Организация структуры компании – как и с помощью чего спланировать

Разберёмся во всех деталях организации структуры компании и подскажем, какие инструменты могут помочь.

Теория менеджмента гласит, что планирование является одной из важнейших функций любого руководителя. Но многие плохо себе представляют, о чём идет речь. Например, как управленец обдумывает детали новой задачи и передаёт её на исполнение своим подчинённым? А что, если ещё нет никаких подчинённых? Или вообще нет никакой компании, её ещё только предстоит спроектировать, спланировать и запустить?

Это называется организационное планирование, то есть построение структуры компании. Хорошо, если компания одна, а если их будет несколько? Организация структуры группы компаний будет значительно сложнее.

Разберёмся в деталях этого процесса и подскажем, какие инструменты могут помочь руководителю в этом вопросе.

Организация структуры компании – значение процесса

Компания – это своего рода система, которая состоит из нематериальных (человеческих) и материальных ресурсов (оборудование, помещения, денежные средства и прочее).

И только правильное их распределение может привести к желаемому результату. Бизнес не терпит ошибок. Любое управленческое решение имеет значение, а если это решение касается структуры компании и организации работ, то оно имеет наивысший приоритет. Именно от него будет зависеть развитие дальнейших событий.

Ключевое значение имеет не только наличие определённых должностей и описание их функций, но и описание связей между теми или иными сотрудниками:

• кто, кому и в каких вопросах подчиняется;
• с кем и по каким вопросам взаимодействует;
• кто за что отвечает;
• какие инструменты и ресурсы имеет в распоряжении;
• кем заменяется на случай отсутствия.

С помощью планирования структуры организации руководитель может построить работу всего предприятия и/или отдельных его структур в частности: отделов, служб, департаментов и т.п.

Чем яснее и правильнее будет определен состав структурных подразделений, распределены их обязанности, уровень вложенности и подчинения, решаемые задачи и прочее, тем эффективнее будет работать компания.

Какие типы организационных структур бывают

За время своего существования человечество, и менеджмент в частности, опробовали все популярные и непопулярные модели управления, принципы построения структур и их содержание.

Теперь руководителю при создании новой компании достаточно взять одну из наиболее подходящих моделей за образец и адаптировать её под особенности своего бизнеса.

Итак, какими могут быть оргструктуры:

• линейными; 
• функциональными;
• линейно-функциональными (как нечто среднее между первыми двумя);
• дивизиональными;
• гибкими (адаптивными).

При делении по степени централизации власти выделяют централизованные и децентрализованные.

Особенности линейных структур

Здесь всё просто – единоличный руководитель выстраивает прямую (линейную) вертикаль власти по нисходящей, такую структуру ещё называют «пирамидальной». Каждый уровень иерархии строго подчиняется вышестоящему руководству.

Это наиболее простая и логичная схема, которая легко масштабируется и не допускает «двойственных» решений. Последнее слово всегда есть кому сказать – тому, кто находится на вершине пирамиды («пищевой цепочки», как шутят некоторые менеджеры).

Плюсы линейных структур:

• Чёткие и понятные связи между всеми участниками системы. Сотрудник всегда знает, кому он подчиняется.
• Управленческие решение принимаются достаточно быстро, так как фактически за эту функцию отвечает один человек.
• Системы с чёткой иерархией оперативно реагируют на указания руководителей.
• У каждого из подчинённых строго оговоренная сфера ответственности.

Минусы:

• Чем больше уровней иерархии, тем сложнее управляющие решения доходят до конечного исполнителя и тем большему числу руководителей подчиняется рядовой сотрудник.
• Стратегическим планированием обычно занимается только главный управленец, отсюда высокая нагрузка и повышенные требования к его знаниям и квалификации. Он буквально должен знать и уметь ВСЁ. Отсюда большая вероятность просчётов и неточностей в отдельных бизнес-процессах.
• Иерархические структуры слабо адаптируются к существенно изменившимся внешним условиям.

Особенности структур, близких к линейным

Линейные структуры могут прослеживаться на отдельных участках нелинейных, и это нормально, так как чёткая иерархия всегда выигрывает в оперативных задачах.

Подобные структуры называются бюрократическими, к ним, помимо линейных, можно отнести:

• Функциональные. Здесь предполагается деление руководящих органов по определённым функциям, например, начальник отдела производства, отдела сбыта, отдела маркетинга и др. Один и тот же сотрудник иногда может подчиняться разным руководителям по разным вопросам (функциям).
• Линейно-функциональные. По факту смешанная структура, в которой есть участки линейного и функционального управления.
• Дивизиональные. Здесь внутри одной организации выделяются автономные, обособленные подразделения – дивизионы. Дивизионы могут создаваться по разным признакам: функции, выпускаемые продукты, географическое положение, выделенный рынок.

Юридические аспекты

Согласно делению по организационно-правовым формам предприятия могут быть следующих видов:

• товарищества (хозяйственные, полные, на вере и т.д.);
• общества (акционерные публичные и непубличные, с ограниченной ответственностью);
• партнёрства;
• кооперативы (артели, колхозы);
• хозяйства (крестьянские/фермерские).

