Как составить должностную инструкцию работника: что это такое и как оформляется?

Должностные обязанности в организациях закрепляются специальным документом – должностной инструкцией. Это официальный документ, который не просто фиксирует на бумаге то, что должен делать сотрудник, но и выступает элементом системы управления: обеспечивает прозрачность процессов взаимодействия, формализует требования к качеству, фиксирует права и обязанности. Это внутренний документ, но при этом он имеет полноценное юридическое значение и может использоваться при разрешении трудовых споров, проверках контролирующих органов и оценке правомерности трудовых действий.

Содержание:

• Что такое должностная инструкция, для чего нужна и обязательна ли она
• Должен ли работодатель составлять должностные инструкции
• Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
• Отличия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией
• Виды должностных инструкций
• Что должно быть указано в должностной инструкции
• Структура должностной инструкции
• Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам
• Вопросы и ответы по должностным инструкциям

Что такое должностная инструкция, для чего нужна и обязательна ли она

Должностная инструкция – это локальный нормативный документ организации, который разрабатывается работодателем и действует в пределах конкретного предприятия или учреждения. Инструкция утверждается в установленном порядке и применяется ко всем сотрудникам, занимающим соответствующую должность.

Если упростить, то это документ, который детально описывает трудовые функции работника: перечень его должностных обязанностей, права, зону ответственности, требования к квалификации, знаниям и навыкам, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами. По сути, должностная инструкция служит своего рода «профилем должности» и ориентиром для ежедневной работы сотрудника.

Чаще всего инструкция является приложением к трудовому договору как неотъемлемая его часть. Наравне с должностными инструкциями трудовой договор может подразумевать подписание ряда других документов: положений об оплате труда и премировании, правил внутреннего трудового распорядка, соглашений о коммерческой тайне, обработке персональных данных, материальной ответственности и пр.

Если сотрудник переводится на новую должность, то для него должна быть утверждена и доведена до сведения новая должностная инструкция либо внесены изменения в действующую. Сотрудник обязан ознакомиться с ней под подпись до начала выполнения новых трудовых функций, поскольку меняется содержание его работы и зона ответственности.

В практическом плане такая инструкция помогает работодателю четко формулировать требования к работнику, объективно оценивать результаты труда, распределять обязанности внутри подразделения и обосновывать управленческие решения. Для сотрудника она служит защитным инструментом, позволяя понимать границы своих функций, прав и ответственности, избегать выполнения действий, которые не относятся к его обязанностям. 

Должностная инструкция составляется и подписывается не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр хранится у работодателя – обычно в кадровой службе или в составе локальных нормативных актов. А второй — у работника. Допускается публикация должностной инструкции в электронном виде, если в организации внедрен электронный кадровый документооборот и обеспечено надлежащее подтверждение ознакомления сотрудника с документом – с квалифицированной ЭЦП. Это не нарушение, но юридическую силу имеет именно та версия инструкции, с которой работник был официально ознакомлен и выразил свое согласие в установленном порядке.

В Projecto можно создавать и использовать шаблоны документов, хранить должностные инструкции, регламенты и гайдлайны в едином рабочем пространстве. Все материалы структурированы и привязаны к проектам, задачам или ролям, поэтому информация не теряется и не дублируется. Нужные документы легко находятся через поиск и всегда доступны участникам команды с соответствующими правами доступа.

Должен ли работодатель составлять должностные инструкции

Прямой обязанности разрабатывать должностные инструкции для каждой должности трудовое законодательство не устанавливает. Формально работодатель может ограничиться описанием функций в трудовом договоре. Однако на практике вопрос «нужна должностная инструкция или нет» чаще всего решается в пользу ее наличия, поскольку именно она позволяет структурировать обязанности сотрудника и связать их с его ответственностью за результат труда. Если у всех будут прописаны одни и те же обязанности и права, то возможен обратный эффект – никто не будет знать, за что конкретно отвечает отдельно взятый специалист и что ему нужно делать. Кроме того, отдельные обязанности и функции могут потребовать документального подтверждения квалификации: документов об образовании, сертификатов и пр. Работодатель просто физически не сможет найти сотрудников, у которых есть допуск ко всем видам работ.

