Что такое пребординг персонала: новый сотрудник в компании

Опубликовано
Пребординг персонала: что это такое

Если онборинг (onboarding) – это сопровождение уже состоявшегося новичка в коллективе, то пребординг (preboarding) – это подготовка к устройству на работу, цель которой – помочь кандидату освоиться освоиться в новой среде, познакомиться с членами команды, сократить время адаптации и уровень стресса.

Нужен ли пребординг на новой работе и какое он имеет значение для бизнеса? Давайте разбираться. 

Содержание:

Что такое пребординг персонала

Термин происходит от английского слова preboarding, что дословно переводится как «предварительная посадка», например, на самолет или корабль. 

Пребординг сотрудников – это взаимодействие с соискателем между получением/принятием предложения об устройстве и первым полноценным рабочим днем.

Уже здесь компании выгодно готовить будущего сотрудника к новой роли и создать правильное первое впечатление: знакомить с правилами и условиями, погружать в корпоративную культуру.

Если отказаться от пребординга, то может получиться обратный эффект: вместо «мягкой посадки», онбординга, вы получите стресс, шок и быстрый отказ от работы, и тогда весь цикл поиска и найма нужно будет начинать сначала, а это далеко не дешево и совсем не быстро. В некоторых сферах найти свободного специалиста – дело нескольких месяцев. Все это время пул задач будет простаивать и накапливаться, что усугубит выход на работу другого кандидата.

Примерно такая же подготовка к «посадке» есть в маркетинге при работе с будущими клиентами – с момента первого контакта и до заключения сделки, в соответствии с картой пути клиента (CJM). Что мешает применять аналогичные подходы при найме персонала?

Чаще всего во время пребординга представитель HR-службы, ответственный за адаптацию сотрудников:

  • присылает приветственные письма и инструкции для соответствующей должности;
  • дает доступ к корпоративным ресурсам или специальным чатам;
  • выдает информационные материалы для самостоятельного изучения;
  • лично рассказывают о компании, организуют экскурсию по рабочему месту и т.п;
  • подготавливает инструменты, форму и оборудование.

Пребординг и онбординг

Пребординг персонала – это подготовка ДО выхода сотрудника на работу, а онбординг – это процесс сопровождения сотрудника уже ПОСЛЕ выхода на рабочее место.

Технически пребординг не связывает компанию с будущим сотрудником кроме выданного ему оффера, но в интересах HR-службы сделать так, чтобы новый сотрудник дошел начал работать.

При онбординге речь уже идет о полноценном официальном трудоустройстве, пусть даже и с испытательным сроком. Здесь задачи HR и руководства компании сводятся к тому, чтобы новоиспеченный сотрудник остался создавать ценный конечный продукт.

Цель пребординга персонала

Главная цель пребординга – это снизить риск срыва оффера. С его помощью повышается эффективность процесса найма, ведь пока официальный договор не подписан, новый сотрудник еще может передумать и уйти к конкурентам.

По данным одного из исследований CIPD, почти 27% работодателей Великобритании сталкиваются с ситуацией, когда новички не выходят на работу после получения оффера. Совместное исследование Нетологии, TalentTech и FL показало, что от 15% до 29% сотрудников в 2020 году увольнялись, отработав буквально пару месяцев.

Некоторые компании игнорируют этап пребординга, но это серьезная ошибка в нишах с высокой конкуренцией.

На этапе пребординга работодатель решает следующие задачи:

  • Повышает вовлеченность и интерес к новому месту работы.
  • Снимает тревожность и барьеры, делая процесс найма более открытым, прозрачным и дружелюбным. К примеру, можно ознакомить с общими документами, организовать общение с коллегами, руководителем и т.п.
  • Обеспечивает непрерывный контакт с будущим сотрудником, чтобы он не потерял работодателя из виду и не передумал.
  • Заблаговременно подготавливает рабочее место (доступы, инструменты и материалы, рабочую форму, оборудование и т.п.), а также оповещает коллектив.

Плюсы пребординга персонала

Успешная подготовка к выходу на работу напрямую связана с повышением эффективности найма. Каковы же основные плюсы от пребординга?

Снижение текучести кадров

Качественный процесс пребординга помогает бизнесу удержать кандидатов, которые могут сомневаться в выборе компании по тем или иным причинам, например, если они имеют на руках сразу несколько приглашений от разных работодателей.

