Ведение и планирование рабочего и личного календаря руководителя

Календарь руководителя — это не просто способ отметить дату встречи, а стратегический инструмент планирования, который помогает определять приоритеты, держать под контролем важных задачи и распределять нагрузку так, чтобы повышать продуктивность всей команды.

Содержание:

• Что нужно для организации рабочего времени руководителя?
• Какие инструменты могут быть  
• Ведение календаря руководителя: как эффективно планировать рабочее и личное время с Projecto

Многие руководители используют Google Календарь, или google calendar — инструментом, который легко интегрируется с почтой, чатом и списком дел. Но помимо Google существуют и другие решения, ориентированные на российский рынок: например, Projecto и другие системы для управления бизнесом, которые позволяют работать как с конкретных индивидуальными задачами, так и с общим календарям отдела.

Календари помогают отслеживать и назначать важные встречи, планировать командировки и делегировать то, что не требует личного участия. Такой подход к эффективному планированию делает календарь полноценным помощником, который упрощает рабочий день и снижает риск хаоса в расписании.

А еще регулярное и осознанное планирования помогает предотвратить выгорание: вы заранее видите нагрузку, можете сбалансировать график, распределить приоритетные задачи и оставить место для восстановления. Используйте календарь как стратегический инструмент — и работать станет легче, быстрее и результативнее для каждого участнику команды.

Что нужно для организации рабочего времени руководителя?

Давайте рассмотрим, какие задачи должен решать профильный программный комплекс внутри предприятия. Обычно такой софт применяется исключительно для работы начальников, директоров, глав департаментов и прочих представителей высшего менеджмента, так как именно они занимаются:

• планированием своих действий и действий подчинённых сотрудников на день, неделю, месяц, квартал, год;
• постановкой задач и целей;
• контролем их исполнения и проверкой соответствия плану;
• составлением расписаний смен и отпусков, графиков выходных;
• ведением учёта количества отработанных дней и часов, на основе которых начисляется заработная плата.

Управление временем – наиболее важная обязанность любого руководителя. Плюс на управленцах лежат другие задачи, в том числе оценка эффективности труда, найм и увольнение подчинённых, ведение отчётов, контроль брака или просрочки, если деятельность подразделения касается производства или продаж, этапов производственного процесса и не только.

Как не «закипеть» от всех этих обязанностей и делать всё вовремя? Правильно, нужно автоматизировать всё, что только можно. Идея не нова. Основная проблема заключается в поиске наиболее подходящих для этого инструментов.

Какие инструменты могут быть  

Первый формат работы с задачами и планированием – по старинке в блокноте или записной книжке. Кому-то действительно так удобнее. Обдумал, записал, зарисовал, наполнил объект материальной вселенной и… забыл. А это уже проблема. Наибольшее количество провалов руководителей любого уровня происходит из-за задач, про которые благополучно забыли. Ведь блокнот не может сам о себе напомнить: пожужжать в кармане уведомлением со смартфона, позвонить вам на телефон с претензиями или пиликнуть всплывающим окном на рабочем компьютере.

Второй вариант – офис-менеджеры. Лучше человека может быть только правильно обученный человек. Офис-менеджеры (секретари, помощники руководителя) могут частично разгрузить своего босса. Запланировать совещание, согласовать детали его проведения, разослать всем уведомления, позаботиться о других важных моментах и прочее. Правда, у офис-менеджеров часто много и других задач, поэтому они и сами прибегают к использованию программных средств планирования. Да и позволить себе нанять такого помощника могут далеко не все руководители.

Наконец, наиболее популярная категория инструментов – менеджеры задач или программы-органайзеры. Обычно это офлайн ПО или частично standalone софт, который устанавливается на рабочее место руководителя и помогает ему во многих вопросах. Как раз к таким органайзерам относится Microsoft Outlook.

Плюсы таких программ:

• Они помогают планировать дела и сопоставлять их с графиком работы сотрудников и управленца.
• Могут автоматически уведомлять о приближающемся событии специальным сообщением или письмом на указанный адрес.
• Обеспечивают согласование общих мероприятий: встреч, видеоконференций.
• Хранят всю необходимую информацию о выполненных и запланированных действиях. Вы их не потеряете и не забудете, сможете использовать для составления отчётов и проставления оценок.
• Часто помогают с документооборотом. Тот же Outlook – это почтовая программа. С его помощью вы сможете отправить сообщение или задачу нужному сотруднику или целому списку получателей, приложить необходимые файлы (презентации, документы, таблицы), получить обратную связь.

