Цифровая трансформация: автоматизация и ключевые риски

Цифровая (или Digital) трансформация – это глобальный процесс. Но всё большое так или иначе начинается с малого. Точно так же и с трансформацией бизнеса, чтобы сохранить его конкурентоспособность, повысить быстродействие, прозрачность и, главное, эффективность, независимо от его размера, нужно переходить на «цифровые рельсы».

В этой статье расскажем, что такое Digital-трансформация, сориентируем, как подходить к внедрению цифровых продуктов и сервисов, а также опишем основные преимущества и риски.

Что это и зачем

Если говорить о глобальных тенденциях, то цифровизация – это всеобъемлющая концепция, в рамках которой в экономике всех или отдельно взятых стран деятельность основных участников рынка максимально автоматизируется, везде, где это возможно, внедряются цифровые технологии (сервисы и продукты).

С одной стороны, повышается технологичность и снижаются риски ошибок, а с другой – повышается прозрачность и доступность всех (или большинства) процессов.

Но если цифровая трансформация экономики – это скорее глобальный процесс, зачастую связанный с так называемыми Big-Data (большими данными), то внутри конкретных компаний и бизнеса цифровизация происходит менее масштабно и сводится к внедрению отдельных бизнес-приложений или сервисов.

Ранее мы уже рассказывали о положительных сторонах автоматизации бизнеса и рабочих процессов. Автоматизация и цифровизация тесно связаны между собой, так как фактически приводят к одним и тем же результатам, поскольку имеют одни и те же цели.

Цифровая трансформация в системах управления – это внедрение технологических решений, повышающих автоматизацию бизнес-процессов и облегчающих механизм управления.

К примерам цифровизации можно отнести:

переход на безбумажный (цифровой) документооборот,
внедрение специальных систем учёта и мониторинга (например, СКУД с биометрическими данными или бесконтактными ключами),
создание единых информационных и справочных систем (CMS, CRM, Wiki-системы, бухгалтерия и не только),
использование бизнес-аналитики,
учёт и управление ресурсами предприятия (например, ERP и BPM-системы),
создание корпоративных сайтов и интернет-порталов,
внедрение систем видеонаблюдения и фиксации
и многое другое.

Всё эти цифровые сервисы или специальные программно-аппаратные комплексы, повышают эффективность работы предприятия или отдельных специалистов.

И даже если внутри компании уже используются отдельные цифровые инструменты и продукты, всегда остаются области, которые можно оцифровать или оптимизировать с помощью новых и более эффективных решений. Процесс цифровой трансформации может продолжаться бесконечно.

Но возникает логичный вопрос: для чего терпеть все эти трудности? Внедрение новых технологий часто требует изменения привычных процессов, дополнительных расходов, траты времени и сил, которые не всегда быстро окупаются.

Преимущества от внедрения цифровых продуктов и от digital-трансформации

Сохранение актуальности и конкурентоспособности компании.
Получение большего контроля и наиболее полных и достоверных данных обо том, что происходит в компании, включая информацию о доступных ресурсах.
Повышение скорости реакции на инциденты и улучшение качества планирования.
Автоматизация многих рутинных процессов. Чем больше степень автоматизации, тем ниже вероятность ошибки.
Повышение выживаемости бизнеса, в том числе за счёт использования удалённых рабочих мест (немного про удалёнку).
Систематизация и накопление единой информационной базы – для поиска и обращений в соответствующих ситуациях.
Снижение расходов на оплату труда (некоторые должности могут быть легко устранены после внедрения специализированных информационных систем).
Задел для качественного масштабирования, что особенно актуально для быстрорастущих компаний.
Повышение эффективности труда и качества продукции.
Расширение каналов связи с потенциальными клиентами – обратная связь по продуктам и оказываемым услугам собирается проще и быстрее.

Минусы внедрения цифровых продуктов

Инновации не всегда несут исключительно благо.

