Экосистемы для гибких офисов

С момента появления офисов, где сосредоточено интеллектуальное ядро компании, а также технологий связи и цифровых технологий, возникла острая необходимость в организации правильной инфраструктуры. Наличие большого количества людей в одном месте можно сравнить с центром обработки данных, но только в роли вычислительных мощностей здесь выступают люди.

А людям необходимы: питание, отдых, комфорт, оборудованное всем необходимым рабочее место, развитая транспортная система, чтобы было удобно добираться на работу и уезжать с неё домой. Кроме того, никуда не девается инженерная составляющая: вода, канализация, электропитание, каналы доступа в интернет, пожарная система безопасности, система контроля доступа (желательно), средства внутренней связи и коммуникации и многое другое.

Не последнюю и эстетическая составляющая. Ведь о каком рабочем настрое может идти речь, если вокруг ободранные стены или окна выходят на мусорную свалку? Если вообще окна есть…

Другое дело — опенспейсы, зоны релакса и прочее.

И грамотные арендодатели, понимая весь масштаб проблемы, предлагают на рынке всё больше комплексных решений для компаний разного размера. Арендаторы могут воспользоваться готовой инфраструктурой для комфортной работы в формате подписки.

Современные бизнес-центры представляют собой полноценные экосистемы для гибких офисов, о важности и преимуществах которых поговорим ниже.

Предпосылки для появления гибких офисов

С одной стороны, нынешние поколения работников более современные. Времена, когда офисный сотрудник представлял собой маленький винтик в большом механизме, некую серую мышь, которая благодарна шансу поработать в крупной компании буквально за еду, уже проходят. Новые поколения чувствуют себя более свободно: и в плане выбора работодателя, и в плане перемещения внутри рабочих зон, и в плане уровня комфорта.

Когда есть выбор, чаша весов неуклонно смещается в пользу лучших решений. Поэтому сотрудники всё больше и больше ориентируются не только на уровень заработной платы и соцпакет, но и на условия пребывания на рабочем месте.

Помимо этого, вместе с популярностью и важностью технологий автоматизации растёт количество креативных должностей, необходимых компании. Айтишники, дизайнеры, интернет-маркетологи, сеошники и прочие – фрилансеры по своей натуре. Им важен индивидуальный подход и достаточная свобода – не только в плане решений, но и в плане перемещения внутри офиса. Чтобы проявлять креативность, необходимо, чтобы окружающая среда этому способствовала. Именно поэтому оупенспейсы стали так популярны: они позволяют легко обсуждать вопросы с коллегами, не отрываясь от работы. Для более серьезных вопросов нужны специальные залы и помещения, где можно устроить мозговой штурм, провести встречи за круглым столом, обсудить текущие задачи, достижения и проблемы.

Не менее интересны переговоры с заказчиками и спонсорами, если команда работает по проектной модели.

Любой ритейл сейчас – это высокотехнологичная сфера. И без креативной команды там никак.

И поскольку изменились требования работников к оборудованию рабочего места, компаниям приходится адаптироваться.

Но не все предприятия, даже достаточно крупные, могут приобрести и оборудовать недвижимость так, чтобы был удовлетворен целый набор параметров, обозначенных выше. Так или иначе возникнут проблемы – или не будет нужной площади, или расположение будет неудобным, или цены слишком высокими (тогда вложения могут просто не окупиться).

Как итог – гораздо проще арендовать готовую экосистему для гибких офисов. Благо, такие предложения на рынке недвижимости уже есть.

Какой должна быть экосистема гибкого офиса

Каждый из нас уникален, но при этом у нас есть много общего. Арендодатели не могут персонализировать помещения для каждого отдельного арендатора, допустимы лишь небольшие доработки, если это технически возможно.

Однако владельцы бизнес-центров могут максимально учесть потребности, чтобы каждый арендатор смог найти то, что ему нужно.

Что такое гибкий офис? Это полностью готовая к работе инфраструктура, соответствующая принципу «всё включено»: уже с отделкой, мебелью и коммуникациями – заходи и живи работай. Не нужно тратить дополнительные ресурсы на обустройство помещений, зонирование и декор. Достаточно добавить отельные элементы брендирования, поставить свои компьютеры, и всё будет готово к работе. Это как отель, в который вы приезжаете не отдохнуть, а поработать – и не семьёй, а своей командой.

