Projecto

Контроль поручений

Что такое поручение? Поручение руководителя – это обычно устное задание подчинённым сотрудникам или руководителям нижестоящих служб/отделов, которое носит больше рекомендательный характер, так как не имеет официально закреплённого в документах статуса.

Должен ли сотрудник выполнять поручения?

Например, в системе государственного делопроизводства (ЕГСД) фигурируют только понятия «приказ» и «распоряжение». Это полноценные документы, которые печатаются и подписываются руководителями (руководящими органами), доводятся до подчинённых и т.д.

Вместе с тем, многие работодатели включают в трудовые договоры формулировки о необходимости выполнения работниками «иных поручений руководителей». Без письменных распоряжений, обозначения конкретных сроков и других важных действий со стороны управленцев никакой юридической силы такие поручения не имеют.

Любой трудовой спор в этом случае будет на стороне сотрудника – если персоналу придётся выполнять обязанности, которых нет в трудовом договоре или в должностной инструкции. Но сейчас не об этом.

Так или иначе под поручениями внутри разных компаний могут пониматься различные распорядительные документы, главное, чтобы их статус был закреплён официально.

Суть у всех распоряжений руководителя, в том числе поручений – возложение обязанности выполнить те или иные действия.

Поэтому у них должны быть:

При желании руководитель может добавить мотивацию или демотивацию (тут уже по предпочтениям).

Как и с помощью чего контролировать поручения

Поручения – это обычно мелкие распоряжения, которые многие руководители даже не документируют. Но чем больше объём поручений, тем сложнее отслеживать статус работы над ними и контролировать их результат.

Максимально простой контроль поручения – привязка к статусу «выполнено» или «не выполнено».

Так как многие задачи не бесконечны по времени, логично установить фиксированные даты контроля.

Простой пример.

Поручение:

Подготовить квартальный отчёт в соответствии с установленным форматом. Предоставить результат не позднее 15 января 2022 года.

Статус такого распоряжения может быть (условно):

Контроль может быть итоговым или промежуточным. Результат работы может принимать один человек, а может целая коллегия (комиссия, состоящая из профильных/ответственных специалистов).

Сами поручения, как и задачи, могут быть разовыми или периодическими.

Projecto – эффективный инструмент контроля поручений

Перечисленные выше аспекты существенно усложняют процедуру контроля. При большом объёме задач и поручений легко запутаться и что-то забыть/пропустить.

Чтобы этого не произошло, лучше всего применять системы автоматизации. Такие как Projecto.

Наше решение работает «как сервис» – в облачной инфраструктуре. Не нужно ничего устанавливать на рабочие места сотрудников – достаточно одного браузера.

Projecto гибко подстраивается под любую методологию управления и позволяет легко контролировать любое количество задач и поручений. Задания, в сою очередь, могут перепоручаться нижестоящим сотрудникам и службам, дробиться на производные задачи и т.п.

В любой момент вы можете запросить промежуточный отчёт и проконтролировать статус работы над поручением. Есть система настраиваемых фильтров по статусам и срокам.

Чтобы подчинённые не забывали о своих задачах, есть эффективная система уведомлений и готовые мобильные приложения. Все коммуникации, обмен файлами и документами, переписка и другие действия происходят внутри системы.

Интересно? Попробуйте Projecto в деле (это бесплатно)!

(Перейти в демоверсию)

Exit mobile version