Самые распространенные нотации моделирования бизнес-процессов, от EPC и BPMN 2.0 до IDEF0: что это такое, описание, преимущества, аналитика

Нотации бизнес-процессов — это специальные системы обозначения из символов и знаков, ключевых элементов, связей между ними, которые применяются для моделирования бизнес процессов, если они еще не существуют, а также помогают описать бизнес-процессы и найти слабые места, если они требуют переработки или оптимизации. Для решения разных прикладных задач и целей используется разное графическое представление, каждое из которых имеет свою специфику. 

Что такое нотации бизнес-процессов и для чего используются

Нотация — это детально формализованный способ описания бизнес-процесса. С помощью нотаций бизнесу легко выстроить систему управления: где и какие действия выполняются, завершаются, куда идут заказы, откуда приходят клиенты, как выглядит последовательность выполнения рутинных операций, сколько в системе участников взаимодействия, нужен ли контроль промежуточных этапов, исполнения отдельных шагов и пр. Любое описание можно представить в виде простых схем.

Нотации бизнес-процессов решают важнейшую задачу — они визуализируют и описывают бизнес-процессы, отображают взаимодействия участников, служб, отделов, подразделений и даже конкретных сотрудников, показывают последовательность операций и тем самым повышают эффективность построения бизнес-процессов. Благодаря типовому набору графических элементов, схемы нотаций функциональных моделей легко читаются даже без глубокого погружения в стандарты моделирования.

Однако существуют разные методики, стандарты и подходы. В корпоративном сегменте будут полезны одни, в проектной работе – другие, при создании сложных ИТ-систем – третьи. О том, какие нотации используются в бизнесе, какие они бывают и что позволяют описывать, расскажем ниже.

Когда возникли нотации бизнес-процессов?

Нотации бизнес-процессов начали появляться во второй половине 20 века в США.

• Первой была IDEF0, разработанная для ВВС США в начале 1980-х на основе языка графического моделирования SADT. Последняя редакция IDEF0 была выпущена в 1993 году.
• В начале 1990-х появилась вторая нотация, тоже в США – это была EPC. Нотацию создал Август-Вильгельм Шеер, чья компания работала над созданием программного продукта ARIS. В 1992 была представлена расширенная нотация eEPC.
• В 1995 году опубликован язык графического описания UML и связанные с ним средства  визуализации — UML-диаграммы.
• В 2004 году появилась, пожалуй, самая известная на сегодняшний день нотация моделирования бизнес-процессов — BPMN. Отличие от остальных заключалось в том, что она разрабатывалась как глобальный продукт, стандартизированный и удобный для использования любым бизнесом во всем мире. Методика вобрала в себя лучшие черты других нотаций и до сих пор считается одной из самых удобных.

Но если копнуть еще глубже и вспомнить про стандарты Flowchart (блок-схема), то получится, что первая подобная нотация была разработана еще в 1921-м году Фрэнком Гилбертом для использования инженерами-механиками. А в 1930-х годах Аллан Могенсен представил свои блок-схемы для промышленности и бизнеса и даже организовал обучение студентов, чтобы им была понятна технология использования. В компьютерном программировании первые блок-схемы появились в 1947 году.

С тех пор блок-схемы постепенно усложнялись и сегодня продолжают использоваться во многих отраслях, от точных наук и до абстрактных творческих сфер.

Самые популярные нотации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов и построение бизнес-архитектуры обязательно требует стандартизации и оптимизации. И чаще всего с этой целью используются моделирование бизнес-процессов с помощью описанных ниже нотаций. Чтобы вам было проще решить, какой вариант выбрать, мы указали их достоинства и недостатки.

Модель IDEF (Integration Definition for Function Modeling): нотация IDEF0, IDEF1 и другие

Семейство методов моделирования IDEF включает в себя целых 15 вариантов нотации, от нотации бизнес-процессов IDEF0 до нотации IDEF5 и других версий. Одна описывает потоки функций, вторая — потоки данных, третья — процессы и т.п. 

