BPM или BPMS (Системы управления бизнес-процессами)

Современные компании всё чаще сталкиваются с ситуацией, когда стандартные методы управления не справляются с нагрузкой: процессы становятся сложнее, участников — всё больше, а клиенты требуют скорости и прозрачности.

Классические бумажные регламенты и хаотичные цепочки задач не позволяют контролировать качество и эффективность. В результате бизнес теряет время, деньги и лояльность клиентов. Решить эту проблему помогают BPM-подход и специализированные BPMS-системы, которые объединяют управление, IT-инфраструктуру и аналитику в единую среду.

Расскажем об этом максимально подробно.

Содержание:

Что такое BPM в управлении бизнес-процессами
Что такое BPMS (системы управления бизнес-процессами)
Чем отличаются BPM и BPMS?
Как работают BPM-системы: схема взаимодействия
Отдельно про моделирование бизнес-процесса с помощью BPMN
Преимущества использования BPM-систем для управления
Ограничения настройки и оптимизация бизнес-процессов с помощью BPM-систем
Как внедрять BPM-системы в проектах и на предприятиях
Вместо выводов

Что такое BPM в управлении бизнес-процессами

BPM (аббревиатура расшифровывается как Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это системный подход к организации и улучшению работы компании/бизнеса через анализ, моделирование, оптимизацию и контроль бизнес-процессов.

Если сократить и упростить, то…

BPM – это процессное управление (управление на основе процессов).

BPM-подход стремится не просто описать процессы, а сделать так, чтобы они были:

прозрачными – когда видно, кто и за что отвечает, как движется работа (можно отследить текущий прогресс в достижении целей и задач);
эффективными – когда исключаются ненужные шаги и дублирование (налицо оптимизация рабочих процессов);
управляемыми – процессы можно измерять, контролировать и улучшать (а именно это основные задачи любой системы управления).

Основная идея BPM-подхода сводится к тому, что в основе бизнеса — не отдельные сотрудники или подразделения, а процессы, которые создают конечную ценность компании/проекта. Именно поэтому BPM включает инструменты анализа, строгие правила построения моделей (например нотация BPMN 2.0), а также связанные программные решения.

Как выглядит автоматизация с помощью BPM (концепция)

Любому бизнесу выгодно замещать людей на роботов, так как они совершают меньше ошибок, не требуют льгот и отпусков, не уходят на больничный. Но автоматизация в рамках BPM-подхода выглядит более системно. Здесь технологии подстраиваются под бизнес-логику, и это реализуется максимально комплексно. Шаги по выстраиванию бизнес-процессов в рамках BPM-концепции выглядят примерно так:

Моделирование процессов – сначала процессы проектируют и анализируют, для этого даже есть готовые нотации, такие как BPMN. С помощью блок-схем бизнес-процессов можно получить наглядную карту работы. На диаграммах фиксируют роли, функции, последовательность действий, точки взаимодействия и параллельные процессы/потоки.
Формализация правил — далее на основе условий, логических ветвлений и таблиц решений могут быть составлены должностные инструкции и прописаны обязанности для всех участников бизнес-процесса. С помощью BPM можно виртуальную модель процесса сначала превратить в формализованную модель (понятную как бизнесу, так и IT), а затем внедрить в реальных условиях.
Настройка автоматизации – чтобы обеспечить достаточный контроль и прозрачность, процессы переносятся в BPM-систему, где за многие функции и рутинные операции отвечает специальная программа. Например, это могут быть уведомления, распределение входящих заявок, согласования и хранение документов, сбор обратной связи и т.п.
Интеграция — BPM-система, в свою очередь, включается в экосистему предприятия/проекта и интегрируется с другими программными комплексами для автоматизации: CRM, ERP, документооборот, корпоративная почта. Благодаря прямому электронному обмену данными можно минимизировать ручной ввод, ошибки и дублирование информации при коммуникациях.
Мониторинг и аналитика – система может собирать сигналы и метрики по выполнению процессов (время, загрузка и т.п.) практически в режиме реального времени. Контроль становится не эпизодическим, а непрерывным, что открывает новые возможности для поиска узких мест и новых оптимизаций (как в Кайдзен).
Оптимизация и развитие – выявленные слабые места корректируются, модель обновляется, и цикл начинается снова. Эффективность бизнеса и его бизнес-процессов растёт.

