Оформление электронной транспортной накладной / ЭТрН в 2026 году: участники, роли и порядок заполнения

В этом материале подробно разберу порядок оформления электронных перевозочных документов (ЭПД) на автомобильном транспорте. Дело в том, что теперь оформлять транспортную накладную нужно обязательно в электронном виде. При этом информационные системы, участвующие в процессе, должны обеспечивать передачу сведений о грузоперевозках на сервера государственных информационных систем – ГИС ЭПД.

Про обязательный переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Итак, с 01.09.2026 федеральный закон № 140-ФЗ предписывает полный и окончательный переход на электронный документооборот при осуществлении перевозок груза. Это касается всех видов транспорта, не только автомобильного.

В бумажном виде документы могут продолжать оформляться только в исключительных случаях, а также для внутренних нужд компании. Отсрочка до 1 марта 2027 года касается только проверок документов инспекторами ГИБДД непосредственно на дорогах. Пока они вместо выписывания штрафа могут ограничиться только устным предупреждением. В остальных случаях за использование бумажных версий транспортных накладных могут последовать наказания от профильных министерств и ведомств.

А здесь я уже рассказывал о переходе на электронные транспортные накладные (ЭТрН) в 2026 году: кто обязан применять и когда.

Кто обязан оформлять электронную транспортную накладную?

Обязанность оформлять и обмениваться электронными формами документов касается буквально всех участников грузоперевозок, если перевозки осуществляются в целях ведения предпринимательской деятельности.

То есть речь об ИП и компаниях, которые заказывают перевозку грузов на любом виде транспорта. А также о компаниях-перевозчиках и экспедиторах – они как раз эти услуги и оказывают.

Исключения минимальные: только перевозки физлиц, доставка до клиента своей курьерской службой, а также внутренние перевозки для собственных нужд (отправитель и получатель – одно и то же лицо / компания).

Бумажную форму транспортных накладных также разрешено использовать в некоторых чрезвычайных ситуациях. Например, если заказчиком перевозки или отправителем является Минобороны, если в населенном пункте отсутствует мобильная связь (подписание электронных документов невозможно из-за отсутствия Интернета), если в регионе объявлена ЧС, если в государственной системе (ГИС ЭПД) неполадки и т.п.

Участники ЭПД и что нужно для оформления ЭТрН

Чтобы начать работу с ЭТрН, участникам процесса необходимо зарегистрироваться (создать личный кабинет) у оператора информационных систем из реестра Минтранса РФ и таким образом обеспечить себе доступ к обмену данными.

Напрямую отправлять данные в ГИС ЭПД нельзя, за обмен данными с государственной системой отвечают только сертифицированные операторы ИС ЭПД.

Смотрите по теме: Как выбрать оператора ЭПД в 2026 и реестр аккредитованных операторов ГИС ЭПД / ЭДО

Основные участники обмена данными и типовой порядок взаимодействия при электронном документообороте:

• Грузоотправитель формирует документ – создает ЭТрН и заполняет первый титул (это специальный структурированный файл, в котором хранятся данные о перевозке). Файл может создаваться в товароучетной системе, в бухгалтерском сервисе или непосредственно в личном кабинете оператора ИС ЭПД.
• Перевозчик подтверждает прием груза – подписывает титулы при погрузке и выгрузке. У водителя может стоять специальное мобильное приложение, которое хранит QR-код для показа инспекторам ДПС (паспорт перевозки).
• Грузополучатель – подтверждает получение груза.
• Оператор ИС ЭПД – принимает документы от всех остальных участников, следит за правильностью их оформления и за легитимностью цифровых подписей. А затем пересылает документы в государственную систему ГИС ЭПД.
• ГИС ЭПД – централизованная IT-система, контролируемая Минтрансом РФ, которая отвечает за хранение всех электронных перевозочных документов.

Для подписания документов нужны квалифицированная электронная подпись и, в большинстве случаев, машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников. Поэтому стоит заранее подключить сервисы обмена, настроить интеграцию с учетной программой (например с 1С) и проверить наличие всех необходимых реквизитов контрагентов.

Экспедитор может выступать в роли организатора перевозки и тоже обязан обмениваться документами через ГИС ЭПД. Однако, у экспедиционных служб свои электронные перевозочные документы: ЭПЭ (поручение экспедитору), ЭЗЗ (заказ-заявка), ЭЭР (расписка), ЭПЛ (путевой лист), ЭСР (складская расписка) и пр.

А еще для экспедиторов обязательна регистрация в системе ГосЛог.

