ТОП лучших сервисов, программ и приложений для заметок и ведения записей для ПК, смартфонов и планшетов

Кому-то для ведения записей достаточно простых бумажных блокнотов.

Но в век цифровизации востребована более удобная организация личных графов знаний: с синхронизацией через облако или сервер (чтобы заметки и идеи не потерялись), с поддержкой разных платформ (на ПК, смартфонах, планшетах, в любом современном браузере), с контролем сроков и системой напоминаний (чтобы списки задач начали работать), с групповым доступом и распределением ролей (если это полноценный бизнес-инструмент) и т.д. С имеющимся ассортиментом программных решений выбор становится достаточно сложным, классических «топ 10 сервисов» уже недостаточно. Мы решили исправить эту несправедливость. Ниже максимально полный список лучших программ и облачных сервисов для ведения заметок в 2025 году.

Как выбрать онлайн-блокнот (записную книжку, дневник)

Уже во введении мы обозначили, что существуют разные подходы к хранению заметок, а также разные архитектурные подходы к проектированию модулей и функций прикладной программы – для каждой категории клиентов будет важно что-то свое.

К наиболее важным фактора выбора можно отнести:

• Формат поставки (stand-alone, SaaS, on-premise, подробнее о разнице).
• Наличие синхронизации между разными устройствами (синхронизация может быть: непрерывной, для этого данные изначально должны отправляться сразу на сервер, то есть в облако; по требованию, когда информация может храниться оффлайн и отправляться на сервер только по команде пользователя; с использованием сторонних облачных хранилищ; вообще без синхронизации).
• Поддержка разных форматов данных и технологий разметки (изображения, файлы и документы, аудиозаметки, Markdown, HTML, выделение блоков кода, создание списков, таблиц, сами записи могут иметь сложную вложенную структуру, только плоский/одноуровневый каталог, без иерархии, с системой тегов и т.п.).
• Уровень защиты и безопасности доступа (с распределением прав или без, с логированием, регулярным резервным копированием, многофакторной авторизацией, шифрованием и пр.).
• Встроенные ИИ-функции (распознавание изображений/OCR, помощь с заполнением, транскрибацией аудиозаписей, подведением итогов, быстрым созданием заметок и напоминаний).
• Экспорт данных и интеграции (загрузка и выгрузка информации в форматах, совместимых с другим программным обеспечением и аналогичными сервисами, быстрое создание отчётов или документов, подключение внешних инструментов, API-интерфейс, рассылка уведомлений на почту, в мессенджеры, синхронизация с календарями и пр.).
• Стоимость (разовая покупка, подписка, с учетом градации по тарифам и функциям, а также совокупность всех сопутствующих расходов, например, на аренду совместимых облачных хранилищ, хостинг, покупку и обслуживание своего сервера).

Любой из обозначенных критериев может стать решающим при выборе сервисов для ведения заметок конкретно под ваши задачи. Но обычно выбор делается по совокупности нескольких факторов сразу. Конечное решение должно на 100% покрывать потребности и укладываться в бюджет.

Ищем лучшее приложение для заметок – реальные кейсы

Если вам важны «просто текстовые записи», то набор опций может быть минимальным – только «дерево» из пунктов (список из заголовков, с вложенной подчинённостью или без) и их тело (содержимое).

Для использования заметок в проектной работе уже потребуется система распределения ролей и прав доступа, модуль работы с задачами (встроенный таск-трекер, а по возможности и тайм-трекер), а также другие подсистемы: дополнительные поля, рассылки и уведомления, календари, разные варианты отображения данных и связей, хранилище документов и пр.

Если записи используются в научной деятельности или для хранения документации, то на первое место выходит функционал для удобной навигации, поиска и фильтрации данных, например, на основе системы тегов. Высший пилотаж – организация wiki-подобного портала с продуманной внутренней перелинковкой.

Лучшие сервисы и приложения для заметок на ПК и мобильных

Итак, переходим непосредственно к обзору имеющихся решений на рынке. Для удобства разделим их на тематические группы.

Корпоративные/командные системы управления задачами и проектами

Это наиболее сложные и комплексные решения. Будут актуальны в основном для задач бизнеса. Для личного использования они интересны, только если хранение записей требуется в рамках рабочей деятельности.