Поскольку многие данные концентрируются в одном месте, повышается их уязвимость. Нужно особенно заботиться об их безопасности. В противном случае могут возникать утечки, случайное удаление, что может крайне негативно отразиться на доходах и на бизнесе в целом.
Цифровую информацию и базы данных легко подделать. Любая ошибка в алгоритме, уязвимость или бэкдор может использоваться против вас. Намеренно и непреднамеренно.
У любого внедрения есть цена. Обычно вложений требует не только покупка профильного софта, но ещё и услуги специалистов, которые будут устанавливать и настраивать продукт.
Необходимость обучения и привыкания. Любой новый инструмент начинает работать не сразу. Если у рядовых специалистов нет опыта взаимодействия с новой информационной системой, то их нужно обучить. А это снова затраты ресурсов.
Ряд сотрудников может отказаться от переучивания для работы с новым софтом и просто уволиться. В таком случае может возникнуть кадровый голод. Некоторых специалистов крайне сложно заменить (из-за их опыта и профильных знаний).
Внедряемый инструмент может оказаться неэффективным. Тогда вложения не окупятся. А что еще хуже, могут пострадать ранее существовавшие бизнес-процессы (нарушится баланс системы, возникнет простой).
Цифровые системы могут быть несовместимы между собой. В этом случае потребуются дополнительные затраты на замену или на обеспечение правильного взаимодействия.
Если некоторые инструменты цифровизации окажутся слишком дорогими, это может сказаться на рентабельности бизнеса или на конечных ценах для клиентов и потребителей.

Отдельные подводные камни могут возникать уже в процессе внедрения. Например, может выясниться, что вендор, отвечавший за поддержку цифрового продукта, разорился или ушёл из РФ. Это может привести к нестандартному потоку данных, из-за чего решение окажется несовместимым с имеющимся софтом. Для его обслуживания могут понадобиться дополнительные сотрудники с соответствующей квалификацией, а при следующем обновлении могут исчезнуть или измениться важные функции и т.д.

Всё это риски. А если цифровая трансформация происходит на высоком уровне, где в обработке участвуют чувствительные для бизнеса данные, то риски особенно высоки.

Как правильно внедрять цифровые продукты и сервисы (проводить Digital-трансформацию) в бизнесе

Нужно отнестись к внедрению как к любому другому бизнес-процессу:

Разработать концепцию внедрения и обосновать пользу от внедрения нового цифрового продукта на предприятии. Цель трансформации должна полностью совпадать с целями бизнеса.
Если польза превышает потенциальные минусы, нужно переходить к детальному планированию процесса.
Обязательно нужно составить подробный план внедрения с разделением на этапы. Желательно отдельно составить реестр рисков и планы по их минимизации.
Назначить ответственного и наделить его необходимыми полномочиями. При необходимости переформатировать существующие бизнес-процессы и руководящие документы.
Далее нужно провести подготовительные работы и тестирование/анализ.
Желательно сохранить уже имеющийся бизнес-инструмент (если он был) до тех пор, пока не будет обкатан и окончательно внедрён новый программный продукт.
Провести обучение персонала и обкатку нового цифрового решения в наиболее безопасной (еще лучше изолированной) среде. Например, в одном из офисов или на рабочих местах отдельно взятых сотрудников.
При выявлении проблем решить их или обойти. Желательно собрать собственную техническую команду, способную сопровождать новый продукт внутри компании. Если таковой нет, то этот момент необходимо предусмотреть в соглашении с компанией, отвечающей за внедрение.
Сворачивать работа с устаревшей версией инструмента (если такой был) только после обкатки нового решения.

Этап планирования должен так же включать в себя этап финансового обоснования.

В обязательном порядке задумайтесь о формате сопровождения и поддержания работоспособности нового программного продукта. Если у вас некому заняться поддержкой, то лучше отдать предпочтение облачному формату, тогда за поддержку будет отвечать команда соответствующего сервиса. Например, как это происходит с Projecto.

По итогу желательно проанализировать результаты: с чем пришлось столкнуться, удалось ли решить проблемы и на какие компромиссы пришлось пойти, достигнуты ли поставленные цели, насколько успешным оказалось внедрение, как изменились показатели бизнеса и прочее.