Географические ограничения при управлении проектами

Немного ранее мы уже рассказывали об особенностях управления международными проектами. Как выяснилось, у геораспределённых команд много своих нюансов и подводных камней. Но вот в чём проблема – географические ограничения могут быть не только у международных проектов.

Так сложилось, что мы живём в стране, которая охватывает сразу 11 часовых зон и 89 различных субъектов (республик, краёв, областей, автономных округов и т.п.). Здесь проживает более 190 различных народностей. Поэтому тут не может не быть отдельных разногласий, связанных с географией, с социальными и этническими особенностями, с логистикой и прочими вопросами. Ниже расскажем обо всех особенностях управления геораспределёнными проектами.

Логистика

Любой продукт, даже если он цифровой или инвестиционный, нужно продавать. Для продажи он должен быть как можно ближе к потенциальному потребителю.

Одно дело, когда вы отгружаете продукцию сразу с производственной линии, а другое – когда изделия нужно доставить до магазинов. А что, если магазины располагаются в тысяче километров от завода? В 10 тысячах км? Для России это вполне обыденные расстояния.

Тут самое время задуматься о грамотной логистике и об обеспечении товарных запасов в наиболее значимых регионах. Например, можно создать или арендовать сеть из складов, привлечь 3PL-операторов, инфраструктуру маркетплейсов и т.п.

Но всё это актуально для тех случаев, когда у вас физический продукт, предназначенный для продажи широкой пользовательской аудитории.

Меньшим логистическим проблемам подвержены сугубо локальные товары (продаваемые только в одном регионе или даже в одном городе/населённом пункте), а также цифровые и инвестиционные продукты. Хотя даже в них нельзя не учитывать логистику и сеть дистрибьюции.

Простой пример: компания продаёт услуги в IT-сфере. Основной штат менеджеров расположен в Москве. Но если вдруг появляется крупный клиент, которому нужно внедрить вашу IT-систему на производстве, расположенном во Владивостоке, в этом случае нужно будет заложить в стоимость услуги командировочные одного или даже сразу нескольких специалистов.

При разовых заказах и внедрениях модель с командировочными всё ещё имеет экономическое обоснование, но если число заказов кратно увеличится, то логично открыть удалённый офис в новом регионе.

Всё это часть общей системы логистики.

Пренебрегать расходами на логистические цепочки, а также на географию поставок или продаж не стоит. Все связанные с этим риски нужно обязательно учесть при планировании проекта.

Удалёнка (организационные нюансы)

Формат удалёнки – это сама по себе проблема для любой компании (не только для проектов). Вероятность формирования идеальной работоспособной и самомотивирующейся команды крайне низка. И именно поэтому во всех компаниях так важна роль руководителя (управленца). Это он отвечает за организацию деятельности группы специалистов, за координацию их действий, за контроль качества, сроков, расходование бюджета и многое другое.

У сотрудников чаще всего есть только личные проблемы, и они всегда только мешают реализации проекта.

При работе с сотрудниками из разных регионов может быть масса нюансов:

• Несовпадение графиков и периодов бодрствования (всегда нужно помнить про 11 часовых поясов).
• Механика коммуникаций (выход на контакт, общение, согласование задач и сроков, обсуждение деталей, личное общение и пр.).
• Особенности менталитета (на национальной почве, на основе религиозных взглядов и пр.).
• Языковые барьеры (да, в России все говорят на русском, но всегда есть местные диалекты и наречия, поэтому часть слов из обихода для кого-то может быть просто непонятна). Нужно позаботиться о едином формате общения.
• Особенности контроля (применяются или нет специальные инструменты, насколько они эффективны, какие точки давления есть у руководителя, какие системы мотивации используются и т.п.).

Немного больше о проблемах контроля на удалёнке мы рассказали в отдельном материале.

Как итог – существенно повышается значимость информационных систем предприятия: BPM, CRM, ERP и пр.

Для качественного контроля задач и планов мы может порекомендовать свою облачную платформу – Projecto.

Сеть офисов/представительств (точек продаж)

Во многом проблема связана с логистикой. Но логистика – это широкое понятие, а сеть офисов – вполне себе должна быть конкретной.

Если коротко, то офисы или представительства компании нужно открывать во всех регионах, где планируются массовые продажи продукта. Так вы сможете обеспечить лучшую коммуникацию с локальными партнёрами и потребителями, повысить качество обслуживания, наладить недорогое внедрение и т.п.

Но тут возникают свои ограничения:

• У разных регионов РФ могут быть свои режимы налогообложения и особенные льготы (обычно процент налогов регулируется региональными органами управления – для повышения инвестиционной привлекательности).
• Споры и конфликты между партнёрами, а также между поставщиками и потребителями должны решаться в судах. Но какой суд выбрать, если офисы разбросаны по всей стране? В какой точке нужно держать официального юриста компании или нужно нанимать огромный штат для работы в каждом регионе?
• Как юридически оформлять офисы и представительства? Всё это имеет значение при расчёте налогов.
• Открытие физических офисов – это всегда дополнительные затраты (капитальные вложения в покупку недвижимости, аренда, закупка, доставка и установка оборудования, наём персонала из местного населения и пр.).
• Если речь об IT-проектах, то крайне важно наличие доступной инфраструктуры – надёжные дата-центры, широкие каналы доступа в интернет и пр. Не самый последний вопрос – наличие профильных специалистов на локальном рынке труда. Например, каков шанс найти системного аналитика в селе удалённой республики (если там население буквально несколько тысяч человек)? Он стремится к нулю.