Перечень требований современного бизнеса примерно такой:

• Круглосуточный доступ к территории, поскольку в команде может быть максимально гибкий график работы. Кто-то может быть на связи с клиентами и днём, и ночью, кто-то работает только днём, кто-то задерживается на рабочем месте допоздна, кто-то приходит и уходит несколько раз за день ввиду большого количества встреч и разъездов, и прочее.
• Готовые переговорные комнаты и другие важные служебные помещения: туалет, столовая, телефонные будки (для того, чтобы уединиться для важных разговоров с клиентами).
• Готовый ресепшн – для встречи посетителей и обслуживания других задач по офису.
• Оборудованные рабочие места – желательно, чтобы на рабочем месте как минимум были интерфейсы для подключения рабочих ПК (питание, интернет) и места для хранения личных и рабочих вещей (задвижки, полки, органайзеры). Но могут предоставляться даже ПК, на которые можно установить свой софт и добавить свои учётные записи, и даже готовая локальная сеть и инфраструктура для печати документов.
• Мини-АТС (или облачная ВАТС) с выстроенной инфраструктурой – аппаратными телефонами, связанными в единую сеть.
• Места отдыха – лаунж-зоны, спортивные и фитнес-залы, зоны релакса и прочее.
• Готовая система контроля доступа, например, основанная на аппаратных бесконтактных ключах или на биометрических данных сотрудников (для максимально простого управления, чтобы никто не забывал дома ключи).
• Беспроводная сеть Wi-Fi, чтобы было легко организовать доступ с любого типа устройств.
• Круглосуточная охрана и клининг (не нужно нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания).
• IT-инфраструктура для управления офисом. Это могут быть web-сервисы или даже мобильные приложения, через которые удобно просматривать отчёты по различным аспектам деятельности офиса, оплачивать ренту и изучать историю платежей, арендовать новые помещения и не только.

Гибкие офисы просто идеальны для команд, которые работают по гибким методологиям управления (подробнее о них в материале топ-10).

Какие преимущества дают гибкие офисы

• Компания получает готовую инфраструктуру под ключ без каких-либо капитальных вложений.
• Все вопросы обслуживания офиса уже включены в арендную плату.
• Многие эпизодические услуги, например, доступ к залам для торжеств, спортзалы, переговорные комнаты и прочее, могут оплачиваться по мере их использования. В случае отсутствия такой надобности переплачивать за ненужную инфраструктуру не придётся.
• Здания с гибкими офисами обычно располагаются в центре города, рядом с развитой транспортной инфраструктурой. Сотрудники смогут без труда добираться до работы в любое время дня и ночи.
• Готовая отделка и оснащение. Не нужно решать массу технических вопросов, касающихся эксплуатации офиса.
• Обслуживанием помещений занимается специальный персонал, который подчиняется владельцам здания, не нужно нанимать дополнительный персонал (уборщиц, охранников, IT-специалистов для построения внутренней локальной сети и прочих).
• Продуманное размещение рабочих зон и зон отдыха, подходящий стиль и дизайн, стимулирующий к работе и обеспечивающий достаточную свободу обзора и перемещения.
• Удобное и гибкое управление услугами (через web-кабинет или через мобильное приложение).
• Руководство проекта может сосредоточиться на решении рабочих задач, а не на рутине.
• Гибкие офисы легко адаптируются под команды любого размера, оплата фактически осуществляется за количество рабочих мест.

Минусы гибких офисов

• Одной и той же инфраструктурой могут пользоваться одновременно сотрудники разных компаний и команд. Это всё как один сплошной опенспейс.
• Переговорные комнаты нужно резервировать заранее, в момент острой необходимости они могут быть заняты другими резидентами.
• Есть ряд официальных правил, которых нужно придерживаться при пользовании инфраструктурой. Гибкий офис – это не ваша территория, поэтому правила обязательны к исполнению.
• Могут устанавливаться обязательные периоды предоплаты, например, не менее 1 месяца.
• Ряд вспомогательных услуг может оплачиваться дополнительно (питание, переговорные, спортзалы и пр.).
• Зоны гибких офисов обычно тотально контролируются с помощью видеокамер. Помимо этого, без ключа будет сложно перемещаться по зонам. Даже в туалет без идентификации не войти.
• Предложений на рынке недвижимости с готовой комплексной инфраструктурой не так уж и много. По оценкам некоторых агентств, это около 1% рынка в РФ. Причём гибкие офисы можно найти преимущественно только в Москве. В других регионах формат пока представлен крайне слабо. Поэтому найти готовую офисную экосистему будет достаточно сложно.
• Естественно, в среднесрочной перспективе аренда офиса будет менее выгодной, чем капитальные вложения в свою инфраструктуру (зависит от сроков существования компании, как правило, окупаемость вложений в офисную недвижимость составляет около 7-10 лет).

Вместо выводов

Если у вас небольшая команда или проект, то гибкий офис будет идеальным решением в сравнении с другими альтернативами, в том числе с вариантом покупки своей офисной недвижимости. Здесь можно получить всю необходимую экосистему под ключ и легко начать работать, не заботясь о рутинных задачах по обслуживанию.

Но если у вас крупная компания, то вложения в аренду уже могут потягаться с вариантом создания своей экосистемы. Как итог, управление офисом можно доверить officeless-операторам и опенспейсам/коворкингам, а управление проектами – Projecto.