Digital-трансформация, внедрение, преимущества и риски

Цифровая (или Digital) трансформация – это глобальный процесс. Но всё большое так или иначе начинается с малого. Точно так же и с трансформацией бизнеса. Какого бы размера компания ни была, чтобы сохранить её конкурентоспособность, повысить быстродействие, прозрачность и, главное, эффективность, нужно переходить на «цифровые рельсы».

Ниже расскажем о том, что такое Digital-трансформация, как подходить к внедрению цифровых продуктов и сервисов, а также опишем основные преимущества и риски.

Что это и зачем

Если говорить о глобальных тенденциях, то цифровизация или Digital-трансформация – это всеобъемлющая концепция, в рамках которой в экономике стран (всех или отдельно взятых) деятельность основных участников рынка максимально автоматизируется, везде, где это возможно внедряются цифровые технологии (сервисы и продукты).

С одной стороны, повышается технологичность и снижаются риски ошибок, а с другой стороны – повышается прозрачность и доступность всех (или большинства) процессов.

Но если цифровая трансформация экономики – это скорее глобальный процесс, зачастую связанный с так называемыми Big-Data (большими данными), то внутри конкретных компаний и бизнеса цифровизация происходит менее масштабно и сводится к внедрению отдельных бизнес-приложений или сервисов.

Ранее мы уже рассказывали о положительных сторонах автоматизации бизнеса и рабочих процессов. Автоматизация и цифровизация тесно связаны между собой, так как фактически приводят к одним и тем же результатам (поскольку имеют одни и те же цели).

Цифровая трансформация в системах управления – это внедрение технологических решений, повышающих автоматизацию бизнес-процессов и облегчающих механизм управления.

К примерам цифровизации можно отнести переход на безбумажный (цифровой) документооборот, внедрение специальных систем учёта и мониторинга (например, СКУД с биометрическими данными или бесконтактными ключами), создание единых информационных и справочных систем (CMS, CRM, Wiki-системы, бухгалтерия и т.п.), использование бизнес-аналитики, учёт и управление ресурсами предприятия (BPM-системы, ERP и т.п.), создание корпоративных сайтов и интранет-порталов, внедрение систем видеонаблюдения и фиксации, и т.д.

Всё это цифровые сервисы или специальные программно-аппаратные комплексы, повышающие эффективность работы предприятия или отдельных специалистов.

И даже если внутри бизнеса/компании уже используются отдельные цифровые инструменты и продукты, то всегда остаются «тёмные» пятна, которые можно ещё «оцифровать» или оптимизировать за счёт внедрения новых и более эффективных digital-решений. Процесс цифровой трансформации может не останавливаться никогда.

Но возникает логичный вопрос, для чего терпеть все эти лишения? Ведь любое внедрение – это ломка уже устоявшихся процессов, дополнительные расходы, трата времени и сил, которые не всегда быстро окупаются.

Преимущества от внедрения цифровых продуктов и от digital-трансформации

Возможность оставаться в актуальном тренде и сохранять конкурентоспособность.
Получение ещё большего контроля и наиболее полных (достоверных) данных обо всем, происходящем в компании, включая информацию о доступных ресурсах.
Так можно повысить скорость реакции на инциденты и улучшить качество планирования.
Возможность автоматизации многих рутинных процессов. Чем больше степень автоматизации, тем ниже вероятность ошибки.
Повышение выживаемости бизнеса, в том числе за счёт использования удалённых рабочих мест (немного про удалёнку).
Систематизация и накопление единой информационной базы – для поиска и обращений в соответствующих ситуациях.
Снижение расходов на оплату труда (некоторые должности легко могут быть устранены после внедрения специализированных информационных систем).
Обеспечивается задел для качественного масштабирования (особенно актуально для быстрорастущих компаний).
Повышение эффективности труда и качества продукции.
Расширяются каналы связи с потенциальными клиентами – проще и быстрее собирается обратная связь по своим продуктам и оказываемым услугам.

Минусы внедрения цифровых продуктов

Инновации не всегда несут исключительно благо.

