МЧД — что это: машиночитаемая доверенность и единый электронный распределенный реестр ФНС

Опубликовано
Как работает машиночитаемая доверенность

В машиночитаемых доверенностях подтверждаются полномочия сотрудника на совершение от имени доверителя (от имени ИП или директора организации) определенных действий, список которых указан в доверенности, в различных электронных сервисах. Используя вместе МЧД и свою ЭП физлица, сотрудник может подписывать документы от имени гендиректора или ИП, то есть, действовать от лица компании.

Содержание

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность, она же МЧД — это документ в электронном виде, который оформляется в едином формате и может быть прочитан сервисами и системами. Её можно назвать аналогом бумажной, ставшей мостиком между электронной подписью сотрудника и его правом подписать какой-либо документ от имени компании (до сентября 2023 года сотрудник мог пользоваться с этой целью подписью организации или ИП, но с 1 сентября 2024 года такой способ был запрещен (ЭЦП, оформленные для сотрудников, прекратили действие), и машиночитаемая доверенность стала обязательной для оформления при передаче полномочий).

Автоматизированная проверка полномочий осуществляется, если соблюдены условия:

  • при оформлении доверенности полномочия были выбраны по готовому классификатору полномочий (специальному справочнику),
  • или документ, который подписан на основе МЧД, структурирован и содержит сведения, которые можно сравнить со сведениями из доверенности (аналогичные элементы).

Пример: если МЧД выдана для подписания сотрудником компании договора с контрагентом на конкретную сумму (или с ограничением верхнего значения этой суммы), то для автоматической сверки условий необходимо в этом договоре привести поле, где будет указана валюта и сумма договора.

Регистрация в ФНС является обязательным шагом к созданию действительной доверенности.

Когда нужна машиночитаемая доверенность

Задача у электронного документа такая же, как и у бумажного – директора компаний так подтверждают полномочия конкретного лица на совершение конкретных действий от имени организации. Только при наличии машиночитаемой доверенности пользоваться ею становится проще, быстрее и удобнее, поскольку она позволяет автоматизировать проверку полномочий доверенного лица. А еще только она работает в электронных сервисах.

Необходимо оформить МЧД, если сотруднику предстоит:

  • сдавать налоговую отчетность,
  • подписывать договоры и акты,
  • заверять документы,
  • участвовать в госзакупках от имени организации,
  • оформлять документы в системе «Честный знак»,
  • взаимодействовать с контролирующими инстанциями,
  • сдавать отчетность в Росстат,
  • и т.п.

Перечень полномочий прописывается в тексте. Информация считывается автоматическими системами Федеральной налоговой службы, финансовых организаций, в том числе банков, операторами ЭДО (электронного документооборота).

Не обойтись без электронной доверенности бухгалтерам, юристам, а также сотрудникам организаций, которые используют внешний ЭДО.

Формат МЧД: какая бывает машиночитаемая электронная доверенность

Всего такие доверенности бывают трех типов. Типы доверенностей, о которых идет речь:

  1. Доверенность единой версии формата 003 или EMCHD_1 (версии периодически обновляются, так, предыдущие формата 002 перестали выпускать с 1 марта 2025 года, хотя действуют они до окончания срока, указанного при создании МЧД).

Новый формат — единая (универсальная) форма. Такая электронная доверенность может использоваться на разных площадках, в том числе сотрудниками, занимающимися отправкой отчетности в различные органы. К примеру, такую МЧД оформляют для работы в системе Честный знак, таможенных сервисах, в ЕГАИС и т.п.

  • МЧД версия формата 002

Как говорилось выше, это ранее действовавшая базовая форма доверенности. Создать ее больше нельзя, но можно продолжать использовать ранее созданные.

  • МЧД для Федеральной налоговой службы (формат 5.03)

Ранее требовалась отдельная доверенность для взаимодействия с налоговыми органами (форматы 5.01 и 5.02). Теперь им на смену пришел формат 5.03. Кроме того, можно использовать универсальную доверенность версии 003, о которой шла речь выше.

Как создать машиночитаемую доверенность

Для оформления МЧД требуется либо сайт ФНС (Федерально налоговой службы), либо специализированный сервис (например, интегрированный в систему ЭДО, которая используется внутри компании).

