Органограмма – как создать визуальную организационную диаграмму?

Органограмма – это визуальная схема, которая отображает реальную или будущую структуру организации. Основными элементами организационной диаграммы являются подразделения, например, отделы, службы, офисы или даже конкретные должности, а также отношения и связи между ними: линии подчиненности и влияния.

Каких-то специальных стандартов для описания и создания организационных диаграмм не существует, но никто не отменял системный подход. Этот материал о том, как и с помощью чего создать организационную схему вашей компании.

Какой тип организационной структуры выбрать для компании

Законодательство РФ закрепляет только типы юридических организаций: общества, товарищества, хозяйства и т.п. Вы нигде не найдете рекомендаций для проектирования организационных структур. Тут на помощь приходит теория менеджмента. Существует следующее разделение оргструктур по типу связей:

Иерархическая (сверху вниз)

Иерархическую структуру еще называют линейной или древовидной. Это самая популярная (почти классическая) структура для многих организаций в разных сферах. Но особо она популярна в армии и государственных учреждениях. Цепочка подчинения здесь максимально жесткая и понятная – все сложные решения принимаются вышестоящим руководством. Из плюсов – исчерпывающий контроль. Из минусов – неповоротливость системы, так как решения принимаются наверху, а коммуникации всегда идут с задержкой.

К подвидам иерархических структур можно отнести: функциональные органограммы, когда руководителю подчиняются отделы и службы, каждая из которых отвечает за определенную функцию; дивизиональные, где критерием деления на подразделения выступают проекты или направления деятельности; процессно-ориентированные, где критерий деления – ключевые рабочие процессы.

Матричная

Матричный вариант оргструктуры подходит для ситуаций, когда внутри крупной компании с иерархической структурой создаются проекты, например, с кросс-функциональными командами. В этом случае один сотрудник может подчиняться как своему непосредственному руководителю, так и руководителю проекта. Из плюсов – повышение гибкости. Из минусов – возможны накладки из-за нескольких руководителей одновременно.

Подробнее: Матричная оргструктура: преимущества и подводные камни при внедрении в российских реалиях

Горизонтальная или плоская

В плоской структуре нет промежуточных звеньев, поэтому она подходит только для небольших компаний и проектов. Технически это иерархия, но без ветвления вглубь.

Flat vs Hierarchical: сравнительный анализ плоской и многоуровневой оргструктур

Сетевая

Связи и направления влияния здесь хаотичны и формируются по необходимости. Строгой иерархии нет, но некий костяк допустим. Такие структуры имеют максимальную гибкость и адаптивность, но тяжелы в управлении.

Круговая /командная

В командах, которые работают в соответствии с гибкими методологиями, часто нет лидера. А если и есть, то он является центром объединения остальных участников. Как и в случае с плоскими структурами, подходит только для организаций с небольшим количеством сотрудников.

Гибридная / смешанная

Это структурная схема, в которой могут присутствовать элементы любых других типов оргструктур.

Подробнее: Гибридные оргструктуры: как сочетать иерархичность и гибкость в современных компаниях

Выбор подходящего типа орг. диаграммы

Вид будущей оргструктуры должен строго соотноситься с целями компании и способствовать лучшему решению задач, обеспечивать должную степень контроля и управляемости, учитывать масштаб и характер бизнеса. Основой выбора должны стать направления связей и коммуникаций между ключевыми участниками рабочего процесса.

Инструменты проектирования вашей организационной структуры

Если вы думали, что достаточно нарисовать организационную диаграмму в Word (Ворде) или PowerPoint (Пауэр Поинт), то мы вас расстроим. Сначала нужно провести анализ, собрать необходимые данные и только потом переходить к этапу проектирования / визуализации.

Инструменты анализа и планирования ролей

В эту группу можно отнести различные подходы для определения того, кто и за что должен будет отвечать: матрицы RACI, RASCI, ролевые матрицы, RAPID и пр.

Если у вас уже есть рабочая оргструктура, то ее можно проанализировать на предмет эффективности и оптимизации. Для этого подойдут схемы As Is – To Be, функциональные аудиты и аудиты бизнес-процессов.

Для выявления узких мест можно внедрить системы учета рабочего времени и проанализировать объем выполняемых задач в разрезе каждого сотрудника, отдела, службы, подразделения, офиса.

Инструменты управления и моделирования структуры

Если вы строите предприятие на базе процессов или функций, можно начать с проектирования схем процессов. В этом вам помогут соответствующие стандарты и нотации, такие как IDEF0 или BPMN 2.0. Для BPMN-нотации есть профильные программные решения – BPMS (BPM-системы).

