GTD планирование

Методология GTD крайне популярна не только на Западе, но и по всему миру. Россия, естественно, не является исключением. Во многих источниках GTD преподносится как единственный ответ на множество вопросов. В реальности GTD-планирование, по крайней мере в оригинальной книге, принесшей методику в массы, лишь система управления личным временем.

Именно поэтому её часто называют тайм-менеджментом. Хотя оригинальная методика больше учит тому, как доводить дело до логического конца.

В этом посте разберём, что и к чему, как вести GTD-планирование, как правильно формулировать задачи и как доводить их до конца.

Определения

GTD (от англ. Getting the Things Done, в дословном переводе получение дел оконченными) – это система планирования личного времени, разработанная Д. Алленом в 2001 году, которая сводится к тому, что для повышения эффективности человеку нужно освободить свой разум от всего лишнего и начать концентрировать внимание на наиболее важных шагах и задачах.

Так как личные дела и планы любого человека неотъемлемо связаны среди прочего и с работой, методика GTD оказалась крайне успешной для эффективного ведения бизнеса: для планирования и доведения до конца рабочих задач.

Впервые определение GTD было дано в одноимённой книге Дэвида Аллена в 2001 году. До своих 35 лет автор успел попробовать себя более чем в 30 разных профессиях. Работал он и тренером личностного роста.

Книга разошлась огромным тиражом и была переведена более чем на 20 языков. В 2003 и в 2007 годах Аллен выпустил ещё две книги по той же тематике. А 2015 году переиздал исправленную версию основ GTD.

Сейчас Аллен занимается коучингом, а права на свою методику GTD передал американской компании Crucial Learning.

В чём суть методики GTD

Основная идея всей методологии GTD – научиться концентрироваться на наиболее важной, актуальной и одновременно незавершённой задаче.

Согласно теории автора GTD, мозг лучше всего умеет генерировать идеи, а не хранить их в своей памяти. Поэтому все идеи и задачи нужно записывать или иным образом переносить их из головы на материальные или цифровые носители.

Для всех входящих задач и идей методика GTD предлагает организовать специальную Корзину, некий аналог коллектора, из которого задачи в дальнейшем можно перераспределять по более структурированным хранилищам.

Способность очистить мозг от всей этой отвлекающей рутины приводит к тому, что человек может сконцентрироваться на более интересных задачах – то есть на обдумывании какой-то одной наиболее приоритетной идеи. При этом тратить энергию на запоминание и хранение других мыслей больше не нужно. Ко всем другим идеям можно вернуться позже, просто достав их из Корзины и назначив новый приоритет.

Как расставлять приоритеты в работе (+матрица Эйзенхауэра)

Получается, что большую часть времени разум остаётся чистым и ясным, его больше ничто не отвлекает.

Для повышения эффективности методика GTD предполагает использование сразу трёх моделей контроля и виденья ситуации:

• Управление рабочим процессом. Наиболее важная модель, состоящая из фаз сбора, обработки и организации входящей информации и дел, а также включает в себя их обзор и непосредственно действия. Эта модель нужна, чтобы организовать и начать контролировать все ваши рабочие процессы.
• Модель обзора работы. По замыслу автора, модель имеет строго определённые уровни, всего их шесть: текущие дела, проекты, круг обязанностей (цикличные и регулярные задачи), планы на ближайшее время (1-2 года максимум), пятилетняя перспектива (длительное или стратегическое планирование, подробнее об инструментах стратегического планирования) и жизнь (это могут быть общие планы без чётких дат и сроков). Обзор нужно осуществлять как минимум еженедельно. Основная задача – рассмотреть общую картину дел, получить понимание имеющихся ресурсов и задач.
• Естественная модель планирования. Применяется, только если первые две модели не справились со своими задачами. Фактически это вкрапление теории общего менеджмента для того, чтобы взять под контроль сложные задачи и проекты. И чтобы это сделать, нужно определить принципы, сформулировать цели (желаемый результат), провести мозговой штурм или использовать иной способ поиска оптимальных решений, организовать процесс и уже на выходе из последнего подумать об определении следующего конкретного действия.

Зачем нужен GTD

Методика GTD нужна для организации личных и рабочих дел, для расстановки приоритетов, а также для понимания общей ситуации и загрузки.

GTD систематизирует и показывает, как надо переходить от планов к конкретным действиям.

Основная проблема не только руководителей, но и многих обычных людей в том, что из-за навалившихся со всех сторон задач они не могут сориентироваться, упорядочить важность и просто теряют контроль.

GTD позволяет трезво оценить свои силы, систематизировать пул входящих задач, выбрать наиболее важные и начать действовать.

