Товарная накладная ТОРГ-12: что это такое, правила оформления в 2026 году

Каждая поставка открывается договором, а закрывается бумагой, которая доказывает, что товар действительно перешел из рук в руки. В нашей практике эту роль чаще всего играет товарная накладная.

В статье я покажу, что собой представляет эта форма, в каких ситуациях без нее не обойтись, как устроен бланк, как работать с образцом и что поменялось в оформлении накладных в 2026 году.

ТОРГ-12: что это такое простыми словами

ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Ее утвердило постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132. Документ составляют в момент продажи, когда товар уходит к покупателю. В нем фиксируются три вещи: кто отгрузил, кто получил и что именно передано, причем с указанием количества и цены.

Накладная — это первичный документ, подтверждающий переход товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от продавца к покупателю. Продавец опирается на нее, когда показывает реализацию и списывает товар, а покупатель — когда проводит прием и ставит продукт на учет. Торг-12 является первичным документом, и потому от грамотного оформления зависят как бухгалтерский учет, так и налоговые расходы.

Обязательна ли ТОРГ-12 и когда она нужна

Товарная накладная требуется практически при любой поставке материальных ценностей: законодательство предписывает подтверждать документами каждый факт хозяйственной жизни. Накладная доказывает передачу, и к ней обращаются при проверках, сверках с контрагентами и судебных спорах.

Вопрос об обязательности имеет два уровня. Нужен ли первичный документ как таковой, то есть накладная в любом виде, определяет закон о бухгалтерском учете, и ответ здесь однозначный: нужен. Но использовать именно форму ТОРГ-12 организация обязана лишь по собственному решению. Унифицированный бланк сегодня остается удобным вариантом, хотя и не единственным.

Накладную необходимо оформлять, когда происходит:

• Продажа товаров, материалов, оборудования или готовой продукции.
• Отгрузка по договору поставки или купли-продажи.
• Передача товаров между организациями.
• Возврат товара поставщику.

За оказание услуг вместо накладной составляют акт, а для перевозки груза нужен транспортный документ. Чем эти бумаги отличаются, объясню в одном из следующих разделов.

Унифицированная форма или своя форма ТОРГ-12

Закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ действует с 2013 года. Он освободил организации от необходимости применять унифицированные формы первичных документов; единственное исключение сделано для кассовых. Значит, компания может утвердить собственный бланк товарной накладной.

Условие при этом строгое: в бланке должны присутствовать все реквизиты из статьи 9 закона. Это название документа, дата, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, натуральные и денежные измерители, должности ответственных лиц, их подписи и расшифровки. Без любого из них документ могут не признать подтверждением операции.

Тем не менее многие остаются на унифицированной форме. Ее бланк и образец привычны бухгалтерам обеих сторон, а учетные программы заполняют форму автоматически. Мой совет прост. Если вы решили использовать свою форму, закрепите ее в учетной политике. Если берете типовую, придерживайтесь утвержденного образца.

Что меняется в правилах оформления в 2026 году

С 1 января 2026 года прекратили действовать электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, утвержденные ФНС. Основание — приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, по которому утратили силу приказы от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № 552@.

Перемена затрагивает формализованный обмен через операторов ЭДО: теперь в нем применяется УПД формата 5.03. Бумажная ТОРГ-12 по-прежнему имеет силу. В электронной среде ее можно передавать в неформализованном виде, например по договоренности сторон и с электронной подписью.

Добавлю еще одно новшество: с 1 января 2026 года основная ставка НДС составляет 22%. Она отражается в графе со ставкой налога и в итоговой сумме с учетом НДС. Если ранее вы считали по прежней ставке, проверьте шаблон бланка в программе: суммы должны пересчитываться верно.

В этом материале можно скачать заполненный образец товарной накладной ТОРГ-12 с НДС, без НДС, а также пустые шаблоны в формате Word и Excel.

ТОРГ-12, ТТН и УПД — в чем разница

Эти три документа нередко принимают друг за друга, хотя задачи у них разные.

• ТОРГ-12 — накладная на передачу товара; она подтверждает сделку и переход права собственности.
• ТТН — товарно-транспортная накладная. Она связана с перевозкой груза и не заменяет товарную накладную. Товарная накладная соединяет продавца с покупателем, а транспортная оформляется между грузоотправителем, перевозчиком и получателем.
• УПД — универсальный передаточный документ, в котором объединены реквизиты накладной и счета-фактуры. С 2026 года в формализованном ЭДО для передачи товаров используется УПД формата 5.03, а при обмене на бумаге по-прежнему допустима ТОРГ-12.

