Как правильно организовать работу сотрудников в удаленном режиме. Все о дистанционных командах

После 2020 года бизнес начал переводить сотрудников на дистанционный формат работы. Для тех, кто никогда не сталкивался с дистанционным форматом работы, это новые реалии нашей жизни, которые требуют базовых навыков самодисциплины и технических деталей, но не каждый сотрудник к ним готов. Одно дело — проводить привычные продуктивные часы на рабочем месте и знать, где начинаются и заканчиваются границы труда и отдыха. Другое — объединять домашние дела с выполнением задач, теряться во времени и не понимать, как же все успеть.

В этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы удаленки и обсудим, какими приложениями пользоваться и как не испортить режим. Например, использование Projecto сократит трату времени на составление плана, организацию деятельности сотрудников и проверку выполненных задач.

Содержание:

• Плюсы и минусы удаленной работы: взгляд на дистанционный формат труда 
• Как дистанционному работнику грамотно организовать удаленку дома
• Актуальные программы для организации удаленной работы сотрудников
• Важные моменты при переходе организации на дистанционную работу
• Часто задаваемые вопросы

Сразу отметим, что организация работы в удаленном режиме применима к тем специалистам, кто не привязан к стационарному месту работы. Чаще всего это новые профессии:

• дизайнер, верстальщик;
• иллюстратор, художник;
• копирайтеры, редактор, корректор;
• разработчик, программист;
• специалист службы поддержки;
• преподаватель английского, переводчик;
• оператор кол-центра, онлайн-консультант, менеджер продаж.

Плюсы и минусы удаленной работы: взгляд на дистанционный формат труда 

Плюсы дистанционной работы

1. Экономия времени и гибкий график
Работа из дома избавляет от поездок в офис и позволяет самостоятельно планировать время любым удобным способом. Дистанционщики начинают день тогда, когда захочется, сохраняя баланс работы и отдыха. Это особенно важно в крупных городах, где дорога в офис может занимать часы.

2. Нет территориальных ограничений
Удаленщики могут жить в другом городе или даже стране, а работодатель — нанимать специалистов из разных регионов. Чтобы начать работать удаленно, главное — иметь компьютер, стабильный интернет и ответственность за результаты труда.

3. Комфортная обстановка
Работая на дому, можно создать личное рабочее место по собственным предпочтениям, что положительно влияет на концентрацию. Такой режим работы подходит для интеллектуальной деятельности и требует только базовых технических условий.

4. Безопасность и забота о здоровье
Удаленка снижает риск контактов в период сезонных заболеваний. Теперь работник может остаться дома при плохом самочувствии, не прерывая трудовую деятельность.

Минусы дистанционного формата

1. Трудности самоорганизации
Новичкам бывает сложно привыкнуть к самостоятельной организации рабочего времени. Без живого общения с коллегами страдает коммуникация команды и общая вовлеченность.

2. Отвлекающие факторы дома
Для надомников и семейных людей дистанционный режим может стать испытанием: близкие не всегда понимают, что вы «на работе».

3. Технические сложности
Не у всех есть возможность приобрести мощный ПК, подключить стабильный интернет и нужные программы для выполнения трудовых обязанностей. Иногда работодатель обязан предоставить технику по дополнительному соглашению.

4. Риски потери данных и неудачные интерфейсы
Работа в облачных сервисах или с базами данных требует внимания к безопасности. Использование незащищенного соединения может привести к утечкам информации.

Как дистанционному работнику грамотно организовать удаленку дома

Дистанционная работа давно перестала быть редкостью — многие работают из дома или в командах, совмещая интеллектуальный труд с заботами о быте. Но чтобы удаленка приносила стабильные плоды результата труда, важно грамотно выстроить четкое расписание работы, сохранить самоорганизацию и наладить общение с коллегами, чтобы стать частью команды.

Определить границы и режим

Одна из частых ошибок — смешение рабочих и домашних обязанностей. Дистанционный сотрудник должен помнить: даже если он трудится вне офиса, его место выполнения обязанностей — это полноценное рабочее место, просто расположенное дома.