Правильное оформление ЭТрН: кто подписывает электронную накладную и как

Оформление ТН в электронном виде происходит последовательно: каждый участник заполняет и подписывает свой титул. Грузоотправитель подписывает Т1 квалифицированной электронной подписью, перевозчик – Т2 и Т4, грузополучатель – Т3.

Подписи ставятся в системе оператора или через интеграцию с учетной программой. Водитель обычно не подписывает титулы самостоятельно, а передает данные через мобильное приложение. Подписантом при этом выступает другой уполномоченный сотрудник перевозчика, например, диспетчер или логист.

Принцип простой: документы формируются поэтапно и становятся доступными очередным участникам только после подписания предыдущего титула.

Чтобы правильно оформлять ЭТрН, нужно знать роли участников и сроки подписания. Все действия фиксируются в ГИС ЭПД, а статусы документов можно отслеживать в режиме реального времени. При проверке на дороге водителю достаточно предъявить QR-код инспектору ГИБДД – распечатывать бумажную версию не требуется.

Титулы ЭТрН и этапы перевозок

Разберемся в процессе пошагово – так будет проще понять кто и что подписывает, на каком этапе и какими видами подписей.

Электронная транспортная накладная состоит из восьми файлов обмена – титулов. Четыре из них являются обязательными и заполняются при каждой коммерческой перевозке, остальные – дополнительные и формируются только при особых обстоятельствах: переадресация, замена автомобиля, изменение стоимости и т.п.

Титул 1 (Т1) – титул грузоотправителя

Первый титул создает и заполняет грузоотправитель. В нем указываются:

• данные всех участников перевозки (наименования, ИНН, адреса),
• сведения о грузе (наименование, вес, объем, упаковка, маркировка),
• информация о транспортном средстве и водителе,
• пункты погрузки и выгрузки,
• условия договора перевозки,
• стоимость товаров и сопроводительные документы.

После проверки данных грузоотправитель подписывает Т1 и передает документ перевозчику. Именно на этом этапе формируется основа ЭТрН, поэтому важно заполнять все обязательные реквизиты корректно.

Документ создается и подписывается до момента погрузки в транспорт.

Титул 2 (Т2) – титул перевозчика

Титул 2 оформляется перевозчиком при приеме груза к перевозке. Перевозчик проверяет фактические сведения о погрузке, состояние груза, целостность упаковки, вес и при необходимости указывает свои замечания.

Водитель получает доступ к данным через мобильное приложение и подтверждает прием.

После подписания Т2 документ становится доступным для дальнейших этапов.

Титул 3 (Т3) – титул грузополучателя

Грузополучатель заполняет и подписывает Т3 при фактической приемке груза.

Здесь фиксируется дата и время получения, состояние товара, соответствие количества и качества данным из предыдущих титулов, а также возможные претензии или отказ от приемки.

Подписание Т3 подтверждает факт передачи груза и является важным основанием для подтверждения расходов и налогового учета. Без этого титула перевозка считается незавершенной.

Титул 4 (Т4) – титул перевозчика

После выгрузки перевозчик оформляет Т4, подтверждая завершение перевозки и передачу груза грузополучателю.

В этом титуле указываются фактические данные о разгрузке и результаты приемки. Подписание Т4 закрывает стандартный цикл оформления ЭТрН.

Дополнительные титулы Т5-Т8

При необходимости дополнительно используются:

• Т5 – отдельные сведения об изменении стоимости перевозки, титул выписывает / создает грузоперевозчик.
• Т6 – нужен для согласования стоимости перевозки, файл создает и подписывает грузоотправитель. Это как ответная часть на Т5.
• Т7 – нужен при переадресации груза новому получателю или для выгрузки в новом месте. Обычно файл создается перевозчиком, но могут быть и другие инициаторы.
• Т8 (эстафета) – создается перевозчиком при замене водителя или всего транспортного средства.

Все дополнительные титулы создаются уже после отправки груза и до момента его прибытия в конечную точку.

Какие электронные подписи нужны для оформления ЭТрН

Для оформления ЭТрН требуется КЭП или УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Руководитель организации или ИП может подписывать титулы своей подписью без дополнительных документов.

Сотрудники (логисты, диспетчеры, кладовщики) используют КЭП физического лица только вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Водитель чаще всего работает через мобильное приложение оператора и применяет простую электронную подпись (ПЭП) или передает данные для подписания перевозчиком.

В общем, нужна электронная подпись в любом случае. И для этого важно заранее выпустить сертификаты и оформить МЧД. Подписи должны быть выпущены в аккредитованных удостоверяющих центрах. Без действующей КЭП невозможно подписывать титулы, а документы не будут приняты в ГИС ЭПД.