Поскольку речь идет о структурированном документе в формате XML, создать МЧД вручную, не пользуясь услугами никакого сервиса, будет сложно. Проще и логичнее обратиться к системе ЭДО или любому сервису, в том числе присоединившемуся к Распределенному реестру ФНС. Главное, не забыть, что документ требует использования квалифицированной подписи (ЭП руководителя), и загрузить его в реестр ФНС.

Информации потребуется внести больше, чем это было в бумажных доверенностях.

Как создать электронную машиночитаемую доверенность на сайте ФНС

На сайте налоговых органов есть единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей и возможность создать МЧД бесплатно. На момент написания статьи в обороте находится МЧД версии 003. Выбрав подходящий тип, перейдите к пункту «Ввод сведений».

В сервисе ФНС можно создать только доверенность с возможностью отзыва. Ей автоматически будет присвоен уникальный номер, необходимый для идентификации и поиска в распределительном реестре.

Вот так может выглядеть номер МЧД, сгенерированный на сайте налоговой:

Уникальный номер рекомендуется сохранить, так как он может понадобиться позже.

Как создать МЧД через специализированные сервисы

Оформить машиночитаемую доверенность можно, к примеру, через бухгалтерскую программу 1С или с помощью специализированных сервисов типа Контур.Доверенность и т.п., в также в своей системе ЭДО. Кроме того, формирование МЧД возможно через личный кабинет ИП или организации на портале Госуслуг. Главное, чтобы у гражданина, на которого выпускается МЧД, была подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Храниться документ будет во вкладке «Доверенности», откуда можно скачать его на компьютер.

При оформлении МЧД заполнятся все те же данные, о которых пойдет речь ниже.

После заполнения на документе ставится усиленная КЭП (УКЭП) руководителя организации, затем файл с МЧД загружается в Распределенный реестр ФНС, где проходит проверку и может храниться для дальнейшей сверки (этот пункт не обязательный).

Обратите внимание: у некоторых федеральных органов по закону может быть установлен собственный формат МЧД. Для работы с ними необходимо оформить доверенность в соответствии с требуемым форматом.

Требования к МЧД: как выглядит документ

К оформлению документа предъявляется ряд единых требований, несоблюдение которых может привести к отказу в регистрации. Именно единый формат обеспечивает автоматическую сверку информационными сервисами.

Итак, в доверенности необходимо прописать:

  • дату выдачи МЧД и окончание срока её действия, которые можно выбрать вручную в отдельном поле;
  • сведения о доверителе и представителе. В качестве первого может выступать юридическое лицо (и тогда нужно будет указать ИНН доверителя, КПП и ОГРН) или ИП (поля дополняются личными данными — указываются ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС руководителя, ИНН, ОРГНИП), в качестве второго — любое физическое лицо (не только сотрудник компании, но и сторонний специалист, консультант или даже знакомый доверителя, никак не связанный с ним трудовыми отношениями);
  • полномочия, которыми доверитель передает представителю. В одной доверенности можно указать максимум 500 полномочий, как вручную, так и выбрав подходящие коды полномочий из предлагаемого перечня, который присваивает им Минцифры России. Полномочия настраиваются гибко, вплоть до поручения физлицу работать только с одним типом документов или только с одной организацией, например, ФНС.

Когда все обязательные поля будут заполнены и МЧД создана, необходимо сформировать XML и скачать документ на компьютер, после чего передать на подпись директору (руководителю) юрлица или индивидуальному предпринимателю. Документу также обязательно нужно присвоить внутренний номер, который будет зафиксирован в вашей компании.

Выглядит документ стандартно благодаря строго заданной структуре. Это делается для удобства не пользователей, а электронных систем проверки.

Подписанная МЧД (файл в формате XML) загружается в электронный реестр ФНС России для прохождения проверки вместе с файлом электронной подписи.

Как только загрузка будет завершена, можно начинать пользоваться машиночитаемой доверенностью.

С этого момента представитель, указанный в доверенности, может подписывать документы собственной электронной квалифицированной подписью (КЭПом), указывая дополнительно реквизиты доверенности и адрес её хранения.

На какой срок можно оформить

В законодательстве нет ограничений в отношении максимального срока действия. В процессе создания МЧД можно указать срок в днях или поставить дату, до достижения которой она будет продолжать действовать.

В среднем срок составляет от 1 до 3 лет – это самый распространенный вариант, который несет минимум рисков, связанных с возможным увольнением работника.

