Онлайн-сервисы для планирования и календарные графики проектов

Актуальность темы планирования календарных графиков проектов объяснять нет смысла. Вы либо уже делаете такие графики, либо ещё не делаете, но скоро придёте к этой мысли. Вопрос лишь в том, какие инструменты и подходы для этого нужно использовать.

Вопрос выбора инструмента всегда очень индивидуальный, кому-то, несмотря на наличие онлайн-инструментов и профильных приложений, по-прежнему в качестве персонального органайзера удобно использовать классические бумажные блокноты.

Ранее мы уже рассказали о том, как составить идеальный календарный график (там же привели основные шаги и подходы к распределению задач в списках), а также об учёте рисков при создании календарных планов.

Осталось только определиться с инструментами. Итак, наш обзор наиболее адекватных программных решений.

Projecto – российская платформа для управления проектами

Projecto — это готовый онлайн-сервис, реализующий функционал управления проектами (и задачами) в формате «под ключ». Идеален для небольших и средних команд, работающих по гибким методологиям, а также по любым другим. Позволяет отслеживать прогресс работы над проектом в режиме реального времени и эффективно взаимодействовать друг с другом.

Ключевые возможности инструмента планирования

Планирование задач – создание списков, назначение сроков и ответственных, делегирование. А также описания, статусы, места, ресурсы, наблюдатели и т.п.
Персонализация и настройка рабочего пространства на основе виджетов.
Ведение карточек сотрудников, учёт и доведение документов, личные заметки, поиск и прочее.
Простейшие возможности тайм-трекинга.
Корпоративный чат и обсуждения по задачам.
Мобильные приложения и все виды оповещений (от Telegram до email и push).
Разные способы визуализации: диаграмма Ганта, календарный график, канбан с настраиваемыми столбцами, списки и таблицы.
Фиксированные и динамические дедлайны в проектах. Связи между задачами.
Показ критического пути.
Функция сравнения календарей.
Календарный график тонко настраивается под проект. Вместо привязки ко времени (месяцам или годам) можно выбрать цели проекта или связанные подпроекты (по аналогии с вехами).

Стоимость использования

Модель поставки — только в формате готового облака (SaaS). Подписки считаются по количеству рабочих мест, от 288 до 400 руб./месяц за пользователя.

Для тестирования есть полнофункциональная демоверсия и триал на месяц.

Tweek.so – бесплатный онлайн-календарь для небольших команд

Tweek.so — это сервис для повышения продуктивности от команды независимых разработчиков из Латвии (web-агентство Scada). Tweek работает абсолютно бесплатно и может выступать в роли онлайн-календаря, списка дел (по методологии GTD), ежедневника и органайзера. Изначально проект задумывался как аналог онлайн-таблиц, но сейчас, в конечной форме, он больше напоминает календарь.

Ключевые возможности инструмента планирования

Tweek подходит как для личного использования, так и для работы команд. Каждый из участников может добавлять в календарь свои и общие дела/задачи/события. Те же данные могут видеть клиенты (заказчики и пользователи, например, если это календарь внедрения фич в продукт).
Просматривать календари могут любые желающие, если расшарить доступ.
В наличии простейшая система распределения прав доступа к календарю/задачам. Количество пользователей может быть любым. Обратите внимание: вы можете отдельно делиться доступом как к конкретным задачам, так и ко всему календарю.
Интерфейс сервиса переведён на множество языков, включая русский.
Есть готовые приложения для мобильных устройств (с синхронизацией на основе аккаунта).
Календарь легко распечатать или сохранить в виде PDF-файла.
Премиум-версия (не для РФ) открывает доступ к подзадачам и повторениям, чек-листам, напоминаниям, заметкам, дополнительным цветам, синхронизации с Google Календарём, к функции экспорта (в XML-формате), а также к возможности загрузки/прикрепления файлов и к созданию 3-х и более календарей.

Стоимость использования

Базовый функционал сервиса доступен бесплатно. Его вполне может хватить для ведения общего списка дел и для отметки/учёта выполненных задач.

Премиум-подписка – 4 $/месяц или 34 $/год (выходит около 2,83 $/месяц). Но тариф оплатить из РФ не получится.

Redmine – система управления проектами с открытым кодом

Redmine — это самая именитая платформа из Open-Source вариантов. Написана на языке Ruby (использует фреймворк Ruby-on-Rails) и поддерживает установку на корпоративном сервере. Технически для установки подходит любая ОС, совместимая с интерпретатором Ruby (Windows, Linux, MacOS). В качестве баз данных можно задействовать MySQL (или MariaDB, как полный аналог), PostgreSQL, SQLite.