Projecto.pro — лучшее приложение для заметок и планирования для команд в 2025 году

Главный формат записей здесь – задачи и подзадачи (в них допускается вставка изображений, ссылок и таблиц, форматирование, прикрепление файлов, обсуждение, связь с другими задачами). Второй вариант – самостоятельные текстовые заметки. Они могут иметь большое количество атрибутов: приоритет, теги, права доступа, соотнесение с группами, контрагентами, местами, уведомлениями и т.п. У каждого объекта могут быть свои обсуждения, файлы и документы. В наличии встроенная система сквозного поиска и фильтрации результатов (чтобы можно было быстро находить нужные заметки, дела, файлы и пр.).

Заметки можно прикреплять к обсуждениям и задачам. Их можно делать приватными и общедоступными, фиксировать в списках и выгружать в виде PDF-файлов. Специально для удобства работы с мобильных гаджетов есть возможность создания аудиозаметок.

Kaiten — онлайн-сервис для заметок и управления задачами по канбану и Scrum

Карточки задач позволяют создавать развернутые текстовые описания, чек-листы, прицеплять файлы и ссылки. Возможны отдельные доски для ведения баз знаний и документации. Если говорить только о заметках, то они используются в модуле «Служба поддержки» для внутренних примечаний о клиенте.

Аспро.Cloud — комплексная корпоративная система для рабочих заметок и проектов

Заметки в качестве отдельной сущности можно настроить в модуле управления проектами. Специально для руководителей есть ещё одна особая сущность – замечания. С их помощью можно создавать пожелания, описывать недостатки или указывать на ошибки сотрудников. Всё остальное – на уровне задач и подзадач (их описаний), комментариев и документов. Отдельно стоит упомянуть о возможности создания справочного раздела и дополнительных полей (их тоже можно использовать для заметок и примечаний).

Битрикс24 – CRM и платформа для заметок, задач и коммуникаций

Заметки можно создавать непосредственно в CRM-системе (напомним, это основной функционал сервиса) – через встроенный чат (это как сообщения самому себе, по аналогии с избранным в Telegram – текст, файлы, сообщения других пользователей, закрепление важного), а также можно организовывать полноценные wiki-разделы и списки задач – это уже на уровне профильных модулей. Ещё больше возможностей можно получить за счёт встроенного ИИ и приложений из маркетплейса. Например, для визуализации идей есть модуль «Доски».

Тайм-менеджмент и задачи

Тоже в основном корпоративные инструменты, так как помогают в организации команд.

Аспро.Agile — онлайн-инструмент для заметок, управления спринтами и гибкого планирования

Как и в случае со «старшим братом» (сервис Аспро.Cloud), в Аспро.Agile для заметок есть специальное приложение, оно подключается к модулю управления проектами. Произвольные записи можно вести на уровне задач и их описаний, а также базы знаний и других функций системы управления бизнес-процессами.

WEEEK — сервис для быстрых заметок, вики и управления задачами

Отдельной сущности «Заметки» нет, но вы можете использовать структуру проектов и задач для работы с записями. Доступ к ним может быть индивидуальным, общим или настраиваемым. Есть в наличии система для создания справочного раздела/документации и шаблоны. Например, на базе шаблонов можно создать заметки к личным встречам или к любому другому объекту системы. Сложно, но гибко.

Singularity App — приложение для заметок на компьютер и смартфон с поддержкой GTD

Специальные проекты-блокноты и текстовые заметки, а также расширенный редактор содержимого доступны только на максимальном тарифе. В остальном ведение заметок можно организовать на уровне задач и проектов. Есть система тегов, избранного и фильтрации. Синхронизация возможна только через оригинальное облако, хотя бэкапы можно выгружать и хранить отдельно.

ЛидерТаск — синхронизированное приложение заметок и задач для Windows и мобильных устройств

Отдельной сущности «Заметки» нет. Вся работа с личными и общими записями ведется через задачи, проекты и доски. К интересным фишкам можно отнести постановку задач голосом (только в мобильных приложениях), в браузерах (при наличии установленного расширения, тут можно сразу прикреплять скриншоты), по почте и через Telegram. В описании задач можно создавать чек-листы с простановкой интерактивной отметки о выполненных (как в популярных To-Do приложениях).