Но это только коммерческие организации. В специальном общероссийском классификаторе (ОКОПФ) предусмотрено деление коммерческих и некоммерческих унитарных предприятий, некоммерческих корпоративных организаций, форм для физических лиц (граждан) и для организаций, работающих без прав юридического лица (представительства, филиалы, обособленные подразделения и пр.).

Ни одна организация не может вести свою деятельность на территории РФ без регистрации, вне зависимости от того, коммерческая она или некоммерческая.

Процесс организационного планирования обязательно должен учитывать все юридические аспекты: форма собственности, наличие, количество и связи филиалов, дочерних компаний, других аффилированных юрлиц.

Кто и как определяет оргструктуру фирмы или учреждения

При планировании доминирующим фактором, влияющим на необходимость введения новой должности в компании, является объём производимых работ. Конечно, с учётом соотнесения с квалификацией сотрудника.

Работы напрямую зависят от решаемых задач. Задачи могут быть эпизодическими (разовыми) или периодическими. В норме все задачи и функции сотрудника должны быть описаны в его должностной инструкции.

Определяет структуру компании её руководитель. Он в свою очередь может подчиняться решениям собственников. Иногда руководящий орган может быть коллективным. Тогда назначается ответственное лицо, и предложенный план уже согласовывается большинством членов правления с оформлением соответствующих решений документально, например, по итогам очередного или внепланового собрания.

При этом деятельность компании никак не влияет на тип структуры. Чаще всего она зависит от размера организации. Например, структура организации строительной компании, а также страховой, юридической или логистической может быть и линейной, и функциональной, и дивизионной, и адаптивной. Даже структура организации управляющей компании (УК) может представлять собой чётко выраженную иерархию. Никаких жёстких критериев разбивки нет. Главное – описать разработанную структуру в приказах и других руководящих документах, в том числе в учредительных.

Какие инструменты можно использовать для построения организационной структуры компании

Для простых проектов может быть достаточно использования блокнота или любых других подручных средств, кому как удобно.

Но чем сложнее становится структура, тем хуже она визуализируется, а значит, какие-то детали планирования могут быть упущены.

Мы предлагаем комплексно закрыть вопрос обслуживания работы управленцев с помощью сервиса Projecto.

Здесь вы сможете не только распланировать структуру своей будущей компании, но и:

• завести аккаунты всех своих сотрудников;
• ставить задачи и контролировать их выполнение;
• управлять проектами;
• собирать все рабочие документы и файлы компании;
• систематизировать работу уведомлений и оповещений о важных событиях;
• искать нужную информацию по всем разделам.
• вести деловую переписку внутри компании и с контрагентами (партнёрами).

Это идеальный органайзер, работающий в формате онлайн-сервиса. Он подходит для компаний, работающих в любых сферах (логистика, строительство, страхование и пр.).

Как создать структуру компании в Projecto

Мы предоставляем наиболее гибкую методологию, используемую в бизнесе разного размера – на основе служб/департаментов, с любым количеством руководителей и сотрудников.

1. Авторизуйтесь в системе и перейдите в раздел «Люди».
2. Создайте собственную компанию, если вы ещё этого не сделали. Нужно будет указать её полное название и ИНН, придумать буквенное обозначение, которое используется для маркировки писем. При этом ИНН и буквенное обозначение – необязательные параметры.
3. Создайте новый отдел. Для него можно назначить вышестоящий отдел по подчинённости, руководителя или руководителей, если это нужно, добавить названия необходимых должностей (до 100 символов на название), указать телефоны, например, внутренней АТС, e-mail-адреса, и выбрать расположение (связать с одним из офисов).
4. Готово.

Теперь созданный отдел или служба будут отображаться в визуальной карте — структуре компании.

Вы никак не ограничены в количестве уровней вложенности отделов или в количестве и наименовании должностей внутри одного подразделения.

При создании нового профиля сотрудника его остаётся соотнести с выбранным отделом. У одного и того же сотрудника может быть несколько должностей внутри одной или нескольких организаций.

Что ещё можно сделать со структурой компании в Projecto

Главный отдел в структуре – это обязательный элемент. Удалить его нельзя, но его можно настроить так, как вам нужно. Вы сможете сменить его наименование, выбрать другого руководителя, снять с должности уже имеющегося и пр.

Внутри отдела будут видны все сотрудники, назначенные на должности. Плюс вы сможете быстро перейти к управлению их профилями. О профилях сотрудников мы рассказывали ранее – здесь.

При нахождении на странице с карточкой конкретного отдела вы сможете просмотреть:

• задачи всех сотрудников, относящихся к этому отделу.
• события отдела.

Задачи можно просматривать списком, в виде канбан-доски или календарного графика. Их можно фильтровать по разным параметрам и экспортировать.

При добавлении новой задачи из карточки отдела она будет поставлена на исполнение руководителю этого отдела или службы.

Удалить отдел можно только после снятия с должности или перевода всех его сотрудников.