:

• Текстовые пункты и описания.
• Задачи.
• HTML-документы.
• Документы из хранилища компании.
• Письма.
• Произвольные файлы (внутренние и внешние)

Каждый элемент повестки можно сделать приватным, отметить выполненным или выделить специальными флажками.

Сортировка пунктов может быть автоматической или ручной. В наличии также отдельный поиск – только по повестке события.

Не стоит забывать о дополнительных полях и элементах событий календаря: места, приоритет, уведомления, повторы, участники, формат проведения (очно или удаленно), теги, вложения, заметки и даже встроенный чат.

Все это существенно облегчает последующее документальное оформление собраний, заседаний, совещаний, планерок и других коллективных мероприятий. Плюс приглашения и напоминания могут рассылаться автоматически.