Минусы классических органайзеров:

• Часто однобокое исполнение. Например, одни программы работают только с календарём, другие – только с задачами одного сотрудника. У них нет комплексной структуры и полной связности составных элементов.
• Такой софт нужно устанавливать на ПК, что подразумевает под собой дорогостоящее оборудование, соответствующий инструктаж по работе и мерам безопасности, необходимость регулярно его обновлять, следить за проблемами совместимости, тестировать перед внедрением и прочее.
• Большая редкость, если такое программное обеспечение умеет интегрироваться с личными устройствами сотрудников. Поэтому уведомления привязываются только к рабочему месту к ПК или ноутбуку, которые не возьмёшь с собой в дорогу.
• Высокая стоимость. Даже не столько стоимость, сколько капитальные расходы. Чтобы запустить все рабочие места, нужно приобрести комплект лицензий сразу на всех, не считая стоимости оборудования. А это серьёзный бюджет.

Максимальное удобство ведения рабочего календаря могут обеспечить только профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. Например, когда соответствующий софт работает в вашей инфраструктуре (на арендованном или на собственном сервере) или в инфраструктуре провайдера.

• Вы можете перейти на модель подписки (оплата будет производиться меньшими платежами, но чаще, по итогам отчётных периодов, например, за месяц-два-год). От капитальных вложений можно уйти совсем.
• Инструмент профильный, поэтому задачи руководителя и подчинённых решаются более комплексно. В системе смогут работать не только начальники, но и их подчинённые (они смогут принимать задачи в электронном виде, отчитываться по их исполнению и т.д.).

Руководители высшего звена могут отслеживать общие тенденции и более глобальные процессы, распределять задачи, добавлять новых исполнителей и предоставлять необходимые ресурсы. Контроль становится более прозрачным и наглядным.

• Наличие мобильных приложений и web-интерфейсов избавляет от необходимости обязательного оборудования мест каждого сотрудника.
• Не нужно ничего обновлять и тестировать. Сервис работает в готовом виде и с гарантированными ресурсами. Даже если вы выберете конфигурацию для установки на свой сервер, окружение будет обновляться централизованно.

Ведение календаря руководителя: как эффективно планировать рабочее и личное время с Projecto

Projecto легко адаптируется под предприятия разного размера и комплексно закрывает многие задачи руководителей, которые касаются планирования, тайм-менеджмента, отчётности по задачам и контроля их выполнения. Здесь же можно вести календари сотрудников и управленцев по заданному образцу.

Projecto имеет готовые мобильные приложения, поэтому уведомления о предстоящих событиях и о новых задачах будут приходить моментально с гарантированной доставкой до получателя.

Вы можете арендовать нашу SaaS-инфраструктуру, а можете разместить ПО на своем сервере, если этого требуют ваши бизнес-процессы.

События в Projecto можно распределять по календарям, каждому из которых соответствует свой цвет в календарной сетке. Количество календарей безгранично.

Статусы и особые состояния событий отмечаются особыми пиктограммами:

Работать с календарем Projecto интуитивно легко и понятно. Чтобы создать новое событие, кликните по свободному месту в сетке или нажмите и растяните событие на нужное время:

События можно растягивать или перемещать на другие дни. При перетаскивании вы можете быстро сменить статус и откорректировать состав участников, либо создать новый повтор события.

Как и задачи, события могут быть приватными. Подробности по обычным событиям видит руководство, а приватные события видны исключительно вам и тем, кто непосредственно в них приглашён.

Projecto учитывает занятость человека при добавлении его в события. Если приглашаемый пользователь будет находиться в отпуске или будет занят другим событием, вы сразу же это увидите.

Как и у задач, у событий в Projecto бывает много статусов. Как и в случае с задачами, разбираться со статусами событий вам не придётся. Многие статусы меняются автоматически, например, при наступлении события или при работе с протоколом.

Иногда бывает нужно поделиться не отдельными событиями, а целым календарем – например, когда идёт работа по проекту и важно расписание на каждый день. Для этого в Projecto можно создавать общие или корпоративные календари. Общие видны ограниченному кругу участников, а корпоративные – всем сотрудникам компании.

А еще в Projecto:

• Повторы событий
• Учёт посещаемости
• Создание событий от имени руководителя
• Календари задач, документов и целей
• Оповещения о прибытии других участников
• Напоминания
• Приоритетность
• Приватные пункты в повестках
• Вложения

Никакие интеграции вам не понадобятся просто потому, что весь нужный функционал уже есть внутри системы – от личных карточек сотрудников до автоматических отчетов и Канбан-доски.

Проще один раз увидеть в действии, чем 100 раз услышать о возможностях. Попробуйте Projecto бесплатно – за 30 дней вы сможете протестировать систему и понять, подходит ли она вам.