Наличие должностной инструкции дает работодателю возможность четко определять перечень обязанностей, закреплять зоны ответственности и выстраивать управляемые процессы в подразделениях. В отличие от трудового договора, который носит более общий характер, должностная инструкция должна детализировать, какие конкретно действия сотрудник обязан выполнять ежедневно и в рамках каких регламентов он действует.

Как правило, индивидуальная должностная инструкция разрабатывается на основе типовых должностных инструкций с учетом специфики организации и конкретного подразделения. В составлении должностной инструкции участвуют руководители подразделений и руководитель отдела, поскольку именно управленцы лучше всего понимают реальные задачи и нагрузку на должности. При этом должностная инструкция может включать как общий перечень функций, так и дополнительные требования, характерные для конкретных подразделений.

После подготовки документа работодатель обязан утвердить должностную инструкцию в установленном порядке. Утверждение должностной инструкции происходит посредством визирования и оформления подписью руководителя либо в формате, когда документ утверждает руководитель организации отдельным распорядительным актом – приказом. Только после этого инструкция приобретает статус действующего документа.

Инструкция доводится до сведения работников, которые знакомятся с ней под роспись. Это особенно важно в случаях, когда речь идет о дисциплинарной ответственности или об оценке результатов труда. При отсутствии подписи работника доказать, что он был обязан выполнять конкретные функции, значительно сложнее.

Таким образом, хотя формально инструкция не всегда обязательна, на практике она нужна и оформляется отдельным документом. Должностная инструкция помогает работодателю в управлении и контроле, а работнику — в понимании своих обязанностей и границ ответственности.

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

В организации должностные инструкции разрабатываются, как правило, с участием нескольких ответственных лиц. Инициатором и координатором процесса чаще всего выступает кадровая служба либо специалист по управлению персоналом, который обеспечивает соответствие документа требованиям законодательства и внутренним регламентам.

Содержательная часть инструкции формируется руководителями подразделений или отделов, поскольку именно они определяют, какие функции входят в обязанности персонала и как выглядит реальный объем работ. В ряде случаев к разработке привлекаются юристы и специалисты по охране труда. Окончательное утверждение должностной инструкции осуществляет руководитель организации либо уполномоченное им лицо.

Отличия между должностной инструкцией и рабочей инструкцией

Должностная инструкция фокусируется на описании обязанностей сотрудника, его прав, ответственности и месте в структуре организации в целом. Рабочая инструкция, в отличие от нее, описывает конкретный порядок выполнения отдельных операций, технологий или процессов и носит более прикладной, узкоспециализированный характер. Это как технологическая карта или рецепт блюда: нужно следовать 

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции (ДИ) можно классифицировать по различным критериям: по цели создания, по степени детализации, по форме и по юридическому статусу.

По цели и этапу трудовых отношений

• Типовая должностная инструкция (она же универсальная или примерная). Представляет собой стандартный шаблон для распространенных массовых должностей. Например, если нужна должностная инструкция для руководителя отдела продаж, бухгалтера, менеджера склада и т.п. Она не привязана к конкретному работнику или особенностям компании и служит основой для создания индивидуальных инструкций.
• Индивидуальная. Разрабатывается для конкретной должности в отдельно взятом подразделении компании с учетом ее специфики, структуры и технологических процессов.
• Временная. Составляется на период замещения отсутствующего сотрудника, выполнения специального проекта или на время испытательного срока согласно задачам на ограниченный период.
• Инструкция для новой должности. Создается при введении в штатное расписание ранее не существовавшей в компании роли. Часто требует последующей корректировки, по мере понимания реального объема работы ее изложение может меняться.

