Метод Pomodoro, техника повышения продуктивности

Как могут быть связаны помидоры и продуктивность команды? Нет, это не имеет никакого отношения к важности Синьора Помидора из сказки Джанни Родари, и в целом это не про помидоры как таковые.

Сейчас всё расскажем и покажем. А главное – объясним, как эта методика может пригодиться в управлении проектами.

Метод Pomodoro – что это

Как можно увидеть из картинки, под помидором (именно так переводится с итальянского слово «pomodoro») в данной методологии управления понимается аналог кухонного таймера, который можно завести на заданный промежуток времени (обычно не более 30 минут).

Все дело в том, что в Италии, выходец из которой и разработал методику Pomodoro, часто используются таймеры, изготовленные в виде аппетитного томата, или помидора. В нашей стране таймеры часто делаются в виде яиц, яблок, просто часов и прочего. С таким же успехом техника управления временем могла называться Egg или Apple.

Но даже если вы наберёте в поиске Tomato Timer, вместе с изображением таймеров вы обязательно наткнетесь на статьи о методе Pomodoro.

Вот так нехитрый прибор стал символом целой методологии управления временем.

Итак, метод Pomodoro – это простая и понятная техника тайм-менеджмента, предложенная итальянцем Франческо Чирилло в далёком 1980 году. Она предполагает чередование периодов активности (работы над задачами) с отдыхом по заданному таймеру: 20-30 минут работы против примерно 5-минутного перерыва.

Основные принципы метода Pomodoro

Основная проблема продуктивности – прокрастинация. В современном мире прокрастинация приобретает все признаки пандемии. Огромный объём информации в разных источниках отвлекает и рассеивает внимание.

Человеческому мозгу очень сложно сфокусироваться на чём-то одном, ему нужны ориентиры.

И вот как раз такой простой и понятный по принципу действия кухонный таймер (хотя никто не мешает использовать и более совершенные технологии, например, мобильные приложения или web-сервисы) выступает в роли своеобразного разделителя между работой и другими занятиями. 

Получается своего рода контролируемая прокрастинация: вы точно будете знать, когда можно отвлечься и заняться не связанными с основной работой задачами.

Ключевые принципы такого подхода выглядят следующим образом:

1. Вы создаёте полный список рабочих задач и распределяете их по важности и срочности (тут можно использовать подход с матрицей Эйзенхауэра, мы рассматривали его в статье про то, как расставлять приоритеты в работе).
2. Запускаете таймер обратного отсчёта на 25 минут (этот промежуток может быть изменён под ваши потребности и особенности концентрации внимания, но не рекомендуется использовать таймер более чем на 30 минут).
3. В течение этого времени вы концентрируете своё внимание исключительно на работе над текущими задачами из списка в порядке приоритетности.
4. Когда таймер сработает, можно сделать 5-8 минутный перерыв и отвлечься на что угодно. Например, почитать новости, ответить на личные сообщения в чатах, полистать ленту. Главное, чтобы это не была основная работа.
5. Затем заводится новый таймер, и цикл повторяется.
6. После 4 «помидоров» можно сделать большой перерыв на 15-30 минут.

Лучше всего придерживаться цикла 25+5 минут – итого выходит 30 минут на весь «помидор». Такими циклами проще управлять: 4 цикла —2 часа, большой перерыв 20 минут, ещё 4 цикла на 2 часа, большой перерыв на 20 минут, 4 цикла на 2 часа, 20 минут отдыха и снова 2 часа работы. Итого: 8 рабочих часов + 1 час перерыва (выходит полноценный рабочий день). 5-минутными паузами можно пренебречь, так как человек все равно не может постоянно концентрировать внимание в течение всех 8 рабочих часов.

Тут скорее вопрос в том, насколько эффективно вы можете использовать эти 8 часов для работы над задачами.

Какой-либо привязки времени эффективной работы непосредственно к задачам из списка нет, то есть вам не нужно стремиться сделать в течение одного «помидора» одну или фиксированное количество задач.

Естественно, задачи должны предполагать, что вы можете приостановить работу над ними. Если это не получается, измените период таймера на более оптимальное значение.

Деление на «помидоры» по 30 минут – условное.

Что делать в случае помех?

Представьте себе ситуацию, когда в процессе работы над задачей вас начинают отвлекать внешние помехи: клиенты со своими запросами, коллеги для коммуникации по тем же задачам и многое другое .