Для простого проектирования подойдут графические редакторы или офисные приложения:

• Microsoft Word (Майкрософт Ворд)
• PowerPoint
• MS Excel
• Visio (Визио)
• Lucidchart
• Org Chart
• и т.п.

Но более логичный подход – использовать конструкторы диаграмм, например, редакторы майнд-карт, или встроенные решения внутри систем управления задачами.

Цифровые инструменты для визуализации и оптимизации оргструктуры компании: обзор современных решений

Как создать органограмму: общий алгоритм

Ниже представлены универсальные шаги создания органограммы. Они подходят как для разработки новой организационной структуры, так и для визуального представления существующей.

1. Определите цель органограммы. Какую задачу решает схема? Например, цели могут быть такими: показать текущую структуру компании; разработать новую модель управления; формализовать роли и уровни подчиненности; представить структуру инвесторам или сотрудникам; визуализировать изменения при реструктуризации и пр. Цель задает глубину детализации и формат.
2. Сформируйте перечень элементов структуры. Соберите исходные данные: подразделения, должности, ключевые роли, связи подчиненности, функциональные блоки. На этом этапе важно фиксировать факты, а не интерпретации.
3. Определите принцип логического построения органограммы. Выберите, как будет устроена будущая схема связей: иерархическая, матричная, круговая и пр. Выбор зависит от цели и организационной модели.
4. Определите уровни управления. Разделите структуру на уровни: стратегический (топ-менеджмент), тактический (руководители функций/направлений), операционный (руководители команд), исполнители (рядовые должности). Это позволяет задать структуру связей и избежать дублирования ролей.
5. Постройте черновую схему. На рабочем варианте отразите ключевые блоки и их подчиненность. На черновике не стоит стремиться к идеальной визуальной чистоте, главное —описать и зафиксировать структуру.
6. Проверьте связи подчиненности. Есть ли двойное подчинение, не перегружены ли руководители, не дублируются ли зоны ответственности, соответствуют ли связи логике бизнес-процессов. На этом этапе важно устранить конфликты полномочий и обязанностей.
7. Создайте финальную визуализацию. Итоговый вид диаграммы уже может учитывать корпоративные цвета и иметь стильное оформление. Используйте профильные инструменты – конструкторы или графические редакторы, специализированные HR-системы / системы управления бизнесом.
8. Согласуйте схему с заинтересованными сторонами – владельцами бизнеса, инвесторами, советом директоров и пр. На этом этапе еще есть возможность выявить и исправить несоответствия, учесть нюансы реальной работы и пожелания стейкхолдеров.
9. Утверждение и публикация. Фиксируется итоговая версия органограммы, сохраняется ее исходник, выгружаются публичные версии PNG/PDF для коммуникаций. Сама органограмма включается в регламенты, презентации, онбординг-пакеты и т.п.

Обновления в организационную диаграмму вносятся редко. Но, тем не менее, если диаграмма изменяется, то обновленная версия схемы должна сразу же пускаться в работу, чтобы не возникали накладки и проблемы.

Как сделать организационную диаграмму в Word – пошаговая инструкция

Мануал будет актуален для последних актуальных версий редактора – MS Office 2021 и выше.

1. Откройте приложение Microsoft Word и создайте новый документ.
2. Для удобства рисования или размещения объектов можете активировать фон с направляющими (вкладка «Рисование» -> «Формат фона»).

• Включите опцию «Преобразовать в фигуру» и выберите нужное вам «перо», а также смените цвет.
• Теперь можно рисовать очертания фигур от руки, с помощью мышки, а они автоматически будут преобразовываться в прямоугольники, линии, стрелки и пр.

• Нарисуйте все ключевые блоки, которые входят в структуру вашей организации. Вместо инструмента рисования можно задействовать вставку готовых фигур –  вкладка «Вставка» –> «Фигуры».

• Внутри блоков обозначьте объекты: наименования должностей, отделов, служб. Это можно сделать с помощью механизма текстовых полей: два раза кликнуть на фигуре, в открывшейся вкладке «Формат фигуры» выбрать кнопку «Текстовое поле».

• С помощью стрелок или линий обозначьте связи и подчиненность. Это тоже можно сделать «от руки» или с помощью готовых фигур.