По степени детализации и объему

• Развернутая (детализированная). Самый распространенный вид. Подробно описывает все функции, права, ответственность, взаимосвязи, критерии оценки. Часто включает пункты о конфиденциальности, корпоративной этике и KPI (ключевых показателях эффективности).
• Рамочная (короткая). Содержит только основные, наиболее важные положения. Дает работнику и руководителю больше свободы на определение ежедневных задач. Может использоваться в agile-средах, стартапах или для творческих ролей. Риски — возможность возникновения трудовых споров из-за размытости обязанностей.
• Инструкция в форме профессионального стандарта. Используется, когда инструкция максимально приближена к утвержденному государством профстандарту – для должностей, где это обязательно или рекомендовано. Гарантирует, что требования к квалификации и функциям соответствуют государственным нормам. Пример — различные бюджетные специальности. 

По форме представления

• Бумажная (традиционная). Должна выглядеть как единый физический документ с разделами.
• Электронная. Может быть частью корпоративного портала или HR-системы. Часто включает гиперссылки на связанные документы, регламенты и стандарты, может иметь систему подтверждения ознакомления. Про ECM-системы мы уже писали ранее.
• Например, в Projecto есть функционал для хранения файлов разных форматов (Excel, ZIP, JPG, аудио и видео), рабочих писем и учета документов, в том числе с присваиванием входящего и исходящего номера, что особенно удобно для организаций с бумажной корреспонденцией.

По юридическому статусу и месту в системе документов

• Должностная инструкция как приложение к трудовому договору. Наиболее правильный формат с сильным юридическим статусом. Является неотъемлемой частью договора, и все ее условия обязательны для сторон. Любые изменения требуют согласия работника – через заключение допсоглашения.
• ДИ как отдельный локальный нормативный акт (ЛНА). Утверждается работодателем, а работник знакомится с ней под подпись. Изменения могут вноситься работодателем в одностороннем порядке, но с соблюдением процедуры уведомления. Более гибкий для работодателя вариант.
• Положение о должности. Часто используется на Западе и в современных компаниях. Менее формальный документ, чем классическая ДИ, фокусируется на целях роли, вкладе в бизнес и компетенциях, а не на жестком перечне операций.

Специальные виды (по содержанию)

• ДИ с расширенными обязанностями (совмещение). Фиксирует дополнительные функции, которые работник выполняет на временной или постоянной основе с доплатой.
• ДИ для дистанционного работника. Такая инструкция нужна, чтобы учесть особенности режима труда и отдыха, порядок взаимодействия, предоставления отчетности и использования средств связи.
• ДИ для работы во вредных/опасных условиях. Здесь делается особый акцент на соблюдении правил охраны труда, безопасных методов работы, прописывается обязательство использования СИЗ (средств индивидуальной защиты) и прохождения медосмотров.

Что должно быть указано в должностной инструкции

В должностной инструкции указываются назначение должности и краткий обзор ее роли в деятельности организации. Документ фиксирует, какие функции и задачи должны входить в обязанности сотрудника, а также требования к квалификации, права и ответственность. Отдельно описывается порядок подчиненности и осуществление взаимодействия с другими подразделениями.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция состоит из логически связанных разделов и выглядит как структурированный документ с четко определенными блоками. Как правило, она состоит из разделов:

• Общие положения
• Должностные обязанности
• Права
• Ответственность

При этом каждый раздел может состоять из краткого перечня пунктов, входить в единый регламент и дополняться с учетом специфики должности.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Первый шаг — определить назначение должности и ее место в структуре организации. На этом этапе важно понять, к какому подразделению относится позиция, кому подчиняется сотрудник и какие задачи он решает в общем процессе работы. Это позволяет задать правильный общий вектор и избежать дублирования функций между подразделениями.

Второй шаг — сформировать перечень обязанностей, которые будут определять трудовые функции работника. Обязанности следует описывать максимально конкретно, с ориентацией на реальное осуществление работы, а не на формальные формулировки. При необходимости стоит учитывать действующие регламенты, внутренние положения и типовые должностные инструкции.