При необходимости применять доверенность и дальше, продлить её не составит никакого труда – делается это путем перевыпуска после достижения прописанной в тексте даты.

Как использовать МЧД

Можно прикладывать МЧД к каждому пакету документов при подписании или заключать соглашение с контрагентом, указав в нем, в какой системе хранится доверенность и сообщив идентификаторы для её получения.

Предварительно контрагенту сообщается, что такой-то сотрудник наделен такими-то полномочиями.

  • Передача доверенности вместе с пакетом документов подходит для тех случаев, когда она используется разово, в течение непродолжительного времени или содержит узкие полномочия, к примеру подписание соглашений с одним единственным контрагентом. Ему нет смысла тратить время и ресурсы на поиск МЧД в реестре ФНС РФ.
  • Размещение МЧД в специальном хранилище удобно для тех случаев, когда доверенное лицо будет работать с широким кругом контрагентов или выполнять доверенные ему полномочия в течение достаточно продолжительного периода времени. Кроме того, такой вариант позволяет контролировать статус доверенности и быстро отменить её в случае необходимости.

Как электронная подпись работает в связке с МЧД

Электронная доверенность наделяет лицо, в отношении которого она составлена, правом заверять документы личной ЭП от лица организации.

После того, так как доверитель поставил свою электронную подпись в документе и была успешно пройдена регистрация доверенности в Федеральной налоговой службе, представитель имеет право ставить собственную цифровую подпись (КЭП физлица) в тех рабочих документах, на которые распространяются выданные ему полномочия.

Вместе с подписанным документом он прикладывает файл МЧД. Можно хранить такие доверенности в информационных системах, откуда контрагенты будут черпать сведения для сверки.

Где можно хранить МЧД

Мало создать машиночитаемую доверенность, подтверждающую полномочья конкретного лица. Надо еще сделать так, чтобы контрагент мог проверить статус. Для этого используются информационные системы, список которых определяет Правительство РФ (на данный момент он определен Постановлениями №223 и №224 от 21.02.2022).

В перечень информационных систем входят:

  • Единая система идентификации и аутентификации на портале «Госуслуги»
  • Информационные системы (ИС) операторов электронного документооборота, которые прошли проверку и включены в Реестр операторов ЭДО на сайте ФНС.
  • ИС, в которой была подписана доверенность,
  • ИС третьей стороны при наличии аккредитации,
  • ИС аккредитованного удостоверяющего центра.

Также МЧД может храниться в информационной системе федерального органа исполнительной власти. Но стоит понимать, что все перечисленные организации могут хранить МЧД по закону, но это не значит, что они обязаны это делать – уточняйте функционал ИС заранее.

Как отменить (отозвать) МЧД

Процедура отмены как бумажной, так и электронной доверенности регламентируется Гражданским кодексом РФ. Сделать это может только то лицо, которое её выдало (заявитель) или взяло на себя исполнение его обязанностей по закону.

Причины не имеют особого значения, но обычно такая необходимость возникает при увольнении сотрудника, смене им должности или в тех случаях, когда юрлицо перестает существовать.

Чтобы отменить электронный документ, который хранится в ИС, необходимо:

  1. Войти в систему, где хранится доверенность.
  2. Напротив выбранной МЧД (если их несколько) выбрать действие «Отменить» (это также может быть кнопка «Отозвать»).
  3. Указать причину отзыва.
  4. Подписать отзыв КЭПом руководителя.
  5. Отправить заявку в систему.

После отмены необходимо известить о том, что документ больше не имеет силы, нотариальную палату России. С этой целью распоряжение на отмену необходимо загрузить на сайт и зарегистрировать его там. На следующий день после этого действие доверенности прекратится.

Также распоряжение на отмену МЧД можно загрузить в Распределённый реестр ФНС, при условии, что она там хранится. Отсюда информация автоматически поступит в нотариальную палату.

Как отказаться от МЧД

Можно не только отозвать машиночитаемую доверенность. Представитель (доверенное лицо) может оказаться от возложенных на него полномочий.

Алгоритм действий примерно такой же, как при отзыве доверенности: сформировать заявление с помощью КЭП физического лица, направить в систему, где хранится документ.

И отменить доверенность, и отказаться от полномочий можно на сайте ФНС, на вкладке единого блокчейн хранилища. Сервис работает бесплатно.

