Метод (а точнее цикл) PDCA в бизнесе

Принципы непрерывного совершенствования позволяет бизнесу не только оставаться на плаву, но и активно развиваться. Помочь в этом может цикл PDCA – четырёхэтапный метод управления, используемый для контроля и постоянного улучшения процессов или продуктов.

Компании часто используют методологию PDCA, чтобы свести к минимуму количество ошибок и добиться максимальных результатов. Главное преимущество метода – простота. Вместо того чтобы пытаться решить всё сразу, можно действовать поэтапно: планировать, опробовать, смотреть, работает ли, и при необходимости вносить коррективы.

Ниже рассмотрим процесс подробнее.

Что такое цикл качества PDCA

Цикл PDCA – это методология, помогающая улучшать бизнес-процессы путём пошагового внедрения изменений. Процесс может многократно повторяться, каждый раз решая отдельную проблему или улучшая конкретную сферу деятельности компании.

Всего в рамках PDCA предусмотрено четыре шага:

внесение изменений в процесс,
реализация этих изменений,
оценка результатов и
принятие соответствующих мер.

Метод, известный также как цикл Деминга или колесо Деминга, назван в честь учёного и теоретика менеджмента У. Эдвардса Деминга, который представил эту концепцию в Японии в 1950-х годах.

Впоследствии PDCA получил широкое распространение в организациях, стремящихся внедрить системный подход к управлению рисками.

История PDCA

Американский инженер, физик и статистик Уолтер Эндрю Шухарт первым задокументировал методологию, которая опиралась на повторяющийся цикл совершенствования – «планируй, внедряй, проверяй». Она получила название цикл Шухарта.

Взяв её за основу, Деминг расширил концепцию, добавив четвёртый шаг («исправляй ошибки», «стандартизируй»), и превратил в четырёхэтапную модель (4 шага к улучшению качества продукции), которая должна применяться на протяжении всего жизненного цикла продукта (по названию шагов на английском аббревиатура звучит как PDCA).

Изначально этот метод использовался для контроля качества на производстве, но со временем превратился в универсальный инструмент для улучшения процессов во всех отраслях.

Подробнее о всеобщем управлении качеством (TQM)

Как работает система PDCA

Руководители ставят цели и планируют улучшения (Plan). Команды внедряют улучшения (Do), чтобы достичь поставленных целей. Затем руководители проверяют (Check) и анализируют изменения, чтобы оценить эффективность проделанной работы и то, насколько она помогла выполнить поставленный план. Если команда добилась измеримого улучшения, новый метод стандартизируется, внедряется (Act) и включается в общую стратегию развития.

Многие руководители неосознанно используют цикл PDCA для управления организациями и бизнес-процессами, поскольку он включает в себя основные принципы стратегического планирования.

Этапы PDCA

Пошаговая схема, которой следует придерживаться при реализации PDCA, выглядит так:

Этап 1. Планирование

Первый этап – сбор данных о текущей ситуации и анализ первопричин происходящего, определение цели и критериев её достижения.

Именно здесь составляется план проекта с подробным описанием шагов для достижения целей, а также с указанием необходимых ресурсов, потенциальных препятствий и ключевых заинтересованных сторон.

Совет: результатом этого этапа планирования должна стать комплексная дорожная карта, включающая показатели успешности, ожидаемые сроки и планы распределения ресурсов.

Этап 2. Действие

Воплощение плана в жизнь. Для успешной реализации его можно разделить на несколько сегментов: обучение персонала, задействованного в проекте; выполнение работы; сбор информации или данных для последующей оценки.

Команды должны тщательно документировать свои действия, наблюдения и любые непредвиденные трудности. Эта документация станет подспорьем для обучения и корректировки на последующих этапах.

Совет: внедряйте изменения в небольшом масштабе. Это поможет управлять рисками и отслеживать любые возникающие проблемы максимально оперативно.

Этап 3. Проверка

На этапе проверки анализируются полученные результаты в сравнении с ожидаемыми, обозначенными на этапе планирования. Данные, собранные в процессе реализации, тщательно анализируются, выявляются закономерности, успешные моменты и области, в которых результаты не оправдали ожиданий.

Обычно в рамках реализации одного плана (проекта) требуется провести две проверки. Первая — в процессе реализации, чтобы убедиться, что всё идёт по плану и не вызывает трудностей. Вторая – после завершения проекта, с целью выявить успехи и неудачи, чтобы можно было внести коррективы в процесс в будущем.

Совет: учитывать необходимо как количественные показатели, так и качественные (отзывы заинтересованных сторон).

Этап 4. Внедрение/стандартизация

Если пилотный проект оказался успешным, команды стандартизируют новый подход и внедряют его в более широком масштабе. Если результаты неудовлетворительны, команды корректируют свой подход с учётом полученного опыта и готовятся к следующему циклу.

На этом этапе может потребоваться обновление процедур, учебных материалов или документации по процессу.

Совет: крайне важно сообщить о результатах и дальнейших шагах всем заинтересованным сторонам, чтобы все понимали, как будет развиваться процесс.

Таким образом, цикл управления PDCA повторяется, но может быть пересмотрен для достижения лучших результатов в соответствии с рекомендациями по итогам проверки. После внедрения можно сделать цикл стандартной операционной процедурой.

Цикл PDCA и кайдзен

Процесс PDCA похож на японскую бизнес-философию Кайдзен, название которой переводится как «изменение к лучшему» или «непрерывное совершенствование».

Кайдзен предполагает участие всех сотрудников в повышении производительности за счёт оптимизации рабочей среды. Как и цикл PDCA, Кайдзен направлен на непрерывное совершенствование за счёт небольших постепенных изменений.