Так как многие данные концентрируются в одном месте, повышается их уязвимость. Нужно особенно озаботиться их безопасностью. В противном случае могут возникать утечки, удаление и т.п. Всё это может крайне негативно отразиться на доходах и на бизнесе.
Цифровую информацию и базы данных легко подделать. Любая ошибка в алгоритме, уязвимость или бэкдор может использоваться против вас. Намеренно и непреднамеренно.
У любого внедрения есть цена. Обычно вложений требует не только покупка профильного софта, но ещё и услуги специалистов, которые будут устанавливать и настраивать продукт.
Необходимость обучения и привыкания. Любой новый инструмент начинает работать не сразу. Если у рядовых специалистов нет опыта взаимодействия с новой информационной системой, то их нужно обучить. А это, опять же, потеря времени и сил.
Ряд сотрудников может отказаться от переучивания для работы с новым софтом и просто уволиться. Тогда у вас может возникнуть кадровый голод. Некоторых специалистов крайне сложно заменить (из-за их опыта и профильных знаний).
Внедряемый инструмент может оказаться неэффективным. Тогда вложения не окупятся. Что хуже, могут пострадать ранее существовавшие бизнес-процессы (нарушится баланс системы, может возникнуть простой).
Цифровые системы могут оказаться несовместимы между собой. В этом случае потребуются дополнительные затраты на замену или на обеспечение правильного взаимодействия.
Если некоторые инструменты цифровизации окажутся слишком дорогими, это может сказаться на рентабельности бизнеса или на конечных ценах для клиентов/потребителей.

Отдельные «подводные камни» могут возникать уже в процессе внедрения. Например, может выясниться, что вендор, отвечавший за поддержку цифрового продукта, разорился или ушёл из РФ. В результате программы формируют нестандартный поток данных, поэтому будут несовместимы с имеющимся софтом; для обслуживания решений могут потребоваться дополнительные сотрудники с соответствующей квалификацией; при очередном обновлении могут исчезнуть или измениться важные функции и т.д.

Всё это риски. А если цифровая трансформация происходит на высоком уровне, где в обработке участвуют чувствительные для бизнеса данные, то риски особенно высоки.

Как правильно внедрять цифровые продукты и сервисы (проводить Digital-трансформацию) в бизнесе

Нужно отнестись к внедрению как к любому другому бизнес-процессу:

Разработать концепцию внедрения и обосновать пользу от внедрения нового цифрового продукта на предприятии. Цель трансформации должна полностью совпадать с целями бизнеса.
Если польза превышает потенциальные минусы, нужно переходить к детальному планированию процесса.
Обязательно нужно составить подробный план внедрения с разбивкой на этапы. Желательно отдельно составить реестр рисков и планы по их минимизации.
Назначить ответственного и наделить его необходимыми полномочиями. Если нужно, переформатируются существующие бизнес-процессы и руководящие документы.
Далее нужно провести подготовительные работы и тестирование/анализ.
Желательно сохранить уже имеющийся бизнес-инструмент (если он был) до тех пор, пока не будет обкатан и окончательно внедрён новый программный продукт.
Провести обучение персонала и обкатку нового цифрового решения в наиболее безопасной (желательно изолированной) среде. Например, в одном из офисов или только на рабочих местах отдельных сотрудников.
При выявлении проблем решить их или обойти. Желательно собрать собственную техническую команду, способную сопровождать новый продукт внутри компании. Если таковой нет, то этот момент нужно предусмотреть в соглашении с компанией, отвечающей за внедрение.
Только после обкатки нового решения сворачивается работа с устаревшей версией инструмента (если такой был).

Этап планирования должен включать этап финансового обоснования.

В обязательном порядке задумайтесь о формате сопровождения и поддержания работоспособности нового программного продукта. Если у вас некому заняться поддержкой, то лучше отдать предпочтение облачному формату, тогда за поддержку будет отвечать команда соответствующего сервиса. Например, как это происходит с Projecto.

По итогу желательно проанализировать результаты: с чем пришлось столкнуться, удалось ли решить проблемы и на какие компромиссы пришлось пойти, достигли ли вы своих целей, насколько успешным оказалось внедрение, как изменились показатели бизнеса и т.п.