Отличить функционал можно по названиям:

• нотация IDEF0 используется для функционального моделирования;
• IDEF1 позволяет выстраивать модели информационных потоков;
• IDEF2 создавалась для описания динамического поведения системы, визуализации взаимодействия и потоков данных между элементами сложных систем, но так и не была полностью реализована;
• IDEF3 нотации применяются для визуализации процессов;
• IDEF4 состоит из модели классов и модели методов, используется для построения объектно-ориентированных систем;
• IDEF5 используется для описания онтологий;
• И т.д.

Основная идея подхода — объединить (интегрировать) разные аспекты описания системы в одну функциональную графическую модель, что и отражает название Integration Definition for Function Modeling.

Достоинства:

• Легко читать и создавать схемы даже без технических знаний.
• Можно использовать для определения области анализа бизнес-процессов.

Фреймворк очень гибко адаптируется к каждому конкретному сценарию использования, поэтому ограничений как таковых нет, даже если надо описать сложную логику и смоделировать бизнес-процесс на всех уровнях. Но эта методология функционального проектирования имеет свои нюансы. Например, допускается размещение не более 6-7 элементов на схеме, а дальнейшая детализация реализуется только за счет дочерних диаграмм.

Нотация BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)

Нотация бизнес-процессов (BPMN) — это глобальный стандарт проектирования бизнес-процессов, система графических символов, используемых для визуализации сквозных задач и рабочих процессов. Разработанная для заинтересованных сторон, которые направляют и проектируют модель бизнес-процесса, BPMN делает акцент на сочетании простоты использования и специфичности для удовлетворения различных потребностей организаций.

Элементы BPMN – шлюзы, события, действия, потоки, пулы и пр. С помощью нотации кодируются модели бизнес-процессов в понятной для всех форме. Главное преимущество BPMN в том, что отдельным организациям больше не нужно изобретать собственную визуальную систему бизнес-моделирования.

Достоинства:

• Стандартизированный язык помогает устранить коммуникационные барьеры между заинтересованными сторонами.
• BPMN содержит библиотеку схем процессов и правил для обучения новых сотрудников.
• Доступна в составе популярных онлайн-инструментов, например, LucidChart или Visio.
• На базе нотации BPMN можно не просто проектировать процессы, но и сразу запускать их в работу. Для этого используются специальные BPMS-системы.

Ограничения:

• Чрезмерно жесткие рамки могут усложнить процессные инновации.
• Чтение может быть сложным для тех, кто имеет дело с нотацией впервые.
• Недостаток BPMN — в нехватке гибкости для описания некоторых динамических и непоследовательных процессов.

В 2010 году вышла дополненная версия 2.0 — версия BPMN 2.0. Она пополнилась новыми типами событий и диаграмм. Нотация BPMN 2.0 – это лучшая методология визуализации бизнес-процессов на текущий момент.

Нотация VAD (Value-Added Chain)

Данная нотация используется для визуализации процессов, которые могут представлять ценность для конечного продукта или услуги. Рекомендуется использовать символы нотации для описания основной (производство, доставка, оказание услуг) и вспомогательной (направлена на обеспечение основной) деятельности компании на самом высшем уровне, без погружения в детали.

Достоинства:

• Отображает ключевые этапы создания ценности.
• Можно использовать для построения нескольких уровней функций/процессов на одной диаграмме.

Ограничения:

• Не может детально описать логику выполнения.
• Дает только общий обзор процессов.

Нотация EPC (Event-Driven Process Chain)

Эта нотация подходит для описания событий и алгоритмов выполнения процессов. С ее помощью можно скомбинировать функции и события, задав для них начальные и конечные события, участников, исполнителей, потоки ресурсов. Данная методология моделирования подходит как для описания процессов нижнего уровня, так и для создания комплексной модели деятельности, характеризующей бизнес.