Что такое BPMS (системы управления бизнес-процессами)

BPMS (расшифровка Business Process Management System) — это программное обеспечение или платформы, которые позволяют моделировать, автоматизировать, контролировать и улучшать бизнес-процессы организации/проекта. По сути, BPM-системы соединяют концепцию BPM с технологической базой, делая процессы управляемыми и прозрачными. Это как предметная программная реализация BPM-подхода в управлении бизнесом.

Ключевые задачи, которые решает система управления бизнес-процессами (они во многом дублируются с задачами автоматизации, которые мы обозначили для BPM-подхода):

Моделирование. Составление схем бизнес-процессов (визуализация) в стандартных нотациях — с использованием карточек, связей и других элементов.
Автоматизация. BPMS отвечает за хранение и распределение задач между участниками/сотрудниками, а также за взаимодействие с другими бизнес-системами, отвечающими за обслуживание коммуникаций, хранение документов и файлов, учёт сделок и т.п.
Мониторинг. Система собирает статистику и показатели метрик, формирует читаемые и наглядные отчеты для анализа.
Оптимизация. При наличии узких мест и проблем руководитель может оперативно корректировать бизнес-процессы прямо в BPM-системе.

Какие бывают BPM-системы

BPM-системы различаются по подходу, архитектуре и масштабу применения. Основные категории можно выделить так:

Корпоративные платформы (Enterprise BPMS). Это комплексные решения для крупных компаний с множеством процессов и интеграций. Характеризуются широким функционалом: моделирование, автоматизация, интеграция, аналитика, управление документами, обслуживание коммуникаций и пр.
Средние и нишевые BPMS. Более лёгкие и узкоспециализированные решения, часто ориентированы на стандартные бизнес-процессы (кастомизируются слабо и имеют минимальный набор интеграций). Такой подход облегчает внедрение и обучение, снижает расходы на сопровождении. Именно поэтому такие BPM-системы подходят для малого и среднего бизнеса, где важно получить готовый инструмент и начать с ним работать.
Low-code BPMS / No-code BPMS. Low-code платформы делают упор на возможность самостоятельной тонкой конфигурации с помощью специальных визуальных конструкторов (или аналогичных интерфейсов), а иногда и с точечными доработками на уровне кода (с минимальным объёмом). No-code BPM-системы либо поставляются в готовом формате (как есть), либо могут настраиваться под клиента в графическом интерфейсе (доступа к коду или к сложным функциям здесь нет, поэтому риски сложностей при самостоятельном обслуживании будут минимальными).
Open-source BPM-системы. BPMS с открытым исходным кодом. Чаще всего распространяются бесплатно и сопровождаются энтузиастами. Но при внедрении у себя в проекте или на предприятии требуют максимальной технической экспертизы для обслуживания и поддержки. Официальной поддержки либо нет, либо она предоставляется платно (чтобы окупить усилия, вложенные в разработку такого продукта). Для запуска такого софта нужно обязательно позаботиться о технической составляющей – речь об аренде или покупке производительного сервера.
Облачные BPM-системы (SaaS). Размещаются в готовой инфраструктуре, за обслуживание которой отвечает разработчик. Соответственно, в подписку обычно включается всё – работа и обслуживание серверов, бэкапы, готовые мобильные приложения (для удобной работы со смартфонов), регулярные обновления функций и закрытие уязвимостей, техподдержка (исключениями могут стать услуги внедрения и обучения, доработки функций под требования заказчиков). Для доступа к возможностям системы обычно требуется только современный браузер. Такие BPMS удобны для распределённых команд и компаний, которым важна масштабируемость без затрат на инфраструктуру. Наглядный пример – Projecto.
Индустриальные BPM-решения. Специализированные системы для отдельных отраслей: банки, финансы, телеком, логистика, медицина, маркетинг, строительство, проектирование и пр. Включают встроенные шаблоны процессов и регламенты, характерные для данной сферы.

