«Система на бумажках долго не протянет»: как жилой комплекс «Эдем» перешел на Projecto
Алексей, управляющий экспериментальным жилым комплексом «Эдем», пришел в компанию в 2023 году и сразу начал процесс цифровизации. Он хотел максимально упорядочить и автоматизировать внутренние процессы и держать под контролем даже микрозадачи. Главным инструментом для этого стала система управления бизнес-процессами Projecto.
Как Projecto упростил документооборот
Когда я пришел работать в жилой комплекс «Эдем» , мне сразу стало ясно: система, в которой все держится на бумажных носителях и человеческой памяти, долго не протянет. У нас сложная структура — многоквартирные дома, коттеджи, таунхаусы, коммерческие помещения. У каждого собственника — своя логика, свои запросы. Один звонит, что у него лампочка перегорела, другой требует акт сверки, третий пишет жалобу в прокуратуру. Все это шло через почту, чаты, бумажные папки. В какой-то момент стало очевидно: мы тонем в микрозадачах и теряем управляемость.
До этого я занимался собственным бизнесом федерального уровня. Компания была крупная, с филиалами в разных городах, собственным IT-отделом и внутренней системой управления. Мы сами создавали архитектуру, прописывали бизнес-процессы, синхронизировали филиалы. Этот опыт научил меня важному: цифровизация — не про красивую витрину, а про контроль, прозрачность и дисциплину. Система должна помогать бизнесу, а не мешать ему.
Поэтому, придя в управляющую компанию, я понял: нужно менять подход. Искал решения — от масштабных систем управления до простых таск-трекеров. Но везде чего-то не хватало: где-то интерфейс неудобный, где-то функционал не подходил нашему бизнесу. Хотелось одной системы, где можно вести документы, ставить задачи и контролировать сроки исполнения.
«Все в одном месте, ничего не теряется — это действительно очень удобно»
Projecto как раз оказался тем вариантом: многофункциональная система, в которой всё можно связать воедино — задачи, документы, согласования. И, честно, я не вижу сейчас достойных альтернатив в плане сочетания возможностей и удобства.
Есть, конечно, программы, которые позволяют организовать документооборот, и, признаюсь, они не хуже — по крайней мере, на первый взгляд. Но у них есть одна важная особенность: если использовать несколько отдельных решений, приходится все синхронизировать вручную. Это неудобно и занимает время.
А в Projecto все связано между собой: можно создать документ, тут же поставить к нему задачу, и она сразу будет прикреплена к этому документу. Все в одном месте, ничего не теряется — это действительно очень удобно.
«Когда я приступил к работе, сразу решил автоматизировать все процессы»
Сначала понравился понятный аккуратный интерфейс, без лишнего визуального шума. Потом выяснилось, что за ним — мощный функционал. Особенно нас выручила система электронного документооборота, которая систематизировала все бумажные дела. Теперь все договоры, акты, счета, сметы — только через Projecto. Раньше бухгалтер печатал документы, относил их по кабинетам, собирал подписи — это было долго и неудобно. Теперь я просто сканирую бумагу, загружаю в систему, и процесс согласования запускается автоматически и занимает пару часов.
Появилась прозрачность: документ проходит несколько этапов — специалист, председатель, я, бухгалтерия — и в любой момент можно увидеть, где он застрял. Эту доработку, кстати, добавили после моего обращения в службу поддержки, которая оперативно реагирует на обращения. Я писал: «Было бы удобно видеть, у кого на согласовании документ». Через пару недель — обновление, функция реализована. Никаких формальных отписок, никакого «внесем в план на будущее» — все по делу и по существу. Со временем мы начали использовать еще одну функцию, которая спасла нас от многих проблем — систему входящих и исходящих писем. Сначала я подумал, что это какая-то ненужная функция, но позже оценил, насколько это мощный инструмент. Теперь каждое обращение жителя мы регистрируем как входящее письмо. Когда юрист готовит ответ, он прикрепляет его как исходящее — и система автоматически связывает их в пару. Если ответ не отправлен в срок, загорается красный индикатор «Не отвечено». Вручную отследить все сроки невозможно. Так я вижу, где висит просрочка, и могу вовремя напомнить юристам.