TickTick — приложение для заметок, списков и планирования на ПК и смартфоне

Технически это классический таск-трекер (личный органайзер), с которым можно работать командой. Здесь есть простые списки задач, напоминания, уведомления, интеграции.

Классические приложения для личных заметок (простые и универсальные)

Чаще всего актуальны для личного использования, но реже встречаются инструменты для корпоративного внедрения.

Apple Notes / Заметки Apple — штатное приложение для заметок на iPhone, iPad и Mac

Обеспечивает создание текстовых заметок с форматированием и списков дел. В заметки можно добавлять фотографии, сканы документов и рисунки от руки. В наличии возможность блокировки паролем (для отдельных заметок на мобильных устройствах) и совместной работы. Записи можно сортировать по папкам и тегам. Заметки тесно интегрированы с операционной системой: можно быстро создать запись из браузера Safari или из любого другого приложения – через меню «Поделиться».

Google Keep — онлайн-блокнот для быстрых заметок

Заметки могут работать оффлайн, даже если нет коннекта к интернету. Они могут быть простыми (с текстом или с любым другим содержимым, например, есть даже встроенный графический редактор, чтобы можно было нарисовать что-то от руки) или в виде списков (тогда отмечаемые пункты вычеркиваются и переносятся в конец списка, записи могут иметь до 1 уровня вложенности). Заметки можно закреплять, выделять цветом (на уровне всей карточки) и связывать с напоминаниями. Их можно распределять по ярлыкам (категориям). Предыдущие версии при редактировании сохраняются автоматически. Есть возможность расшаривания записей для других пользователей Google.

Simplenote — максимально простое приложение для заметок в Markdown

Это продукт от разработчиков WordPress (компания Automattic), поэтому проект имеет открытый исходный код. Все заметки — это исключительно текстовые записи с поддержкой Markdown (файлы и изображения загружать нельзя). Есть теги, история изменений, быстрый поиск, моментальная синхронизация между устройствами, импорт и экспорт в разных форматах. Для авторизации потребуется создать аккаунт в конструкторе сайтов WordPress.com.

ColorNote — простые заметки на Android без лишней рекламы

В наличии два типа заметок – текстовые записи и списки. Каждая карточка может иметь свой цвет, что помогает организовывать информацию визуально. Есть напоминания, закрепление, резервное копирование, архив, разбивка по папкам, создание иконок, защита записей мастер-паролем. Формат простой, ориентирован на быстрые записи и списки дел. Автоматическое резервирование в облако производится один раз в день. Покупка возможна только через Google Play.

Заметки Mail.ru — российский сервис для ведения заметок с ИИ-функциями

Заметки во многом повторяют возможности Google Keep – есть метки/папки, шеринг, расширенное форматирование, вычеркивание сделанных дел, закрепление избранных. Из суперфишек: есть импорт из HTML и из Notion, вставка кода и ИИ-генерация заметок по краткому описанию, механизм шаблонов. К заметкам можно даже прикреплять файлы.

Яндекс Заметки — онлайн-инструмент для простых заметок в экосистеме РФ

Это простейшая реализация текстовых заметок в облаке. В одном аккаунте может быть не более 500 заметок, версионирования нет, автоматических отметок выполненных пунктов нет (только за счёт ручного форматирования текста). К одной заметке можно прикрепить до 40 фотографий/картинок. Избранные заметки можно закреплять в верхней части списка. В Яндекс.Браузере для заметок есть специальный виджет боковой панели.

Продвинутые заметки с организацией сложных структур и форматированием

Это в основном сервисы веб-клипперов – как аналог записных книг, в которых можно хранить любой полезный контент.

Evernote — одно из лучших приложений для создания заметок и поиска информации

Это один из самых продвинутых сервисов на рынке. Позволяет вести текстовые записи, работать с задачами, аудиозаписями, картинками и скриншотами, набросками и т.п. Есть тарифы для личного использования и для команд. К записям можно прикреплять файлы, ссылки на календарь и события, математические формулы и пр. Здесь удобно организовывать большие объёмы информации, документы, исследования, рабочие материалы. В наличии система меток, шеринга, рассылки уведомлений и даже помощь ИИ.

