Экосистемы для гибких офисов

Проблема стара как мир. С тех пор, как появились офисы, в которых концентрируется всё интеллектуальное ядро компании, появились технологии связи, а потом и цифровые технологии, остро встал вопрос организации правильной инфраструктуры. Ведь наличие большого скопления людей в одном месте – это своего рода ЦОД (центр обработки данных), но только в роли вычислительных мощностей здесь выступают люди.

А люди требуют: питания, отдыха, комфорта, развитой транспортной системы, чтобы было удобно добираться на работу и уезжать с неё домой, чтобы рабочее место было оборудовано всем необходимым. Плюс, никуда не девается инженерная составляющая: вода, канализация, электропитание, каналы доступа в интернет, пожарная система безопасности, система контроля доступа (желательно), средства внутренней связи и коммуникации, и т.п.

Конечно, крайне важна и эстетическая составляющая. Ведь о каком рабочем настрое может идти речь, если вокруг ободранные стены или окна выходят на мусорную свалку? Если вообще окна есть…

Другое дело — опенспейсы, зоны релакса и т.п.

И грамотные арендодатели понимают весь масштаб проблемы. Именно поэтому на рынке всё чаше появляются комплексные предложения для компаний разного размера. Арендаторы могут получить готовую инфраструктуру для комфортной работы в формате подписки.

Современные бизнес-центры – это полноценные экосистемы для гибких офисов. О важности и преимуществах поговорим ниже.

Предпосылки для появления гибких офисов

С одной стороны, мы имеем более современные поколения работников. Времена, когда офисный сотрудник представлял собой маленький винтик в большом механизме, этакую серую мышку, которая благодарна шансу поработать в крупной компании буквально за еду, уже проходят. Новые поколения чувствуют себя более свободно. И в плане выбора работодателя, и в плане перемещения внутри рабочих зон, и в плане уровня комфорта.

Когда есть выбор, чаша весов неуклонно смещается в пользу лучших решений. Поэтому всё больше и больше сотрудников ориентируется уже не только на уровень заработной платы и соцпакет, но и на условия пребывания на рабочем месте.

Плюс, вместе с популярностью и важностью технологий автоматизации растёт количество гиков, задействованных в компании. Айтишники, дизайнеры, интернет-маркетологи, сеошники и т.п. – всё фрилансеры по своей натуре. Им важен индивидуальный подход и достаточная свобода – не только в плане решений, но и в плане перемещения внутри офиса. Чтобы креативить более эффективно, нужно, чтобы и стены помогали. Поэтому стали так популярны оупенспейсы, где можно вживую обсудить какой-то вопрос с коллегами, практически не отрываясь от компьютера. Для более важных вопросов должны быть специальные залы и помещения, где можно устроить мозговой штурм, посидеть за круглым столом, обсудить задачи на неделю, успехи и проблемы.

Не менее интересны переговоры с заказчиками и спонсорами, если команда работает по проектной модели.

Любой ритейл сейчас – это высокотехнологичная сфера. И без команды гиков там никак.

А раз изменились требования работников к оборудованию рабочего места, компаниям приходится адаптироваться.

Но не все предприятия, даже достаточно крупные, могут позволить себе купить недвижимость и оборудовать её так, чтобы она устраивала по целому набору параметров, которые мы обозначили выше. Обязательно возникнут проблемы – или не будет нужной площади, или расположение будет неудобным, или цены слишком высокими (вложения могут просто не окупиться).

Как итог – гораздо проще арендовать готовую экосистему для гибких офисов. Благо, такие предложения на рынке недвижимости уже есть.

Какой должна быть экосистема гибкого офиса

Все мы уникальные, но одновременно много в чём похожи. Арендодатели не могут персонализировать помещения для каждого отдельного арендатора, максимум допустимы небольшие доработки, если это технически возможно.

Но владельцы бизнес-центров могут предусмотреть всё по максимуму, чтобы любой арендатор нашёл для себя то, что искал.

Что такое гибкий офис? Это полностью готовая к работе инфраструктура, полностью соответствующая принципу «всё включено». Уже с отделкой, мебелью и коммуникациями – заходи и ~~живи~~ работай. Не нужно тратить дополнительные силы на обустройство помещений, на их отделку и декорирование. Достаточно добавить отельные элементы брендирования, поставить свои компьютеры, и всё будет готово к работе. Это как отель, в который вы приезжаете не отдохнуть, а поработать – и не семьёй, а своей командой.