Чтобы не терять продуктивность, важно установить фиксированный режим рабочего времени, сохранять привычную утреннюю рутину и одеваться так, как будто вы идете в офис. Это помогает психологически переключиться на трудовую деятельность и соблюдать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом.

Организовать перерывы

Работая дистанционно, может казаться, что можно отдыхать когда угодно. Но профессиональные навыки требуют регулярных пауз — мозгу нужен отдых для концентрации. Оптимально делать небольшие перерывы каждые 2–3 часа, чтобы поддерживать высокий уровень качества и избежать эмоционального выгорания.

Придерживаться общих часов команды

Даже если удаленные сотрудники живут в разных регионах, важно синхронизировать время активности. Если вся команда работает с 9 до 18, лучше придерживаться тех же часов — это помогает поддерживать коммуникацию, оперативно решать задания и сохранять общий ритм работы.

Проверить технику и программы

Для дистанционного труда важно, чтобы у вас был стабильный интернет, гарнитура для звонков, ноутбук и установленные специальные программы для совместной работы. По Трудовому кодексу работодатель обязан обеспечить дистанционщика необходимой техникой и доступом к корпоративным системам. Это помогает выполнять задачи на высоком уровне и быстро реагировать на запросы руководителей и клиентов.

Наладить коммуникацию

Общение в чатах и корпоративных мессенджерах — не формальность, а часть эффективности команды. Короткие сообщения и четкие формулировки позволяют решать вопросы без лишних звонков и долгих встреч. Такой вид коммуникации делает процессы прозрачными, а дистанционный работник чувствует себя частью компании, даже находясь в другом городе.

Оценивать результат, а не присутствие

Современные платформы позволяют контролировать процесс выполнения трудовой деятельности, но важно помнить: не количество часов за компьютером определяет успех, а результаты труда. Хорошее решение — вести отчеты в начале и конце дня, не ограничивая работников жестким контролем. Это укрепляет доверие и повышает эффективность всей команды.

Актуальные программы для организации удаленной работы сотрудников

Трекеры и программы для постановки задач:

1. Projecto — российская многофункциональная платформа для  управления бизнесом. Она включает в себя таск-трекер, предоставляет возможность обмениваться сообщениями и создавать заметки, электронный документооборот и хранилище, удобный календарь и мобильное приложение. 
2. Slack — программа для совместной работы онлайн. В ней можно создавать частные и групповые каналы. Интерфейс Slack может на первый взгляд показаться сложным, но если разобраться, можно получить доступ к удобной многопрофильной программе с большим количеством интеграций.  
3. Все сервисы Google — для работы с таблицами, документами, презентациями. В них можно делать изменения, наблюдать за прогрессом и вносить правки в реальном времени.
4. Next Cloud — платформа для работы онлайн и трекинга выполнения задач, ее основное преимущество — возможность установки на собственный хостинг и предотвращение утечки данных с рабочих серверов.

Программы для общения и видеосвязи:

1. Zoom — поддерживает видеосвязь, позволяет транслировать свой экран, в нем удобно проводить конференции и брифинги. 
2. MSTeams — инструмент для корпоративных видеозвонков, с его помощью можно контролировать весь рабочий процесс и просматривать документы в реальном времени. 
3. Яндекс Телемост — сервис для онлайн-встреч, который позволяет командам общаться без ограничений по времени и количеству участников, подходит для удаленной работы.

Как организовать и контролировать удаленку с помощью Projecto

Чтобы организовать эффективную работу из дома и упростить коммуникацию между работодателем и сотрудниками, стоит использовать инструменты, которые помогают контролировать задачи, общаться с коллегами и планировать рабочее время. Одно из таких решений — Projecto, платформа, которая объединяет все элементы дистанционной работы в единую систему.

После перехода компании на удаленку важно не просто сохранить производительность, но и наладить новый режим сотрудничества. В Projecto это реализовано на высочайшем уровне — платформа подходит как для небольших команд, так и для отделов крупных организаций.

Таск-трекер для постановки и контроля задач

Projecto позволяет создавать задания любого уровня сложности — от одноразовых поручений до долгосрочных проектов. В системе удобно задавать приоритеты, сроки и ответственных. При необходимости можно прикреплять файлы, документы, отчеты или тексты, что избавляет команду от бесконечного поиска нужных материалов по почте или мессенджерам.