Когда сотрудник получает доступ к интересующей его информации, он чувствует внимание и может понять ожидания работодателя, сопоставить их со своими. Человека как бы заранее впускают в трудовой коллектив.

Все это снижает риск отказа от оффера, стимулирует лояльность и уверенность кандидата, снижает желание ухода в первые месяцы – человек понимает, куда идет и как будет выглядеть рабочий процесс.

Ускорение адаптации новых сотрудников

Новички заранее знакомятся с корпоративной культурой, правилами этикета и традициями, ключевыми рабочими процессами и инструментами.

Соответственно, войти в рабочий режим становится проще, а это особенно важно для компаний с масштабной структурой и с высокими требованиями к результативности в первые недели.

Повышение лояльности и вовлеченности

Внимательное отношение на старте обещает не менее внимательно отношение уже после трудоустройства. Новый работник видит, что компании и ее руководству есть до него дело – это придает ощущение значимости и стимулирует доверие к работодателю. А если человек быстрее вовлекается в рабочие процессы, то и адаптироваться ему будет проще.

Хорошее отношение к персоналу идет на пользу имиджу работодателя. В нишах, где за потенциальных сотрудников приходится бороться, это особенно важно: положительно настроенный кандидат может стать адвокатом компании и начать рекомендовать трудоустройство своим друзьям и знакомым.

Укрепление бренда работодателя

Пребординг способен повысить репутацию компании на рынке труда: кандидаты делятся опытом с другими соискателями — во времена социальных сетей и независимых площадок с отзывами это закономерное явление.

Раскрученный HR-бренд – это стабильный приток новых специалистов. А чем больше у вас претендентов, тем шире и лучше выбор. Это особенно ценно в условиях жёсткой конкуренции за квалифицированные кадры.

Распределение нагрузки на HR-специалистов

Технически нагрузка на HR-службу с внедрением пребординга возрастает, так как добавляется еще один этап в цепочке найма новичков. Но нагрузку можно распределить по времени: часть вопросов закрывается еще до выхода сотрудника в офис. Соответственно, никакого аврала и стресса из-за того, что все нужно сделать одним днем. Особенно это касается процесса ознакомления с документами – дома, в комфортной обстановке, удобнее изучить миссию, трудовой договор и другие документы. Это экономит силы как рекрутеров и наставников, так и самого претендента.

Снижение рисков и ошибок

Когда у новичка есть понимание того, куда он идет, что ему предстоит делать, с кем коммуницировать и т.п., ему легче погрузиться в рабочий процесс. С четкими вводными инструкциями и правилами работы на входе вероятность допустить критические ошибки в первые дни работы будет заметно ниже.

Основные компоненты программы пребординга

Приветственные коммуникации и письма

Первый контакт после получения оффера задает тон дальнейшему взаимодействию.

Основные элементы коммуникации на старте адаптации персонала:

  • Благодарственные письма (на личный email сотрудника, отправку нужно осуществлять с узнаваемого корпоративного адреса, чтобы он соотносился с брендом компании).
  • Сообщения в мессенджерах (отправка сообщений со знакомого номера, например, от HR-специалиста, с которым новый сотрудник уже общался).
  • Звонки (со знакомого номера).

В сообщении важно подтвердить выбор сотрудника, поблагодарить его за внимание и дать базовую информацию о дальнейших шагах.

Знакомство с командой и будущими коллегами

Это может быть созвон или видеоконференция, офлайн-встреча или записанная видео-презентация.

Основная задача – уменьшить стресс в первый рабочий день, важно создать благоприятную атмосферу. Например, можно заранее представить наставника, будущих коллег и руководителя, показать место работы и т.п. – плавно погрузить претендента в работу. Это помогает сотруднику быстрее адаптироваться.

Подготовка рабочего места и технических инструментов

Если на входе в офис используются технические устройства контроля и идентификации, то без добавления данных новичка в базу проход ему будет закрыт. Представьте себе ситуацию, что вы пришли на работу, а вас не пускают. 

Поэтому до выхода сотрудника на работу важную роль играют его рабочие устройства: завести аккаунты и логины, выдать аппаратные ключи и идентификаторы, пропуски и прочее. Все это позволит начать работать без простоев и лишних шероховатостей.