Перечень требований современного бизнеса примерно такой:

Круглосуточный доступ к территории, так как в команде может быть максимально гибкий график работы, кто-то может быть на связи с клиентами и днём, и ночью, кто-то работает только днём, кто-то задерживается на рабочем месте допоздна, кто-то приходит и уходит несколько раз за день ввиду большого количества встреч и разъездов, и т.п.
Готовые переговорные комнаты и другие важные служебные помещения: туалет, столовая, телефонные будки (для того, чтобы уединиться для важных разговоров с клиентами).
Готовый ресепшн – для встречи посетителей и обслуживания других задач по офису.
Оборудованные рабочие места – желательно, чтобы на рабочем месте как минимум были интерфейсы для подключения своих рабочих ПК (питание, интернет) и места для хранения личных и рабочих вещей (задвижки, полки, органайзеры и т.п.). По максимуму – могут быть ПК, на которые можно установить свой софт и добавить свои учётные записи, плюс, готовая локальная сеть и инфраструктура для печати документов.
Мини-АТС (или облачная ВАТС) с выстроенной инфраструктурой – аппаратными телефонами, связанными в единую сеть.
Места отдыха – лайнж-зоны, спортивные и фитнес-залы, зоны релакса и т.п.
Готовая система контроля доступа, например, основанная на аппаратных бесконтактных ключах или на биометрических данных сотрудников (для максимально простого управления, чтобы никто не забывал дома ключи).
Беспроводная сеть Wi-Fi, чтобы было легко организовать доступ со всех типов своих устройств.
Круглосуточная охрана и клининг (не нужно нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания).
IT-инфраструктура для управления офисом. Это могут быть web-сервисы или даже мобильные приложения, через которые удобно просматривать отчёты по различным аспектам деятельности офиса, просто оплачивать ренту и изучать историю платежей, арендовать новые помещения и т.п.

Гибкие офисы просто идеальны для команд, которые работают по гибким методологиям управления – топ-10.

Какие преимущества дают гибкие офисы

Компания получает готовую инфраструктуру под ключ без каких-либо капитальных вложений.
Всё, что относится к вопросам обслуживания офиса, включено в арендную плату.
Многие эпизодические услуги, например, доступ к залам для торжеств, спортзалы, переговорные комнаты и т.п., могут оплачиваться по мере их использования. То есть, если ими не пользоваться, переплачивать за ненужную инфраструктуру не придётся.
Здания с гибкими офисами обычно располагаются в центре города, рядом с развитой транспортной инфраструктурой. Сотрудники смогут без труда добираться до работы в любое время дня и ночи.
Готовая отделка и оснащение. Не нужно решать массу технических вопросов, касающихся эксплуатации офиса.
Обслуживанием помещений занимается специальный персонал, который подчиняется владельцам здания, а не вам (не нужно нанимать уборщиц, охранников, IT-специалистов для построения внутренней локальной сети и т.п.).
Продуманное размещение рабочих зон и зон отдыха, отличный стиль и дизайн, который стимулирует к работе, при этом обеспечивает достаточную свободу обзора и перемещения.
Удобное и гибкое управление услугами (через web-кабинет или через мобильное приложение).
Руководство проекта может сосредоточиться на решении рабочих задач, а не на рутине.
Гибкие офисы легко адаптируются под команды любого размера, оплата фактически осуществляется за количество рабочих мест.

Минусы гибких офисов

Одной и той же инфраструктурой могут пользоваться одновременно сотрудники разных компаний и команд. Это всё как один сплошной опенспейс.
Переговорные комнаты нужно резервировать заранее, ведь они могут быть заняты другими резидентами.
Есть ряд официальных правил, которых нужно придерживаться при пользовании инфраструктурой. Гибкий офис – это не ваша территория, поэтому правила обязательны к исполнению.
Могут устанавливаться обязательные периоды предоплаты, например, не менее 1 месяца.
Ряд вспомогательных услуг может оплачиваться дополнительно (питание, переговорные, спортзалы и пр.).
Зоны гибких офисов обычно тотально контролируются с помощью видеокамер. Плюс, без ключа будет сложно перемещаться по зонам. Даже в туалет без идентификации не войти.
Предложений на рынке недвижимости с готовой комплексной инфраструктурой не так уж и много. По оценкам некоторых агентств, это около 1% рынка в РФ. Причём, гибкие офисы пока можно найти преимущественно в Москве. В других регионах формат пока представлен крайне слабо. Поэтому найти готовую офисную экосистему будет достаточно сложно.
Естественно, в среднесрочной перспективе аренда офиса будет менее выгодной, чем капитальные вложения в свою инфраструктуру (хотя, смотря о каких сроках существования компании говорить, обычно окупаемость вложений в офисную недвижимость составляет около 7-10 лет).

Вместо выводов

Если у вас небольшая команда или проект, то гибкий офис станет идеальным решением в сравнении с другими альтернативами, в том числе с вариантом покупки своей офисной недвижимости. Здесь можно получить всю необходимую экосистему под ключ и просто начать работать, не заботясь о рутинных задачах по обслуживанию.

Но если у вас крупная компания, то вложения в аренду уже могут потягаться с вариантом создания своей экосистемы. Как итог, управление офисом можно доверить officeless-операторам и опенспейсам/коворкингам, а управление проектами – Projecto.