Для работодателя это прозрачный инструмент контроля: задачи выполняются последовательно, отчетность формируется автоматически, а результат можно оценить по конкретным метрикам, не отвлекая работников от дела.

Универсальный канбан

С помощью канбан-досок Projecto можно настраивать структуру рабочих процессов под характер деятельности компании. Работники выполняют задачи в понятном визуальном формате — каждая карточка отражает этап выполнения и ответственных сотрудников. Работодатель видит общий прогресс и может контролировать сроки без постоянных звонков и переписок. Такой вид организации особенно удобен для удаленщиков, которым нужно планировать объемы работ и наглядно видеть результаты труда.

Заметки и рабочие чаты

Работая удаленно, сотрудники часто нуждаются в быстрых обсуждениях. В Projecto есть встроенные чаты и заметки, которые позволяют общаться с коллегами напрямую, не переходя в сторонние программы. Можно создавать тематические ветки для отделов продаж, маркетинга или копирайтеров, делиться идеями и ссылками, вести внутренние обсуждения прямо в рамках конкретной задачи.

Электронный документооборот

Projecto поддерживает работу с электронными документами — договоры, отчеты, заявки, служебные записки можно хранить, редактировать и согласовывать в одном пространстве. Это особенно удобно для работодателя и работника, которые находятся в разных городах: документы подписываются онлайн, а история изменений сохраняется автоматически. Такой подход соответствует требованиям трудовых договоров и помогает минимизировать бумажную нагрузку.

Настраиваемый интерфейс с виджетами

Projecto предлагает удобный персонализированный интерфейс, который можно адаптировать под себя. На главном экране пользователь может размещать виджеты — быстрые блоки для задач, календаря, чатов, заметок, диаграмм и отчетов.

Это особенно удобно для тех, кто работает из дома или в распределенных командах: не нужно тратить время на поиск нужных разделов.

Календарь и планирование

Отдельного внимания заслуживает встроенный календарь Projecto. Он позволяет организовывать рабочее время, планировать встречи и сравнивать графики сотрудников, чтобы подобрать оптимальное время для собраний. Работники видят свои задачи и события в одном окне, могут добавлять личные напоминания и синхронизировать календарь с другими устройствами.

Для команды это незаменимый инструмент: можно планировать совещания в удобное для всех время, даже если сотрудники находятся в разных часовых поясах.

Безопасность и автономность

Projecto обеспечивает высокий уровень защиты данных — используется шифрование, регулярное резервное копирование баз и безопасные соединения. Если интернет недоступен, платформа переходит в офлайн-режим: все изменения сохраняются локально и автоматически синхронизируются при подключении к сети. Также платформа работает в соответствии с ФЗ «О персональных данных».

Важные моменты при переходе организации на дистанционную работу

Документация и условия труда

Переход на удаленку требует не только технической подготовки, но и правильного юридического оформления. При дистанционной форме занятости трудовые договоры, допсоглашения и обязательные документы оформляются в электронном виде, с соблюдением всех норм трудового кодекса.

Работодатель обязан прописать расписание рабочего времени, порядок отчетности, а также способы взаимодействия с дистанционным сотрудником. Работники выполняют обязанности наравне с офисными коллегами — получают оплату труда, компенсации, отпуска и иные гарантии. Вид занятости не влияет на уровень зарплаты и условия труда: будь то офисный режим или работа на дому.

Современные компании активно используют платформы и агрегаторы для поиска и оформления специалистов. Благодаря этому можно нанимать сотрудников из любых регионов, включая небольшие города, где раньше возможности работать дистанционно были ограничены.

Безопасность данных и организация процесса

Организовывая удаленную работу, важно не забывать о защите корпоративной информации. Работодатель и работник должны использовать только защищенные программы и корпоративные аккаунты. Данные, электронные документы и отчеты лучше хранить в облачных системах, где доступ контролируется на уровне компании.

Эффективность и контроль

Удаленная работа — это не только гибкий график и возможность работать вне офиса, но и необходимость четко настраивать процессы. Работодателю нужно определить, какие задачи выполняются дистанционно, а какие требуют присутствия в офисе.

