Практическое применение анализа SWOT в управлении компанией

Любой управленец мечтает о том, чтобы у него под рукой были всегда актуальные данные об объекте или процессе, в отношении которого принимаются те или иные управляющие решения. Но этим мечтам обычно не суждено сбыться. Всегда находятся различные факторы, внешние и внутренние, которые влияют на итог, причём, в достоверности или точности исходной информации тоже часто приходится сомневаться.

Но как тогда принять идеальное сбалансированное решение, чтобы оно учитывало максимум из возможных обстоятельств? Как раз в этом вам может помочь SWOT-анализ. О нём и поговорим ниже.

Что такое SWOT-анализ?

SWOT – это аббревиатура от слов:

Strengths (преимущества или сильные стороны), относятся к внутренним факторам,
Weaknesses (недостатки или слабые стороны), тоже только внутренние факторы,
Opportunities (возможности), соотносятся с внешними факторами,
Threats (угрозы), тоже относятся к внешним обстоятельствам.

Во многих источниках методология упоминается как способ стратегического планирования. Кто-то использует этот подход для планирования личных целей, для управления бизнесом и проектами, в научной деятельности и т.п. В реальности никаких ограничений у методологии нет и быть не может.

Но тут же стоит отметить, что это не совсем метод планирования — точнее, совсем не он. Ведь никакие планы в результате SWOT-анализа не составляются.

SWOT-анализ – это инструмент или подход, предназначенный для качественной подготовки данных, на основе которых будут приниматься те или иные управляющие решения. Он позволяет учитывать все возможные факторы: внутренние и внешние, влияющие как положительно, так и отрицательно. В итоге, на выходе получается наглядная матрица, которая позволяет лучше увидеть картину происходящего и сформулировать наиболее правильное (оптимальное, сбалансированное) решение, учитывающее весь бэкграунд и последствия.

Собственно, именно по этим причинам SWOT-анализ так часто применяют при стратегическом планировании, ведь далеко идущие планы могут иметь массу важных нюансов и влиять на различные сферы деятельности компании. И если что-то не учесть, то всё может разрушиться или пойти не так.

Визуально SWOT-анализ представляет собой таблицу, разделённую на 4 сектора. В ячейки вносятся все внутренние факторы, влияющие на решение (отдельно положительные, отдельно отрицательные, преимущества и недостатки), а также внешние (угрозы и возможности, тоже каждый блок в своей секции).

Вот так это может выглядеть:

Столбцы и строки можно менять местами, это особо не принципиально. Главное, чтобы вам было удобно и понятно, что и где.

Какие виды SWOT-анализа бывают

Обычно выделяют:

Экспресс-анализ. В формате таблицы выписываются сильные и слабые стороны бизнеса, без внешних факторов. Такой подход позволяет максимально быстро получить наглядную картину плюсов и минусов, чтобы понять, на какие из них сделать ставку, что нужно подтянуть и т.п.
Сводный анализ. Это когда матрица разрастается не на одну компанию, на сразу на несколько. Таким образом можно сравнить свои плюсы и минусы с ситуацией у конкурентов. Тогда становится понятно, что именно вам не даёт выиграть или наоборот, понять в чём ваши сильные стороны, в каком направлении стоит дальше работать.
Комплексный анализ. Наиболее полный SWOT-анализ, который учитывает и отображает максимум факторов, как внешних, так и внутренних. Для наибольшей точности внутри могут применяться числовые показатели и различные характеристики деятельности компании (бизнеса, отдела, службы и т.п.).

В зависимости от принципа построения могут выделяться следующие виды анализа: качественный, количественный и корреляционный.

Если говорить об исследуемых факторах, то анализ может быть направлен:

Только на оценку внутренних факторов.
Только на оценку внешних факторов.
На все виды факторов (на внутренние и внешние).

Где может применяться SWOT-анализ и для чего

Если коротко, то практически везде: маркетинг, планирование (стратегическое и оперативное), коммерческие и государственные учреждения, наука, медицина, работа с проектами, анализ макро- и микросреды, обзор потенциала, политика, личная жизнь и т.д.

По факту у любого процесса или явления могут быть как внешние, так и внутренние факторы, положительные и отрицательные стороны.