Как поступать с ними, ведь концентрация внимания неизбежно снижается при отвлечении?

Алгоритм реагирования прост:

1. Если это не дополнительная задача от руководителя, то оповестите оппонента, что в текущий момент вы заняты.
2. Обозначьте конкретное время, когда вы сможете обработать входящий запрос (например, обсудить проблему коллеги или полноценно вникнуть в суть вопроса).
3. Внесите эту встречу или обсуждение в общий план задач с привязкой ко времени (к слотам, если вы придерживаетесь строгого планирования по «помидорам» на 30 минут).
4. Вернитесь к этой задаче в запланированное время.

Таким образом, общий поток задач не пострадает, и вы сможете сохранить свою концентрацию и продуктивность.

Преимущества метода Помидора

Если сравнивать с другими методологиями управления временем (топ-10 методологий для ведения проектов, современные практики управления проектами, планирование задач для команды), то к плюсам Pomodoro можно отнести:

• Простота технической реализации. Не нужно использовать сложные системы контроля (BPM, CRM и ERP, чем они отличаются друг от друга), групповые календари и другие внешние инструменты. Достаточно одного таймера обратного отсчёта. Таймер может быть физическим (обычный кухонный таймер или встроенный в классические настольные, настенные или наручные часы), программным (в виде приложения для ПК или мобильного устройства) или в виде web-сервиса (работает и запускается через браузер).
• Полная совместимость с любыми методологиями, используемыми для комплексного управления проектами. Вы можете ставить и планировать задачи по любым корпоративным стандартам и фреймворкам. Pomodoro помогает повысить концентрацию и понизить уровень прокрастинации.
• Снижение влияния отвлекающих факторов. Для надёжности стоит, например, установить режим «в самолёте» на смартфонах или обращаться к чтению уведомлений из чатов только в период отсутствия основной активности.
• Улучшение концентрации внимания и мотивации. Вы фокусируете внимание исключительно на работе по списку задач.
• Повышение показателей выполнения дел. А ведь именно для этого нужно планирование, контроль и другие мероприятия – всё, чтобы повысить эффективность работы.
• Снижение уровня выгорания. Сотрудник легче воспринимает работу над любыми типами задач. Это своего рода небольшие «забеги» на вполне обозримое и легко измеряемое время (25-30 минут). В течение таких циклов чётко понимаешь границы задач и можешь перераспределить свои силы. Соответственно, выгореть от невыносимой тяжести не доведённых до логического конца проектов практически невозможно.

Недостатки подхода Pomodoro

Конечно, у любой методологии есть минусы, и Pomodoro не исключение.

• Метод несовместим со сложными и длительными по времени задачами. Чтобы вписать их в циклы по 25-30 минут, обязательно нужно разбить на дробные подзадачи. Иногда это бывает крайне сложно. А ещё дробление задач отнимает много времени и сил. Лучше всего, если этим будет занимать сам сотрудник в рамках своего рабочего графика. Если не хотите ничего потерять, забыть или пропустить, используйте приложения для планирования дня.
• Метод несовместим с некоторыми типами должностей, особенно с теми, где много отвлекающих факторов. Не получится бесконечно переносить обсуждения с клиентами и сотрудниками на свободные слоты. Это негативно скажется на репутации. Пример: консультанты, специалисты техподдержки и пр.
• Распланировать свою активность даже при наличии физического таймера бывает очень сложно. Ещё сложнее — вписать свои действия строго в определённый цикл. Всё равно с чем-то вы не попадёте. Из-за этого придётся начинать работу над новой задачей и резко её останавливать из-за закончившегося времени активности. Это точно не пойдет на пользу ни мотивации, ни концентрации.
• Pomodoro слабо совместим с привычным для РФ расписанием рабочего дня, когда единственный перерыв вынесен в его середину – никто не даст работнику отдыхать по полчаса в промежутках, если это не определено корпоративными стандартами.

Вместо выводов

Метод Pomodoro стоит рассматривать преимущественно в разрезе личной мотивации и организации своего рабочего времени. Он может не вписаться в имеющиеся корпоративные стандарты и бизнес-процессы. Но его можно доработать и переделать так, как вам нужно.  Основная идея – выделение промежутков времени, в течение которых вы будете концентрировать своё внимание исключительно на рабочих задачах и не станете отвлекаться на внешние раздражители.

В таком ключе метод работает превосходно и действительно даёт внятные результаты – повышает эффективность и снижает уровень прокрастинации.