Даунсайзинг, управление виртуальными проектами

Период нестабильности создает много сложностей в работе организаций, требуется большое количество ресурсов для того, чтобы просто сохранять прежние темпы работы, не говоря уже о продолжении роста. Многие цепочки поставок рвутся, и из-за этого компаниям приходится заново выстраивать все свои внешние связи.

Да, адаптация к быстро меняющимся условиям рынка – это сложный и высокорисковый процесс. Как сберечь дорогостоящие ресурсы и в то же время остаться на плаву?

Лучший выход – оптимизация. Даунсайзинг – это один из ее вариантов, когда размер организации или проекта намеренно уменьшается без ущерба основным показателям деятельности.

Ниже разберёмся с проблемами и рисками даунсайзинга, расскажем об управлении виртуальными проектами на удалёнке.

Термины, куда без них

Даунсайзинг (от англ. Downsizing, «уменьшение размера») – в менеджменте это процесс сокращения и оптимизации размера организации, в первую очередь за счёт уменьшения штата и перераспределения обязанностей. Основная цель – снижение затратной части бюджета, которая предназначается для зарплатного фонда. В рамках даунсайзинга могут быть закрыты отдельные филиалы или направления деятельности, упразднены некоторые должности и прочее.

Термин «даунсайзинг» может использоваться в маркетинге, тогда он будет обозначать уменьшение объёма товара при неизменной цене (частый шутливый синоним «шринкфляция»).

Даунсайзинг не стоит путать с культурой дауншифтинга (отказ от культуры потребления или от успешной карьеры) и с даунгрейдом (это апгрейд наоборот – отказ от новых функций и возврат к старой/предыдущей версии).

Виртуальные проекты или виртуальные команды не имеют ничего общего с виртуализацией или моделированием. Никаких суперкомпьютеров или чего-то подобного. Просто всё общение команды происходит в формате виртуального офиса.

Виртуальный проект – это такой проект, работа над которым ведётся в удалённом формате, когда сотрудники работают вне офиса или сильно разнесены географически. В этом случае личное общение невозможно или сведено к минимуму.

С одной стороны, это удобно: не нужно организовывать рабочие места, арендовать дорогостоящие офисы, график работы может быть максимально гибким. Но, с другой стороны, качество контроля, а значит, и качество работы ухудшается. Формат работы управленцев или руководителей команд становится более сложным.

Зачем всё это?

Во-первых, мы уже упомянули необходимость оптимизации структуры и расходов на штат. Раньше к даунсайзингу прибегали крупные компании, размер которых разрастался до невероятных показателей. Большой штат – это всегда высокий уровень бюрократических проволочек.

Но сейчас к даунсайзингу вынуждены обращаться даже небольшие и средние компании. Основная причина – кризис, снижение объёма поставок, переориентация производств, кардинальное изменение логистических схем и не только. Даже IT-компании и сложившиеся команды разработчиков вынуждены оптимизировать штат, так как структура рынка сильно изменилась. Ушли крупные заказчики, поменялись требования новых, ранее используемые инструменты и фреймворки стали недоступны.

Даунсайзинг в такой ситуации – это благо. Ведь благодаря изменениям компания сможет остаться на плаву, а значит, сохранит большинство рабочих мест.

Во-вторых, пандемия тоже наложила свой отпечаток. Многие компании вынуждены пересмотреть свой формат работы. Чтобы снизить риски и финансовые потери из-за заболеваемости персонала, логично задействовать удалёнку. На виртуальные офисы переходят многие организации. Зачем держать сотрудника в душном офисе, если можно отправить его домой и получать аналогичный результат?

Какие бывают стратегии даунсайзинга

Описанные ниже стратегии условны. Они могут применяться самостоятельно или комбинироваться между собой, использоваться параллельно или в виде последовательных шагов.