Предоставление доступа к корпоративным ресурсам

Речь идет о внутренних интранет-порталах, обучающих платформах, базах знаний, системах управления проектами и задачами, рабочих чатах и т.п. Это все то, где собрана информация о компании и ее рабочих процессах.

Такой доступ помогает новичку заранее освоить необходимые материалы и быстрее включиться в работу.

Обратите внимание на доступ к чувствительным данным. Если претендент не устроится на должность, то он может воспользоваться полученной информацией в своих целях.

На этапе качественного онбординга рекомендуем закреплять наставника с обязательным контролем его работы и внедрять системы автоматического тестирования знаний. Так сотруднику будет проще подготовиться к сдаче квалификационного теста по итогам испытательного срока.

Welcome-пакеты и корпоративные материалы

Это все то, что может нести ваш бренд как классного работодателя в массы: брендированная продукция (блокноты, кружки, ручки, другие аксессуары) и ключевые документы (ценности компании, правила, миссия и т.п.).

Не менее важен список контактов – с кем можно связаться и по каким вопросам, кто может оказать поддержку в период адаптации. Это не только элементы PR, но и способ показать внимание и заботу о сотруднике с первых шагов.

Этапы проведения пребординга

Технически этапы пребординга во многом совпадают с его основными компонентами:

  1. Подтверждение оффера и первое взаимодействие.
  2. Подготовка документации и доступов.
  3. Первичные коммуникации и знакомство с культурой компании.
  4. Настройка рабочего места и технических инструментов.
  5. Вовлечение через контент и мини-задачи (например, онлайн-обучение, заполнение личного профиля, ознакомление с FAQ, разные опросы и аналогичные активности, возможно даже с элементами геймификации).
  6. Финальное напоминание перед выходом.

Но в каждом конкретном случае алгоритм сопровождения кандидата от оффера до выхода на работу может быть своим, поэтому опишем процесс со стороны HR-специалистов.

Планирование и подготовка

HR определяет временные рамки пребординга, согласует ключевые задачи с руководителем и смежными отделами. На этом этапе формируется список необходимых действий: подготовка оборудования, оформление документов, разработка приветственных материалов и контента для кандидата.

Назначение ответственных лиц и наставников

Здесь важно распределить зоны ответственности — определить, кто из HR-отдела:

  • ведет коммуникацию,
  • подготавливает рабочее место,
  • отвечает за доступы и технику,
  • подключает будущего руководителя или команду,
  • контролирует процесс.

Все это поможет новому сотруднику чувствовать себя нужным и повысить уровень удержания и вовлеченности.  

Разработка плана коммуникации

HR продумывает этапы онбординга, какие сообщения будут отправлены кандидату, в каком формате и с какой частотой.

Сюда входят приветственные письма, инструкции, информация о корпоративной культуре и ценностях, а также ответы на популярные вопросы.

План эффективной коммуникации должен создавать ощущение поддержки и вовлеченности, а не перегружать нового сотрудника.

Большинство сервисов корпоративной почты не умеет работать с триггерами, но рассылки можно автоматизировать на базе ESP-сервисов. Вообще, план коммуникации пребординга можно тесно интегрировать с общей стратегией email-маркетинга компании.

Реализация мероприятий

Если на предыдущих этапах было в основном планирование и проектирование, то здесь осуществляется непосредственная реализация.

Когда кандидат подтверждает дату выхода, запускаются рассылки, выдаются информационные материалы, проводятся онлайн-встречи, подготавливается инфраструктура и т.п.

Ответственный HR-специалист отслеживает исполнение каждого шага, фиксирует обратную связь и при необходимости корректирует процесс адаптации для конкретного кандидата.

Практические инструменты и методы

Цифровые платформы и сервисы

  • специализированные HR-платформы и софт
  • корпоративный портал (он обычно работает на базе CMS-системы/движка сайта и позволяет автоматизировать часть процесса: предоставление инструкций, контроль выполнения задач, заполнение профиля и т.п.);
  • система управления задачами (чаще всего используется в небольших, но динамичных командах, при работе над продуктами или проектами, может содержать обучающие материалы, документацию и пр.).

Видеообращения, интерактивные материалы и рассылки

Видеоприветствия от руководства или команды создают эффект личного контакта и помогают новому сотруднику почувствовать атмосферу компании. Интерактивные презентации, тесты или FAQ помогают быстрее ознакомиться с ключевой информацией без перегрузки текстами.

