Географические ограничения при управлении проектами
Совсем недавно мы углублялись в особенности управления международными проектами. Как выяснилось, у геораспределённых команд много своих нюансов и подводных камней. Но дело в то, что географические ограничения могут быть не только у международных проектов.
Так сложилось, что мы живём в стране, которая охватывает сразу 11 часовых зон и 89 различных субъектов (республик, краёв, областей и не только). Здесь проживает более 190 различных народностей. Исходя из этого, невозможно исключить разногласия, связанные с географией, с социальными и этническими особенностями, с логистикой и прочими вопросами. Ниже расскажем обо всех особенностях управления геораспределёнными проектами.
Логистика
Любой продукт, даже если он цифровой или инвестиционный, нужно продавать. Для продажи он должен быть как можно ближе к потенциальному потребителю.
Одно дело, когда вы отгружаете продукцию сразу с производственной линии, а другое – когда изделия нужно доставить до магазинов. А что, если магазины располагаются в тысяче километров от завода? В 10 тысячах километров? Для России это вполне обыденные расстояния.
Самое время задуматься о грамотной логистике и обеспечении товарных запасов в наиболее значимых регионах. Например, можно создать или арендовать сеть складов, привлечь 3PL-операторов, инфраструктуру маркетплейсов и многое другое.
Но это актуально лишь физических продуктов, предназначенных для продажи широкой пользовательской аудитории.
Меньшим логистическим проблемам подвержены сугубо локальные товары (продаваемые только в одном регионе или даже в населённом пункте), а также цифровые и инвестиционные продукты. Хотя даже в этом случае следует учитывать логистику и сеть дистрибьюции.
Простой пример: компания продаёт услуги в IT-сфере. Основной штат менеджеров расположен в Москве. Но если появляется крупный клиент, которому нужно внедрить вашу IT-систему на производстве, расположенном во Владивостоке, необходимо заложить в стоимость услуги командировочные одного или даже сразу нескольких специалистов.
При разовых заказах и внедрениях модель с командировочными всё ещё имеет экономическое обоснование, но если число заказов кратно увеличится, то следует задуматься об открытии удалённого офиса в новом регионе.
Всё это часть общей системы логистики.
Пренебрегать расходами на логистические цепочки, а также на географию поставок или продаж не стоит. Все связанные с этим риски нужно обязательно учесть при планировании проекта.
Удалёнка (организационные нюансы)
Формат удалёнки представляет собой проблему для любой компании (не только для проектов). Вероятность формирования идеальной работоспособной и самомотивирующейся команды крайне низка. Поэтому роль руководителя становится особенно важной — он отвечает за организацию деятельности группы специалистов, за координацию их действий, за контроль качества, сроков, расходование бюджета и многое другое.
У сотрудников чаще всего есть только личные проблемы, и они всегда только мешают реализации проекта.
При работе с сотрудниками из разных регионов может быть масса нюансов:
- Несовпадение графиков и периодов бодрствования (всегда следует помнить про 11 часовых поясов).
- Механика коммуникаций (выход на контакт, общение, согласование задач и сроков, обсуждение деталей, личное общение и прочее).
- Особенности менталитета (на национальной почве, на основе религиозных взглядов).
- Языковые барьеры (в России все говорят на русском, но всегда есть местные диалекты и наречия, поэтому часть слов из обихода для кого-то может быть просто непонятна). Необходимо позаботиться о едином формате общения.
- Особенности контроля (применяются или нет специальные инструменты, насколько они эффективны, какие точки давления есть у руководителя, какие системы мотивации используются и многое другое).
Немного больше о проблемах контроля на удалёнке мы рассказали в отдельном материале.
Как итог – существенно повышается значимость информационных систем предприятия, таких как BPM, CRM, ERP (здесь можно подробнее почитать про их разницу).
Для качественного контроля задач и планов мы рекомендуем свою облачную платформу – Projecto.
Сеть офисов/представительств (точек продаж)
Проблема в значительной степени связана с логистикой. Но если последняя является достаточно широким понятием, то сеть офисов должна быть вполне конкретной.
Если коротко, то офисы или представительства компании следует открывать во всех регионах, где планируются массовые продажи продукта. Это позволит обеспечить лучшую коммуникацию с локальными партнёрами и потребителями, повысить качество обслуживания, наладить недорогое внедрение и не только.
Но тут возникают свои ограничения:
- У разных регионов РФ свои особенности режимов налогообложения и особенных льгот (обычно процент налогов регулируется региональными органами управления – для повышения инвестиционной привлекательности).
- Споры и конфликты между партнёрами, а также между поставщиками и потребителями должны решаться в судах. Но какой суд выбрать, если офисы разбросаны по всей стране? В какой точке необходимо держать официального юриста компании или стоит нанимать огромный штат для работы в каждом регионе?
- Как юридически оформлять офисы и представительства? Всё это имеет значение при расчёте налогов.
- Открытие физических офисов – это всегда дополнительные затраты (капитальные вложения в покупку недвижимости, аренда, закупка, доставка и установка оборудования, наём персонала из местного населения и прочее).