Контроль за результатами труда можно организовать через трекинговые системы и электронные отчеты, не вторгаясь в личное пространство сотрудников. Такой подход помогает поддерживать доверие и делает взаимодействие между работодателем и работником более прозрачным.

Заключение

Удаленный формат работы сегодня — это не временное решение, а устойчивый тренд. Он дает возможность работать на_дому, использовать собственные навыки и знания в удобном ритме и получать стабильный доход. Все больше кандидатов в больших городах и регионах ищут удаленную занятость, чтобы найти баланс между работой и личной жизнью. Работа из дома позволяет развиваться, осваивать новые профессии и оставаться конкурентоспособным на рынке. Главное — правильно выбрать инструменты, понимать особенности характера работы и грамотно организовать взаимодействие между работодателя и работника.

Часто задаваемые вопросы

Что такое дистанционная работа и чем она отличается от удаленки?

Дистанционная работа — это форма занятости, при которой человек выполняет обязанности вне офиса с помощью цифровых инструментов. В отличие от удаленки, которая может быть временной, дистанционный труд обычно закреплен в договоре. Сервис Projecto помогает планировать день, согласовывать документы и отслеживать результаты онлайн.

Как нужно организовывать работу на удаленке, чтобы команда оставалась эффективной?

Чтобы работать из дома без потери темпа, важно выстроить структуру и использовать единый инструмент для совместной деятельности. В Projecto можно ставить цели, назначать исполнителей и наблюдать за прогрессом без сложных отчетов.

Какие особенности есть у работы из дома для работодателя и работника?

Для работодателя удаленная работа — это сокращение затрат, а для работника — гибкость и экономия времени. Важно юридически оформить дистанционную занятость и обеспечить сотрудников доступом к нужным системам. Projecto помогает структурировать процессы и держать всё под контролем в одном окне.

Кто такой дистанционный работник и какие у него права по Трудовому кодексу?

Дистанционный работник имеет такие же трудовые гарантии, как офисный: зарплата, отпуск, больничный, компенсации. Работодатель обязан обеспечить доступ к рабочим инструментам и безопасные условия, например, через корпоративную платформу Projecto.

Как распределенная команда поддерживает взаимодействие и работает синхронно?

Распределенная команда объединяет специалистов из разных городов. Для эффективного взаимодействия важны чаты, общие календари и система постановки задач. В Projecto можно объединить всё это в одной среде, чтобы команда работала согласованно.

Какие виды удаленки бывают и как выбрать подходящий?

Удаленка может быть постоянной, частичной или проектной. Вид занятости зависит от специфики компании и задач. Главное — обеспечить прозрачность и удобные инструменты, такие как Projecto, где легко адаптировать процессы под формат работы.

Как настраивать процессы при переходе на удаленку?

Чтобы адаптация прошла гладко, нужно определить приоритеты, распределить роли и подключить инструменты для онлайн-работы. Projecto помогает настраивать планирование, отчетность и коммуникацию без потери эффективности.

Какие трудности бывают при удаленке и как их решать?

Сложности чаще всего связаны с самоорганизацией и потерей фокуса. Помогают четкие правила, визуальные доски задач и планировщики вроде Projecto, где все структурировано и видно в одном интерфейсе.

Как распределенный коллектив может эффективно работать и общаться?

В такой среде важно поддерживать общую вовлеченность и понимать прогресс коллег. Projecto помогает быстро обмениваться комментариями, видеть общий статус проектов и сохранять согласованность команды.

Как общаться с коллегами, чтобы не терять контакт?

Главное — поддерживать регулярное общение в удобных каналах. В Projecto встроены чаты и комментарии к задачам, где можно быстро обсудить детали и делиться идеями, не переходя в сторонние мессенджеры. Это помогает команде оставаться на связи и работать согласованно.

Как повысить эффективность дистанционного сотрудника без жесткого контроля?

Эффективность дистанционного сотрудника повышается, когда у него есть понятные цели и инструменты для самоорганизации. В Projecto можно отслеживать прогресс, видеть приоритеты и планировать рабочее время без постоянных проверок со стороны руководителя.