Такой подход подойдет для отрисовки любых произвольных схем. Но создание организационной диаграммы в Word возможно несколькими способами. Например, если вам нужно создать иерархическую диаграмму, то для этого есть специальный инструмент – SmartArt:

• Вкладка «Вставка» –>SmartArt –> фильтр «Иерархия» –> предметный вид диаграммы.

В этом случае останется только заполнить элементы схемы. Связи организуются автоматически – на основе вложенности списков.

В конструкторе SmartArt можно централизованно сменить цвета, шрифты, графические эффекты и макет.

Создание организационной диаграммы с использованием Projecto

Projecto – это облачный сервис управления задачами и проектами. Внутри есть масса полезных инструментов и сервисов для обслуживания деятельности компаний разного размера. Одно из таких дополнений – визуальный конструктор оргструктуры.

Как с ним работать:

1. Откройте раздел «Люди и чаты». Перейдите на вкладку «Отделы».

Здесь вы увидите текущую структуру вашей компании или холдинга.

При желании можно изменить масштаб схемы или скачать ее в PDF-формате.

• Чтобы добавить новый отдел или службу, нажмите кнопку «+» в правом нижнем углу и выберите пункт «Создать отдел».

• В мастере создания нового отдела достаточно указать его наименование и выбрать подчиненность. Все остальное – по необходимости: описание, контакты, рассылка приглашений, назначение руководителя, сотрудников и пр.
• Удалить созданный отдел можно только в мастере его настройки.

• Визуальное представление органограммы вашей компании сформируется автоматически.

Неоспоримые преимущества такого подхода: не нужны никакие шаблоны, оргструктура всегда и у всех под рукой, она находится в актуальном состоянии и отражает реальную подчиненность отделов/служб, позволяет узнать кто и в каком подразделении трудится, на какой должности. Это не оторванная от реальности схема, а самая что ни на есть рабочая структура с актуальными контактами. В любой момент можно перейти в карточку сотрудника и узнать массу дополнительной информации: историю перемещения по должностям, стаж, рабочий график, контакты и т.п.

Преимущества организационной диаграммы для бизнеса

Организационная диаграмма остается одним из наиболее удобных инструментов для того, чтобы спланировать и визуализировать организационную структуру компании. При этом внешний вид схемы может быть абсолютно любым – каких-то особых требований к составлению нет.

Ниже приведены ключевые преимущества органограмм:

• Ясность и прозрачность. Организационная диаграмма помогает быстро получить представление о структуре компании и роли различных отделов. Схема легко читается и дает понимание, кому подчиняется конкретный менеджер, где находятся точки принятия решений и как распределены обязанности сотрудников внутри организации. Благодаря этому членам команды и новым сотрудникам легче ориентироваться в компании и структуре подчиненности, понимать зоны ответственности и связи.
• Повышение эффективности коммуникаций и управляемости. С помощью органограмм можно упростить коммуникацию между разными уровнями управления. Диаграммы показывают, как устроены основные структуры организации / компании
• Стратегическое планирование. Органиграмма является рабочим инструментом управления проектами и масштабирования. Она позволяет создавать и описывать формальные схемы взаимодействия, демонстрировать структуру компании подрядчикам, внешним партнерам или инвесторам, оптимизировать внутренние процессы и функции.

Недостатки использования органограмм

• Прежде всего, организационная диаграмма имеет статичную природу. Если структура компании динамична, диаграмму приходится часто обновлять, и без регламентированного процесса делать это достаточно трудно. Исключение – когда органограмма ведется и составляется специальными программами для управления проектами / бизнесом.
• Схема всегда отражает только формальные связи. Она не показывает реальные рабочие потоки, неформальные линии влияния, временные проектные команды или «пунктирные линии» в сложных матричных моделях.
• Ограниченная детализация. Даже качественная органограмма не передает процессов принятия решения, особенностей управления проектами и различий между временными и постоянными ролями. На ней можно отобразить только основную подчиненность подразделений или должностных лиц.
• Если связи и подчиненности на оргсхеме будут спроектированы с избытком, это может привести к повышению уровня бюрократии.
• Большие задержки при актуализации. Большинство схем с оргструктурами рисуется в профессиональных графических редакторах. Поэтому, чтобы схема приняла актуальный вид, нужно пройти массу шагов согласований, чтобы конечный специалист выполнил свою работу и отдал обновленный результат. Таких проблем не имеют интерактивные схемы. Но у них есть другой минус – их нельзя сделать для состояния «как должно быть», так как они всегда отражают только актуальную картину.