- Если речь об IT-проектах, то крайне важно наличие доступной инфраструктуры, включая надёжные дата-центры, широкие каналы доступа в интернет. Вопрос наличия профильных специалистов на локальном рынке труда играет не последнюю роль. Например, шанс найти системного аналитика в селе удалённой республики (если там население буквально несколько тысяч человек) стремится к нулю.
Социально экономические особенности кадров
Нельзя не учитывать в проектах:
- Особенности менталитета сотрудников из разных регионов.
- Средние уровни заработных плат.
- Совместимость между собой разных характеров и темпераментов – исходя из особенностей национальных черт.
- Особенности религиозных взглядов и предпочтений.
- Сложившиеся традиции и обычаи регионов.
- Особенности формата найма (удалёнка, работа в офисе на окладе, сдельная оплата, аутсорсинг и прочее).
Любой из нюансов может проявить себя в самый неподходящий момент.
Таким образом, требования к руководителю многонациональной команды повышаются. Он должен знать все проблемы и уметь их своевременно решать (а ещё лучше предвидеть и предотвращать ещё до момента возникновения).
Правовые (юридические) проблемы
Многие российские IT-проекты являются резидентами Сколково, поскольку это выгодно с точки зрения налогообложения. Кроме того, инновационные проекты получают внятную площадку для решения возникающих проблем, для облегчения запуска, для юридического сопровождения, для общения в кругу единомышленников и много другого (включая систему грантов и целевого финансирования).
Где ещё можно найти такие площадки, как не в Москве? Они есть в Казани, в Красноярске и в некоторых других городах.
Всего в России более 50 особых экономических зон. Они разделяются на 4 типа: портовые, туристическо-рекреационные, технико-внедренческие и промышленно-производственные.
Помимо особенностей налогообложения для проектов также важны:
- Условия гарантий и инвестирования.
- Условия юридического сопровождения продажи в разных областях и регионах.
- Условия найма специалистов и юридического оформление их в штат (+ сопровождение модели аутсорсинга, если используется).
- Защита авторских прав и интеллектуальной собственности (включая регистрацию торговых знаков и марок).
- Разработка руководящих документов проекта (в зависимости от юридической формы компании).
- Юридические консультации по различным вопросам, возникающим в процессе деятельности.
- Представительство в судах и разрешение возникающих споров – с клиентами, с партнёрами и с поставщиками ресурсов.
- Охрана коммерческой тайны и защита персональных данных клиентов.
- Таможенное оформление (при наличии продукции для импорта и экспорта).
- И прочее.
Если вместо одного офиса у вас целая сеть, то сложность сопровождения каждого из обозначенных вопросов возрастает кратно.
Серверная архитектура и ускорение доступа к интернет-контенту
Большой охват интернет-аудитории всегда создает проблемы. Сильно разнесённые узлы информационной сети проекта становятся причиной низкого отклика (пинга) и некоторых других сложностей, касающихся:
- Создания резервных копий важной и чувствительной информации (бэкапы сайтов, клиентских баз, баз подписчиков и пр.).
- Организации сетей доставки контента (CDN+кеширование).
- Балансировки нагрузки на хостинг и на базы данных.
- Организации сети коммуникаций (включая корпоративные мессенджеры, BPM-системы).
- Закупки, тестирования, установки и обслуживания корпоративного софта (+обучение, внедрение и не только).
В идеале в каждом обособленном офисе должен быть представитель IT-службы, готовый прийти на помощь рядовым специалистам компании.
Но одно дело, когда работать с IT-инфраструктурой нужно локально, только в одном офисе, и совсем другое – когда офисов становится много и сеть разрастается до федерального масштаба.
Формирование региональных и локальных цен на продукт
До сих пор мы касались в основном организационных вопросов, но есть ещё и маркетинг, который является неотъемлемой частью любого современного проекта.
Самый простой подход – поставить единую цену для продукта во всех регионах, где осуществляются продажи. Но это не самое выгодное решение, поскольку в каждой области страны могут быть свои особенности спроса и дистрибьюции.
Подход должен быть гибким и учитывать все нюансы:
- Численность населения.
- Уровень дохода.
- Особенности интересов аудитории.
- Менталитет.
- Расположение точек продаж.
- Сеть сервисных центров.
- И прочее.
Но важно помнить, что политика гибких цен не всегда оправдана. Например, для подписной модели с федеральным охватом такой подход может не подойти, будет возникать слишком много вопросов от клиентов.
А если у вас крупная розничная сеть торговых точек, то необходимо управлять ценами не просто на уровне регионов или городов, но и на уровне отдельных районов города.
Выводы
Проблем и рисков, возникающих внутри проекта при расширении географии присутствия, в реальности очень много. Учесть их и взять в расчёт при планировании смогут лишь опытные менеджеры (PM’ы).
Мы привели только общий список потенциальных проблем, но у каждого из проектов могут быть свои собственные нюансы.
А для того, чтобы не потерять контроль над ситуацией и учесть максимум деталей, потребуется не только опыт, но и профильный софт (информационные системы), такой как облачное решение для управления проектами Projecto.