Выбирать я советую по цели. Достаточно подтвердить передачу — подойдет ТОРГ-12. Нужны и передача, и счет-фактура — берите УПД. Требуется подтвердить перевозку — оформляйте транспортную накладную.

Кто оформляет товарную накладную

Накладная составляется продавцом, то есть поставщиком. Логика понятна: товар отгружает он, и он же первым подтверждает отпуск. Документ выписывается в бухгалтерии, в учетной программе, иногда его делает менеджер по продажам. После этого свои подписи ставят должностные лица обеих сторон.

Товарная накладная может быть оформлена в момент передачи товара или сразу за ним. Основанием служит договор, иногда счет или заказ. Номер и дату я обычно проставляю первыми, чтобы не сбиться в нумерации. Покупатель забирает свой экземпляр и принимает продукт к учету.

Что содержит образец заполнения для ТОРГ-12

Бланк занимает две страницы. На первой размещены заголовочная часть и таблица, на второй идут итоги и блок подписей. Пройдемся по основным элементам.

Обязательные реквизиты товарной накладной

Форма ТОРГ-12 изначально включает реквизиты, которые требует статья 9 закона № 402-ФЗ. Вот они:

• Наименование документа и его номер.
• Дата составления.
• Сведения об организациях: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик и плательщик.
• Основание передачи, чаще всего договор.
• Перечень товаров с количеством, ценой и суммой.
• Должности, подписи и расшифровки подписей.

Работаете на собственном бланке — убедитесь, что каждый пункт на месте. Накладная должна содержать их все, иначе при проверке она окажется слабым местом.

Дата в товарной накладной ТОРГ-12

В дате отражен день, когда товар фактически перешел к покупателю. Именно от нее считают момент признания дохода и расхода, переход права собственности и срок оплаты по договору. В суде по датам выясняют, соблюдал ли поставщик условия поставки.

Типичная ошибка — указать дату выписки вместо даты отгрузки или разные даты в разных экземплярах. Еще одна оплошность: дата накладной оказывается раньше даты договора, по которому идет поставка.

Цена товара в накладной ТОРГ 12

Цену указывают за единицу измерения в рублях и копейках, и она обязана совпадать с договором или спецификацией. Дальше рассчитывают суммы: стоимость без налога, ставку, сумму НДС и стоимость с учетом НДС. Если продавец налог не платит, в нужных графах ставят прочерк или пометку «без НДС».

Несовпадение цены в накладной с ценой в договоре — частый повод для споров и претензий проверяющих. Поэтому перед подписанием я всегда сверяю цифры со спецификацией.

Табличная часть ТОРГ-12

В таблице перечислены все позиции: наименование, код, единица измерения, вид упаковки, число мест, масса, количество, цена и суммы. Под каждую позицию отведена своя строка, а под последней подводят итоги. Когда позиций много, накладная переходит на следующую страницу; бланк рассчитан и на такой случай.

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой уходит покупателю. Если в сделке есть отдельный грузополучатель или плательщик, допустимы дополнительные копии, но юридическую силу сохраняют два подписанных оригинала.

Кто подписывает ТОРГ-12

Документ подписывают уполномоченные лица. От продавца это работник, разрешивший отпуск, главный бухгалтер и тот, кто произвел отпуск. От покупателя подпись ставит тот, кто принял и получил груз. Без подписей уполномоченных лиц накладная признается недействительной.

Расписываться за покупателя вправе только человек с соответствующими полномочиями, которые подтверждаются должностью, приказом или доверенностью. Подпись постороннего, не имеющего таких прав, ставит под угрозу принятие документа к учету.