Microsoft OneNote— приложение для конспектов и идей с иерархической структурой

Гибкая структура записей с разделами и подразделами (как большая записная книга), внутри страниц можно размещать текст, изображения и ссылки на любое другое содержимое (таблицы, вырезки экрана, видео, аудио и пр.). С записными книгами можно работать в совместном режиме. В наличии система автоматических бэкапов, защита разделов паролем, режим рецензирования, проверка орфографии, автоматический перевод и многое другое. На страницах можно рисовать от руки или размещать готовые фигуры.

Zoho Notebook — приложение для заметок и мультимедийных записей

Каждая заметка здесь оформляется как отдельная карточка с обложкой. Можно делиться ими с другими. Есть текстовые карточки, списки, аудио, изображения, файлы. В наличии возможность группировки заметок в блокноты, синхронизация, веб-клиппер. Есть функции напоминаний, защиты паролем и преобразования чек-листов в задачи. Наиболее интересная фишка – встроенный ИИ, которой умеет автоматически распознавать текст на изображениях. Для проведения мозговых штурмов есть особые доски

Notein (Orion Notes) — приложение для заметок и аннотаций на Android

Это приложение ориентировано на рукописные заметки и работу со стилусом (планшет или смартфон с большим экраном) — можно писать, рисовать, выделять, комментировать. Поддерживаются выгрузка в PDF, Word или PowerPoint. Это в первую очередь инструмент для учебы и работы – с записью лекций и выступлений/докладов.

Joplin — синхронизируемое приложение заметок в Markdown c оффлайн-режимом

Решение распространяется по модели с открытым исходным кодом – вы можете запустить сервис заметок на своем собственном сервере. Приложение поддерживает разметку Markdown и позволяет создавать сложные структуры из записей и списков дел. Поддерживается вставка изображений, видео, PDF и аудиофайлов. В заметках могут быть математические выражения и диаграммы. Над записями можно работать командами.

Справочные системы и базы данных (Wiki-системы)

Тоже чистый корпоративный сектор. Реже – инструменты авторов контента.

Notion — онлайн-платформа для заметок, баз данных и идей

Это многоцелевой конструктор рабочих пространств. Заметки здесь — это «страницы», которые можно наполнять самыми разными блоками: текстом, таблицами (которые являются базами данных), галереями, календарями, канбанами и т.д. Страницы можно связывать между собой, создавая вики. Невероятно гибкая система для структурирования любых данных, но требует времени на освоение. Хорошо, что большую часть рутины могут взять на себя ИИ-агенты.

Yonote — российский сервис для ведения заметок и корпоративной базы знаний, аналог Notion

Пока в наличии таблицы с данными, бесконечные доски, календари и задачи, большое количество вариантов отображения. Уже только с этим можно создать сложную корпоративную wiki-систему. На подходе формы, диаграммы и скрипты автоматизации. Из коробки интегрирован ИИ, который помогает с созданием контента. В ассортименте свыше 30 интеграций со сторонними сервисами.

Obsidian — локальное приложение для заметок в Markdown и графа знаний

Сервис работает с форматом разметки Markdown. База записей хранится локально, но ее можно синхронизировать с помощью сторонних облачных хранилищ или через оригинальный сервис (платно). Главная фишка — визуальный граф, который показывает, как ваши заметки связаны друг с другом. Мощная система, благодаря огромному количеству плагинов позволяющая превратить Obsidian в идеальную персональную базу знаний.

Milanote — визуальный блокнот для заметок, идей и проектов

Это инструмент для визуальной организации идей и записей, похожий на бесконечную пробковую доску. На нее можно добавлять карточки с текстом, изображения, ссылки (которые превращаются в превью), видео, списки дел и другие элементы. сервис подойдёт для мозгового штурма, планирования проектов, создания и обсуждения мокапов и т.п.

Walling — сервис для заметок и визуальной организации мыслей

Основное рабочее пространство – это как одна большая бесконечная стена, на которой можно разместить любое количество заметок и записей. Внутри записей можно использовать текст, изображения, видео, PDF и любые другие файлы. В помощь пользователям предоставляется ИИ-ассистент, который ускоряет работу по созданию контента.

Slite — командная база знаний для коллективных заметок

Это комплексный продукт для ведения корпоративных баз знаний. Особое внимание здесь уделено автоматическим обновлениями и напоминаниям. Большую часть рутины можно переложить на плечи встроенного ИИ. В качестве дополнительного инструмента предлагается корпоративный поиск Super.