Когда необходимо корректировать данные при работе с МЧД

МЧД продолжает действовать даже в тех случаях, когда изменился доверитель (гендиректор организации).

Перевыпустить документ придется, если:

  • изменились персональные данные сотрудника, к примеру, паспортные данные или СНИЛС,
  • изменились реквизиты юрлица или ИП, выдавшего доверенность,
  • перечень полномочий представителя нужно скорректировать в большую или меньшую сторону.

Также при смене гендиректора он может отозвать или выпустить новую МЧД по собственному желанию.

Корректировать данные в документе нельзя – только перевыпускать, указав новые сведения взамен устаревших.

Чем удобна цифровая форма доверенности

Простота оформления – это только первое и самое очевидное достоинство цифровой доверенности. Переход на МЧД удобен тем, что:

  • не нужно делать бумажные копии,
  • невозможно подделать документ, так как он хранится в зашифрованном виде и подписывается ЭП,
  • можно создавать и использовать в разных сервисах,
  • удобно делиться с контрагентами,
  • перевыпустить и отозвать можно онлайн.

«Машиночитаемая доверенность становится ключевым инструментом цифровой трансформации: она исключает ошибки ручного ввода, ускоряет проверку полномочий и снижает операционные риски при взаимодействии с государственными и частными системами. Для организаций это уже не опция, а элемент соответствия современным требованиям автоматизации».

Алексей Громов, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Зачем и как использовать распределенный реестр ФНС

Как уже понятно из информации, приведенной выше, хранить МЧД можно в различных ИС. Но, если это будет система, включенная в реестр ФНС, то у такого решения будет ряд преимуществ:

  • Распределенный реестр объединяет ИС, в которых разрешено хранение МЧД, обеспечивая удобный доступ к данным, хранящимся в каждой из них, для каждого участника этой единой информационной системы.
  • На сайте ФНС можно быстро отозвать или отказаться от МЧД, не предпринимая дополнительных действий и шагов на сторонних площадках.
  • В реестре можно разместить как простые, так и нотариально заверенные МЧД.

Список участников распределенного реестра регулярно расширяется, поэтому пользоваться им становится удобнее с каждым годом.

Чтобы использовать распределенный реестр, достаточно загрузить в него доверенность через оператора узла, предоставить информацию о доверенности контрагенту и договориться с ним о том, что сам документ будет храниться в распределенном реестре.

Частые вопросы о МЧД

Сколько доверенностей может оформить одна организация?

Количество МЧД, выданных одним ИП или компанией, никак не ограничивается. Хранить их удобнее всего в одном сервисе. Выпустить МЧД можно в любом количестве.

Можно ли ограничить действие доверенности?

Конечно можно, для этого в документе предусмотрены специальные поля, они являются обязательными к заполнению. МЧД действует до даты, указанной в документе.

Принимает ли МЧД налоговый орган?

Да, с 2025 года налоговая перешла на единую форму доверенности (версия 003), но также пока принимает версию 002 (оформленные ранее).

Как создать МЧД на сайте ФНС?

Перейдите на страницу Распределенного реестра ФНС, где нужно следовать подсказкам системы.

Можно ли передоверить МЧД?

Да, в данном случае воспользоваться возможностью передоверия будет означать, что в одной МЧД можно прописать право выдачи новых доверенностей в качестве полномочий конкретного сотрудника. Для оформления передоверия понадобится КЭП руководителя. Далее оформление доверенностей будет возможно не только директором организации или ИП, но и данным сотрудником, получившим соответствующие полномочия.

Сотрудники используют личную подпись или подпись гендиректора?

В связке с МЧД сотрудник, на которого она оформлена, пользуется исключительно собственной квалифицированной электронной подписью физического лица.

Обязательно ли получать МЧД, если есть бумажная

Электронная и бумажная доверенность – это две разные вещи несмотря на схожий смысл. МЧД нужна для того, чтобы взаимодействовать с электронными сервисами (для сдачи электронных документов). Такую доверенность можно оформить только онлайн. Совмещая подпись физлица и машиночитаемую доверенность, можно будет взаимодействовать с любыми электронными сервисами. Скан бумажной доверенности не заменит машиночитаемую.

Кто может выдавать МЧД

Только специализированные сервисы, включая бухгалтерские программы и системы ЭДО, а также сайт ФНС.