Достоинства нотации EPC:

• Позволяет учитывать организационные моменты, прописывая роли исполнителей и ресурсов. 
• Можно строить многоуровневые модели.
• EPC лучше подходит для распределения обязанностей между участниками команды, чем другие нотации.

Ограничения:

• Главный недостаток EPC в том, что каждое действие должно иметь связь с событием, а для каждой функции присвоен исполнитель, что может сделать итоговую диаграмму сложной для восприятия и запутанной.
• EPC справедливо критикуют за то, что при распараллеливании процессов могут возникать трудности.

Есть также вариант графической нотации extended Event-Driven Process Chain или eEPC. Это расширенная версия EPC, используемая для моделирования бизнес-процессов.

Нотация FAD (Function Analysis Diagram)

Диаграмма формируется для одной-единственной функции по правилам моделирования, которые совпадают с правилами нотации EPC. Схематично изображаются потоки входящей и исходящей информации объектов, цели, риски, программные продукты, оргединицы и т.п.

Достоинства:

• Отображает структурированные бизнес-процессы в организации, их последовательность, ветвления и условия.
• Можно распределять роли между участниками процесса.
• Поддерживает распараллеливание процессов.

Ограничения:

• Требует обучения и специальных навыков для работы.
• Усложняет понимание диаграммы при моделировании систем со сложной иерархией.

Нотация UML (Unified Modeling Language)

Нотация UML, она же унифицированный язык моделирования, была первоначально создана разработчиками программного обеспечения, но впоследствии стала успешно использоваться в моделировании бизнес-процессов. Использует объектно-ориентированный подход к визуализации процессов и содержит 14 типов диаграмм, разделенных на две категории: поведенческие и структурные, которые отображают динамические и статические аспекты системы соответственно.

Достоинства:

• Популярность среди разработчиков программного обеспечения, что превратило нотацию в инструмент, понятный и доступный для большинства команд.
• Подход достаточно универсален для моделирования процессов, приложений и проектов в области разработки программного обеспечения.
• Можно интегрировать в такие инструменты моделирования, как LucidChart, Visio и Draw.io.

Ограничения:

• Освоение различных диаграмм и типов объектов требует много времени и усилий.
• Особенности дизайна могут стать причиной неоднозначной трактовки символов и двоякой интерпретации их функций.
• Чрезмерно сложна для больших систем.

Моделирование бизнес-процессов в нотациях «Процесс и Процедура»

Данные нотации представляют собой графические диаграммы, состоящие из блоков, стрелок и описаний к ним.

Несмотря на визуальную простоту, блок-схемы помогают выявить потенциальные узкие места, повторяющиеся или задерживающие процесс этапы, дают ценную информацию для оптимизации и улучшения бизнес-операций. Они помогают разобраться в сложных процессах, в которых задействовано несколько команд или отделов, тем самым способствуя «горизонтальному» сотрудничеству и оптимизации процессов.

Нотация Процесс (Basic Flowchart)

Позволяет создать общее графическое изображение процесса, продукта или системы, которое предоставляет участникам проекта единую точку отсчета. Оперирует простыми фигурами и стрелками для определения взаимосвязей между этапами, решениями или блоками данных.

Достоинства:

• Высокая гибкость, отсутствие жестких требований к формам и визуальным системам.
• Нотация интуитивно понятна и проста в использовании.

Ограничения:

• Сложно представить в виде чертежей для описания крупных и сложных процессов.
• Для общих блок-схем не существует стандартного языка.

Нотация Процедура (Cross-Functional Flowchart)

Кросс-функциональная блок-схема — это диаграмма процессов, которая показывает, как процессы распределяются или разделяются между различными отделами или функциональными областями организации. Горизонтальные или вертикальные «полосы» на диаграмме представляют каждую функцию, описывают роли и обязанности.