Как вести GTD

Да, мозг может работать над несколькими задачами одновременно. Но чем больше отвлекающих факторов, тем выше риски ошибок по отдельно взятым задачам. Чтобы освободить активную часть сознания от лишних задач и мыслей, их нужно выгрузить во внешнюю систему, материализовать. Лучше всего на статус внешних систем данных подходят списки дел. Наверное, по этой причине почти все приложения для ПК и мобильных, умеющие составлять и хранить списки дел, пытаются добавить в своё название термин GTD.

Однако создание списков – это не единственное, что требуется для ведения GTD системы.

Как выглядит работа по GTD в основной модели (в управлении рабочими процессами):

1. На этапе сбора вся беспокоящая вас информация переносится на физический или электронный носитель – в Корзину для последующего разбора. В роли Корзины может выступать, например, физический лоток для входящих документов, ящик или папка с электронными письмами, записная книга, специальный софт для планирования и прочее. Главный принцип работы с Корзиной – её содержимое обязательно должно обрабатываться, а не просто забываться или выбрасываться. Минимальная периодичность – хотя бы раз в неделю. Но каких-либо особых требований к частоте переработки нет. Вы можете делать это хоть каждый день.
2. Обработка Корзины производится по строгому алгоритму. В работу берётся только один элемент за раз. Если элемент требует определённых действий, то возможны следующие ситуации:
   1. Задача решается за одно действие, и ее можете выполнить только вы, при этом реализация займет всего несколько минут – просто берём и делаем. Всё, такие задачи можно сразу вычеркнуть из списка и просто забыть о них.
   2. Если задачу необязательно выполнять только вам – делегируйте её.
   3. Если задача требует определённой даты исполнения – заносим её в календарь (вносим в план мероприятий/задач).
   4. Если требуются сложные действия – переносим её в проекты.
3. Организация (контроль и действия, все ключевые пункты мы привели выше). Если конкретных действий не требуется, то элемент вносится в базу справочной системы, либо просто выбрасывается (удаляется из списка), либо перемещается в планы на будущее (без определённых дат и сроков, это что-то вроде папки «когда-нибудь» или «на потом»). Итого, у вас должен быть: 

• список входящих, 
• список дел «На потом», 
• список текущих дел (следующие действия), 
• календарь (план мероприятий с датами), 
• список ожидания обратной связи (отложенное) 
• и папка с проектами (с задачами, которые нужно разбить на отдельные составные шаги).

Обратите внимание, в календарь стоит вносить только те дела и задачи, которые требуют обязательной привязки к конкретной дате. Всё остальное должно распределиться по спискам.

4. Обзор. Этот этап предназначен для возврата к списку входящих и текущих задач, чтобы выделить наиболее приоритетный пункт и перейти к его выполнению немедленно. Теория GTD гласит, что если у вас есть привычка откладывать сложные дела и выполнять только лёгкие, то для решения такого противоречия нужно относиться к списку текущих дел как к списку входящих – то есть обрабатывать все пункты последовательно, без пропуска. На том же этапе, на этапе обзора, можно актуализировать входящие списки, чтобы убедиться, что все задачи введены в систему.
5. Когда вы закончили обработку списков, следует перейти непосредственно к процессу реализации – к конкретным действиям по закрытию текущих задач. Если задачи разбиты по спискам правильно, а шаги выделены так, что вы можете реализовать любой из пунктов до конца, то закрытие задачи будет приносить моральное удовлетворение и облегчение.

Как сформулирована базовая рекомендация GTD

Каких-либо строгих правил работы и норм GTD не существует. Это лишь рекомендации, которые при правильном подходе могут повысить вашу продуктивность.

Основные принципы и подходы максимально просты:

• Фиксируйте все входящие задачи и информацию. Перенос данных из головы в физический или цифровой вид позволяет разгрузить мозг от постоянных фоновых процессов. Соответственно, вам будет проще сконцентрироваться на чем-то одном.
• Разбивайте идеи и задачи на конкретные и понятные шаги, которые можно реализовать за один раз.
• Правильно расставляйте приоритеты. Наиболее важными будут дела, сроки которых нельзя срывать. Чтобы не тратить ресурс на запоминание задач, логично использовать специальный софт, способный отправлять уведомления и напоминания в удобном вам формате, например, это могут быть сообщения в чате, email-письма, push-уведомления на мобильном, будильники и прочее.
• Регулярно пересматривайте списки. Но сама работа с GTD-планированием должна занимать минимум времени. Нельзя затевать планирование ради планирования. Главное во всём это – действие. А чтобы не делать лишнего, в списках должны оставаться только актуальные задачи и дела.
• Просто делайте. Да, иногда очень сложно начать. Если задача кажется сложной – разбейте её на шаги. Деление на части должно быть таким, чтобы вы могли без труда осилить взятый пласт работ.