Их можно хранить на том же портале компании, а также во всех других каналах коммуникации с соискателями: мессенджеры, соцсети, облачные хранилища и т.п.

Геймификация процесса онбординга

К элементам игр, которые помогают организовать пребординг, относятся чек-листы с личными достижениями, виртуальные квесты или систему баллов за выполнение шагов подготовки, квизы и опросы на знание миссии компании, ее ценностей и т.п.

Наставничество и система «Бадди»

Назначение для будущего сотрудника наставника помогает добавить ему уверенности, ведь рядом будет опытный коллега, который уже успешно со всем справился и прошел адаптацию.

Кроме того, можно выстроить личный канал коммуникации и передать ценный опыт, традиции, ценности. Такой человек может ответить на каверзные вопросы по быту компании, поделиться неписаными правилами о культуре общения, ускорить вхождение новичка в рабочий ритм.

Наш отдельный материал о программе «Buddy»

Чат-боты в мессенджерах

Современные каналы коммуникации тяготеют к простым и универсальным средствам общениям — мессенджерам.

Чат-боты в мессенджерах автоматизируют общение с будущими сотрудниками: напоминают о сроках выхода на работу, отправляют инструкции и т.д. 

В российских компаниях логично выбирать отечественные мессенджеры из-за особых требований к хранению и обработке персональных данных на территории РФ. Если вы храните ПД за пределами РФ, то нужно уведомить об этом Роскомнадзор.

Тот же Telegram является самым популярным и функциональным, но формально он пока не локализован в РФ, хотя заявляет о планах по соблюдению требований. Поэтому лучше сразу выбирайте Макс или другие российские мессенджеры.

Читайте также: Список инструментов и сервисов для совместной работы

Контент для пребординга

  • Информационные материалы о компании. Презентация компании, история бренда, ключевые достижения, планы развития, миссия, ценности.
  • Документы и регламенты. Это более предметный уровень – трудовой договор, правила внутреннего распорядка, политика безопасности, инструкции по технике безопасности и пр.
  • Обучающие материалы и курсы. Вводные курсы, мини-тренинги, презентациях рабочих процессов и т.п. 

Типичные ошибки и как их избежать

Если вы впервые внедряете у себя процесс пребординга, то ошибок и проблем скорее всего не избежать. Ниже примеры наиболее частых ошибок:

  • Отсутствие эмоциональной составляющей. Сухие инструкции и регламенты вряд ли кого-то замотивируют или заинтересуют. Их откроют, закроют и больше к ним не вернутся. Если у HR не получается сделать что-то привлекательное или интригующее, можно привлечь к созданию контента профильных специалистов (сценаристов, дизайнеров, режиссёров, профессиональных актёров, копирайтеров и т.п.). 
  • Информационная перегрузка. Не нужно выстреливать в соискателя пакетом всех документов и материалов сразу, лучше подавать информацию дозированно и по строгому плану. 
  • Игнорирование цифровых инструментов. Автоматизация повышает эффективность любого бизнеса и рабочих процессов, и HR не исключение. Задачи по пребордингу можно переложить на цифровые сервисы и инструменты: опросы, квизы, статистика (BI/бизнес-аналитика), таск-трекеры и т.д. 
  • Недостаток персонализации. С одной стороны, если сделать универсальные шаблоны для всех соискателей, то можно подогнать всё под единый формат – создать полноценный бизнес-процесс пребординга. Но, с другой стороны, может исчезнуть человеческое отношение. Поэтому, чтобы все ваши скрипты пребординга были живыми и актуальными, важно сделать так, чтобы за их работой и корректировкой следил опытный менеджер, готовый вмешаться и персонализировать программу сопровождения под отдельного соискателя.

Заключение

Пребординг – это процесс подготовки нового сотрудника к трудоустройству. Он чем-то напоминает ситуацию, когда вы берете  за руку и доводите его до отдела кадров, где он подпишет договор.

Для кого-то это звучит немного утопично, но ровно до того момента, пока ваша компания или проект не столкнётся с высокой конкуренцией за кадры.

Грамотное сопровождение соискателей может и должно быть эффективным. Мы рекомендуем тесно интегрировать этот процесс с онбордингом и последующим сопровождением каждого сотрудника. Именно так вы сможете повысить лояльность персонала и создать образ самого перспективного/желанного работодателя на рынке в своей нише.