Материал по теме: Что выбрать: облако, свой сервер или on-premise для систем управления проектами?

Что входит в комплекс программ BPMS

Если сильно упростить, то любая BPM-система включает следующие компоненты:

Основное ядро системы – оно отвечает за «логику» и техническую реализацию всех процессов и автоматических действий.
Интерфейс моделирования процессов – это подсистема, которая позволяет настраивать правила работы ядра.
Пользовательский интерфейс – без него невозможно полноценно взаимодействовать с системой.

Но набор компонентов BPMS можно расширить:

Инструменты интеграции – это различные коннекторы и API для связи с внешними системами: CRM, ERP, электронная почта, продукты 1C, мессенджеры, файловые хранилища, базы данных и т.п.
Средства мониторинга и аналитики – готовые или гибко настраиваемые варианты отчётов, панели метрик и KPI.
Модуль администрирования и распределения ролей доступа – здесь можно производить настройку прав доступа для пользователей системы, а также точечно изменять отдельные настройки системы.

Никто не запрещает разработчикам BPM-систем включать в комплект поставки смежные функции (для минимизации задействования внешних систем):

Подсистема коммуникаций и рабочих чатов (как встроенный мессенджер) – для обсуждения задач и любых рабочих моментов.
Модуль CRM (для работы с входящими заявками клиентов и для хранения их контактов).
Модуль электронного документооборота (для согласования, доведения и подписания документов).
Хранилище рабочих файлов (для обмена и безопасного доступа к рабочей информации).
И т.п.

Указанные функции чаще всего реализуются отдельными сервисами. Подробный список инструментов для командной работы.

Какие функции должны быть у BPM-систем

Современные BPM-системы помогают автоматизировать бизнес-процессы в компании. Поэтому их функционал должен охватывает весь жизненный цикл рабочих процессов. То есть речь о следующих технических возможностях:

Моделирование бизнес-процессов. Высококлассная система должна предоставлять инструменты для создания и изменения диаграмм/схем процессов, обычно с поддержкой BPMN. В нотации BPMN для этого есть все необходимые обозначения и типы связей. Но это не значит, что разработчики не могут придумать свою альтернативную реализацию. Если бизнес-процессы можно проектировать с нуля, то это low-code инструменты. Если бизнес-процессы уже стандартизированы и требуют небольших косметических донастроек, то это no-code подход.
Учёт задач и связанных с ними ресурсов. Описания, ответственные лица, необходимые инструменты, материалы, помещения, бюджет и т.п. Всё это может иметь отношение к рабочим процессам. Именно так BMP платформа и будет автоматизировать выполнение задачи — её всесторонним обслуживанием (она берёт на себя большую часть рутины).
Управление взаимодействиями. Система обязана предоставлять удобные интерфейсы для участников (акторов процесса) с доступом ко всем необходимым функциям, контролировать очередность и права доступа, а также обслуживать коммуникации (учёт и хранение комментариев, рассылка уведомлений и т.п.). Это важно для взаимодействия сотрудников и прозрачности процесса. В идеале каждый пользователь BPMS должен иметь возможность настройки рабочего пространства под свои нужны и предпочтения.
Интеграции с внешними системами. Для полноценной автоматизации процессов BPM-система должна объединять интеграциями другие ИТ-сервисы и системы предприятия, чтобы они работали как единое целое. Для этого обычно используются API-интерфейсы или механизмы веб-хуков. Если механизма API нет, то должна быть хотя бы система импорта-экспорта данных.
Подсистема отчётов и аналитики. Контроль немыслим без сбора оперативной информации о процессах (их текущее состояние, сроки реализации, загрузка и т.п.). Поэтому BPMS обеспечивают контроль бизнес-процессов через метрики, дашборды, отчёты и анализ изменений. Метрики нужны для того, чтобы руководитель или исполнитель мог увидеть задержки и отклонения от нормативов. А ещё так проще обнаружить узкие места. Подробнее о метриках и KPI.

