Планирование и идентификация рисков: календарный график проекта

Риски – это то, с чем сталкивается абсолютно любое предприятие или проект. На работу команды влияет много факторов и неопределенностей, поэтому приходится на лету адаптироваться к изменениям и подстраиваться под новые условия, которые могут измениться как внутри, так и снаружи (во внешней среде).

Собственно, будущее организации во много зависит от того, насколько быстро она умеет идентифицировать риски, предугадывать их, управлять ими и нивелировать возможные последствия.

Сложность реализации проектов зависит от нескольких факторов:

адекватность поставленных сроков,
динамика изменения среды,
количество занятых в реализации проекта участников,
реалистичность поставленных требований.

Чем сложнее экосистема, в которой реализуется проект, чем больше у него вводных и участников, тем сложнее управлять возникающими в процессе рисками, внешними и внутренними. Снизить уровень неопределенности можно, управляя временем – учитывая все возможные форс-мажоры в календарном графике проекта.

Почему именно временем? Потому что существуют три классических ограничения для реализации любого проекта: сроки, стоимость и состав работ. Второй и третий пункты относятся к фиксированным областям проекта (с некоторыми оговорками), а вот сроки его реализации сильно зависят от внешних и внутренних условий, которые могут меняться. Обеспечив исполнение сроков реализации проекта, можно повысить эффективность его выполнения, поэтому эта задача относится к приоритетным. И тут мы наконец подходим к планированию рисков проекта.

Что такое планирование рисков проекта

Риск – это вероятность наступления некоего события, способного оказать на цели проекта положительное или отрицательное воздействие. Некоторые исследователи относят к рискам только те события, которые могут нанести ущерб проекту.

Все риски можно поделить на две большие группы:

Известные, их можно идентифицировать, к ним можно подготовиться и ими легче управлять путем создания планов реагирования и выделения резервов на нейтрализацию возможных вредных последствий. Скажем, цена на сырье, которая имеет сильную сезонную привязку, зимняя заболеваемость гриппом, которая временно сокращает число работников, или даже летний сезон, когда сотрудники всеми правдами и неправдами разбегаются по отпускам (коротко о том, можно ли им отказать в отпуске и как).
Неизвестные, их невозможно определить до самого момента наступления, поэтому заранее спланировать план реагирования никак не получится.

На случай предвиденных и непредвиденных рисков в план закладывается резерв: времени и бюджета. Они указываются сверх расчетных величин, но в рамках приемлемого для компании уровня. К примеру, нельзя вместо 1 миллиона рублей бюджета указать с ходу 2 миллиона – это будет существенный перерасход. Точно так же и для дополнительного времени, которое включается в план расписания проекта, есть какие-то разумные ограничения.

Оценивать возможные риски при реализации проекта рекомендуется одновременно с планированием проекта. Проектная группа вычленяет возможные ограничения и допущения, которые будут возникать в ходе реализации проекта, и включает в календарный график проекта пункты, направленные на то, чтобы смягчить последствия негативных обстоятельств или полностью их нейтрализовать.

Идентификацией, определением и оценкой рисков должны заниматься риск-менеджеры. А если их нет, то руководители проекта. Они определяют вероятность возникновения рисков и их возможных эффектов, предоставляют данные, которые учитываются при построении календарного графика проекта.

Подробнее об управлении рисками в проектах.

На всякий случай список наиболее популярных методов идентификации рисков:

Анализ документации и требований. Изучаются ключевые документы проекта, такие как техническое задание, контракт и т.п., чтобы выявить потенциальные сложности и ограничения при реализации.
Интервьюирование участников проекта. Проводится серия опросов ключевых участников проекта. Такой подход помогает выявить возможные проблемы и подводные камни, о которых знают или которые предвидят члены команды, но не высказываются по их поводу на общих собраниях.
SWOT-анализ. Этот метод позволяет оценить сильные и слабые стороны проекта, а также возможности и угрозы, которые могут повлиять на его успех.
Метод Дельфи. Группа экспертов анонимно высказывает свои предположения относительно возможных рисков, после чего проводится анализ полученных данных.

Методы оценки вероятности возникновения риска:

Экспертная оценка. Может быть субъективной и содержать ошибки. Но это самый быстрый и простой способ оценки.
Статистическая оценка. Когда анализируются и обобщаются данные по предыдущим аналогичным проектам. Чем больше данных будет проанализировано, тем точнее получится оценка. Но если проект уникальный, то статистики по нему не будет.
Дерево решений. На схеме отображаются все возможные исходы и вероятности их наступления. Получается наглядно и понятно. Но в больших проектах схема получается слишком сложной и нечитаемой.
Байесовский метод. Математический метод расчёта, который умеет учитывать в том числе новую информацию (результаты оценки могут адаптироваться по мере реализации проекта).
Метод сценариев. Предполагает построение нескольких возможных сценариев развития событий и оценку вероятности каждого из них. По факту, подход — один из самых трудоёмких, но зато он позволяет подготовиться и предусмотреть реакции на разные негативные сценарии.
Матричный метод. Для наглядной визуализации рисков составляется матрица вероятностей и последствий. Она позволяет увидеть, какие риски требуют наибольшего внимания и какие меры следует принять для их минимизации.

Риск-ориентированное моделирование и календарный график проекта

Сначала планируются основные работы и вехи. Они делятся на задачи и подзадачи. Подробнее об оценке задач.