В Cross Functional Flowchart по сравнению с Basic Flowchart предусмотрено использование дополнительного графического элемента — дорожек для обозначения исполнителей (организационных единиц). Схемы в нотации можно использовать для бизнес-моделирования отдельных процессов в компании.

Пример:

Пример моделирования в Visio

Создать графическую схему в Visio очень просто благодаря удобному интерфейсу и обширному набору функций. Все, что вам нужно сделать для выполнения операций, – запустить приложение, выбрать на главной странице пункт «Блок-схема» в разделе «Категории шаблонов». Затем выберите шаблон «Кросс-функциональная блок-схема».

Во всплывающем диалоговом окне выберите горизонтальную или вертикальную ориентацию полосы прокрутки. Нажмите «ОК», чтобы настроить холст.

Теперь на вашем холсте по умолчанию отображается одна полоса. Чтобы добавить больше полос, нажмите на фигуру «Полоса» в разделе «Межфункциональные фигуры блок-схем», перетащите ее в нужное место.

Нажмите на текст-заполнитель в каждой полосе, чтобы присвоить ему соответствующее название для каждой функциональной области.

Перетаскивайте фигуры на диаграмму, чтобы обозначить различные этапы процесса. Каждую фигуру можно подписать так, чтобы текст обозначал этап, который она представляет. Также можно нарисовать линии между этапами процесса, обозначив последовательность и направление.

После завершения убедитесь, что событийная цепочка процессов полностью отображает все этапы и ничего не искажает.

Среди плюсов использования Visio для описания и моделирования бизнес-процессов можно отметить:

• Простой и понятный интерфейс,
• Широкие возможности для настройки,
• Обширную библиотеку символов и фигур,
• Интеграцию с другими продуктами Microsoft.

Есть и минусы. Visio не получится использовать бесплатно, а еще программа надежно функционирует только с Windows (хотя существуют браузерные версии для других платформ), имеет ограниченные возможности для совместной работы команд в режиме реального времени. А освоение расширенных функций программы требует времени.

Описание бизнес-процессов на платформе 1С (используется или нет)

Платформа 1С — это программный конструктор или, скорее, фреймворк для создания прикладных решений для бизнеса любого размера. Внутри может быть что угодно: справочники, аналитика, товарный учет. С его помощью моделируют в том числе и бизнес-процессы.

Платформа 1С предоставляет встроенные механизмы для описания и исполнения бизнес-процессов: маршруты согласования, задачи, статусы и переходы между этапами. Есть в том числе и средства визуализации по аналогии с блок-схемами.

Однако, если говорить только о нотациях, то 1С будет не самым удобным решением визуализации. 1С — это скорее готовые инструменты автоматизации, чем средство построения схем или проектирования. На базе 1С бизнес может получить готовые конфигурации и отраслевые решения: CRM, ERP, HRM, FRP, LMS, EPP и прочие типы систем.

Заключение: как и чем проектировать бизнес

Конечно, к выбору нотации надо подходить ответственно. Но нужно понимать, что за оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов отвечает не диаграмма, BPMS-система или стандарт нанесения изображений на схемы, а руководство компании, которое проектирует рабочие процессы и внедряет соответствующие технические решения.

Грамотные руководители могут выстроить и оптимизировать бизнес-процессы без специальных систем проектирования: IDEF0, EPC или BPMN. А вот для контроля задач и исполнителей лучше применять соответствующие программные решения, такие как Projecto, которые позволяют централизованно управлять задачами, отслеживать сроки и загрузку сотрудников, контролировать исполнение и повышать прозрачность работы команды. Такие системы особенно полезны в рамках бизнес-процесса, где важно следить за последовательностью выполнения работ, участниками бизнес-процесса и потоком операций.

В сочетании с моделированием сложных процессов в стандартной нотации, например в нотациях BPMN и EPC, это дает возможность не только описать бизнес-процесс, но и оптимизировать бизнес-процессы, повышая эффективность их выполнения и обеспечивая оптимизацию бизнес-процессов в целом.