Социально экономические особенности кадров

Нельзя не учитывать в проектах:

• Особенности менталитета сотрудников из разных регионов.
• Средние уровни заработных плат.
• Совместимость между собой разных характеров и темпераментов – исходя из особенностей национальных черт.
• Особенности религиозных взглядов и предпочтений.
• Сложившиеся традиции и обычаи регионов.
• Особенности формата найма (удалёнка, работа в офисе на окладе, сдельная оплата, аутсорсинг и т.п.).

Любой из нюансов может «выстрелить» в самый неподходящий момент.

Как итог – повышаются требования к руководителю многонациональной команды. Он должен знать все проблемы и уметь их своевременно решать (а ещё лучше предвидеть и предотвращать ещё до момента возникновения).

Правовые (юридические) проблемы

Знаете почему многие российские IT-проекты являются резидентами Сколково? Это выгодно с точки зрения налогообложения. Плюс, инновационные проекты получают внятную площадку для решения возникающих проблем, для облегчения запуска, для юридического сопровождения, для общения в кругу единомышленников и прочее (включая систему грантов и целевого финансирования).

Где ещё можно найти такие площадки, как не в Москве? Они есть в Казани, в Красноярске и в некоторых других городах.

Всего в России более 50 особых экономических зон. Они разделяются на 4 типа: портовые, туристическо-рекреационные, технико-внедренческие и промышленно-производственные.

Помимо особенностей налогообложения для проектов также важны:

• Условия гарантий и инвестирования.
• Условия юридического сопровождения продажи в разных областях и регионах.
• Условия найма специалистов и юридического оформление их в штат (+ сопровождение модели аутсорсинга, если используется).
• Защита авторских прав и интеллектуальной собственности (включая регистрацию торговых знаков и марок).
• Разработка руководящих документов проекта (в зависимости от юридической формы компании).
• Юридические консультации по различным вопросам, возникающим в процессе деятельности.
• Представительство в судах и разрешение возникающих споров – с клиентами, с партнёрами и с поставщиками ресурсов.
• Охрана коммерческой тайны и защита персональных данных клиентов.
• Таможенное оформление (при наличии продукции для импорта и экспорта).
• И т.п.

Если вместо одного офиса у вас целая сеть, то сложность сопровождения каждого из обозначенных вопросов возрастает кратно.

Серверная архитектура и ускорение доступа к интернет-контенту

Большой охват интернет-аудитории – это всегда проблемы. Сильно разнесённые узлы информационной сети проекта становятся причиной низкого отклика (пинга) и некоторых других сложностей, касающихся:

• Создания резервных копий важной и чувствительной информации (бэкапы сайтов, клиентских баз, баз подписчиков и пр.).
• Организации сетей доставки контента (CDN+кеширование).
• Балансировки нагрузки на хостинг и на базы данных.
• Организации сети коммуникаций (корпоративные мессенджеры, BPM-системы и т.п.).
• Закупки, тестирования, установки и обслуживания корпоративного софта (+обучение, внедрение и т.п.).

В идеале в каждом обособленном офисе должен быть представитель IT-службы, готовый прийти на помощь рядовым специалистам компании.

Но одно дело, когда работать с IT-инфраструктурой нужно локально, только в одном офисе, а другое – когда офисов становится много и сеть разрастается до федерального масштаба.

Формирование региональных и локальных цен на продукт

Ранее мы касались в основном организационных проблем и моментов, но есть же ещё и маркетинг! И он является неотъемлемой частью любого современного проекта.

Самый простой подход – поставить единую цену для продукта во всех регионах, в которых осуществляются продажи. Но это не самое выгодное решение, так как в каждой области страны могут быть свои особенности спроса и дистрибьюции.

Подход должен быть гибче и учитывать все нюансы:

• Численность населения.
• Уровень дохода.
• Особенности интересов аудитории.
• Менталитет.
• Расположение точек продаж.
• Сеть сервисных центров.
• И пр.

Но тут важно помнить, что политика гибких цен не всегда может быть оправдана. Например, для подписной модели с федеральным охватом такой подход может не подойти – будет возникать слишком много вопросов от клиентов. 

А если у вас крупная розничная сеть торговых точек, то нужно управлять ценами не просто на уровне регионов или городов, но и на уровне отдельных районов города.

Выводы

Проблем и рисков, которые возникают внутри проекта при расширении географии присутствия, в реальности очень много. Учесть их и взять в расчёт при планировании смогут лишь опытные менеджеры (PM’ы).

Выше мы привели только общий список потенциальных проблем, но у каждого из проектов могут быть свои собственные нюансы.

Чтобы не потерять контроль над ситуацией и учесть максимум деталей, потребуется не только опыт, но и профильный софт (информационные системы), такой как облачное решение для управления проектами Projecto.