• Стратегия сокращения рабочей силы. Наиболее быстрый и простой способ сокращения расходов на штат. Может быть произведён с минимальной стартовой подготовкой и обоснованием. Но в реальности необдуманный подход может привести к серьёзным необратимым последствиям, например, если будут уволены важные с точки зрения производства ценного конечного продукта сотрудники. Эта стратегия может включать в себя внутренние переводы, аутплейсмент (помощь с трудоустройством в другие компании), проведение повышенных выплат при увольнении и помощь с релокацией (если переводимый сотрудник вынужден сменить место проживания).
• Стратегия переосмысления рабочих процессов. В этом случае сокращается не столько штат, сколько объём выполняемых работ. В рамках такой стратегии можно пересмотреть необходимость наличия тех или иных функций, штатных должностей, целых подразделений, лишних уровней иерархии и прочего. Это среднесрочная стратегия, которая предполагает переформулирование задач для всех штатных единиц и структурных подразделений.
• Системный подход. Максимально долгосрочная стратегия, которая фактически должна гарантировать, что в будущем компания и её штатное расписание не будет подвергаться бесконечным изменениям. В рамках системной стратегии должны быть упрощены все бизнес-процессы и оптимизированы обязанности сотрудников.

Проблемы даунсайзинга

Да, у даунсайзинга есть особенности. Отрезая или удаляя что-то в ходе операции, сложно не нанести сопутствующий ущерб организму. Точно так же происходит и с любыми компаниями.

Каждый сотрудник в старом штатном расписании выполнял определённые функции, имел свои точки взаимодействия с другими участниками и т.д. Когда выпадает один из элементов, система обязательно теряет стабильность.

Сам по себе факт массового увольнения может быть негативно воспринят остальными работниками. Стать сигналом к бегству. Поэтому не удивляйтесь, если увидите обновлённые резюме своих сотрудников на сайтах поиска работы.

Любые чистки и оптимизации нужно проводить максимально прозрачно. Персоналу обязательно нужно объяснить цели таких действий.

Если сотрудники почувствуют отсутствие стабильности, они побегут искать новую работу.

Другая сторона даунсайзинга – повышение нагрузки на оставшихся участников трудового коллектива. Старые функции потенциально никуда не денутся. А значит, их так или иначе придётся брать на себя другим работникам.

А это целый спектр связанных проблем: отсутствие опыта, дополнительное время на адаптацию и налаживание/построение новых связей, время на переобучение/переквалификацию и т.п.

Проблемы виртуальных проектов

Переориентация на виртуальные проекты или офисы тоже может потребовать много ресурсов. Нужно полностью переделать бизнес-процессы и переосмыслить ценность тех или иных действий сотрудников.

С одной стороны, с переходом на удалёнку помогают справиться программные решения, например, таск-менеджер для компании, планировщики, BPM-системы и т.п. Они же способны взять на себя большую часть рутины: учёт задач, контроль времени работы, видеофиксацию, обмен информацией, хранение истории, файлов, учебных материалов, документов, счетов и многое другого.

С другой стороны, новые программные решения – это всегда новый опыт. Соответственно, к ним нужно привыкнуть, научиться работать, выполнять стандартные операции.

Сама по себе удалёнка – это другой формат работы со своими тонкостями.

К примеру, здесь значительно меньше личного общения (а оно, как показывает практика, крайне важно для получения удовлетворения от работы), сложнее расставить приоритеты и чётко разделить, где личные или бытовые проблемы, а где – рабочие задачи. Если регулярно отвлекаться от работы на быт, ничего хорошего из этого не получится.

Да, личных конфликтов между персоналом должно стать меньше. Но тут нужно помнить, что отсутствие конфликтов и каких-либо эмоциональных всплесков в принципе может быть воспринято как стагнация. Сотрудникам станет скучно работать. И денежное стимулирование поможет поддерживать интерес к работе относительно недолго.

Система менеджмента также должна быть кардинально переделана для удалёнки. Здесь должны появиться более чёткие и понятные критерии оценки качества работы отдельных специалистов. Руководителю нужно серьёзно пересмотреть план своих действий по контролю. Придётся планировать и проводить онлайн-встречи вместо более удобного личного общения на месте.

Обо всех проблемах работы в удалённом формате мы рассказывали в отдельном материале – Контроль сотрудников на удаленке, нюансы и трудности.

Вместо выводов: использовать даунсайзинг или нет?

Уменьшение размера, как и вообще любая оптимизация штата любой организации, коммерческой или некоммерческой, может стать выходом из непростой ситуации, когда на одной чаше весов — перерасход бюджета и потенциальный крах, а на второй – часть уволенных сотрудников ради сохранения компании на плаву.

Точно так же стоит воспринимать переход в виртуальный офис. Это наиболее удобный и жизнеспособный формат в текущих условиях. Нужно только правильно адаптироваться к нему и предусмотреть все возможные риски.

Если у вас всё в норме с показателями, то ни о виртуализации проектов, ни о даунсайзинге задумываться не придётся.