Третий шаг — определить права и зону ответственности сотрудника. В инструкции важно зафиксировать, какие решения работник вправе принимать самостоятельно, за какие результаты он отвечает и в каких случаях несет ответственность. Это особенно важно для управленческих и материально ответственных должностей.

Четвертый шаг — установить требования к квалификации. В данном разделе указываются образование, опыт работы, профессиональные знания и навыки, необходимые для исполнения обязанностей. Требования формируются обоснованно и соразмерно должности, чтобы инструкция не вступала в противоречие с трудовым договором.

Пятый шаг — согласовать и утвердить документ. Подготовленная должностная инструкция проходит согласование с руководителями подразделений, кадровой службой и, при необходимости, юристами. После этого документ утверждает руководитель организации своей подписью, что придает ему статус действующего локального нормативного акта.

Заключительный шаг — ознакомить сотрудника с инструкцией. Работник изучает документ и подтверждает ознакомление подписью до начала выполнения обязанностей. Только в этом случае должностная инструкция будет выполнять свою основную функцию — служить понятным и рабочим ориентиром для обеих сторон трудовых отношений.

Вопросы и ответы по должностным инструкциям

Здесь собраны ответы на самые частые и важные вопросы, связанные с созданием, хранением и использованием должностных инструкций.

Сколько хранится должностная инструкция?

Срок хранения зависит от статуса документа и его роли в кадровом делопроизводстве. Основные нормы закреплены в Федеральном законе №125-ФЗ от 2004 года и Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

• Типовые должностные инструкции – не менее 3 лет с того момента, как они были заменены на новые.
• Индивидуальные ДИ – не менее 50 лет, а если они закончены делопроизводством до 2003 года, то не менее 75 лет.

Такой большой срок хранения индивидуальных ДИ вытекает из того, что эти документы могут понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсии. Ну и при трудовых спорах без них тоже никак.

Есть ли ГОСТ для оформления ДИ?

Единого обязательного ГОСТа для должностных инструкций не существует. Но при этом ведение рабочей документации может подчиняться более общим отраслевым стандартам и требованиям, например, ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Процедура зависит от того, как оформлена инструкция. Если ДИ реализована в виде приложения к трудовому договору, то изменения возможны только по соглашению сторон. Работодатель предлагает новую редакцию, а работник ее подписывает. Для этого оформляется новое дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника изменить его обязанности в одностороннем порядке нельзя (ст. 72 ТК РФ).

Если ДИ — самостоятельный локальный нормативный акт, то работодатель может изменить ее в одностороннем порядке (ст. 8, ст. 74 ТК РФ), но с соблюдением строгой процедуры:

1. Издание приказа об утверждении новой редакции ДИ.
2. Ознакомление работника с окончательной утвержденной версией под роспись.

Если новая ДИ предполагает существенные изменения, которые влекут за собой новые условия труда, например, смену места работы, рабочего графика, функций, квалификации и проч., то потребуется уведомление работника под подпись не менее чем за 2 месяца до введения изменений. Если работник не согласен работать на новых условиях, то работодатель обязан предложить ему другую должность.

В любом случае, изменение трудовой функции всегда требует согласия работника.

Можно ли использовать ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания или увольнения?

Да. Должностная инструкция — это ключевой документ для доказательства нарушения трудовой дисциплины, но только при строгом соблюдении процедуры: работник ознакомлен с ДИ под подпись. Без этого доказать, что он знал о своих обязанностях, практически невозможно.

Как раз по этой причине в ДИ обязанности прописываются максимально четко и недвусмысленно. Расплывчатые формулировки всегда трактуются в пользу работника. Неисполнение обязанностей требует доказательной базы и фактов: есть докладная записка руководителя, акт, результаты служебного расследования и прочее.

А еще важно соблюдать всю процедуру применения взыскания по ст. 193 ТК РФ – это когда затребовано письменное объяснение, которое также может быть заменено актом. По итогу разбирательств издается приказ, он тоже доводится до сотрудника под роспись.