Чтобы эффективно учитывать сроки при составлении календарного графика проекта, проводится моделирование рисков. Для каждой конкретной работы, которая включается в график, определяется риск и отклонение сроков от запланированных значений. Также в графике прописываются вероятность каждого из смоделированных рисков + степень его влияния на сроки реализации проекта.

Если при ручной разбивке задач вы не укладываетесь в отведённые дедлайны, логично задуматься о проектировании критического пути. Это математически обоснованный подход, который позволяет выявить все узкие места.

Корректируя прогнозные значения сроков, можно составить максимально приближенный к реальности график. Далее строится имитационная модель календарного графика проекта и оцениваются последствия наступления прописанных рисков. В этом случае можно заранее заложить время и бюджет на их устранение.

Понятно, что все риски имеют разную вероятность возникновения, и это нужно учитывать при моделировании. Оценить вероятность возникновения риска можно, например, так:

Это так называемая семиуровневая оценка. Чем выше уровень наступления риска, тем больше внимания нужно уделить ему при составлении графика.

А вот как может выглядеть шкала оценки последствий риска (учитывает перерасход средств, времени и производительности):

Эти данные можно и нужно использовать на этапе составления календарного графика проекта.

Риск-ориентированное моделирование позволяет построить такой график, который будет учитывать все возможные сценарии развития событий, от оптимистических (когда негативных рисков нет) до пессимистических (когда практически все спрогнозированные риски наступили). По каждому риску определяется оптимальное смещение сроков с учётом времени, которое потребуется для реализации компенсирующих мероприятий, в том числе по перераспределению материальных и трудовых ресурсов.

Никогда не забывайте о контексте. Дело в том, что мало просто оценить сроки и риски задач, нужно учесть их взаимное влияние и связи. Подробнее в материале о контекстном планировании.

Инструменты и методы управления рисками

Предупреждён – значит вооружён. Народная мудрость. Но если говорить предметно, то мы рекомендуем следующие варианты:

Использование программного обеспечения для управления проектами. Современные программы для управления проектами, такие как Projecto, предоставляют мощные возможности для отслеживания и управления не только задачами, но и рисками. Здесь вы можете создавать и актуализировать свои базы рисков, отслеживать их статус, назначать ответственных лиц и устанавливать приоритеты (по аналогии с задачами).
Применение метода PERT (Program Evaluation and Review Technique). Этот метод позволяет оценить продолжительность выполнения задач с учетом неопределенности. Он использует три оценки времени для каждой задачи: оптимистичную, наиболее вероятную и пессимистичную. Затем рассчитывается ожидаемое время выполнения задачи, что дает более реалистичное представление о сроках проекта.
Метод критического пути (Critical Path Method, CPM). CPM помогает определить последовательность задач, которая определяет общую продолжительность проекта. Если одна из задач на критическом пути задерживается, весь проект сдвигается. Поэтому особое внимание следует уделять рискам, связанным с задачами на критическом пути.
Мониторинг и контроль рисков. Это регулярный процесс наблюдения за изменениями в проекте и оперативного обновления списка рисков. Контроль рисков включает в себя оценку эффективности принятых мер и внесение корректировок в случае необходимости. Собственно, по этой причине так важно проводить регулярные встречи команды и обсуждать не только текущие задачи, но и новые риски, чтобы у вас была возможность принятия своевременных решений по их устранению.

Как отражать риски на календарных графиках

Какими бы ни были инструменты анализа и оценки рисков, скорее всего у вас будет несколько вариантов сроков по каждой задаче:

оптимальные (или желательные, те, что хотелось бы видеть при нормальном развитии ситуации),
минимальные (те, что возможны при благоприятном стечении обстоятельств – в идеале)
и максимальные (те, что возникают при крайне негативном развитии событий).

Чтобы отразить все эти риски на календарном графике, можно:

Сделать сразу 3 версии графика – по каждой из ситуаций развития. Так вы сможете спроектировать возможность вписаться в основные вехи и уложиться в дедлайны при каждом из основных сценариев – идеальном, оптимальном и крайне негативном. Такой подход позволит проверить, где вы можете выбиться из графика: какие сроки придётся сместить и чем можно будет пожертвовать, чтобы сроки не сдвигались.

Отразить все варианты сроков на одном графике за счёт разных цветов. За основу логично использовать оптимальные (приемлемые) сроки задач. Тогда по краям от оптимального срока будут добавлены сроки («крылья») негативного сценария, а внутри рамки — идеального плана. Благодаря такому расположению элементов на календарном графике можно увидеть все узкие места и потенциальные задержки в реализации (всё то, что может помешать уложиться в оптимальный сценарий).

Отразить риски в виде самостоятельных задач. Для наглядности их стоит выделить новым цветом. Основную задачу и связанные с ней риски логично компоновать близко друг к другу (как ветки из связанных задач). Вместо рисков можно отражать резервы времени.

Выводы и рекомендации

Ни в коем случае не игнорируйте риски в процессе составления календарного графика проекта и в целом при планировании своей деятельности.

Надеяться на то, что в процессе реализации не возникнет никаких проблем, очень оптимистично и непрактично. Всегда закладывайте резервы времени и учитывайте возможные задержки и накладки. Чтобы понять взаимное влияние рисков и задач, логично отражать и те, и другие в одном календарном графике – так будет нагляднее.