«Вручную некоторые процессы просто не отследить — из-за этого мы теряли время и получали штрафы из прокуратуры»
Раньше из-за задержек приходили жалобы в прокуратуру и управляющую инспекцию. Теперь таких случаев почти нет. Мы всегда можем доказать: обращение поступило тогда-то, ответ направлен вовремя. Это экономит не только время и нервы, но и деньги — меньше штрафов, меньше бумажной волокиты, меньше рисков.
А самое главное — все взаимосвязано: письма, задачи, документы. Получили обращение — сразу создаем задачу, назначаем ответственного, прикрепляем документ. Процесс идет автоматически, без потери информации.
Сейчас Projecto у нас используют 12 сотрудников плюс подрядчики. Инженеры и сервисная служба работают через мобильное приложение — оно удобное и стабильное. весь нужный функционал там присутствует. Комендант приезжает на объект, делает фото, создает задачу — и подрядчики сразу видят, что нужно сделать. После выполнения отмечают статус, прикладывают отчет, и я вижу все в реальном времени.
Программа-оркестр
С календарем тоже удобно. Сотрудники отмечают командировки, суды, отпуска, и я могу открыть несколько графиков и сразу увидеть, кто где находится. Планировать работу стало проще, особенно когда микрозадач десятки и они приходят одновременно от разных людей.
Мобильное приложение удобное и функциональное. Комендант приезжает на объект, фотографирует, создает задачу — подрядчики видят ее сразу. После выполнения отмечают статус и прикладывают отчет — я вижу все в реальном времени. Так мы держим микрозадачи под контролем.
Мы даже начали формировать профили жителей. В системе хранится вся история взаимодействия: заявки, жалобы, акты, переписка. Это помогает не просто решать проблемы, а видеть полную картину — понимать, с кем мы имеем дело.
Особенно важна история задач. У нас управляющая компания публичная, и жители постоянно спрашивают: куда уходят деньги, почему что-то не делается. С системой можно дать конкретный ответ: в этом месяце выполнено вот это, вот это, всё зафиксировано. Никаких «нечем крыть» — вся работа прозрачна и документирована.
Как мы внедряли новый инструмент
Помню, как в начале коллеги сопротивлялись: «А где бумажны й документ? А вдруг все пропадет?» Но за все время Projecto ни разу не подвел. Система стабильная, ничего не теряется, все синхронизировано. Теперь даже самые консервативные сотрудники признают: работать стало проще.
Конечно, внедрение требовало усилий. Любая автоматизация, как и перемены в принципе, поначалу неудобна и вызывает вопросы, но как только команда видит, сколько времени экономится, сопротивление исчезает.
Сначала нам было тяжело перестроиться, потому что в коммерции ты можешь делать всё максимально эффективно. А в работе с населением так нельзя. Здесь важно, чтобы всё было правильно оформлено: документы, конкурсы, решения — даже если это дороже и менее эффективно. Для нас главное — чтобы документы были в порядке и не возникло вопросов потом, на основании чего что сделано. Конечно, бюрократия есть, но это специфика сферы. В бизнесе важна эффективность, здесь же — прежде всего документы.
Моя основная идея и напутствие такова: хороших локальных продуктов много — мессенджеры, постановка задач, архивы, хранение данных. Но настоящая проблема — найти систему, которая смогла бы синхронизировать все эти процессы вместе и сделать их управляемыми. Мне кажется, продукт должен объединять в себе систему электронного документооборота с возможностью подтверждения и согласования документов, как в Projecto, и работу с задачами. Это должно быть синхронизировано: когда появляется документ, нужно не просто его зарегистрировать, но и поставить задачи нужным людям, отправить документ, доработать его, совершить какие-то действия. Хотелось бы, чтобы Projecto активно развивал именно эту интеграцию документооборота и задач, а также наладил экспорт документов. Это сильно упростит работу людям и сделает систему еще более эффективной.
Итоги за два года
Сейчас, спустя два года, я вижу результат: Projecto не просто навел порядок в работе, он изменил культуру компании. Мы стали прозрачнее, быстрее и спокойнее.
Никаких потерянных задач, никаких «мы не успели ответить». Все фиксируется, все под контролем.
Projecto закрыл главную боль нашей отрасли — бумажную волокиту и неуправляемость повседневных процессов. И, возможно, именно поэтому я так ценю этот продукт: он не просто автоматизирует работу, он помогает нам работать правильно — с уважением ко времени, людям и документам.