Основные функции, которые должна иметь современная система управления проектами

Чем отличаются BPM и BPMS?

Термины тесно связаны между собой, но обозначают они далеко не одно и то же.

BPM (Business Process Management) – это концепция (методика, подход или методология) процессного управления. Она только описывает и детализует правила, не более.
BPMS (Business Process Management System) – это группа программных решений или набор предметных инструментов, которые помогают реализовать принципы концепции BPM.

Как работают BPM-системы: схема взаимодействия

БПМ-система выступает в роли центра управления ~~полётами~~ процессами, объединяя разные программные компоненты и слои абстракции.

Основная функция BPM-систем – проектирование бизнес-процессов. Эта функция реализуется разными способами, но самый распространённый – визуальные конструкторы нотации BPMN 2.0. Оператор (администратор или руководитель) может собрать бизнес-процесс из составных компонентов. Это как нарисовать диаграмму или схему, а на каждом этапе настроить действия BMP-системы. Например, это может быть отправка уведомлений или напоминаний, постановка задач исполнителям, запрос промежуточных результатов и т.п. За некоторые функции могут отвечать внешние системы и сервисы (CRM, ERP и др.).

Когда бизнес-процесс запускается в работу, все связанные с ним механизмы взаимодействия вызываются по мере необходимости. Например, если исполнитель просрочил задачу, руководитель получает специальное уведомление с высоким приоритетом реагирования.

Отдельно про моделирование бизнес-процесса с помощью BPMN

BPMN – это графическая нотация, стандартизированная консорциумом OMG, которая призвана сделать модели бизнес-процессов понятными для всех тех, кто задействован в их проектировании. Диаграмму процесса рисуют из базовых элементов, таких как: события, задачи, шлюзы, потоки и связи. Она позволяет визуализировать логику выполнения и ветвления, а также непосредственно взаимодействие между участниками.

При этом модель, созданная в этой нотации, может послужить основой для автоматизации: движок BPM-системы как бы «переводит» диаграмму в исполняемые шаги.

Что такое нотация BPMN и её роль в построении эффективных бизнес-процессов.

Преимущества использования BPM-систем для управления

BPM-системы помогают компаниям структурировать работу и добиться прозрачности процессов.
Они существенно автоматизируют бизнес-процессы, уменьшают количество ручных/рутинных операций и ошибок, повышают скорость выполнения задач и удобство взаимодействия сотрудников.
За счёт мониторинга и предметной аналитики руководство получает данные о реальной эффективности, видит узкие места и может принимать управленческие решения быстрее.
BPM-системы позволяют компаниям быстрее реагировать на изменения рынка, стандартизировать процессы и обеспечивать единые правила работы в разных отделах.

Для современного бизнеса это не просто инструмент, а способ повысить управляемость и конкурентоспособность.

Ограничения настройки и оптимизация бизнес-процессов с помощью BPM-систем

Несмотря на очевидные плюсы, BPM-системы имеют и ряд ограничений.

Внедрение BPM-решений требует времени, ресурсов и участия сотрудников, что может замедлить первые этапы использования.
Не все процессы компании целесообразно автоматизировать и оцифровывать. Например, слишком гибкие или творческие задачи сложно формализовать.
Опции и возможности системы часто зависят от выбранного программного продукта: даже low-code инструменты не всегда позволяют реализовать все нужные сценарии без привлечения разработчиков. А no-code инструменты настраиваются только в определённых пределах.
Чрезмерная детализация и усложнение моделей могут превратить систему в громоздкий инструмент, где оптимизация становится трудоёмкой. Поэтому BPM-системы лучше всего работают для повторяемых, формализованных процессов, где выгоды от автоматизации превышают издержки.