Для удобства многие компании настраивают работу через профильные сервисы, такие как 1С-ЭПД, или через приложения операторов, где подписание происходит буквально в несколько кликов.

В каких ситуациях для работы нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) необходима, когда титулы ЭТрН подписывает не руководитель, а сотрудник – как представитель транспортной компании.

МЧД подтверждает полномочия работника действовать от имени организации или ИП. Без нее подпись сотрудника считается недействительной, и документ может быть отклонен.

МЧД нужно оформлять на логистов, диспетчеров, бухгалтеров и других ответственных лиц, которые заполняют и подписывают титулы на разных этапах перевозки груза. Сама доверенность создается в электронном виде. Но ни один из сервисов не может в полной мере проверить реальные полномочия, которые закрепляет доверенность.

МЧД не требуется, если документ подписывает лично руководитель компании или индивидуальный предприниматель своей КЭП. Также она не нужна водителю, если он не выступает подписантом файла обмена, а только подтверждает факт через приложение. В остальных случаях закон требует наличия действующей МЧД.

В связи с этим стоит проверить сроки действия доверенностей и полномочия представителей заранее – чтобы избежать сбоев в оформлении.

Как исправить ошибку в ЭТрН

Если ошибка обнаружена до подписания первого титула, то документ можно скорректировать в системе оператора или удалить и переделать с нуля.

После подписания первого титула исправления вносятся только через дополнительные титулы или путем создания корректировочного документа – в зависимости от правил конкретного оператора ИС ЭПД.

Нельзя просто «переписать» уже подписанный титул: все изменения фиксируются и передаются в ГИС ЭПД. При серьезных расхождениях (неверный груз, адрес, контрагент) может потребоваться полное аннулирование и оформление новой ЭТрН.

Именно поэтому важно проверять данные на каждом этапе.

Типовые ошибки и решения:

• Неверно записаны данные отправителя, получателя, а также информация о транспортном средстве – составляется специальный корректировочный титул.
• Обнаружены расхождения, касающиеся самого груза (количество, артикула, наименования и пр.) – оформляется акт о расхождениях (частичная приемка).
• Если рейс не состоялся или накладная создана по ошибке – применяется процедура аннулирования (отмены) накладной. Но тут следует помнить, что из истории документов, которая хранится в ГИС ЭПД и в информационной системе оператора ЭДО (ЭПД) запись не исчезнет. Она просто получит специальную пометку.

Сценарий «Отправка груза клиенту с участием наемного перевозчика»

Предположим, компания продает покупателю партию товара и нанимает транспортную организацию для доставки. Даже если для перевозки достаточно небольшой Газели, порядок оформления ЭТрН остается таким же, как и при использовании грузовика большего тоннажа.

Как действовать по шагам

1. Грузоотправитель создает ЭТрН. До погрузки компания регистрирует аккаунт у оператора ИС ЭПД, если она этого еще не сделала, и создает электронную накладную в личном кабинете или в учетной программе. В первом титуле указываются полные наименования и реквизиты отправителя, перевозчика и грузополучателя, описание товара, его количество и вес, адреса погрузки и выгрузки, сведения о транспортном средстве и другие обязательные реквизиты.
2. Затем отправитель подписывает Т1. До момента подписания еще возможны корректировки – изначальный документ максимум останется в статусе черновика.
3. Перевозчик принимает груз (подтверждает отгрузку). При погрузке представитель перевозчика, например, водитель, грузчик или экспедитор, проверяет фактическое состояние товара, упаковку и соответствие сведений в документе. Ответственный сотрудник подписывает Т2, подтверждая прием груза к перевозке. Если есть вопросы или ошибки, создается дополнительный корректирующий титул, который подписывается обеими сторонами – отправителем и перевозчиком.
4. Далее происходит непосредственно процесс перевозки груза. Предполагается, что ни машина, ни водитель, ни состав груза по пути не меняются. Если меняются – смотри функционал дополнительных титулов.
5. Покупатель принимает товар. После доставки грузополучатель проверяет количество и состояние груза. Если все в порядке, он подписывает Т3. При обнаружении расхождений их необходимо зафиксировать в установленном порядке. Например, составляется специальный акт.
6. Перевозчик завершает оформление. После выгрузки перевозчик заполняет и подписывает Т4, подтверждая завершение перевозки.

Все участники обмениваются документами через оператора ИС ЭПД. Если перевозка оформляется в электронном виде, то отдельно выписывать бумажную транспортную накладную не требуется.

При этом товарные документы, например УПД (универсальный передаточный документ, который пришел на смену ТОРГ-12), оформляют с учетом требований к конкретной операции: ЭТН сама по себе не означает, что остальные документы больше не нужны.