Отдельно остановлюсь на приемке. Покупатель подписывает накладную, когда убедился, что фактическое количество и качество соответствуют написанному. Подпись означает, что товар принят без замечаний. Поэтому подписывать «потом» и не глядя я не рекомендую: если расхождение выявится позже, доказать его будет труднее.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

В бланке для печатей участников сделки оставлено место. Когда-то оттиск был обязательным, но сейчас положение иное: с 2015 года коммерческие организации вправе обходиться без печати. Само по себе отсутствие оттиска не лишает накладную силы, если стоят подписи и заполнены реквизиты. Печать есть, и договор предполагает ее использование — я бы оттиск поставил. Печати нет — хватит подписей, а «М.П.» от руки писать не требуется.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Нередко товар забирает не руководитель, а представитель покупателя. В таком случае в накладной отражают данные доверенности: номер, дату и кем она выдана. Чаще всего для этого применяют типовые формы М-2 или М-2а.

Прежде чем отдать товар, я бы проверил, что получатель действительно имеет полномочия: посмотрел паспорт и срок действия доверенности. Иначе позже может возникнуть спор о том, принял ли груз надлежащий человек.

Как заполнить ТОРГ-12: пошаговая инструкция

Заполнение накладной удобно делить на три этапа: заголовочная часть, табличная часть и подписи. Ниже моя инструкция, которая годится для образца заполнения унифицированной формы. Именно в таком порядке я сам заполняю товарную накладную ТОРГ-12.

Заголовочная часть документа

Здесь вносят:

1. Организацию-грузоотправителя с адресом и реквизитами.
2. Грузополучателя. Если товар забирает сам покупатель, данные совпадают.
3. Поставщика и плательщика.
4. Основание: договор, его номер и дату.
5. Номер документа и дату составления.
6. Вид операции, если он используется в вашей учетной системе.

Если транспортной накладной нет, соответствующую строку оставляют пустой.

Табличная часть

По каждой позиции впишите наименование, единицу измерения, количество и цену. Затем рассчитайте сумму без налога, сумму НДС и общую сумму. Итоги подводят под последней строкой. На второй странице укажите, на какую сумму отпущено товаров, и запишите ее прописью. Если понадобится уточнить слово или формулировку в наименовании продукта, ориентируйтесь на договор и спецификацию.

Единицы измерения должны совпадать с договором. Если в договоре товар считают в штуках, а в накладной в килограммах, расхождения не миновать.

Покажу расчет на условном примере. Допустим, организация продает десять единиц товара по 1 000 рублей за штуку без НДС. Стоимость без налога — 10 000 рублей. При ставке 22% НДС составит 2 200 рублей, а стоимость с учетом НДС — 12 200 рублей. Эти три числа я переношу в нужные графы и в итоговую строку, а общую сумму прописью записываю на второй странице. Когда позиций несколько, каждую строку считаю отдельно и лишь затем складываю итоги. Так легче найти ошибку, если суммы не сходятся.

Подписи в товарной накладной

Подписи ставят в предназначенных для них полях. Продавец расписывается в блоке отпуска, покупатель — в блоке принятия. Рядом указывают должность и расшифровку. Если используется печать, ее ставят в соответствующих местах. Когда товар получает представитель, дополнительно прописывают данные доверенности. После этого накладная считается заполненной и готовой к передаче в учет.

Прежде чем отдать документ контрагенту, я прохожу по короткому чек-листу:

• Названия организаций, ИНН и адреса совпадают с договором и данными из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Номер накладной не повторяется и идет по порядку.
• Дата не раньше даты договора и совпадает с фактической отгрузкой.
• Количество и цена товара соответствуют спецификации.
• Ставка налога и итоговые суммы пересчитаны вручную или проверены в программе.
• Должности и расшифровки подписей заполнены у обеих сторон.
• Если товар получает представитель, указаны реквизиты доверенности.

Проверка занимает пару минут, зато избавляет от переделок и споров с контрагентами. Особенно она нужна тем, кто выписывает накладные пачками и перестает замечать мелкие описки.

Ошибки и исправления в бланке товарной накладной ТОРГ-12

Ошибки встречаются разные: неверные реквизиты, описки в количестве или цене, неправильная ставка НДС, пропущенная подпись. Исправить их можно. Закон разрешает вносить исправления по согласованию участников операции, а подтверждают их подписями лиц, составивших документ, с указанием даты.

Выглядит это так. Неверное значение зачеркивают одной линией, чтобы его по-прежнему можно было прочитать, и рядом пишут верное. Затем делают пометку об исправлении, ставят дату и подписи. Если ошибок много, я не правлю, а составляю новую накладную: так надежнее и у проверяющих меньше вопросов. Исправлять заполненную накладную лучше до того, как документ ушел на хранение.