Как внедрять BPM-системы в проектах и на предприятиях

Внедрение BPM-системы — это сложный процесс, который можно разбить на следующие шаги (или этапы, кому как удобнее):

Постановка целей. Компания должна определить, зачем ей BPM-система (автоматизация согласований, сокращение затрат, ускорение обслуживания клиентов или контроль качества) и какой бюджет она готова выделить на внедрение. Без ясных целей и финансирования проект внедрения быстро теряет фокус.
Анализ текущих процессов. По аналогии с описанием ситуации «Как есть» (про AS-IS и TO-BE). Сначала фиксируются реальные рабочие процессы: как выполняются задачи, кто участвует, где теряется время и ресурсы. Это база для любого моделирования, оптимизаций и выявления узких мест.
Обзор имеющихся решений на рынке BPM-систем. Создание своих систем автоматизации могу себе позволить только крупные компании и холдинги. Всем остальным логичнее взять готовые реализации и внедрить с минимальными доработками. Очевидный плюс готовых BPMS – не нужно заниматься самостоятельным сопровождением и обслуживанием. При анализе вариантов нужно считать не только стоимость лицензий, но и все сопутствующие расходы (на доработки, если они нужны, на расширение дискового пространства, интеграции и пр.).
Принятие окончательного решения. Это последняя точка, в которой ещё можно отказаться от внедрения. Для такого решения нужно взвешенное обоснование – даст вам профит внедрение BPM-системы с посчитанным бюджетом, или это пока экономически не целесообразно.
Выбор и развёртывание BPM-системы. Как и говорилось выше, BPMS бывают разными. Некоторые работают в облаке и не требуют развёртывания. А для некоторых потребуется приобретение отдельных аппаратных серверов или построение отдельной IT-инфраструктуры (со связанными мобильными приложениями, корпоративной почтой и т.п.).
Моделирование процессов. Создаются и тестируются на работоспособность визуальные схемы ключевых процессов. Это не только подготовка к автоматизации, но и способ наладить единое понимание внутри команды.
Настройка и автоматизация. Процессы загружаются в работу, подключаются уведомления и рассылки, внешние системы и сервисы, задействованные в этих процессах.
Обкатка и обучение. Перед окончательным развёртыванием (полноценным запуском) важно проверить сценарии, выявить ошибки и обучить сотрудников работе в новой среде. Успех внедрения во многом зависит от готовности пользователей. Про преодоление сопротивления изменениям.
Мониторинг и оптимизация. После полномасштабного старта проект не останавливается: система собирает метрики, а команда постепенно оптимизирует процессы, адаптируя их под изменения в бизнесе. Этот процесс не должен останавливаться никогда. Только так система автоматизации будет показывать максимальную эффективность.

Вместо выводов

Конечно, внедрять или не внедрять BPMS решать руководству компании. Но технически ситуацию можно изменить так: вопрос сводится не к формулировке «нужно ли», а к «когда и при каком масштабе».

Для компаний, где процессы уже усложнились и стали плохо управляемыми, без системного подхода и автоматизации сложно сохранять конкурентоспособность. BPMS здесь – это инструмент выживания и конкурентоспособности.

Однако внедрение всегда требует ресурсов, времени и готовности менять привычные подходы. А это деньги и серьёзные риски – без них никуда. Поэтому, если бизнес готов инвестировать в процессное управление и стремится к росту, то внедрение BPMS становится оправданным и стратегически важным шагом. В противном случае лучше ограничиться локальными улучшениями и вернуться к выбору системы позднее.

BPM и BPMS: системы управления бизнес-процессами — что это такое