Redmine активно развивается, переведена на разные языки (включая русский). Недостающий из коробки функционал можно получить за счёт плагинов. Например, для поддержки календарного планирования лучше всего подходят диаграммы Ганта. Технически это один из вариантов встроенного представления, но в исходной реализации представлен минимум опций управления. В частности, нет Drag&Drop редактирования задач.

Добавить расширенные возможности управления можно за счёт платных и бесплатных расширений. На роль наиболее интересных могут претендовать: Easy Gantt (поддерживает в том числе последнюю 6-ю ветку Redmine) или Gantt Chart Plugin by Redmine X (платная реализация). Существуют и другие плагины, но они давно не обновлялись (работают только со старыми версиями Redmine).

В общем система Redmine подойдёт только тем проектам, которые осилят установку, настройку и обслуживание своими силами.

Ключевые возможности инструмента планирования

По дефолту Redmine представляет собой простейшую систему управления проектами и задачами.
Из коробки есть представление в виде диаграмм Ганта, но они статичные (с ними нельзя взаимодействовать, они подходят только для просмотра созданных список задач).
Максимум функций, в том числе Drag&Drop-редактирование, показ критического пути и т.п. можно получить за счёт расширений от сторонних разработчиков.
В целом сложная установка и настройка. Как минимум нужно организовать своё окружение для языка Ruby (+сервер баз данных). Простой локальной установки на уровне прикладных программ нет.

Стоимость использования

Redmine получается условно бесплатной, так как для работы требует производительный сервер. Технически его можно организовать на базе имеющегося ПК, но лучше арендовать хостинг. А это деньги, и немалые – смотри сравнение «облака», «коробки» и On-Premise. Плюс наиболее интересные плагины распространяются платно. И их не всегда можно купить из РФ.

Spider Project – российская замена MS Project

Spider Project — это набор отечественных программных решений для прямой замены таких продуктов, как Microsoft Project и Oracle Primavera. Поставляется в виде самостоятельных десктопных программ и серверного окружения. Единственный нюанс – нет поддержки отечественных операционных систем (на базе Linux), установочные пакеты предлагаются исключительно для ОС Windows.

Ключевые возможности инструмента планирования

В наличии огромное количество атрибутов у задач. Учёт материалов, ресурсов и финансов.
Помимо Ганта, большой ассортимент вариантов отображения: диаграммы, связи, графики, тренды и т.п.
Фильтры, формулы и разные сценарии развития событий (в том числе на основе календаря поставок и финансирования).
Готовые формулы расчёта расписаний, затрат, пиковой загрузки, сроков, фаз и ресурсов. А также мощные методы анализа рисков (на основе трёх сценариев, модель Монте-Карло, диаграмма Торнадо).
Система может учитывать отклонения от плана и на их основе просчитывать вероятности, строить линии трендов и т.п.
Проекты могут иметь разные версии и «базу», при этом программа будет сравнивать версии между собой и показывать тренды отклонений.
Есть синхронизация через web-сервис (по FTP-протоколу или по API) и возможность совместной работы над одним проектом (с распределением прав доступа).
Есть своя система отправки уведомлений.
В наличии имеются импорт и экспорт в разных форматах.
Мобильные приложения для ввода учёта.
Пользователь может задать и настроить свои параметры для чего угодно: сценарии, шаблоны, формулы, варианты отчётов, триггеры и сигналы, поля, справочники и прочее. Степень свободы нереальная (но и начать работать без опыта будет непросто).

Стоимость использования

Так как софт рассчитан преимущественно на крупные проекты, стоимость лицензий тоже немаленькая. Lite-редакция – от 80 тыс. руб. (на одно рабочее место). Максимальная редакция Spider Project Professional уже будет стоить 450 тыс. руб. При покупке большого количества лицензий базовую стоимость можно снизить.

SaaS-версии решение не имеет (серверная часть здесь отвечает только за хранение данных проектов и за их синхронизацию между десктопными программами).

ПланФикс – облачный сервис «всё в одном»

PlanFix — это универсальное SaaS-решение, которое легко масштабируется и настраивается под требования клиента (No-Code подход). Сервис можно использовать как комбинацию CRM-системы, системы управления проектами, HR-софта, программы учёта (товарных запасов) и Service-Desk (программы учёта обращений клиентов). Чтобы облегчить самостоятельную настройку личных кабинетов и рабочих пространств, в ПланФиксе применяется система шаблонов – вы можете выбрать готовый вариант конфигурации, подходящий под ваш род деятельности.

Ключевые возможности инструмента планирования

Сервис поддерживает большое количество атрибутов для задач + есть система настраиваемых дополнительных полей (в том числе с формулами расчёта).
Задачи могут иметь подзадачи с несколькими уровнями иерархии и горизонтальные связи.
Есть разные форматы отображения задач и списков, в том числе сетевые графики (диаграммы Ганта).
Прямо на календарном графике можно управлять задачами – по системе Drag&Drop.
Есть система вех, изменение масштаба отображения и печать диаграмм.
Запоздание или опережение можно отслеживать на основе базового (исходного) плана.
Всё остальное тоже в норме: система комментариев и личных сообщений, рассылка уведомлений, поиск дублей, тайм-трекинг, готовые отчёты и аналитика, мобильные приложения, интеграции и API.