Соответственно, с помощью SWOT-таблицы можно:

Получить реальную картину происходящего и оценить свой потенциал.
Оценить последствия от принятия того или иного решения.
Разработать краткосрочные планы реагирования или составить эффективную стратегию на длительный период работы.
Выявить сильные и слабые стороны – свои или конкурентов. Чтобы понять, на что делать ставку, что усиливать, а что менее важно.
Получить картину имеющихся ресурсов.
Провести презентацию продукта/услуги потенциальным инвесторам/покупателям.
Всесторонне оценить проблему, чтобы лучше решить её, минимизировать последствия или оценить успех, закрепить его и перевести в ранг стандарта.
Повышать эффективность любых управленческих решений и планов.

Преимущества SWOT-анализа

Методология максимально простая и понятная для любого человека. А ещё она достаточно наглядная, так как собирает все факторы, влияющие на принятие решения, в одном месте.

Подход универсален для любых сфер применения. Он будет эффективен везде, а не только в стратегическом планировании, как многие это видят.

Вы можете самостоятельно определить уровень детализации – в соответствии с требованиями задачи/проблемы.

Для составления SWOT-таблицы не нужны никакие профильные знания и навыки или какие-либо специальные технические решения. Подойдёт даже обычный лист или доска.

При желании, внутри можно использовать качественные и количественные показатели, задействовать весовые коэффициенты и сложные расчёты (если этого требует анализ и ситуация).

Недостатки (минусы) SWOT-анализа

Методология не имеет прямого отношения к планированию, на выходе вы не получаете никаких задач или списков действий. Это только инструмент, показывающий конкретное состояние – в прошлом, в настоящем или в будущем. Никакой динамики он отобразить не может.

Изложенные в таблице свойства всегда относятся к какому-либо конкретному объекту (процессу или явлению), описывают его. Соответственно, если объектов много, то SWOT-анализ потребуется для каждого из них. При этом связь объектов в общей картине будет теряться (точнее, её будет крайне сложно отследить).

Чем больше факторов учитывает анализ, чем выше его детализация, тем он сложнее для восприятия. Поэтому и процесс принятия решения тоже становится сложнее (те или иные моменты всё равно могут быть упущены).

Плюсы и минусы чаще всего предполагают качественное состояние (отношение) объекта, а не количественную информацию. Ведь у цифр нет плюсов или минусов как таковых. Соответственно, цифры должны использоваться только в сравнении с чем-то (чтобы показать рост или падение).

Чтобы учесть действительно все факторы, влияющие на принятие решения, нужно иметь серьёзный опыт или правильную аналитическую базу. Отсутствие объективности и опыта всё равно приведёт к ошибкам, так как сам SWOT-анализ не решает проблем, он только показывает состояния.

Многие руководители составляют SWOT-таблицу на скорую руку и забывают о её применении на более поздних этапах реализации проектов/задач. Соответственно, эффективность подхода снижается из-за банальных человеческих факторов и из-за ошибок в исходных данных.

Как произвести правильный SWOT-анализ в задачах управления компанией

Для адекватности исходных данных привлекайте профильных специалистов. Не нужно анализировать и категоризировать то, что вы не понимаете. Если речь идёт о финансовых показателях, привлекайте финансиста, если о производственных процессах, потребуется инженер, и т.п.
Перед тем, как записать пункт в таблицу, проверяйте его на актуальность и адекватность. Желательно подкреплять всё фактами и числовыми данными (если это применимо).
Выбирайте правильные цели для анализа. Сами по себе цели должны быть достижимыми (то есть, их желательно предварительно проверять на возможность выполнения) и конкретными (а не просто общими).
Нужно уметь выделить главное и сфокусироваться на нём. Не нужно выписывать в SWOT-таблицу всё подряд. Вы просто перегрузите её ненужной информацией, которая будет отвлекать и мешать.
Само решение о дальнейших действиях не должно присутствовать в анализе. Анализ нужен для того, чтобы выработать, подтвердить или опровергнуть такое решение. А не наоборот.

Ещё раз подчеркнём: SWOT-анализ не умеет вырабатывать никаких решений или планов, он только помогает их принимать.

Соответственно, практическая ценность SWOT-анализа для управленца будет сводиться к тому, что при столкновении с новой проблемой или задачей (если она крайне сложная и ответственная), руководитель будет составлять список плюсов и минусов, а также потенциальных рисков и возможностей, который могут возникнуть после принятия такого решения. Таким образом, производится детальное моделирование последствий. И если всё устраивает, то решение принимается в работу. Если нет, то ищется новое решение и по нему делается новый SWOT-анализ.

Если вам нужен адекватный инструмент контроля исполнения задач, отслеживания динамики работы бизнеса и т.п., то это точно не про SWOT. Для этого нужен специальный софт или сервисы, как Projecto.