Правильность заполнения товарной накладной ТОРГ-12 при возврате

Покупатель, возвращая товар поставщику, может оформить новую накладную по той же форме. Теперь отправителем становится он, а получателем — продавец. В основании указывают исходную накладную и договор. Не забудьте записать причину возврата и количество возвращаемых товаров.

Если сделка шла с НДС, помните, что возврат отражается и на счетах-фактурах. Порядок зависит от договора и системы налогообложения, поэтому я бы заранее согласовал его с бухгалтером.

Чем грозит отсутствие или ошибка в накладной

Последствия бывают двух видов:

• Налоговые. Если документа нет или он составлен с ошибками, налоговая может не принять расходы и вычет НДС. Расходы нужно подтверждать документально, а накладная — главное подтверждение покупки.
• Юридические. В споре с контрагентом именно накладная доказывает, что товар отгружен и получен. Без нее подтвердить поставку сложнее. Кроме того, за нарушение правил учета и хранения документов предусмотрены штрафы по Налоговому кодексу и Кодексу об административных правонарушениях.

Электронная накладная ТОРГ-12 и переход на УПД 5.03

У электронной накладной много плюсов: бумага не нужна, подписание идет быстрее, документ проще хранить. Но электронная накладная ТОРГ-12 в прежнем структурированном формате с 2026 года не поддерживается, поэтому компании переходят на УПД формата 5.03. В нем объединены реквизиты и накладной, и счета-фактуры.

Если вы работаете через ЭДО, уточните у своего оператора, какие форматы доступны сейчас. Не рассчитывайте на функции, которых в вашем сервисе нет, и опирайтесь на актуальную справку.

Какой документ может заменить ТОРГ-12

Унифицированную форму можно заменить несколькими способами:

• УПД — если одновременно нужен блок счета-фактуры.
• Собственная накладная — если в ней есть все обязательные реквизиты и она утверждена в учетной политике.
• Акт приема-передачи — для отдельных видов имущества и оборудования.
• Отгрузочный документ, предусмотренный договором.

Я выбираю тот вариант, который устраивает обе стороны сделки и закреплен в договоре.

Сколько нужно хранить накладные ТОРГ-12

Первичные документы хранят не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором ими пользовались. Это общее правило закона о бухгалтерском учете. Для налоговых целей полезно помнить и о 4-летнем сроке из Налогового кодекса. На практике безопаснее ориентироваться на больший срок.

Хранить документы можно на бумаге или в электронном виде. Электронный вариант должен быть подписан электронной подписью и доступен для распечатки по требованию проверяющих. Если спор уже начался, документы нельзя уничтожать, даже когда срок формально истек.

Товарная накладная ТОРГ-12 в 2026 году: вопросы и ответы

Обязательно ли использовать именно форму ТОРГ-12?

Нет. Закон не обязывает применять унифицированный бланк, поэтому можно взять собственную форму или УПД. Любой документ при этом должен содержать обязательные реквизиты.

Нужна ли печать на товарной накладной?

Нет, если организация не пользуется печатью. Для ООО и акционерных обществ она необязательна. Главное — подписи уполномоченных лиц и полный набор реквизитов.

Можно ли в 2026 году отправить электронную ТОРГ-12?

В прежнем структурированном формате — нет, он больше не поддерживается. Для электронного обмена применяйте УПД или формат, который принимает ваш оператор. Бумажный вариант остается допустимым.

Что делать, если в накладной нашли расхождения?

Сразу зафиксируйте их. Если расхождение обнаружено при приемке, составьте акт и согласуйте исправление с поставщиком. Если ошибка в самом документе, внесите исправление с подписями сторон или оформите новую накладную. Не тяните: чем раньше исправлена ошибка, тем меньше последствий.

Итоги

Товарная накладная ТОРГ-12 остается основным документом при отгрузке товаров. Она подтверждает передачу, служит основанием для учета и защищает обе стороны в споре. Унифицированная форма необязательна, но удобна, а собственный бланк допустим, если в нем есть все реквизиты. Главная новость 2026 года касается электронного обмена: вместо структурированной ТОРГ-12 используют УПД. Я советую внимательно проверять дату, цену, ставку НДС и подписи, исправлять ошибки по правилам и хранить документы не менее пяти лет, чтобы избежать проблем.