Стоимость использования

Для команд, имеющих в составе менее 5 участников, использование сервиса может быть бесплатным (free-тариф с функциональными ограничениями). Платные подписки – от 360 до 1056 руб./месяц за каждое рабочее место. Может потребоваться доплата за гостевые учётки, за работу на вашем домене и за расширение дискового пространства.

Альтернативные инструменты планирования календарных графиков проектов

Если вас не устраивает подход с покупкой лицензий или подписок на профильные проприетарные инструменты, всегда можно попробовать опенсорс или другие подходы.

К «другим» подходам можно отнести:

Проектирование графиков на досках или бумажных листах. Не рекомендуем из-за сложности переделки. Малейшая ошибка или новая веха, и всё нужно перерисовывать заново.
Любые табличные процессоры. Так как MS Office из России ушёл, можно порекомендовать российские офисные пакеты (Мой офис, Р7-офис), программы с открытым кодом (Libreoffice, OnlyOffice, кстати последний – полная копия платного Р7) или онлайн-сервисы (Яндекс.Таблицы, Google Таблицы).
Графические редакторы – растровые или векторные. Лучше всего использовать «вектор», так как даже после сохранения здесь можно управлять отдельными элементами и слоями. Растр после сохранения становится статичным.

Список из 30+ инструментов для проджект-менеджеров и команд.

Программы для работы с календарными графиками и диаграммами Ганта с открытым исходным кодом (обратите внимание, многие из них уже заброшены):

Redmine – уже упоминали выше, пока живее всех живых, но со своими нюансами.
Project Open – некий симбиоз реального корпоративного решения, которое можно заказать у разработчиков (с официальными гарантиями и сопровождением), и готовых сборок с открытым исходным кодом, которые можно установить не только на ПК, но и на удалённые серверы (чтобы работать большими командами). Последний релиз в 2021 году.
ProjectLibre – обещается полная совместимость с MS Project, распространяется в виде установочных пакетов для Linux/Mac/Windows. Сейчас разработчики сконцентрировались на облачной версии сервиса. ПО с открытым кодом последний раз обновлялось в 2021 году.
OpenProj – десктопный софт (Linux/Mac/Windows), последнее обновление в 2008 году.
GanttProject – один из немногих проектов с открытым кодом, которые продолжают развиваться. Активно обновляется, последний стабильный релиз состоялся в 2024 году. Поставляется в виде десктопных программ (Linux/Mac/Windows), написан на Java.
ProjeQtOr – решение для установки на свой сервер. Требует PHP и баз данных MySQL (почти как любой динамический сайт или CMS-система). Распространяется полностью бесплатно и активно обновляется. Следующий апдейт запланирован на март 2025 года.
OpenProject – ещё одна серверная реализация, активно развивается, но есть оговорки. Community-редакция не имеет ряда важных корпоративных расширений и рассчитана только на команды до 20 человек.
qdPM – ранее ПО распространялось по модели с открытым кодом (для установки на свой сервер), но сейчас проект заброшен из-за того, что команда сконцентрировалась на обслуживании платной версии qdPM Extended.

Заключение

Это только часть из тех решений, что представлены на рынке. На всякий случай можете дополнительно изучить список российских программ для управления проектами, рейтинг таск-трекеров (+сравнительная таблица) и ТОП-10 инструментов для эффективного управления временем.

При выборе конкретного инструмента всегда учитывайте, что решение должно опираться не только на функционал, но и на бюджет, а также на формат и полноту технической поддержки, необходимость обучения и внедрения (в некоторых случаях это могут быть платные услуги), а также на ваши потребности и предпочтения.

Десктопные программы предлагают больше возможностей для работы оффлайн и могут быть удобны в ситуациях, когда требуется однократное или эпизодическое составление календарных графиков.

Облачные сервисы, в свою очередь, обеспечивают удобный доступ к данным с любого устройства и облегчают совместную работу над проектами. Как правило, в подписку уже входит оплата регулярных обновлений и техподдержки.

Решения с открытым исходным кодом стоят особняком, так как они не могут гарантировать поддержку и техобслуживание. Их стоит внедрять только тогда, когда у вас есть свой IT-отдел, способный взять на себя сопровождение программы.

Если у вас небольшая команда и вам не нужны супер-продвинутые функции планирования (вплоть до учёта рисков и распределения материальных ресурсов), то мы можем порекомендовать свою систему – Projecto. Все необходимые возможности вы получаете по одной цене, без распределения по тарифам и уровням подписки.