Dropbox Paper — онлайн-документы и заметки для совместной работы

Это скорее инструмент для создания красивых совместных документов, чем для заметок в классическом понимании. Легко вставлять мультимедиа (YouTube, SoundCloud, InVision), таблицы, задачи с назначением ответственных. Глубокая интеграция с Dropbox позволяет легко прикреплять файлы из облака. Отлично подходит для протоколов встреч, креативных брифов и коллективной работы над контентом.

Ulysses — приложение для текстовых заметок и публикаций (только для устройств Apple)

Ulysses ориентирован на длинные, структурированные тексты. Каждая запись — это «лист», объединяемый в группы, проекты и подпроекты. Поддерживается Markdown XL (расширение Markdown), вложенная структура, теги, фильтры по атрибутам и интеллектуальный поиск. Есть инструмент для целей по количеству слов, заметки для подготовки материалов, встроенный редактор для фрагментов, прикрепление изображений и ссылок. Крутая особенность —экспорт в PDF, DOCX, ePub, HTML, Markdown и даже прямая публикация в WordPress и Ghost. Идеален для писателей, редакторов, сценаристов, блогеров.

Bear (macOS/iOS) — стильное приложение для заметок в Markdown на iPhone и Mac

Ещё одно решение исключительно для маководов. Минималистичный редактор с акцентом на красивый Markdown и скорость работы. Заметки можно связывать внутренними ссылками, группировать хэштегами, сортировать по вложенности тегов (это иерархия вместо папок). Поддерживаются изображения, PDF, аудио, блоки кода, темы оформления и защита заметок паролем. Есть поиск, экспорт в PDF, Word, HTML и Markdown. Идеальное решение для личных заметок, хранения рабочих материалов, накопления идей.

Workflowy — инструмент для вложенных заметок и быстрого структурирования идей

Система основана на бесконечной иерархии списков. Каждая заметка – это пункт списка, который можно раскрывать, сворачивать и превращать в отдельный рабочий документ. Поддерживаются теги, вложения, ссылки, зеркальные (отраженные) элементы, поиск и шаблоны. В отличие от классических плоских заметок, Workflowy делает ставку на структуру и глубину – идеально подходит для больших проектов и декомпозиции задач.

Наши рекомендации по выбору приложения для заметок

Если вам важна командная работа и управление проектами, полный контроль над перепиской, корпоративными знаниями, документами, сроками и т.п., выбирайте решения с поддержкой совместной работы и с богатым функционалом задач. Идеальный кандидат – Projecto.pro, в котором заметки реализованы как отдельная сквозная сущность, способная работать в тесной связке с другими объектами и данными.

Если вам важны списки задач и их движение по доскам, то для этого есть узкопрофильные решения, такие как Аспро.Agile. Офлайн-формат с ручной синхронизацией мы нашли только в Лидер.Таск.

Если вам нужно приложение для повышения продуктивности, то могут подойти стандартные решения от крупных IT-корпораций, которые предустановлены в операционной системе: Apple Notes, Google Keep, Microsoft To-Do и т.п. Лучшие приложения для заметок – это те, которые у вас всегда под рукой и ими легко пользоваться без лишний действий и регистраций. Например, если у вас уже есть аккаунты в IT-экосистемах, то вполне подойдут Заметки Mail.ru, Яндекс Заметки и пр. Но если базового функционала не хватает, есть масса облачных реализаций с возможностями на любой вкус и запрос.

Если важен акцент на работу с базами данных, то есть такие сервисы, как Notion, Yonote и др. На их фоне особняком стоит Obsidian, который поставляется в виде нативных программ, способных хранить данные локально и в выбранном вами облаке.

Одно из самых функциональных решений, имеющих открытый исходный код и подходящее для корпоративного применения – Joplin. Но важно помнить, что экономия будет получаться мнимой, так как настройкой и облуживанием корпоративного сервера должен заниматься специалист.

Лучшие приложения для записей и заметок – выводы

Приложений для ведения заметок очень много – для разных платформ и целей, что только усложняет выбор. Чтобы облегчить подбор эффективного инструмента, мы подобрали лучших представителей в каждой из ниш.