Как оформлять ЭТрН при перевозке алкоголя?

При перевозке алкогольной продукции к стандартным требованиям ЭТрН добавляются специальные правила:

• Необходимо указывать дополнительные сведения о товаре, лицензиях и сопроводительных документах.
• Грузоотправитель и перевозчик должны иметь соответствующие разрешения.

ЭТрН в этом случае формируется с учетом требований ЕГАИС и законодательства о регулировании оборота алкоголя. Поэтому рекомендуется заранее уточнить у оператора возможность передачи всех необходимых данных, чтобы избежать отказов при подписании титулов.

Не менее важен функционал и интеграции вашей учетной системы.

Частые вопросы об оформлении ЭТрН

Кто должен оформлять ЭТрН – грузоотправитель или перевозчик?

Грузоотправитель создает и заполняет первый титул (Т1). Далее каждый участник оформляет свой раздел / свой титул. Перевозчик не «выписывает» всю накладную сам, а дополняет ее своими титулами. Это принципиальное отличие от бумажной ТН, где часто документ составлял один из участников целиком.

Можно ли заполнить ЭТрН заранее, до подачи автомобиля?

Да, конечно! Грузоотправитель может создать черновик и даже подписать Т1 заранее. Фактические данные о водителе, транспортном средстве и состоянии груза вносятся перевозчиком при погрузке в Т2. Важно, чтобы к моменту отправки автомобиля все обязательные сведения были корректны.

Можно ли оформить ЭТрН после начала перевозки?

По общему правилу – нет. ЭТрН должна быть оформлена до начала перевозки. Исключения возможны только в чрезвычайных ситуациях, предусмотренных законодательством. Оформление «задним числом» создает риски штрафов и проблем с подтверждением расходов.

Что делать, если у водителя нет электронной подписи?

Водителю чаще всего достаточно мобильного приложения оператора. Он подтверждает прием и передачу груза простой подписью, а реальные титулы подписывает уполномоченный сотрудник перевозчика своей полноценной КЭП. Отдельная квалифицированная подпись водителю в большинстве сценариев не нужна.

Нужно ли распечатывать электронную накладную и возить ее с собой?

Нет. При проверке достаточно предъявить QR-код инспектору ГИБДД. Бумажный вариант не требуется, за исключением случаев, когда по закону допускается оформление бумажной ТН. Электронный формат заменяет бумажный документооборот полностью.

Все мобильные приложения операторов ИС умеют работать оффлайн. То есть паспорт перевозки и QR-код можно продемонстрировать инспектору даже без доступа к интернету. Сам QR-код формируется один раз и не меняется в процессе транспортировки.

Можно ли исправить ЭТрН после подписания?

После подписания титула прямое редактирование невозможно. Исправления вносятся через дополнительные титулы или путем аннулирования и создания нового документа – в зависимости от этапа и характера ошибки.

Все подписанные документы автоматически регистрируются в ГИС ЭПД. «Разрегистрировать» их нельзя.

Как оформить ЭТрН, если в перевозке участвуют несколько перевозчиков?

При смене перевозчика или привлечении нескольких транспортных компаний используются дополнительные титулы – в частности Т8. Каждый фактический перевозчик заполняет свои разделы. Важно четко определить роли и последовательность подписания, чтобы цепочка документов оставалась непрерывной.

Как проверить, что грузополучатель подписал документ?

Статус документа отображается в системе оператора и в ГИС ЭПД. Грузоотправитель и перевозчик видят, когда грузополучатель подписал Т3. Уведомления о смене статуса обычно приходят автоматически. Логистам можно отслеживать процесс в режиме реального времени – через личный кабинет оператора или через интеграцию с 1С.

Сколько времени занимает оформление ЭТрН?

При настроенной интеграции и наличии всех подписей создание и подписание одного титула занимает от нескольких секунд до нескольких минут. То есть работа с электронными накладными ведется практически в режиме реального времени.

Кто должен оплачивать услуги оператора ИС?

Основной подвох введения ЭТрН в обиход – это то, что обмен документами не является бесплатным. Если в договоре нет специальных условий, то по умолчанию расходы несет та сторона, которая инициирует и использует электронный документооборот. Например, если груз отправляет производитель, то логично, что он и оплачивает услуги оператора для передачи электронных накладных перевозчику.

Если это выглядит несправедливо, то стороны могут оговорить иные условия поставки в своем договоре. Законодательство никак не регламентирует этот вопрос.

При этом внедрять ЭПД все равно нужно всем сторонам, которые участвуют в процессе перевозки.