Преимущества системы PDCA

Внедрение цикла PDCA позволяет организациям воспользоваться рядом преимуществ:

Структурирует подход к решению проблем и принятию решений.
Способствует постоянному совершенствованию и обучению внутри организации.
Помогает бизнесу более эффективно адаптироваться к изменениям на рынке и в отрасли.
Поддерживает инициативы по повышению качества, предоставляя чёткую структуру для тестирования и внедрения изменений.

Проблемы внедрения PDCA

Организации могут столкнуться с рядом проблем (типичных для любых инноваций):

Отсутствие заинтересованности со стороны руководства, что может привести к нехватке ресурсов или поддержки для реализации инициатив по улучшению.
Сопротивление переменам со стороны сотрудников, которые привыкли к существующим процессам и скептически относятся к новым методам.
Недостаточная подготовка или непонимание методологии PDCA, что приводит к неправильному применению или незавершению циклов.
Сложности с точным измерением и анализом данных, которые могут препятствовать оценке результатов и принятию решений.

Подробнее об оценке задач

Применение PDCA

Цикл PDCA можно применять в различных отраслях для запуска процесса улучшений и внедрения инноваций.

Производство: для оптимизации производственных процессов и повышения эффективности, что позволяет получить продукцию более высокого качества и оптимально использовать ресурсы.

Здравоохранение: для совершенствования процессов оказания медицинской помощи, снижения количества ошибок в медицинских процедурах и улучшения результатов лечения пациентов.

Образование: для совершенствования учебных программ и методов преподавания.

Сфера услуг: для совершенствования протоколов и процессов обслуживания клиентов с целью повышения уровня удовлетворённости и лояльности.

Вот сценарии, в которых эта методология особенно эффективна:

Запуск новых продуктов
Редизайн и внедрение нового сервиса
Разработка программного обеспечения
Планирование и проведение маркетинговой кампании
Оптимизация рабочего процесса на производстве
Улучшение работы службы поддержки
Обновления системы контроля качества
Программы адаптации и обучения сотрудников
Оптимизация процесса продаж

Цикл PDCA легко масштабируется. Он может служить руководством для серьёзных организационных преобразований, но не менее эффективен и для небольших инициатив по непрерывному совершенствованию. Система может быть успешно адаптирована к существующим потребностям, от модернизации целого отдела до тонкой настройки бизнес-процесса.

Стратегии успешного внедрения PDCA

Частично преодолеть сложности внедрения, о которых шла речь выше, помогают следующие шаги:

Сформулируйте чёткие задачи и цели, которые будут направлять процесс PDCA и помогут всем заинтересованным лицам участвовать в его внедрении.
Проведите комплексное обучение, чтобы все члены команды понимали суть цикла и его этапов.
Поощряйте открытое общение и обратную связь, регулярно проводите совещания с заинтересованными сторонами и членами команды на каждом этапе.
Настройте простые показатели отслеживания прогресса, которые напрямую связаны с вашими целями. Не перегружайте команду слишком большим количеством измерений.
Используйте инструменты для анализа данных, чтобы повысить точность измерений и более эффективно оценивать их влияние.
Документируйте как успехи, так и неудачи на протяжении всего цикла. Эта информация станет ценным источником для будущих улучшений и поможет командам избежать повторения ошибок.

Кстати, об инструментах. В их числе можно использовать канбан-доски (визуализируют процесс), стандартные рабочие шаблоны (обеспечивают стандартизацию на всех этапах), системы управления проектами (распределяют задачи) и т.п.

Примеры внедрения PDCA в крупном бизнесе

Компания Nike внедрила PDCA для улучшения условий труда сотрудников, устранения потерь в процессе производства и реализации продукции, что позволило ей удвоить выручку.
Компания Nestlé сократила отходы и повысила эффективность работы своих заводов с помощью PDCA.
Военно-промышленной корпорации Lockheed Martin удалось значительно сократить производственные затраты и сроки поставок за счёт использования PDCA в аэрокосмических проектах.

Вопросы и ответы

Чем PDCA отличается от PDSA

Методы схожи, только в PDSA «S» означает «изучение», а в PDCA «С» указывает на проверку. И первое, и второе — итеративные четырёхэтапные модели решения проблем.

Основное различие между ними заключается в том, что в модели PDCA, которая была разработана раньше, чем модель PDSA, есть этап «проверки». На этом этапе команда определяет, удалось ли достичь поставленной цели.

В чём разница между PDCA и Шестью сигмами

Метод Шесть сигм – это всеобъемлющий принцип управления, который включает в себя и PDCA. В целом PDCA ориентирована на людей, а Шесть сигм – на процессы.

Как оценить успешность внедрения PDCA

Используйте понятные и актуальные KPI для отслеживания прогресса. Стали ли задачи выполняться быстрее? Снизилось ли количество брака и нареканий по качеству? Вовлечена ли команда в решение проблем? Анализируйте эти показатели потока на каждой итерации, чтобы понять, что работает (а что нет) и почему.

Заключение

Метод PDCA представляет собой четкую и лаконичную структуру для управления изменениями и обеспечения постоянного совершенствования. Но в целом это универсальный инструмент, который можно применить практически в любой ситуации, требующей улучшения. Цикл улучшения состоит из 4-х шагов: планирование, внедрение, проверка и стандартизация процесса.

Какими ни были ваши глобальные цели и стратегии, вам не справиться с управлением проектами без профильных инструментов, таких как Projecto. Именно автоматизация снижает уровень потерь и стимулирует совершенствование.